Voortgangsfacturatie is voor veel bedrijven een onmisbare praktijk. Het is ook een veel voorkomende plek om fouten bij het factureren te vinden. Ondernemingen die gedurende lange perioden diensten leveren, moeten de voortgang van hun project correct factureren en tegelijkertijd voldoen aan de wettelijke en fiscale regels. Dit geldt voor bouwprojecten, de uitrol van informatietechnologie (IT), langlopende dienstverleningsovereenkomsten en nog veel meer.

In dit artikel bespreken we voortgangsfacturatie, wanneer het is toegestaan en wat bedrijven moeten overwegen om hun liquiditeit veilig te stellen en auditrisico's te vermijden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is voortgangsfacturatie?
  
• Wanneer is voortgangsfacturatie toegestaan?
  
• Verschillen tussen voorschot-, voortgangs- en eindfacturen
  
• Btw en omzeterkenning op voortgangsfacturen
  
• Wat zijn de formele vereisten voor voortgangsfacturen?
  
• Veel voorkomende fouten en controlerisico's bij voortgangsfacturatie
  

Wat is voortgangsfacturatie?

Een voortgangsfactuur - ook vaak een “tussentijdse factuur” genoemd - wordt uitgegeven voor een deel van het overeengekomen orderbedrag voordat de order volledig is voltooid. Het wordt gebruikt om liquiditeit veilig te stellen en om geleverde diensten of de voortgang van een project te factureren vóór de eindfactuur.

Een wettelijke beschrijving van voortgangsfacturen wordt gegeven in artikel 632a van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB). Ze worden gebruikt voor langlopende, complexe of projectmatige prestaties van diensten waarbij facturering vóór de definitieve voltooiing financieel of organisatorisch zinvol is.

Wanneer wordt voortgangsfacturatie meestal gebruikt?

Voortgangsfacturatie wordt meestal gebruikt in de volgende situaties:

• Langetermijnprojecten: Dit is wanneer het uitvoeren van diensten zich uitstrekt over meerdere maanden of jaren (bijv. bouwprojecten, IT-uitrol, consultancyopdrachten).
  
• Projectgerelateerde diensten: Hiermee kunnen afzonderlijke pakketten of fasen van werk duidelijk worden geparcelleerd.
  
• Hoge ordervolumes: Dit kan de financiële investering van de leverancier beperken en liquiditeit verzekeren.
  
• Mijlpaalcontracten: Deze worden betaald wanneer bepaalde projectdoelen zijn bereikt.
  
• Bouw- en aannemerijsector: Voortgangsfacturatie is de industrienorm en is expliciet wettelijk verplicht.
  
• Standaard uitvoering van diensten: Deze kunnen niet op korte termijn of in een serie worden geleverd.
  
• Contractuele overeenkomsten: Deelfacturen tijdens de uitvoering van diensten zijn toegestaan of bedongen.
  

Voor dit soort diensten helpt voortgangsfacturatie beide contractpartijen om zeker te zijn van de projectplanning. Aannemers worden snel betaald voor de tot dan toe geleverde diensten, terwijl klanten transparantie krijgen in termen van voortgang en budget.

Wanneer is voortgangsfacturatie toegestaan?

In principe is voortgangsfacturatie van de voortgang van het project toegestaan als er diensten worden verleend, een overeenkomstig contract wordt gesloten en de partijen gedeeltelijke betalingen zijn overeengekomen voordat het project is voltooid. Het is belangrijk dat het bedrag van de gedeeltelijke betaling economisch en juridisch gerechtvaardigd is en geen vooruitbetaling vormt zonder dat er diensten zijn geleverd.

Facturen naar rato van de voortgang van het project kunnen worden uitgeschreven als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Er bestaat een effectief contract tussen de partijen waarin de aard, de omvang en de vergoeding van de geleverde diensten worden beschreven.
  
• De betaling naar rato van de voortgang van het werk is contractueel vastgelegd, of wordt tenminste niet uitgesloten, bijvoorbeeld door middel van betalingsplannen, overeenkomsten over mijlpalen of standaardpraktijken in de sector.
  
• De gedeeltelijke uitvoering van de diensten waarvoor de factuur wordt uitgereikt, is al verricht, of er is objectief meetbare vooruitgang geboekt met het project.
  
• Het betalingsbedrag is gepast en redelijk voor de geleverde diensten.
  
• De factuur overschrijdt het totale bedrag van de vergoeding niet. Voortgangsfacturen mogen alleen betrekking hebben op gedeeltelijke bedragen van het overeengekomen totaal.
  

Wettelijk gezien kan iedereen voortgangsfacturen uitreiken. Deze facturen moeten echter altijd objectief gerechtvaardigd en duidelijk gedocumenteerd zijn. Voor individuele contracten is het belangrijk om een expliciete bepaling over voortgangsbetalingen op te nemen om geschillen over bedragen en vervaldata in de toekomst te voorkomen.

Voorschotfacturen zijn niet toegestaan voordat de diensten zijn uitgevoerd. Wettelijk gezien zou er in dit geval een voorschotfactuur moeten worden uitgeschreven. Deze worden anders behandeld dan voorschotfacturen, vooral wat betreft btw en het koppelen van een betaling aan een specifieke prestatie.

Onderscheid tussen voortgangsfacturatie en onrechtmatige vooruitbetaling

Een veelgemaakte fout is om voortgangsfacturatie te gebruiken om liquiditeit veilig te stellen zonder het factuurbedrag op de juiste manier te koppelen aan een specifieke prestatie. Dit is een probleem in de volgende gevallen:

• Er kunnen geen specifieke deelprestaties van diensten worden geïdentificeerd.
  
• De voortgang kan niet worden gecontroleerd.
  
• Het bedrag van de voortgangsfactuur is willekeurig vastgesteld.
  

In deze gevallen is het mogelijk dat het belastingkantoor de factuur niet accepteert, of dat de factuur tijdens een bedrijfscontrole wordt gecategoriseerd als een onrechtmatige vooruitbetaling.

Verschillen tussen voorschot-, voortgangs- en eindfacturen

De termen “depositorekening”, ‘vorderingsfactuur’ en “eindfactuur” worden in de praktijk vaak verward. Er zijn echter significante verschillen op het gebied van tijd, prestaties, belasting en factureringslogica. Het duidelijk onderscheiden van deze drie soorten facturen is belangrijk voor de boekhouding, het omgaan met btw en het verkrijgen van rechtszekerheid tijdens bedrijfscontroles.

Statiegeldfacturen

Bij een voorschotfactuur betaalt de klant vooruit voordat de dienstverlening begint. Het wordt vooral gebruikt als een vorm van zekerheid voor de onderaannemer en is geen bewijs van de uitvoering van de diensten. Vanuit fiscaal oogpunt is het belangrijk dat de btw - afhankelijk van het soort belasting - verschuldigd kan worden zodra de betaling is ontvangen, ook al zijn de diensten nog niet verricht.

Voortgangsfacturen

Een vorderingsfactuur omvat deelprestaties van reeds geleverde diensten of de voortgang van een project. Dit is een standaardpraktijk tijdens de uitvoering van een project en vereist dat de voortgang objectief kan worden gecontroleerd. Voortgangsfacturen worden volledig vermeld op de eindfactuur en verrekend met de totale vergoeding.

Eindfacturen

De eindfactuur wordt gebruikt om de rekening volledig te vereffenen. Ze wordt opgesteld nadat de diensten volledig zijn geleverd en bevat de totale vergoeding die voor de bestelling verschuldigd is. Eerder opgestelde voortgangsfacturen en ontvangen voorschotten worden opgesomd en afgetrokken van het factuurtotaal. Het doel is om het openstaande of creditsaldo te bepalen.

Het juiste type factuur aanwijzen en gebruiken is belangrijk voor ondernemingen. Een onjuist gedeclareerde voortgangsfactuur kan door het belastingkantoor worden beschouwd als een vooruitbetaling. Dit kan gevolgen hebben voor de btw, aftrek van voorbelasting en controlebevindingen. Daarom zijn duidelijke contractbepalingen en een transparante factureringslogica belangrijk.

Btw en omzetverantwoording op voortgangsfacturen

Btw-fouten komen vaak voor op voortgangsfacturen. Terwijl facturering vaak gebaseerd is op de voortgang van het project, is btw onderworpen aan zijn eigen regels - vooral met betrekking tot omzetverantwoording en belastingtermijnen.

Btw kan verschuldigd zijn zodra de voortgangsfactuur wordt uitgereikt. Het kan ook verschuldigd zijn wanneer de betaling daadwerkelijk is ontvangen of de eindfactuur is opgesteld. Bepaalde kenmerken bepalen wanneer de btw verschuldigd is, zoals het soort belasting (bijv. belasting op transactiebasis of belasting op kasbasis) en de datum waarop de diensten zijn verricht. Fouten maken met de btw kan leiden tot belastingachterstanden, rentekosten of problemen die worden gesignaleerd tijdens bedrijfscontroles.

Btw aangeven

Net als op andere fiscale facturen moet op voortgangsfacturen alleen de btw worden vermeld die is verschuldigd over de diensten die worden gefactureerd. Alleen het deel van de prestaties van de diensten die worden gefactureerd, is van belang, niet de totale orderwaarde.

Het is belangrijk om te weten dat de btw verschuldigd wordt zodra de betaling voor de voortgangsfactuur is ontvangen of de gefactureerde prestaties gedeeltelijk zijn verricht. Het wordt niet uitgesteld tot de eindfactuur. Dit betekent dat de btw meestal moet worden aangegeven in de overeenkomstige voorlopige verslagperiode, ongeacht of het hele project is afgerond of niet.

Het volgende is ook van toepassing:

• De btw moet proportioneel in rekening worden gebracht en mag niet worden aangegeven voor het volledige ordertotaal.
  
• De eindfactuur moet duidelijk de btw-bedragen vermelden die op de voortgangsfacturen staan en deze bedragen correct verrekenen om dubbele belastingheffing te voorkomen.
  
• Als er meerdere voortgangsfacturen worden uitgereikt, is volledige documentatie vereist zodat de totale btw die wordt aangegeven, overeenkomt met de btw die wordt toegepast op de totale inkomsten.
  

Een factuur kan onjuiste btw-bedragen aangeven vanwege een onjuiste belastinggrondslag of een onduidelijke prestatieperiode. Als dit gebeurt, kan het belastingkantoor de factuur markeren. Het kan ook leiden tot achterstallige belasting of rentekosten bij een bedrijfscontrole.

Wanneer inkomsten opnemen

Bij belastingheffing op transactiebasis wordt de btw over het algemeen verschuldigd op de datum waarop de diensten worden verricht. Dit is op voorwaarde dat ten minste een deel van de onderliggende prestatie is geleverd. Wat van belang is, is wanneer de prestatie is geleverd of welke prestatieperiode is gefactureerd, niet wanneer de betaling is ontvangen. Daarom moeten ondernemingen btw afdragen aan het belastingkantoor voordat hun klanten hun facturen hebben betaald.

Aan de andere kant is bij belastingheffing op kasbasis - mits dit is toegestaan en overeengekomen met de belastingdienst - pas btw verschuldigd als de betaling voor de voortgangsfactuur is ontvangen. Deze vorm van belastingheffing kan kleinere bedrijven en dienstverleners een liquiditeitsboost geven omdat ze pas belasting verschuldigd worden als de voortgangsfactuur is betaald.

Wat zijn de formele vereisten voor voortgangsfacturen?

Formele fouten behoren tot de meest voorkomende redenen voor belastingkantoren en accountants om voortgangsfacturen te markeren. Omdat voortgangsfacturen vaak worden gegenereerd tijdens lopende projecten, is er een verhoogd risico dat verplichte informatie onduidelijk is of over het hoofd wordt gezien.

Naast de algemene wettelijke factuurinformatie moet op voortgangsfacturen ook worden aangegeven welke deelprestatie van diensten wordt gefactureerd, wat de tijdsperiode is en hoe de voortgangsbetaling wordt opgenomen in de eindfactuur. Duidelijke facturering is belangrijk vanuit fiscaal oogpunt en voor transparantie met klanten.

Voortgangsfacturen moeten de wettelijk verplichte factuurinformatie bevatten, waaronder het volgende:

• Volledige naam en adres van de ontvanger van de verrichte diensten
  
• Fiscaal identificatienummer of btw-identificatienummer (btw-ID)
  
• Factuurdatum en -nummer
  
• Periode van uitvoering van de diensten
  
• Beschrijving van de uitvoering van de diensten of de uitvoeringsperiode
  
• Nettotaal, btw-tarief en btw-bedrag
  
• Betalingsvoorwaarden en -termijn
  
• Duidelijke vermelding dat het document een voortgangsfactuur is
  

Geautomatiseerde mijlpaalfacturatie in de praktijk

Voor lopende projecten met meerdere mijlpaalbetalingen is het bijzonder belangrijk om facturering, bewijs van de uitvoering van diensten en belastinginformatie op elkaar af te stemmen. Met Stripe Invoicing kun je voortgangs- en mijlpaalfacturen direct koppelen aan de voortgang van het project. Facturatie kan gedefinieerde mijlpalen automatisch overbrengen naar facturen zodra ze zijn bereikt.

Facturatie houdt consequent rekening met relevante verplichte informatie, zoals de prestatieperiode en btw. Door de tool te integreren in je betalings- en boekhoudsystemen kun je bijhouden welke prestaties al zijn gefactureerd, wat het openstaande bedrag is en welk bedrag wordt verrekend op de eindfactuur. Tegelijkertijd maakt automatisering de coördinatie met je klanten eenvoudiger en vermindert het handmatige fouten.

Met geautomatiseerde processen kun je bijvoorbeeld je workflows voor voortgangsfacturatie structureren en tegelijkertijd consequent voldoen aan fiscale en wettelijke eisen.

Veelvoorkomende fouten en controlerisico's bij voortgangsfacturatie

Voortgangsfacturen worden vaak beoordeeld tijdens bedrijfscontroles. Dit komt omdat ze tegelijkertijd van invloed zijn op het contractrecht, het bewijs van de uitvoering van diensten, de btw en het tijdstip van omzetverantwoording. Al deze kenmerken bevatten vaak formele en inhoudelijke fouten.

Zelfs kleine onnauwkeurigheden - zoals onduidelijke beschrijvingen van diensten, onjuiste btw-bedragen of verrekeningsfouten op de eindfactuur - kunnen ertoe leiden dat voortgangsfacturen worden gemarkeerd door een belastingprofessional. Veel voorkomende gevolgen hiervan zijn belastingachterstanden, rentekosten of correcties over meerdere belastbare perioden.

Hieronder bespreken we veelvoorkomende fouten, onnauwkeurigheden waar accountants op letten en hoe ondernemingen factureringsprocessen kunnen ontwerpen om auditrisico's vroegtijdig te minimaliseren.

Veel voorkomende fouten op voortgangsfacturen zijn onder andere de volgende:

• Geen duidelijke aanduiding: De factuur is niet duidelijk gemarkeerd als een voortgangsfactuur.
  
• Onjuist btw-bedrag: De btw wordt vermeld in verhouding tot het eindtotaal in plaats van de vooruitbetaling.
  
• Geen omschrijving van de uitvoering van de diensten of tijdsperiode: De gedeeltelijke uitvoering van de diensten die gefactureerd worden, is niet voldoende transparant.
  
• Onjuiste timing voor omzetverantwoording: De btw wordt op het verkeerde moment aangegeven, vooral als belasting op kasbasis wordt toegepast.
  

Bedrijfscontroles richten zich vaak op het volgende:

• Onduidelijke prestatietermijnen.
  
• Onjuiste of onvolledige btw-informatie
  
• Onvoldoende duidelijke verbanden tussen voortgangsbetalingen en prestaties van diensten
  
• Dubbele btw-rapportage door onjuiste bedragen op voortgangs- en eindfacturen
  

Ondernemingen moeten hun processen dienovereenkomstig documenteren, zodat ze tijdens een controle duidelijk bewijs kunnen leveren van de prestaties van geleverde diensten en gefactureerde mijlpalen.