阶段性账单是许多企业不可或缺的做法，也是开账单错误的高发领域。长期提供服务的企业必须在遵守法律和税务规则的同时，正确为项目进展开账单，这适用于建筑项目、信息技术 (IT) 部署、长期服务协议等场景。

本文将探讨阶段性账单、其开具条件以及企业为保障现金流和避免审计风险应考虑的事项。

本文内容

• 什么是阶段性账单？
  
• 阶段性账单的开具条件？
  
• 预付款账单、阶段性账单与最终账单的区别
  
• 阶段性账单的增值税 (VAT) 与收入确认
  
• 阶段性账单的形式要求
  
• 阶段性账单的常见错误与审计风险
  

什么是阶段性账单？

阶段性账单（也常称为“中期账单”）是在订单全额完成前，针对约定订单总额的一部分开具的账单。它用于保障现金流，并在最终账单开具前，对已提供的服务或项目取得的进展进行开账单。

《德国民法典》(BGB) 第 632a 条对阶段性账单作出了法律定义。阶段性账单适用于长期、复杂或基于项目的服务提供，在这些场景下，最终完成前开账单在财务或组织层面具有合理性。

阶段性账单的典型使用场景

阶段性账单通常用于以下场景：

• 长期项目：指服务提供持续数月或数年的项目（例如建筑项目、IT 部署、咨询任务）。
  
• 项目相关服务：可明确划分单个服务包或工作阶段的服务。
  
• 大额订单：可限制供应商的资金投入并保障现金流。
  
• 里程碑合同：在达成既定项目目标时付款的合同。
  
• 建筑和承包行业：阶段性账单是行业标准，且为法律明确要求。
  
• 独立服务提供：无法临时或批量提供的服务。
  
• 合同约定：允许或规定在服务提供期间开具部分账单的情况。
  

对于这类服务，阶段性账单有助于合同双方确保项目规划的安全性。承包商能及时获得已提供服务的付款，而客户则能了解项目进展和预算的透明度。

阶段性账单的开具条件

原则上，当服务已提供、已签订相应合同且双方约定在项目完成前支付部分款项时，允许开具阶段性账单。部分付款金额需具有经济和法律上的合理性，不得构成未提供服务的预付款，这一点至关重要。

开具阶段性账单需满足以下前提条件：

• 双方之间存在有效的合同，明确服务的性质、范围和报酬。
  
• 合同中约定了（或至少未排除）进度付款，例如通过付款方案、里程碑协议或行业惯例确定。
  
• 所开账单对应的部分服务已提供，或项目取得了可客观衡量的进展。
  
• 付款金额与所提供的服务相匹配且合理。
  
• 账单金额不得超过报酬总额，阶段性账单仅能针对约定总额的部分金额开具。
  

从法律上讲，任何人都可以开具阶段性账单。但这些账单必须始终具有客观合理性并保留清晰凭证。对于单个合同，应明确约定进度付款条款，以避免未来在金额和付款期限方面产生争议。

服务提供前不得开具阶段性账单。在这种情况下，从法律上讲需开具预付款账单。预付款账单的处理方式与阶段性账单不同，尤其是在增值税处理以及付款与特定服务的关联方面。

阶段性账单与非法预付款的区别

一个常见错误是利用阶段性账单获取现金流，却未将账单金额与特定服务提供妥善关联。在以下情况下，这将构成问题：

• 无法确定具体的部分服务履行。
  
• 进展无法核实。
  
• 阶段性账单金额是任意设定的。
  

在这些情况下，税务局可能不认可该账单，或在公司审计中将其归类为非法预付款。

预付款账单、阶段性账单与最终账单的区别

实际操作中，“预付款账单”、“阶段性账单”和“最终账单”这三个术语经常被混淆。但它们在时间、服务提供、税务处理和开账单逻辑方面存在显著差异。明确区分这三种账单对于记账、增值税处理以及公司审计中的法律确定性至关重要。

预付款账单

预付款账单是客户在服务开始前预付的款项对应的账单。它主要用作承包商的担保形式，而非服务提供的凭证。从税务角度来看，关键在于根据征税方式的不同，即使服务尚未提供，增值税也可能在收到款项时产生纳税义务。

阶段性账单

阶段性账单包含已提供的部分服务或项目取得的进展。它是项目执行过程中的标准做法，要求进度可客观核实。阶段性账单的金额会在最终账单中全额列明，并从报酬总额中抵减。

最终账单

最终账单用于全额结算账目。它在服务全部提供后开具，包含订单应付的报酬总额。此前开具的阶段性账单和收到的预借现金会被列明，并从账单总额中扣除，目的是确定未付余额或贷方余额。

企业指定和使用正确的账单类型至关重要。申报不当的阶段性账单可能会被税务局认定为预借现金支付，这会影响增值税、进项税所得减免和审计结果。因此，明确的合同条款和透明的开账单逻辑非常重要。

阶段性账单的增值税 (VAT) 与收入确认

阶段性账单上的增值税错误很常见。尽管开账单通常基于项目进度，但增值税有其自身的规则，尤其是在收入确认和纳税期限方面。

增值税可能在阶段性账单开具时即产生纳税义务，也可能在实际收到款项或开具最终账单时产生。纳税义务的产生时间由某些要素决定，如征税方式（例如权责发生制征税或现金制征税）和服务提供日期。增值税处理不当可能导致欠税、收取利息或在公司审计中被标记问题。

增值税的标注

与其他税务账单类似，阶段性账单必须仅标注所开账单服务对应的应缴增值税。仅需关注所开账单的部分服务提供，而非订单总金额。

需注意的是，增值税在收到阶段性账单款项或提供所开账单的部分服务时即产生纳税义务，不会递延至最终账单开具时。这意味着无论项目是否全部完成，增值税通常都必须在相应的预缴申报期内申报。

以下规定同样适用：

• 增值税必须按比例征收，不得按订单总额标注。
  
• 最终账单必须明确标注各阶段性账单中包含的增值税金额，并正确抵减这些金额，以避免双重征税。
  
• 如开具多张阶段性账单，需保留完整凭证，确保标注的增值税总额与总收入对应的增值税一致。
  

由于税基错误或服务提供期间不明确，账单上的增值税金额可能标注有误。若出现这种情况，税务局可能会标记该账单，还可能在公司审计中导致欠税或收取利息。

收入确认的时间

在权责发生制征税方式下，增值税通常在服务提供日产生纳税义务，前提是至少已提供部分相关服务。关键在于服务提供的时间或所开账单的服务期间，而非收款时间。因此，企业需在客户实际结算账单款项前向税务局缴纳增值税。

另一方面，在现金制征税方式下（需获得许可并与税务局达成一致），增值税在收到阶段性账单款项时才产生纳税义务。这种征税方式可为小型企业和服务提供者提供现金流支持，因为他们在阶段性账单款项到账前无需承担纳税责任。

阶段性账单的形式要求

形式错误是税务局和审计师标记阶段性账单的最常见原因之一。由于阶段性账单通常在项目进行过程中开具，必填信息可能会不清晰或被遗漏，风险更高。

除了一般法定账单信息外，阶段性账单还必须明确所开账单的部分服务内容、服务期间以及进度付款在最终账单中的处理方式。清晰的开账单对于税务合规和客户透明度都很重要。

阶段性账单必须包含法律规定的必填账单信息，包括以下内容：

• 服务接收方的全名和地址
  
• 税务识别号或增值税识别号 (VAT ID)
  
• 账单日期和编号
  
• 服务提供期间
  
• 服务内容或服务期间说明
  
• 净额、增值税税率和增值税金额
  
• 付款条款和期限
  
• 明确标注该文件为阶段性账单
  

实际应用中的里程碑自动开账单

对于包含多个里程碑付款的在执行项目，协调开账单、服务提供凭证和税务信息尤为重要。借助 Stripe Invoicing，您可以将阶段性账单和里程碑账单直接与项目进度关联。一旦达成既定里程碑，开账单系统可自动将其转化为账单。

Invoicing 会持续纳入服务期间、增值税等相关必填信息。通过将该工具与您的支付和记账系统集成，您可以监控哪些服务已开账单、未付金额以及最终账单中的抵减金额。同时，自动化功能简化了与客户的协调，并减少了人工错误。

例如，自动化流程可帮助您构建阶段性账单工作流，同时持续遵守税务和法律要求。

阶段性账单的常见错误与审计风险

公司审计中经常会审核阶段性账单，这是因为它们同时涉及合同法、服务提供凭证、增值税和收入确认时间，而这些方面往往存在形式和内容错误。

即使是微小的不准确之处，如服务描述不清晰、增值税金额错误或最终账单抵减错误，都可能导致阶段性账单被税务专业人士标记。常见后果包括欠税、收取利息或多个纳税期间的更正。

以下将探讨常见错误、审计师关注的不准确之处，以及企业如何设计开账单流程以尽早降低审计风险。

阶段性账单的常见错误包括以下几点：

• 未明确标注：账单未明确标记为阶段性账单。
  
• 增值税金额错误：按最终总额而非进度付款金额标注增值税。
  
• 无服务内容或期间描述：所开账单的部分服务提供不够透明。
  
• 收入确认时间错误：增值税申报时间不当，尤其是采用现金制征税时。
  

公司审计通常关注以下方面：

• 服务期间不明确
  
• 增值税信息错误或不完整
  
• 进度付款与服务提供之间的关联不够清晰
  
• 因阶段性账单和最终账单上的金额标注错误导致增值税重复申报
  

企业应相应地记录其流程，以便在审计时能够提供服务提供和里程碑开账单的清晰凭证。