La facturación progresiva es una práctica indispensable para muchas empresas. También es un lugar común para encontrar errores de Invoicing. Las empresas que prestan servicios durante largos períodos deben facturar correctamente el progreso de su proyecto cumpliendo con las normas legales y fiscales. Esto es cierto para proyectos de construcción, implementaciones de tecnología de la información (TI), contratos de servicios a largo plazo, etc.

En este artículo, analizamos la facturación progresiva, cuándo está permitida y qué deben tener en cuenta las empresas para garantizar su liquidez y evitar riesgos de auditoría.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación progresiva?
  
• ¿Cuándo se permite la facturación progresiva?
  
• Diferencias entre depósito, progreso y facturas finales
  
• Impuesto al valor agregado (IVA) y reconocimiento de ingresos sobre facturas en curso
  
• ¿Cuáles son los requisitos formales para las facturas en progreso?
  
• Errores comunes y riesgos de auditoría con facturación progresiva
  

¿Qué es la facturación progresiva?

Una factura progresiva también conocida con frecuencia como «factura provisional», se emite por una parte del total del pedido acordado antes de que se complete el pedido y se utiliza para garantizar la liquidez y facturar servicios prestados o los progresos realizados en un proyecto antes de la factura final.

En el artículo 632a del Código Civil alemán (BGB) figura una descripción legal de las facturas progresivas. Estas se utilizan para prestar servicios de larga duración en proyectos largos o complejos, en los cuales la facturación antes de la terminación final tiene sentido desde el punto de vista financiero u organizativo.

¿Cuándo se suele utilizar la facturación progresiva?

La facturación progresiva se suele utilizar en las siguientes situaciones:

• Proyectos a largo plazo: con ellos, la prestación de servicios se extiende varios meses o años (por ejemplo, proyectos de construcción, implementaciones de TI, asignaciones de consultoría).
  
• Servicios relacionados con proyectos: con ellos, se pueden repartir claramente paquetes o fases de trabajo particulares.
  
• Volúmenes de pedidos altos: esto puede limitar la inversión financiera del proveedor y asegurar la liquidez.
  
• Contratos de hitos: se pagan cuando se alcanzan los objetivos definidos del proyecto.
  
• Sector de la construcción y la contratación: facturación progresiva es el estándar y está expresamente exigido por la ley.
  
• Prestación independiente de servicios: estos no se pueden prestar con poca antelación ni en serie.
  
• Contratos contractuales: se permiten o estipulan facturas parciales durante la prestación de servicios.
  

Para este tipo de servicios, la facturación progresiva ayuda a ambas partes contratantes a mantener la seguridad en la planificación del proyecto. Esto se da a que los contratistas reciben pagos puntuales por los servicios prestados hasta ahora, mientras que los clientes reciben transparencia en términos de progreso y presupuesto.

¿Cuándo se permite la facturación progresiva?

En principio, se permite la facturación progresiva cuando se prestan servicios, se celebra el contrato correspondiente y las partes acuerdan pagos parciales antes de la finalización del proyecto. Es importante que el importe del pago parcial esté justificado económica y legalmente y no constituya un pago anticipado sin la prestación de los servicios.

Las facturas progresivas se pueden emitir con los siguientes requisitos previos:

• Existe un contrato efectivo entre las partes que describe la naturaleza, el alcance y la remuneración de la prestación de servicios.
  
• El pago progresivo está estipulado (o al menos, no excluido) por el contrato, como a través de Planes de pago, acuerdos de hitos o prácticas estándar del sector.
  
• Ya se ha hecho la prestación parcial de los servicios por los que se emite la factura o se ha avanzado objetivamente en el proyecto.
  
• El importe del pago es adecuado y razonable para la prestación de los servicios.
  
• La factura no supera el importe total de la remuneración. Las facturas progresivas deben ser únicamente por importes parciales del total acordado.
  

Legalmente, cualquier persona puede emitir facturas progresivas. Sin embargo, estas facturas siempre deben estar justificadas de manera objetiva y documentadas con claridad. Para contratos particulares, es importante incluir una disposición explícita sobre pagos progresivos a fin de evitar disputas sobre importes y fechas de vencimiento en el futuro.

No se permiten facturas progresivas antes de que se haya producido la prestación de los servicios. Legalmente, en este caso sería necesario emitir una factura de depósito. Estas se gestionan de forma diferente a las facturas progresivas, especialmente en lo que respecta al IVA y a la vinculación de un pago a una prestación específica.

Distinciones entre facturación progresiva y pago anticipado ilegal

Un error habitual es utilizar la facturación progresiva para asegurar la liquidez sin vincular adecuadamente el importe de la factura a una prestación de servicios específica. Esto supone un problema en los siguientes casos:

• No se puede identificar un rendimiento parcial específico de los servicios.
  
• No se pudo verificar el progreso.
  
• El importe de la factura progresiva se fijó arbitrariamente.
  

En estos casos, es posible que las autoridades fiscales no acepten la factura o que la factura se clasifique como un pago anticipado ilegal durante una auditoría de empresa.

Diferencias entre depósito, progreso y facturas finales

Los términos «factura de depósito», «factura progresiva» y «factura final» suelen confundirse en la práctica, pero existen diferencias significativas entre ellas en cuanto al tiempo, prestación de servicios, tributación y lógica de facturación. Es importante separar claramente estos tres tipos de facturas para llevar la contabilidad, gestionar el IVA y lograr seguridad legal durante las auditorías de las empresas.

Facturas de depósito

Una factura de depósito implica que un cliente pague por adelantado antes de que comience la prestación de los servicios. Se utiliza principalmente como una forma de seguridad para el contratista y no es una prueba de la prestación de los servicios. Desde una perspectiva fiscal, lo que importa es que el IVA, según el tipo de tributación, puede vencer en cuanto se reciba el pago, a pesar de que la prestación de los servicios aún no haya sucedido.

Facturas progresivas

Una factura progresiva incluye las prestaciones parciales de servicios ya prestados o los avances logrados en un proyecto. Es una práctica estándar durante la ejecución de un proyecto y requiere que los avances puedan verificarse objetivamente. Las facturas progresivas se indican en su totalidad en la factura final y se compensan con la remuneración total.

Facturas finales

La factura final se utiliza para acreditar íntegramente la cuenta. Se elabora una vez que la prestación de los servicios se realizó en su totalidad y contiene la remuneración total adeudada por el pedido. Se enumeran y deducen del total de la factura los anticipos recibidos y las facturas progresivas emitidas con anterioridad. El objetivo es determinar el saldo pendiente o acreedor.

Para las empresas es importante designar y utilizar el tipo correcto de factura. Las autoridades fiscales pueden considerar una factura progresiva incorrectamente declarada, lo que puede afectar al IVA, a las deducciones del impuesto soportado y a los resultados de las auditorías. Por ese motivo, es importante contar con disposiciones contractuales claras y una lógica de facturación transparente.

Impuesto al valor agregado (IVA) y reconocimiento de ingresos sobre facturas progresivas

Los errores IVA suelen ser comunes en las facturas progresivas, pero el IVA está sujeto a sus propias normas, especialmente en lo que respecta al reconocimiento de ingresos y los plazos gravados.

El IVA puede vencer tan pronto como se emite la factura progresiva. También puede vencer cuando se recibe el pago o se prepara la factura final. Ciertas funcionalidades determinan cuándo debe pagarse el IVA, como el tipo de tributación (por ejemplo, tributación establecida en el devengo o establecida en efectivo) y la fecha de prestación de los servicios. Cometer errores con IVA puede dar lugar a atrasos gravados, cargos por intereses o problemas que pueden marcarse durante las auditorías de la empresa.

Indicar IVA

Al igual que otras facturas de impuestos, en las facturas progresivas solo se debe indicar el IVA adeudado por los servicios que se facturan. Importa únicamente la parte de la prestación de servicios que se factura, no el valor total del pedido.

Es importante tener en cuenta que el IVA vence tan pronto como se recibe el pago de la factura progresiva o se hace la prestación parcial de los servicios que se facturan. No se aplaza hasta la factura final. Esto significa que, por lo general, el IVA debe declararse en el período preliminar correspondiente, independientemente de que esté terminado o no todo el proyecto.

También se aplican los siguientes:

• Debe cobrarse IVA de manera proporcional y no debe indicarse para el total del pedido.
  
• La factura final debe indicar claramente los importes de IVA contenidos en las facturas progresivas y compensar de forma correcta estos importes para evitar la doble tributación.
  
• Si se emiten múltiples facturas progresivas, se requiere documentación completa, por lo que el IVA total indicado se alinea con el IVA aplicado al total de ingresos.
  

Una factura podría indicar importes incorrectos del IVA debido a una base gravable incorrecta o a la prestación poco clara del período de servicio. Si esto sucede, la agencia fiscal podría marcar la factura. También puede dar lugar a atrasos tributarios o cargos de intereses durante una auditoría de la empresa.

Cuándo reconocer ingresos

Con la tributación establecida en el devengo, el IVA suele vencer en la fecha de la prestación de los servicios, siempre que se haya prestado al menos una parte de la prestación subyacente. Lo que importa es cuándo se realiza la prestación o qué período de ejecución se factura, no cuándo se recibe el pago. Por lo tanto, las empresas deben remitir el IVA a la agencia fiscal antes de que sus clientes acrediten realmente sus facturas.

Por otro lado, con la tributación establecida en efectivo, siempre que esté permitida y haya sido acordada con la agencia fiscal, el IVA no vence hasta que se reciba el pago de la factura progresiva. Esto puede ofrecer a las empresas más pequeñas y a los proveedores de servicios un aumento de liquidez, ya que no están obligadas a gravar hasta que se haya pagado la factura progresiva.

¿Cuáles son los requisitos formales para las facturas progresivas?

Los errores formales se encuentran entre las razones más comunes por las que las agencias fiscales y los auditores marcan las facturas progresivas. Debido a que las facturas progresivas a menudo se generan durante proyectos en curso, existe un mayor riesgo de que la información obligatoria no sea clara o se pase por alto.

Además de la información general de la factura legal, las facturas progresivas también deben identificar qué prestación parcial de los servicios se está facturando, su período y cómo se incluye el pago progresivo en la factura final. Una facturación clara es importante desde una perspectiva fiscal y para la transparencia con los clientes.

Las facturas progresivas deben contener la información obligatoria de la factura exigida por la ley, lo que incluye lo siguiente:

• Nombre completo y dirección del destinatario de la prestación de servicios
  
• Número de identificación fiscal o número de identificación a efectos del IVA (número de IVA)
  
• Fecha y número de factura
  
• Período de prestación de los servicios
  
• Descripción de la prestación de servicios o del período de prestación
  
• Total neto, tasa IVA e importe IVA
  
• Condiciones y plazo de pago
  
• Indicación clara de que el documento es una factura progresiva
  

Facturación automatizada por hitos en la práctica

Para los proyectos en curso con varios pagos por etapas, es muy importante alinear Invoicing, la prueba del desempeño de los servicios y la información fiscal. Con Stripe Invoicing, puedes enlazar el progreso y las facturas por etapas directamente con el progreso del proyecto. Invoicing puede transferir hitos definidos a facturas de forma automática, tan pronto como se logran.

Invoicing tiene en cuenta constantemente la información obligatoria importante, como el período de cumplimiento e IVA. La integración de la herramienta en tus sistemas de pago y contabilidad hace que puedas monitorear qué rendimientos ya se facturaron, el importe pendiente y el importe que se compensa en la factura final. Al mismo tiempo, la automatización facilita la coordinación con tus clientes y reduce los errores manuales.

Por ejemplo, los procesos automatizados te permiten estructurar tus flujos de trabajo de facturación progresiva, al mismo tiempo que cumplen de manera constante con los requisitos fiscales y legales.

Errores comunes y riesgos de auditoría con facturación progresiva

Durante las auditorías de las empresas se revisan con frecuencia las facturas progresivas, ya que afectan simultáneamente al derecho contractual, la prueba de la prestación de servicios, el IVA y el momento del reconocimiento de ingresos. Todas estas funcionalidades suelen contener errores de forma y contenido.

Incluso las imprecisiones menores, como descripciones poco claras de los servicios, importes incorrectos del IVA o errores de compensación en la factura final, pueden dar lugar a que un experto tributario marque las facturas progresivas. Las consecuencias comunes de esto incluyen atrasos gravados, cargos por intereses o correcciones en múltiples períodos sujetos a impuestos.

A continuación, analizamos los errores más comunes, las imprecisiones que buscan los auditores y cómo las empresas pueden diseñar procesos de facturación para minimizar los riesgos de auditoría a tiempo.

Los errores más comunes en las facturas progresivas incluyen los siguientes:

• No hay una indicación clara: la factura no está marcada claramente como factura progresiva.
  
• Importe de IVA incorrecto: se indica el IVA en relación con el total final en lugar del pago por etapas.
  
• No hay descripción de la prestación de los servicios ni del período: la prestación parcial de los servicios que se facturan no es lo suficientemente transparente.
  
• Momento incorrecto para el reconocimiento de ingresos: el IVA se declara en el momento equivocado, especialmente si se aplica la tributación establecida en efectivo.
  

Las empresas suelen auditar centrándose en lo siguiente:

• Períodos de ejecución poco claros
  
• Información incorrecta o incompleta sobre el IVA
  
• Relaciones poco claras entre los pagos por etapas y las prestaciones de servicios
  
• Doble declaración del IVA por importes incorrectos indicados en las facturas progresivas y finales
  

Las empresas deben documentar sus procesos como corresponde para que, durante una auditoría, puedan proporcionar evidencia clara del rendimiento de los servicios prestados y los hitos facturados.