Abschlagsrechnungen sind aus der Praxis vieler Unternehmen nicht wegzudenken – und zugleich eine der häufigsten Fehlerquellen in der Rechnungsstellung. Ob Bauprojekt, IT-Implementierung oder langfristiger Dienstleistungsvertrag: Wer Leistungen über längere Zeiträume erbringt, muss Projektfortschritte korrekt abrechnen und dabei rechtliche wie steuerliche Vorgaben einhalten.

Erfahren Sie, was Abschlagsrechnungen sind, wann sie zulässig sind und worauf Unternehmen in der Praxis besonders achten müssen, um Liquidität zu sichern und Prüfungsrisiken zu vermeiden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Abschlagsrechnungen?
  
• Wann sind Abschlagsrechnungen zulässig?
  
• Die Unterschiede zwischen Abschlagsrechnung, Anzahlung und Schlussrechnung
  
• Umsatzsteuer und Umsatzrealisierung bei Abschlagsrechnungen
  
• Welche formalen Anforderungen gelten für Abschlagsrechnungen?
  
• Häufige Fehler und Prüfungsrisiken bei Abschlagsrechnungen
  

Was sind Abschlagsrechnungen?

Eine Abschlagsrechnung, häufig auch als Akontorechnung bezeichnet, ist eine Rechnung über einen Teilbetrag der vereinbarten Gesamtsumme eines Auftrags, der noch vor dessen endgültiger Fertigstellung abgerechnet wird. Sie dient dazu, Liquidität zu sichern und bereits erbrachte Leistungen oder Projektfortschritte in Rechnung zu stellen, ohne auf die Schlussrechnung warten zu müssen.

Abschlagsrechnungen werden in § 632a des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) rechtlich beschrieben und kommen insbesondere bei langlaufenden, komplexen oder projektbasierten Leistungen zum Einsatz, bei denen eine Abrechnung erst nach vollständiger Fertigstellung wirtschaftlich oder organisatorisch nicht sinnvoll wäre.

Wann werden Abschlagszahlungen typischerweise genutzt?

Abschlagszahlungen kommen typischerweise in folgenden Situationen zum Einsatz:

• Langfristige Projekte: Die Leistungserbringung erstreckt sich über mehrere Monate oder Jahre (z. B. Bauprojekte, IT-Rollouts, Beratungsmandate).
  
• Projektbezogene Dienstleistungen: Bei diesen Dienstleistungen lassen sich einzelne Arbeitspakete oder Projektphasen klar voneinander abgrenzen.
  
• Hohe Auftragsvolumina: : Abschlagszahlungen begrenzen die finanzielle Vorleistung des/der Auftragnehmenden und sichern die Liquidität.
  
• Meilensteinverträge: Die Vergütung ist an das Erreichen definierter Projektziele geknüpft.
  
• Bau- und Handwerksbereich: Im Bau- und Handwerksbereich sind Abschlagszahlungen branchenüblich und können rechtlich ausdrücklich vorgesehen sein.
  
• Individuelle Einzelleistungen: Leistungen lassen sich nicht kurzfristig oder seriell erbringen.
  
• Vertragliche Vereinbarungen: Teilabrechnungen während der Leistungserbringung sind zulässig oder ausdrücklich vorgesehen.
  

Abschlagszahlungen schaffen dabei Planungssicherheit für beide Vertragsparteien: Auftragnehmende erhalten frühzeitig Zahlungen für bereits erbrachte Leistungen, während Auftraggebende Transparenz über den Projektfortschritt und die Kostenentwicklung behalten.

Wann sind Abschlagsrechnungen zulässig?

Grundsätzlich sind Abschlagsrechnungen zulässig, wenn Leistungen bereits erbracht wurden, ein entsprechender Vertrag besteht und die Parteien vereinbart haben, dass Teilzahlungen vor dem Projektabschluss möglich sind. Entscheidend ist, dass der Abschlagsbetrag wirtschaftlich und rechtlich gerechtfertigt ist und keine reine Vorfinanzierung ohne Leistungsbezug darstellt.

Abschlagsrechnungen können gestellt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Es besteht ein wirksamer Vertrag zwischen den Parteien, aus dem sich Art, Umfang und Vergütung der Leistung ergeben.
  
• Die Abschlagszahlung ist vertraglich vorgesehen oder zumindest nicht ausgeschlossen, etwa durch Zahlungspläne, Meilensteinvereinbarungen oder branchenübliche Praxis.
  
• Die zugrunde liegende Teilleistung wurde bereits erbracht oder ein objektiv messbarer Projektfortschritt ist erreicht.
  
• Der Abschlagsbetrag ist angemessen und steht in einem nachvollziehbaren Verhältnis zur erbrachten Leistung.
  
• Die Gesamtvergütung wird nicht überschritten – Abschlagsrechnungen dürfen nur Teilbeträge der vereinbarten Gesamtsumme abbilden.
  

Rechtlich besteht kein allgemeines Verbot, Abschlagsrechnungen zu stellen. Sie müssen aber stets sachlich gerechtfertigt und klar dokumentiert werden. Gerade bei Individualverträgen empfiehlt sich eine explizite Regelung zu Abschlagszahlungen, um spätere Streitigkeiten über Fälligkeit und Höhe zu vermeiden.

Nicht zulässig sind Abschlagsrechnungen hingegen, wenn noch keinerlei Leistung erbracht wurde. In diesem Fall handelt es sich rechtlich um eine Anzahlungsrechnung, die anders zu behandeln ist – insbesondere im Hinblick auf Umsatzsteuer und Leistungsbezug.

Abgrenzung zur unzulässigen Vorfinanzierung

Ein häufiger Fehler besteht darin, Abschlagsrechnungen als reine Liquiditätsmaßnahme ohne ausreichenden Leistungsbezug zu verwenden. Dies ist problematisch, wenn:

• keine konkrete Teilleistung benannt werden kann,
  
• der Leistungsstand nicht überprüfbar ist oder
  
• der Abschlagsbetrag willkürlich festgelegt wurde.
  

In solchen Fällen besteht das Risiko, dass die Rechnung steuerlich nicht anerkannt oder im Rahmen einer Betriebsprüfung als unzulässige Vorauszahlung eingestuft wird.

Die Unterschiede zwischen Abschlagsrechnung, Anzahlung und Schlussrechnung

In der Praxis werden die Begriffe Abschlagsrechnung, Anzahlung und Schlussrechnung häufig vermischt. Dabei unterscheiden sie sich deutlich hinsichtlich Zeitpunkt, Leistungsbezug, steuerlicher Behandlung und Abrechnungslogik. Eine saubere Abgrenzung ist nicht nur für die Buchhaltung relevant, sondern auch für die korrekte Behandlung der Umsatzsteuer und die Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen.

Anzahlung

Eine Anzahlung ist eine Vorauszahlung, die die Kundschaft vor Beginn der eigentlichen Leistungserbringung leistet. Sie dient in erster Linie der Absicherung des/der Auftragnehmenden und stellt keinen Leistungsnachweis dar. Steuerlich ist relevant, dass die Umsatzsteuer – abhängig von der Besteuerungsart – bereits mit Zahlungseingang entstehen kann, obwohl noch keine Leistung erbracht wurde.

Abschlagsrechnung

Die Abschlagsrechnung bezieht sich auf bereits erbrachte Teilleistungen oder erreichte Projektfortschritte. Sie ist während der laufenden Projektabwicklung üblich und setzt voraus, dass der Leistungsstand objektiv nachvollziehbar ist. Abschlagsrechnungen werden in der Schlussrechnung vollständig ausgewiesen und mit der Gesamtvergütung verrechnet.

Schlussrechnung

Die Schlussrechnung bildet den Abschluss der Abrechnung. Sie wird nach vollständiger Leistungserbringung erstellt und enthält die gesamte Vergütung für den Auftrag. Bereits gestellte Abschlagsrechnungen und erhaltene Anzahlungen werden darin ausgewiesen und vom Gesamtbetrag abgezogen. Ziel ist die Ermittlung des noch offenen Restbetrags oder eines eventuellen Guthabens.

Für Unternehmen ist es entscheidend, die richtige Rechnungsart korrekt zu benennen und anzuwenden. Eine falsch deklarierte Abschlagsrechnung kann steuerlich als Anzahlung gewertet werden. Dies kann Auswirkungen auf Umsatzsteuer, Vorsteuerabzug und Prüfungsfeststellungen haben. Klare Vertragsregelungen und eine saubere Rechnungslogik sind daher unerlässlich.

Umsatzsteuer und Umsatzrealisierung bei Abschlagsrechnungen

Die umsatzsteuerliche Behandlung von Abschlagsrechnungen zählt zu den häufigsten Fehlerquellen in der Praxis. Während sich die Rechnungsstellung oft am Projektfortschritt orientiert, folgt die Umsatzsteuer eigenen Regeln – besonders im Hinblick auf den Zeitpunkt der Steuerentstehung und die Umsatzrealisierung.

Ob die Umsatzsteuer bereits mit Ausstellung der Abschlagsrechnung, erst mit Zahlungseingang oder im Rahmen der Schlussrechnung entsteht, hängt unter anderem von der Art der Besteuerung (Soll- oder Istversteuerung) sowie vom Zeitpunkt der Leistungserbringung ab. Eine falsche Einordnung kann schnell zu Nachzahlungen, Zinsbelastungen oder Beanstandungen bei Betriebsprüfungen führen.

Umsatzsteuerausweis

Abschlagsrechnungen müssen – wie alle steuerlich relevanten Rechnungen – den Umsatzsteuerbetrag ausschließlich für den jeweils abgerechneten Abschlag ausweisen. Maßgeblich ist dabei nicht der Gesamtauftragswert, sondern nur der Teil der Leistung, der mit der Abschlagsrechnung abgerechnet wird.

Wichtig ist, dass die Umsatzsteuer nicht erst in der Schlussrechnung entsteht, sondern bereits bei Vereinnahmung des Abschlagsbetrags oder im Zeitpunkt der anteiligen Leistungserbringung, die der Abschlagsrechnung zugrunde liegt. Damit ist die Umsatzsteuer regelmäßig bereits im entsprechenden Voranmeldezeitraum zu erklären – unabhängig davon, ob das Projekt insgesamt bereits abgeschlossen ist.

Ergänzend gilt:

• Die Umsatzsteuer ist anteilig zu berechnen und darf nicht auf den Gesamtbetrag des Auftrags ausgewiesen werden.
  
• In der Schlussrechnung müssen die in den Abschlagsrechnungen enthaltenen Umsatzsteuerbeträge offen ausgewiesen und korrekt verrechnet werden, um eine doppelte Besteuerung zu vermeiden.
  
• Bei mehreren Abschlagsrechnungen ist eine lückenlose Dokumentation erforderlich, damit die Summe der ausgewiesenen Umsatzsteuer mit der Umsatzsteuer auf den Gesamtumsatz übereinstimmt.
  

Ein fehlerhafter Umsatzsteuerausweis – etwa durch falsche Bemessungsgrundlagen oder unklare Leistungszeiträume – kann dazu führen, dass das Finanzamt die Rechnung beanstandet oder es im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Steuernachforderungen und Zinsbelastungen kommt.

Zeitpunkt der Umsatzrealisierung

Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich mit dem Zeitpunkt der Leistungsausführung, sofern die zugrunde liegende Leistung zumindest anteilig erbracht wurde. Maßgeblich ist dabei der Zeitpunkt der Leistungsausführung bzw. der abgerechnete Leistungszeitraum – nicht der Zahlungseingang. Unternehmen müssen die Umsatzsteuer daher bereits dann an das Finanzamt abführen, wenn der Kunde bzw. die Kundin die Rechnung noch nicht beglichen hat.

Bei der Istversteuerung (sofern diese zulässig ist und mit dem Finanzamt vereinbart wurde) entsteht die Umsatzsteuer hingegen erst mit dem tatsächlichen Zahlungseingang des Abschlagsbetrags. Diese Besteuerungsart bietet insbesondere kleineren Unternehmen und Dienstleistern einen Liquiditätsvorteil, da die Steuer erst dann fällig wird, wenn der Abschlag vereinnahmt wurde.

Welche formalen Anforderungen gelten für Abschlagsrechnungen?

Formale Fehler bei Abschlagsrechnungen gehören zu den häufigsten Gründen für Beanstandungen durch Finanzämter und Betriebsprüfer/innen. Gerade weil Abschlagsrechnungen oft während laufender Projekte erstellt werden, besteht ein erhöhtes Risiko, Pflichtangaben zu übersehen oder unklar darzustellen.

Neben den allgemeinen gesetzlichen Rechnungsangaben müssen Abschlagsrechnungen eindeutig erkennen lassen, welche Teilleistung abgerechnet wird, für welchen Zeitraum sie gilt und wie sich der Abschlagsbetrag in die spätere Schlussrechnung einfügt. Eine saubere und transparente Rechnungsstellung ist dabei nicht nur steuerlich relevant, sondern auch entscheidend für die Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Kunden bzw. der Kundin.

Abschlagsrechnungen müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben enthalten, darunter:

• Vollständiger Name und Anschrift von Leistungserbringer/in und Leistungsempfänger/in
  
• Steuernummer (St.-Nr.) bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• Rechnungsdatum und -nummer
  
• Zeitraum der Leistungserbringung
  
• Beschreibung der Leistung bzw. des Leistungszeitraums
  
• Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
  
• Zahlungsmodalitäten und Nennung der Zahlungsfrist
  
• Deutlicher Hinweis, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt
  

Automatisierte Meilensteinabrechnung in der Praxis

Gerade bei laufenden Projekten mit mehreren Abschlägen ist es wichtig, Rechnungsstellung, Leistungsnachweise und steuerliche Angaben konsistent zusammenzuführen. Mit Stripe Invoicing können Sie Abschlagsrechnungen und Meilensteinabrechnungen direkt an den Projektfortschritt koppeln. Definierte Meilensteine lassen sich automatisiert in Rechnungen überführen, sobald ein entsprechender Leistungsstand erreicht ist.

Dabei werden relevante Pflichtangaben wie Leistungszeitraum und Umsatzsteuer zuverlässig berücksichtigt. Durch die Integration in Zahlungs- und Buchhaltungssysteme behalten Sie den Überblick über bereits abgerechnete Leistungen, offene Beträge und die spätere Verrechnung in der Schlussrechnung. Gleichzeitig erleichtert die Automatisierung die Abstimmung mit Kundinnen und Kunden und reduziert manuelle Fehler.

Automatisierte Abläufe unterstützen Sie so dabei, Abschlagsrechnungen strukturiert umzusetzen und steuerliche sowie rechtliche Anforderungen zuverlässig einzuhalten.

Häufige Fehler und Prüfungsrisiken bei Abschlagsrechnungen

Abschlagsrechnungen stehen bei Betriebsprüfungen regelmäßig im Fokus. Der Grund ist, dass sie gleichzeitig Vertragsrecht, Leistungsnachweise, Umsatzsteuer und die zeitliche Umsatzrealisierung berühren und damit zahlreiche Ansatzpunkte für formale und inhaltliche Fehler bieten.

Schon kleine Unsauberkeiten, etwa unklare Leistungsbeschreibungen, falsch ausgewiesene Umsatzsteuer oder eine fehlerhafte Verrechnung in der Schlussrechnung, können dazu führen, dass Abschlagsrechnungen steuerlich beanstandet werden. Die Folge sind häufig Steuernachzahlungen, Zinsforderungen oder Korrekturen über mehrere Veranlagungszeiträume hinweg.

Der folgende Abschnitt zeigt, welche Fehler in der Praxis besonders häufig auftreten, worauf Prüfer/innen achten und wie Unternehmen ihre Abrechnungsprozesse so gestalten können, dass Prüfungsrisiken frühzeitig minimiert werden.

Häufige Fehler in Abschlagsrechnungen:

• Unklare Bezeichnung: Die Rechnung ist nicht eindeutig als Abschlagsrechnung gekennzeichnet.
  
• Falscher Umsatzsteuerausweis: Die Umsatzsteuer wird auf den Gesamtbetrag statt nur auf den Abschlag ausgewiesen.
  
• Fehlende Leistungsbeschreibung oder Zeitraum: Die abgerechnete Teilleistung ist nicht ausreichend nachvollziehbar.
  
• Falsche Zeitpunkte für Umsatzrealisierung: Die Umsatzsteuer wird zu einem unzutreffenden Zeitpunkt erklärt, insbesondere bei Istversteuerung.
  

Bei Betriebsprüfungen stehen oft im Fokus:

• Unklare Leistungszeiträume
  
• Falsche oder unvollständige Umsatzsteuerangaben
  
• Eine nicht eindeutige Zuordnung von Abschlag und Leistung
  
• Doppelte Umsatzsteuerabbuchung aufgrund falscher Ausweisung in Abschlags- und Schlussrechnung
  

Unternehmen sollten ihre Prozesse entsprechend dokumentieren, um im Rahmen einer Prüfung klare Nachweise über erbrachte Leistungen und abgerechnete Meilensteine vorlegen zu können.