La facturation progressive est une pratique indispensable pour de nombreuses entreprises. C’est aussi une source fréquente d’erreurs de facturation. Les entreprises qui fournissent des services sur de longues périodes doivent facturer correctement l’avancement de leurs projets, tout en respectant les règles légales et fiscales. Ceci concerne notamment les projets de construction, les déploiements de technologies de l’information (TI), les contrats d’utilisation de service à long terme, et bien plus encore.

Dans cet article, nous allons aborder la facturation progressive, les cas dans lesquels elle est autorisée et les mesures que les entreprises doivent prendre en compte pour protéger leur liquidité et éviter les risques d’audit.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce que la facturation progressive ?
  
• À quel moment autorise-t-on la facturation progressive ?
  
• Différences entre les factures d’acompte, progressives et finales
  
• Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et comptabilisation des revenus sur les factures progressives
  
• Quelles sont les obligations légales relatives aux factures progressives ?
  
• Erreurs courantes et risques d’audit liés à la facturation progressive
  

Qu’est-ce que la facturation progressive ?

Une facture progressive, souvent appelée aussi « facture intermédiaire », est émise pour une partie du montant total convenu de la commande, avant que celle-ci ne soit entièrement réalisée. Elle sert à assurer la liquidité et à facturer les services rendus ou les progrès réalisés sur un projet, et ce, avant d’établir la facture finale.

La définition juridique des factures progressives est donnée à l’article 632a du Code civil allemand (BGB). Ces factures sont utilisées pour l’exécution de services de longue durée, complexes ou liés à des projets. Dans de tels cas, une facturation avant l’achèvement final est judicieuse d’un point de vue financier ou organisationnel.

En général, quand utilise-t-on la facturation progressive ?

La facturation progressive est normalement utilisée dans les situations suivantes :

• Projets à long terme : il s’agit de projets dont l’exécution des services s’étend sur plusieurs mois ou années (par exemple, projets de construction, déploiements informatiques, missions de conseil).
  
• Services liés au projet : grâce à ces services, les différents lots ou phases de travail peuvent être clairement répartis.
  
• Volumes de commandes élevés : cette pratique peut limiter l’investissement financier du fournisseur et assurer sa liquidité.
  
• Contrats par étapes clés : ces contrats sont payés lorsque les objectifs définis du projet sont atteints.
  
• Secteur de la construction et des travaux publics : la facturation progressive est la norme de ce secteur et est explicitement exigée par la loi.
  
• Exécution de services autonome : celle-ci ne peut être rendue à court préavis ni en série.
  
• Accords contractuels : les factures intermédiaires pendant l’exécution des services sont autorisées ou stipulées.
  

Pour ces types de services, la facturation progressive permet aux deux parties contractantes de rester sereines quant à la planification du projet. Les sous-traitants se font payer rapidement pour les services déjà rendus, tandis que les clients bénéficient d’une transparence totale quant à l’avancement du travail et au budget.

À quel moment autorise-t-on la facturation progressive ?

En principe, la facturation progressive est autorisée lorsque des services sont rendus, qu’un contrat correspondant est conclu et que les parties se sont entendues sur des paiements partiels avant l’achèvement du projet. Il est essentiel que le montant du paiement partiel soit économiquement et juridiquement justifié et ne constitue pas un acompte versé sans que les services aient été rendus.

Les factures progressives peuvent être émises sous réserve des conditions suivantes :

• Un contrat en vigueur lie les parties et décrit la nature, l’étendue et la rémunération des services rendus.
  
• Le contrat stipule bien le paiement progressif, ou à défaut, n’y est pas exclu, que ce soit par des plans de paiement, des accords par étapes clés ou des pratiques sectorielles habituelles.
  
• L’exécution partielle des services, donnant lieu à l’émission de la facture, a déjà été effectuée, ou des progrès objectivement mesurables ont été réalisés sur le projet.
  
• Le montant du paiement est approprié et raisonnable au regard de l’exécution des services.
  
• Le montant de la facture ne dépasse pas le montant total de la rémunération. Les factures progressives ne doivent concerner que des montants partiels du montant total convenu.
  

Toute personne peut légalement émettre des factures progressives. Cependant, ces factures doivent toujours être objectivement justifiées et clairement documentées. Pour les contrats individuels, il est important d’inclure une clause explicite relative aux paiements progressifs afin d’éviter tout litige ultérieur concernant les montants et les échéances.

L’émission de factures progressives n’est pas autorisée avant l’exécution des services. Dans ce cas, une facture d’acompte doit légalement être émise. Cette dernière est traitée différemment des factures progressives, notamment en ce qui concerne la TVA et le lien entre un paiement et une exécution spécifique.

Distinctions entre la facturation progressive et le paiement anticipé illicite

Une erreur fréquente consiste à utiliser la facturation progressive pour assurer la liquidité sans lier correctement le montant de la facture à une exécution de services spécifique. Ceci pose problème dans les cas suivants :

• Aucune exécution partielle spécifique des services n’a pu être identifiée.
  
• Le progrès du travail ne peut pas être vérifié.
  
• Le montant de la facture progressive a été fixé arbitrairement.
  

Dans de tels cas, les autorités fiscales pourraient ne pas accepter la facture, ou celle-ci pourrait être qualifiée de paiement anticipé illicite lors d’un audit d’entreprise.

Différences entre les factures d’acompte, progressives et finales

En pratique, les termes « facture d’acompte », « facture progressive » et « facture finale » sont souvent confondus. Pourtant, il existe des différences importantes entre elles concernant le délai, la réalisation des services, la taxation et la logique de facturation. Il est essentiel de bien distinguer ces trois types de factures pour la comptabilité, la gestion de la TVA et pour assurer la conformité juridique lors des audits d’entreprise.

Factures d’acompte

Une facture d’acompte implique un paiement anticipé du client avant le début de l’exécution des services. Elle est principalement utilisée comme forme de garantie pour le sous-traitant et ne constitue pas une preuve de l’exécution des services. D’un point de vue fiscal, ce qui importe est que la TVA, selon le type de taxation, peut être exigible dès la réception du paiement, même si l’exécution des services n’a pas encore eu lieu.

Factures progressives

Une facture progressive comprend l’exécution partielle de services déjà rendus ou les progrès réalisés dans le cadre d’un projet. Il s’agit d’une pratique courante lors de l’exécution d’un projet et elle exige que les progrès puissent être vérifiés objectivement. Les factures progressives sont indiquées intégralement sur la facture finale et déduites de la rémunération totale.

Factures finales

La facture finale sert à solder le compte. Elle est établie une fois que l’exécution des services a été intégralement rendue et contient la rémunération totale due pour la commande. Les factures progressives précédemment émises et les acomptes reçus sont énumérés et déduits du montant total de la facture. L’objectif est de déterminer le solde restant dû.

Il est important pour les entreprises de choisir et d’utiliser le type de facture approprié. Une facture progressive incorrectement déclarée peut être considérée comme un acompte par l’administration fiscale. Ceci peut avoir des conséquences sur la TVA, sur l’abattement fiscal et sur les conclusions d’un audit. Pour cette raison, des clauses contractuelles explicites et une logique de facturation transparente sont essentielles.

Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et comptabilisation des revenus sur les factures progressives

Les erreurs en matière de TVA sont fréquentes sur les factures progressives. Bien que la facturation soit souvent basée sur l’avancement du projet, la TVA est soumise à ses propres règles, notamment en ce qui concerne la comptabilisation des revenus et les échéances fiscales.

La TVA peut être exigible dès l’émission de la facture progressive. Elle peut également être exigible lors de la réception effective du paiement ou lors de l’établissement de la facture finale. Certains facteurs déterminent la date d’exigibilité de la TVA, tels que le type de taxation (par exemple, imposition selon la méthode de fiscalité d’exercice ou selon la méthode de fiscalité de trésorerie) et la date d’exécution des services. Des erreurs en matière de TVA peuvent entraîner des arriérés d’impôts, des frais d’intérêts ou des problèmes signalés lors des audits d’entreprise.

Mention de la TVA

À l’instar des autres factures fiscales, les factures progressives ne doivent mentionner la TVA exigible que sur les services facturés. Seule la partie des services facturée est prise en compte, et non le montant total de la commande.

Il est important de noter ici que la TVA est exigible dès réception du paiement de la facture progressive ou dès que l’exécution partielle des services facturés est effectuée. La TVA n’est donc pas reportée jusqu’à la facture finale. Ceci signifie que la TVA doit généralement être déclarée au cours de la période de déclaration préliminaire correspondante, que le projet soit ou non entièrement terminé.

Les facteurs suivants s’appliquent également :

• La TVA doit être facturée au prorata et ne doit pas être calculée sur la base du montant total de la commande.
  
• La facture finale doit indiquer clairement les montants de TVA contenus dans les factures progressives et compenser correctement ces montants afin d’éviter une double taxation.
  
• Si plusieurs factures progressives sont émises, une documentation complète est requise afin que le montant total de la TVA mentionnée corresponde à la TVA appliquée au montant total des revenus.
  

Il est possible qu’une facture mentionne des montants de TVA erronés en raison d’une base de calcul incorrecte ou d’une période d’exécution de services imprécise. Si ceci se produit, l’administration fiscale pourrait signaler la facture. Ceci peut également entraîner des arriérés d’impôts ou des frais d’intérêts lors d’un audit d’entreprise.

Quand comptabiliser les revenus

En cas de taxation selon la méthode de fiscalité d’exercice, la TVA est généralement exigible à la date d’exécution des services, à condition qu’au moins une partie de l’exécution sous-jacente ait été réalisée. Ce qui compte, c’est la date d’exécution ou la période d’exécution facturée, et non la date de réception du paiement. Par conséquent, les entreprises sont tenues de verser la TVA à l’administration fiscale avant que leurs clients ne règlent effectivement leurs factures.

En revanche, en cas de taxation selon la méthode de fiscalité de trésorerie, à condition qu’elle soit autorisée et ait fait l’objet d’un accord avec l’administration fiscale, la TVA n’est exigible qu’après réception du paiement de la facture progressive. Ce type de taxation peut améliorer la trésorerie des petites entreprises et des fournisseurs de services, car ils ne sont redevables de la TVA qu’une fois la facture progressive payée.

Quelles sont les obligations légales relatives aux factures progressives ?

Les erreurs relatives aux obligations légales figurent parmi les raisons les plus fréquentes pour lesquelles les administrations fiscales et les auditeurs signalent les factures progressives. Étant donné que les factures progressives sont souvent établies au cours de projets en cours, le risque que des informations obligatoires soient imprécises ou négligées est plus important.

Outre les informations générales obligatoires sur les factures, les factures progressives doivent également préciser quelle exécution partielle de services est facturée, sa période et comment le paiement progressif est indiqué sur la facture finale. Une facturation claire est essentielle d’un point de vue fiscal ainsi que pour assurer la transparence envers les clients.

Les factures progressives doivent contenir les informations obligatoires prévues par la loi, notamment les suivantes :

• Nom complet et adresse du bénéficiaire de l’exécution des services
  
• Numéro fiscal ou numéro d’immatriculation à la TVA (numéro de TVA)
  
• Date et numéro de la facture
  
• Période d’exécution des services
  
• Description de l’exécution des services ou de la période d’exécution
  
• Montant total net, taux de TVA et montant de la TVA
  
• Modalités de paiement et échéance
  
• Indication claire précisant que le document est une facture progressive
  

La facturation automatisée par étapes clés en pratique

Pour les projets en cours qui comportent plusieurs paiements par étapes, il est particulièrement important d’harmoniser la facturation, les preuves de l’exécution des services et les informations fiscales. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez lier directement les factures progressives et celles par étapes clés à l’avancement du projet. Invoicing permet de transférer automatiquement les étapes clés définies vers les factures, dès qu’elles sont atteintes.

Invoicing prend systématiquement en compte les informations obligatoires pertinentes, telles que la période d’exécution et la TVA. En intégrant cet outil à vos systèmes de paiement et de comptabilité, vous pouvez suivre l’exécution des services déjà facturés, le montant restant dû et le montant déduit de la facture finale. Parallèlement, l’automatisation simplifie la communication avec vos clients et réduit les erreurs manuelles.

Par exemple, les processus automatisés vous permettent de structurer le flux de votre facturation progressive, tout en respectant systématiquement les exigences fiscales et légales.

Erreurs courantes et risques d’audit liés à la facturation progressive

Les factures progressives sont fréquemment vérifiées lors des audits d’entreprise. En effet, elles affectent simultanément le droit des contrats, la preuve de l’exécution des services, la TVA et le calendrier de la comptabilisation des revenus. Toutes ces fonctionnalités contiennent fréquemment des erreurs relatives aux obligations légales et au contenu.

Même des inexactitudes mineures, telles que des descriptions de services imprécises, des montants de TVA incorrects ou des erreurs de compensation sur la facture finale, peuvent entraîner le signalement des factures progressives par un fiscaliste. Les conséquences courantes de cette situation incluent des arriérés d’impôts, des frais d’intérêts ou des corrections sur plusieurs périodes taxables.

Ci-dessous, nous discutons des erreurs courantes, des inexactitudes que les auditeurs recherchent et de la manière dont les entreprises peuvent concevoir des processus de facturation qui permettent de minimiser les risques d’audit dès le départ.

Les erreurs courantes sur les factures progressives incluent les suivantes :

• Absence d’indication claire : la facture n’est pas clairement identifiée comme étant une facture progressive.
  
• Montant de TVA incorrect : la TVA est indiquée par rapport au montant total final et non par rapport au paiement progressif.
  
• Absence de description de l’exécution des services ou de la période : l’exécution partielle des services facturés manque de transparence.
  
• Date incorrecte pour la comptabilisation des revenus : la TVA est déclarée au mauvais moment, notamment si l’imposition se fait selon la méthode de fiscalité de trésorerie.
  

Les audits d’entreprise se concentrent souvent sur les points suivants :

• Périodes d’exécution ambiguës
  
• Informations incorrectes ou incomplètes sur la TVA
  
• Liens insuffisamment clairs entre les paiements progressifs et l’exécution des services
  
• Double déclaration de la TVA en raison de montants incorrects indiqués sur les factures progressives et la facture finale
  

Les entreprises doivent documenter leurs processus en conséquence afin de pouvoir, lors d’un audit, fournir des preuves claires de l’exécution des services rendus et des étapes clés facturées.