La facturation progressive est une pratique indispensable pour de nombreuses entreprises. Elle est également souvent source d’erreurs de facturation. Les entreprises qui fournissent des services sur de longues périodes doivent facturer correctement l’avancement de leurs projets tout en se conformant aux règles juridiques et fiscales. Cela vaut notamment pour les projets de construction, les déploiements informatiques, les contrat de prestation de services à long terme, etc.

Dans cet article, nous abordons la facturation progressive, les cas où elle est autorisée et les éléments que les entreprises doivent prendre en considération pour assurer leur liquidité et éviter les risques d’audit.

Contenu de cet article

• En quoi consiste la facturation progressive?
  
• Quand la facturation progressive est-elle autorisée?
  
• Différences entre les acomptes, les factures progressives et les factures finales
  
• Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et comptabilisation des revenus sur les factures progressives
  
• Quelles sont les exigences formelles pour les factures progressives?
  
• Erreurs courantes et risques d’audit liés à la facturation progressive
  

En quoi consiste la facturation progressive?

Une facture progressive, souvent appelée « facture intermédiaire », est émise pour une partie du montant total convenu avant l’achèvement complet de la commande. Elle sert à assurer la liquidité et à facturer les services rendus ou l’avancement d’un projet avant la facture finale.

Une description juridique des factures progressives est donnée à l’article 632a du Code civil allemand (BGB). Elles sont utilisées pour les prestations de services de longue durée, complexes ou fondées sur des projets, pour lesquelles la facturation avant l’achèvement final est judicieuse sur le plan financier ou organisationnel.

Quand utilise-t-on généralement la facturation progressive?

La facturation progressive est généralement utilisée dans les situations suivantes :

• Projets à long terme : il s’agit ici de prestations de services qui s’étendent sur plusieurs mois ou années (par exemple, projets de construction, déploiements informatiques, missions de conseil).
  
• Services liés au projet : ceux-ci permettent de répartir clairement les différentes tâches ou phases de travail.
  
• Volumes de commandes élevés : cela peut limiter l’investissement financier du fournisseur et assurer sa liquidité.
  
• Contrats d’étape : ils sont payés lorsque les objectifs définis du projet sont atteints.
  
• Secteur de la construction et des contrats : la facturation progressive est la norme dans le secteur et est explicitement requise par la loi.
  
• Prestation de services ponctuels : ceux-ci ne peuvent être fournis à court terme ou en série.
  
• Accords contractuels : les factures partielles pendant la prestation des services sont autorisées ou stipulées.
  

Pour ce type de services, la facturation progressive aide les deux parties contractantes à rester sereines quant à la planification du projet. Les sous-traitants sont payés rapidement pour les services rendus jusqu’à présent, tandis que les clients bénéficient d’une transparence totale en termes d’avancement et de budget.

Quand la facturation progressive est-elle autorisée?

En principe, la facturation progressive est autorisée lorsque les services sont fournis, qu’un contrat correspondant est conclu et que les parties ont convenu de paiements partiels avant l’achèvement du projet. Il est important que le montant du paiement partiel soit justifié sur le plan économique et juridique et ne constitue pas un paiement anticipé sans que les services aient été fournis.

Les factures progressives peuvent être émises sous réserve des conditions préalables suivantes :

• Il existe un contrat valide entre les parties qui décrit la nature, la portée et la rémunération de la prestation des services.
  
• Le paiement progressif est stipulé — ou du moins, n’est pas exclu — par le contrat, par exemple par le biais de plans de paiement, d’accords d’étapes ou de pratiques courantes dans le secteur.
  
• La prestation partielle des services pour lesquels la facture est émise a déjà été fournie, ou des progrès objectivement mesurables ont été réalisés dans le cadre du projet.
  
• Le montant du paiement est approprié et raisonnable pour la prestation des services.
  
• La facture ne dépasse pas le montant total de la rémunération. Les factures intermédiaires doivent correspondre uniquement à des montants partiels du total convenu.
  

Légalement, tout le monde peut émettre des factures progressives. Cependant, ces factures doivent toujours être justifiées de manière objective et clairement documentées. Pour les contrats individuels, il est important d’inclure une clause explicite sur les paiements progressifs pour éviter tout litige futur concernant les montants et les dates d’échéance.

Les factures progressives ne sont pas autorisées avant la prestation des services. Légalement, une facture d’acompte doit être émise dans ce cas. Elles sont traitées différemment des factures progressives, notamment en ce qui concerne la TVA et le lien entre un paiement et une prestation précise.

Distinctions entre facturation progressive et prépaiement illégal

Une erreur courante consiste à utiliser la facturation progressive pour assurer la liquidité sans lier correctement le montant de la facture à une prestation de services précise. Cela pose problème dans les cas suivants :

• Aucune prestation partielle précise ne peut être identifiée.
  
• Les progrès ne peuvent être vérifiés.
  
• Le montant de la facture progressive a été fixé de manière arbitraire.
  

Dans ces cas, les autorités fiscales pourraient ne pas accepter la facture, ou celle-ci pourrait être considérée comme un paiement anticipé illégal lors d’un audit de l’entreprise.

Différences entre les acomptes, les factures progressives et les factures finales

Les termes « facture d’acompte », « facture progressive » et « facture finale » sont souvent confondus dans la pratique. Cependant, il existe des différences significatives entre eux en termes de délai, de prestation de services, de taxation et de logique de facturation. Il est important de bien distinguer ces trois types de factures pour la comptabilité, la gestion de la TVA et la sécurité juridique lors des audits d’entreprise.

Factures d’acompte

Une facture d’acompte implique qu’un client effectue un paiement anticipé avant le début de la prestation de services. Elle sert principalement de garantie pour le sous-traitant et ne constitue pas une preuve de la prestation de services. D’un point de vue fiscal, ce qui importe, c’est que la TVA, selon le type de taxation, peut devenir exigible dès réception du paiement, même si la prestation de services n’a pas encore eu lieu.

Factures progressives

Une facture progressive comprend les prestations partielles déjà fournies ou les progrès réalisés dans le cadre d’un projet. Il s’agit d’une pratique courante lors de l’exécution d’un projet, qui nécessite que les progrès puissent être vérifiés de manière objective. Les factures progressives sont indiquées dans leur intégralité sur la facture finale et déduites de la rémunération totale.

Factures finales

La facture finale sert à régler intégralement le compte. Elle est établie une fois que les prestations ont été entièrement fournies et contient la rémunération totale due pour la commande. Les factures progressives émises précédemment et les avances reçues sont répertoriées et déduites du montant total de la facture. L’objectif est de déterminer le solde impayé ou le solde créditeur.

Il est important pour les entreprises de désigner et d’utiliser le bon type de facture. Une facture progressive incorrectement déclarée peut être considérée comme un paiement anticipé par les autorités fiscales. Cela peut avoir une incidence sur la TVA, les déduction d’impôt en amont et les conclusions d’audit. C’est pourquoi il est important de disposer de dispositions contractuelles claires et d’une logique de facturation transparente.

Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et comptabilisation des revenus sur les factures progressives

Les erreurs de TVA sont fréquentes sur les factures progressives. Alors que la facturation repose souvent la progression du projet, la TVA est soumise à ses propres règles, notamment en ce qui concerne la comptabilisation des revenus et les échéances fiscales.

La TVA peut être due dès l’émission de la facture progressive. Elle peut également être due lorsque le paiement est effectivement reçu ou lorsque la facture finale est établie. Certaines fonctionnalités déterminent le moment où la TVA est due, telles que le type de taxation (par exemple, taxation sur la comptabilité d’exercice ou sur la comptabilité de caisse) et la date de prestation des services. Des erreurs en matière de TVA peuvent entraîner des arriérés d’impôts, des intérêts de retard ou des problèmes signalés lors des audits de l’entreprise.

Indiquer la TVA

À l’instar des autres factures fiscales, les factures d’acompte doivent indiquer uniquement la TVA due sur les services facturés. Seule la partie des services facturés est prise en compte, et non la valeur totale de la commande.

Il est important de noter que la TVA est exigible dès réception du paiement de la facture progressive ou dès que la prestation partielle des services facturés est fournie. Elle n’est pas reportée jusqu’à la facture finale. Cela signifie que la TVA doit généralement être déclarée au cours de la période de déclaration préliminaire correspondante, que le projet soit terminé ou non.

Les dispositions suivantes s’appliquent également :

• La TVA doit être facturée proportionnellement et ne doit pas être indiquée pour le montant total de la commande.
  
• La facture finale doit clairement indiquer les montants de TVA figurant dans les factures progressives et les compenser correctement pour éviter une double taxation.
  
• Si plusieurs factures progressives sont émises, une documentation complète est requise afin que le montant total de la TVA indiqué corresponde à la TVA appliquée au revenu total.
  

Une facture peut indiquer des montants de TVA incorrects en raison d’une base fiscale erronée ou d’une période de prestation de services peu claire. Si tel est le cas, le bureau des services fiscaux peut signaler la facture. Cela peut également entraîner des arriérés d’impôts ou des intérêts de retard lors d’un contrôle fiscal de l’entreprise.

Quand comptabiliser les revenus

Avec la taxation sur la comptabilité d’exercice, la TVA est généralement exigible à la date de la prestation des services. Cela suppose qu’au moins une partie de la prestation sous-jacente ait été fournie. Ce qui importe, c’est la date à laquelle la prestation est fournie ou la période de prestation facturée, et non la date à laquelle le paiement est reçu. Par conséquent, les entreprises sont tenues de verser la TVA au bureau des services fiscaux avant que leurs clients ne règlent effectivement leurs factures.

En revanche, avec la taxation sur la comptabilité de caisse, à condition qu’elle soit autorisée et convenue avec le bureau des services fiscaux, la TVA n’est exigible qu’après réception du paiement de la facture progressive. Ce type de taxation peut offrir aux petites entreprises et aux prestataires de services un regain de liquidités, car ils ne sont redevables de la taxe qu’après le paiement de la facture progressive.

Quelles sont les exigences formelles pour les factures progressives?

Les erreurs formelles font partie des raisons les plus courantes pour lesquelles les bureaux des services fiscaux et les auditeurs signalent les factures d’avancement. Étant donné que les factures d’avancement sont souvent générées au cours de projets en cours, le risque que les informations obligatoires soient imprécises ou négligées est accru.

Outre les informations légales générales figurant sur la facture, les factures progressives doivent également préciser la prestation partielle facturée, sa durée et la manière dont le paiement progressif est inclus dans la facture finale. Une facturation claire est importante d’un point de vue fiscal et pour la transparence vis-à-vis des clients.

Les factures progressives doivent contenir les informations obligatoires requises par la loi, notamment les suivantes :

• Le nom complet et l’adresse du destinataire de la prestation de services
  
• Le numéro d’identification fiscale ou le numéro d’identification TVA (ID TVA)
  
• Date et numéro de facture
  
• Période de prestation des services
  
• Description de la prestation des services ou de la période d’exécution
  
• Total net, taux de TVA et montant de la TVA
  
• Modalités de paiement et date d’échéance
  
• Indication claire que le document est une facture progressive
  

La facturation automatisée par étapes dans la pratique

Pour les projets en cours comportant plusieurs paiements progressifs, il est particulièrement important d’aligner la facturation, la preuve de la prestation des services et les informations fiscales. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez relier les factures progressives et les factures par étapes directement à l’avancement du projet. La facturation peut transférer automatiquement les étapes définies vers les factures, dès qu’elles sont atteintes.

Invoicing tient systématiquement compte des informations obligatoires pertinentes, telles que la période de prestation et la TVA. En intégrant cet outil à vos systèmes de paiement et de comptabilité, vous pouvez suivre les prestations déjà facturées, le montant restant dû et le montant déduit sur la facture finale. Parallèlement, l’automatisation facilite la coordination avec vos clients et réduit les erreurs manuelles.

Par exemple, les procédures automatisés vous permettent de structurer vos flux de travail de facturation progressive de l’avancement des travaux, tout en respectant systématiquement les exigences fiscales et légales.

Erreurs courantes et risques d’audit liés à la facturation progressive

Les factures progressives sont fréquemment examinées lors des audits d’entreprise. En effet, elles ont une incidence simultanée sur le droit des contrats, la preuve de l’exécution des services, la TVA et le moment de la comptabilisation des revenus. Toutes ces caractéristiques comportent souvent des erreurs de forme et de contenu.

Même des inexactitudes mineures, telles que des descriptions imprécises des services, des montants de TVA incorrects ou des erreurs de compensation sur la facture finale, peuvent entraîner le signalement des factures intermédiaires par un fiscaliste. Cela peut notamment entraîner des arriérés d’impôts, des intérêts de retard ou des corrections sur plusieurs périodes imposables.

Vous trouverez ci-dessous une liste des erreurs courantes et des inexactitudes recherchées par les auditeurs, ainsi que des conseils destinés aux entreprises pour concevoir des procédures de facturation permettant de minimiser les risques d’audit dès le départ.

Les erreurs courantes sur les factures progressives sont les suivantes :

• Aucune indication claire : la facture n’est pas clairement identifiée comme une facture progressive.
  
• Montant de TVA incorrect : la TVA est indiquée par rapport au montant total final au lieu du paiement progressif.
  
• Absence de description des prestations fournies ou de la période concernée : la facturation de prestations partielles n’est pas suffisamment transparente.
  
• Mauvais délai de comptabilisation des revenus : la TVA est déclarée au mauvais moment, en particulier en cas d’application de la taxation sur la comptabilité de caisse.
  

Les audits d’entreprise se concentrent souvent sur les points suivants :

• Périodes de prestation incertaines
  
• Informations de TVA incorrectes ou incomplètes
  
• Liens insuffisamment clairs entre les paiements progressifs et la prestation des services
  
• Double déclaration de TVA en raison de montants incorrects indiqués sur les factures progressives et finales
  

Les entreprises doivent documenter leurs procédures en conséquence pour pouvoir, lors d’un audit, fournir des preuves claires de la prestation des services fournis et des étapes facturées.