O faturamento progressivo é uma prática indispensável para muitas empresas. Também é um ponto comum para a ocorrência de erros de faturamento. Empresas que prestam serviços ao longo de períodos prolongados devem faturar corretamente o progresso de seus projetos enquanto cumprem as regras legais e fiscais. Isso vale para obras de construção, implementação de TI, contratos de serviços de longo prazo e muito mais.

Neste artigo, discutimos faturamento progressivo, quando ele é permitido, e o que as empresas devem considerar para garantir sua liquidez e evitar riscos de auditoria.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é o faturamento progressivo?
  
• Quando o faturamento progressivo é permitido?
  
• Diferenças entre faturas de adiantamento, progressiva e final
  
• Imposto sobre valor agregado (IVA) e reconhecimento de receitas em faturas progressivas
  
• Quais são os requisitos formais para faturas progressivas?
  
• Erros comuns e riscos de auditoria com faturamento progressivo
  

O que é o faturamento progressivo?

Uma fatura progressiva, também conhecida como “fatura intermediária”, é emitida para uma parte do valor total contratado antes da conclusão integral do pedido. Ela é utilizada para garantir liquidez e para faturar serviços já prestados ou o progresso alcançado em um projeto antes da emissão da fatura final.

Uma descrição legal das faturas progressivas é apresentada na Seção 632a do Código Civil Alemão (BGB). Elas são utilizadas em prestações de serviços de longa duração, complexas ou baseadas em projetos, nos quais a emissão de faturas antes da conclusão final faz sentido do ponto de vista financeiro ou organizacional.

Normalmente, quando o faturamento progressivo é usado?

O faturamento progressivo normalmente é usado nas seguintes situações:

• Projetos de longo prazo: são aqueles em que a prestação de serviços se estende por vários meses ou anos (por exemplo, projetos de construção, implantações de TI, contratos de consultoria).
  
• Serviços relacionados a projetos: nesses casos, pacotes individuais ou fases de trabalho podem ser claramente delimitados.
  
• Altos volumes de pedidos: isso pode limitar o investimento financeiro do fornecedor e garantir a liquidez.
  
• Contratos com marcos: são pagos quando metas definidas para o projeto são alcançadas.
  
• Setor de construção e empreiteiras: o faturamento progressivo é o padrão do setor e é explicitamente exigido por lei.
  
• Prestações de serviços isoladas: são aquelas que não podem ser executadas com pouca antecedência nem em série.
  
• Acordos contratuais: faturas parciais durante a prestação de serviços são permitidas ou estipuladas.
  

Para esse tipo de serviço, o faturamento progressivo ajuda ambas as partes contratantes a manter segurança no planejamento do projeto. Os prestadores de serviço recebem pagamento imediato pelos serviços já executados, enquanto os clientes obtêm transparência quanto ao progresso e ao orçamento.

Quando o faturamento progressivo é permitido?

Em princípio, o faturamento progressivo é permitido quando os serviços são prestados, existe um contrato correspondente firmado e as partes acordaram pagamentos parciais antes da conclusão do projeto. É importante que o valor do pagamento parcial seja economicamente e juridicamente justificável e não constitua um adiantamento sem que haja prestação de serviços.

As faturas progressivas podem ser emitidas sujeitas aos seguintes pré-requisitos:

• Existe um contrato válido entre as partes que descreve a natureza, o escopo e a remuneração da prestação de serviços.
  
• O pagamento progressivo está previsto ou, pelo menos, não é excluído no contrato, seja por meio de planos de pagamento, acordos baseados em marcos ou práticas padrão do setor.
  
• O desempenho parcial dos serviços para os quais a fatura é emitida já foi realizado, ou um progresso mensurável de forma objetiva foi feito no projeto.
  
• O valor do pagamento é adequado e razoável em relação à prestação dos serviços.
  
• A fatura não excede o valor total da remuneração. As faturas progressivas devem ser apenas para valores parciais do total acordado.
  

Legalmente, qualquer pessoa pode emitir faturas progressivas. No entanto, essas faturas devem sempre ser justificadas de forma objetiva e claramente documentadas. Em contratos individuais, é importante incluir uma cláusula explícita sobre pagamentos progressivos para evitar contestações futuras sobre valores e datas de vencimento.

As faturas progressivas não são permitidas antes que a prestação de serviços tenha acontecido. Nesses casos, é necessário emitir uma fatura de adiantamento. Esse tipo de fatura é tratado de forma diferente das faturas progressivas, especialmente no que diz respeito ao IVA e à vinculação do pagamento a uma prestação de serviços específica.

Distinções entre faturamento progressivo e adiantamento indevido

Um erro comum é utilizar o faturamento progressivo para obter liquidez sem vincular adequadamente o valor da fatura a uma prestação de serviços específica. Isso se torna um problema nos seguintes casos:

• Não foi possível identificar nenhuma prestação parcial específica dos serviços.
  
• Não é possível verificar o progresso.
  
• O valor da fatura progressiva foi definido arbitrariamente.
  

Nesses casos, as autoridades tributárias podem não aceitar a fatura, ou a fatura pode ser considerada um pagamento antecipado indevido durante uma auditoria da empresa.

Diferenças entre faturas de adiantamento, progressiva e final

Os termos “fatura de adiantamento”, “fatura progressiva” e “fatura final” são frequentemente confusos na prática. No entanto, existem diferenças significativas entre eles no que diz respeito ao momento da emissão, à prestação dos serviços, à tributação e à lógica de faturamento. Separar claramente esses três tipos de faturas é fundamental para a contabilidade, para o correto tratamento do IVA e para garantir segurança jurídica durante auditorias empresariais.

Faturas de adiantamento

Uma fatura de adiantamento envolve o cliente pagando antecipadamente, antes do início da prestação de serviços. Ela é utilizada principalmente como uma forma de garantia para o prestador de serviços e não constitui comprovação da prestação de serviços. Do ponto de vista fiscal, o que importa é que o IVA, dependendo do regime de tributação pertinente, pode se tornar devido assim que o pagamento é recebido, mesmo que a prestação de serviços ainda não tenha ocorrido.

Faturas progressivas

Uma fatura progressiva inclui prestação parcial dos serviços já executados ou o progresso alcançado em um projeto. Ela é prática padrão durante a execução de um projeto e exige que o progresso possa ser objetivamente comprovado. As faturas progressivas são indicadas integralmente na fatura final e compensadas em relação à remuneração total.

Faturas finais

A fatura final é utilizada para liquidar completamente a conta. Ela é emitida quando a prestação de serviços foi concluída integralmente e contém a remuneração total devida em relação ao pedido. As faturas progressivas emitidas anteriormente e os adiantamentos recebidos são listados e deduzidos do valor total da fatura. O objetivo é determinar o saldo ainda pendente ou o saldo credor.

Determinar e usar o tipo correto de fatura é fundamental para as empresas. Uma fatura progressiva declarada de forma incorreta pode ser considerada pelo órgão tributário como um pagamento antecipado. Isso pode afetar o IVA, as deduções fiscais sobre insumos e os resultados das auditorias. Por esse motivo, disposições contratuais claras e uma lógica de faturamento transparente são fundamentais.

Imposto sobre valor agregado (IVA) e reconhecimento de receitas em faturas progressivas

Erros de IVA são comuns em faturas progressivas. Embora o faturamento geralmente seja baseado no progresso do projeto, o IVA segue suas próprias regras, especialmente em relação ao reconhecimento de receitas e aos prazos fiscais.

O IVA pode se tornar devido assim que a fatura progressiva é emitida. Ele também pode se tornar devido quando o pagamento é efetivamente recebido ou quando a fatura final é preparada. Determinados fatores influenciam o momento em que o IVA é devido, como o tipo de regime tributário (por exemplo, tributação pelo regime de competência ou pelo regime de caixa) e a data da prestação dos serviços. Cometer erros relacionados ao IVA pode resultar em débitos fiscais, cobrança de juros ou apontamentos durante auditorias da empresa.

Indicação do IVA

Assim como em outras faturas fiscais, as faturas progressivas devem indicar apenas o IVA devido sobre os serviços que estão sendo faturados. Somente a parte da prestação de serviços que está sendo faturada é pertinente, não o valor total do pedido.

É importante observar que o IVA se torna devido assim que o pagamento da fatura progressiva é recebido ou quando a parte da prestação de serviços faturada é efetivamente realizada. O imposto não é postergado até a emissão da fatura final. Isso significa que o IVA geralmente deve ser declarado no respectivo período de apuração preliminar, independentemente de o projeto como um todo estar concluído ou não.

O seguinte também se aplica:

• O IVA deve ser cobrado proporcionalmente e não deve ser indicado para o total do pedido completo.
  
• A fatura final deve indicar claramente os valores de IVA nas faturas progressivas e compensar corretamente esses valores para evitar a dupla tributação.
  
• Se várias faturas progressivas forem emitidas, é necessária a documentação completa para garantir que o total de IVA indicado esteja alinhado com o IVA aplicado ao total das receitas.
  

Uma fatura pode apresentar valores incorretos de IVA devido a uma base de cálculo equivocada ou a um período de prestação de serviços pouco claro. Caso isso ocorra, o órgão tributário pode sinalizar a fatura. Isso também pode resultar em débitos fiscais ou cobrança de juros durante uma auditoria da empresa.

Quando reconhecer receitas

Com o regime de tributação pelo regime de competência, o IVA geralmente se torna devido na data da prestação dos serviços, desde que ao menos uma parte da prestação correspondente tenha sido realizada. O que importa é quando a prestação é executada ou qual período de prestação está sendo faturado, e não quando o pagamento é recebido. Por isso, as empresas são obrigadas a repassar o IVA ao órgão tributário antes mesmo dos seus clientes quitarem as faturas.

Por outro lado, na tributação pelo regime de caixa, desde que seja permitido e tenha sido previamente acordado com o órgão tributário, o IVA só se torna devido quando o pagamento da fatura progressiva é efetivamente recebido. Esse tipo de regime pode oferecer um ganho de liquidez para empresas menores e provedores de serviços, pois eles só se tornam responsáveis pelo imposto após o pagamento da fatura progressiva.

Quais são os requisitos formais para faturas progressivas?

Os erros formais estão entre os motivos mais comuns para o órgão tributário e auditores sinalizarem faturas progressivas. Como essas faturas são frequentemente geradas durante projetos em andamento, há um risco maior de que informações obrigatórias fiquem pouco claras ou estejam ausentes.

Além das informações legais gerais exigidas em qualquer fatura, as faturas progressivas também devem identificar qual parte da prestação de serviços está sendo faturada, o período correspondente e como o pagamento progressivo será considerado na fatura final. Uma emissão clara de faturas é importante tanto do ponto de vista fiscal quanto para garantir transparência para os clientes.

As faturas progressivas devem conter as informações obrigatórias da fatura exigidas por lei, incluindo:

• Nome completo e endereço do beneficiário do produto ou serviço
  
• Número do ID fiscal ou número de identificação do IVA (ID IVA)
  
• Data e número da fatura
  
• Período da prestação de serviços
  
• Descrição da prestação dos serviços ou do período da prestação de serviços
  
• Total líquido, alíquota do IVA e valor do IVA
  
• Condições e prazos para pagamento
  
• Indicação clara de que o documento é uma fatura progressiva
  

Faturamento automatizado por marcos na prática

Para projetos em andamento com vários pagamentos associados a marcos, é particularmente importante alinhar a emissão de faturas, a comprovação da prestação de serviços e as informações fiscais. Com o Stripe Invoicing, é possível vincular faturas progressivas e baseadas em marcos diretamente ao andamento do projeto. O sistema pode transferir automaticamente marcos definidos para as faturas assim que eles forem alcançados.

O Stripe Invoicing considera de forma consistente as informações obrigatórias pertinentes, como o período da prestação de serviços e o IVA. Ao integrar a ferramenta aos seus sistemas de pagamento e contabilidade, você pode monitorar quais prestações já foram faturadas, o valor pendente e o valor que será compensado na fatura final. Ao mesmo tempo, a automação facilita a coordenação com seus clientes e reduz erros manuais.

Por exemplo, processos automatizados permitem estruturar seus fluxos de faturamento progressivo, garantindo conformidade consistente com os requisitos fiscais e jurídicos.

Erros comuns e riscos de auditoria com faturamento progressivo

As faturas progressivas são frequentemente analisadas durante auditorias corporativas. Isso ocorre porque elas afetam simultaneamente o direito contratual, a comprovação da prestação de serviços, o IVA e o momento do reconhecimento de receitas. Todos esses elementos costumam apresentar erros formais e de conteúdo.

Mesmo pequenas imprecisões, como descrições pouco claras dos serviços, valores incorretos de IVA ou erros de compensação na fatura final, podem levar uma fatura progressiva a ser sinalizada por um especialista fiscal. Consequências comuns disso incluem débitos tributários retroativos, cobrança de juros ou correções que afetam vários períodos tributáveis.

Abaixo, falamos sobre erros comuns, imprecisões que os auditores procuram e como as empresas podem projetar processos de faturamento para minimizar os riscos de auditoria com antecedência.

Erros comuns em faturas progressivas:

• Nenhuma indicação clara: a fatura não está claramente marcada como uma fatura progressiva.
  
• Valor incorreto do IVA: o IVA é indicado em relação ao total final em vez do pagamento progressivo.
  
• Não há descrição da prestação ou do período dos serviços: a prestação parcial dos serviços cobrados não é suficientemente transparente.
  
• Momento incorreto para reconhecimento de receitas: o IVA é declarado no momento errado, especialmente se for aplicada tributação baseada em caixa.
  

As auditorias corporativas geralmente se concentram no seguinte:

• Períodos de prestação de serviços pouco claros
  
• Informações incorretas ou incompletas sobre o IVA
  
• Vínculos insuficientemente claros entre os pagamentos progressivos e a prestação dos serviços
  
• Dupla declaração de IVA devido a valores incorretos indicados nas faturas progressiva e final.
  

As empresas devem documentar seus processos de forma adequada para que, durante uma auditoria, possam fornecer provas claras da prestação de serviços realizada e dos marcos faturados.