Delfakturering är en oumbärlig metod för många företag. Det är också en vanlig plats där man kan upptäcka fel i faktureringen. Företag som tillhandahåller tjänster under långa perioder måste fakturera sina projekt korrekt samtidigt som de följer juridiska och skattemässiga regler. Detta gäller för byggprojekt, IT-lanseringar, långsiktiga serviceavtal med mera.

I den här artikeln diskuterar vi delfakturering, när det är tillåtet och vad företag bör tänka på för att säkra sin likviditet och undvika revisionsrisker.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är delfakturering?
  
• När är delfakturering tillåten?
  
• Skillnader mellan depositions-, del- och slutfakturor
  
• Mervärdesskatt (moms) och intäktsredovisning på delfakturor
  
• Vilka är de formella kraven för delfakturor?
  
• Vanliga fel och revisionsrisker vid delfakturering
  

Vad är delfakturering?

En delfaktura – även kallad preliminär faktura – utfärdas för en del av den överenskomna beställningens totalbelopp innan beställningen är helt slutförd. Den används för att säkra likviditet och för att fakturera utförda tjänster eller framsteg som gjorts i ett projekt före den slutfakturan.

En laglig beskrivning av delfakturor finns i avsnitt 632a i den tyska civillagen (BGB). De används för långvariga, komplexa eller projektbaserade tjänster där fakturering före slutligt slutförande är meningsfullt ur ett ekonomiskt eller organisatoriskt perspektiv.

När används vanligtvis delfakturering?

Delfakturering används vanligtvis i följande situationer:

• Långsiktiga projekt: Det är här tjänsteutförandet sker under flera månader eller år (t.ex. byggprojekt, IT-lanseringar, konsultuppdrag).
  
• Projektrelaterade tjänster: Med dessa kan enskilda paket eller arbetsfaser tydligt delas upp.
  
• Höga beställningsvolymer: Detta kan begränsa leverantörens finansiella investeringar och säkra likviditeten.
  
• Milstolpeavtal: Dessa betalas när definierade projektmål uppnås.
  
• Bygg- och entreprenadsektorn: Delfakturering är branschstandard och krävs uttryckligen enligt lag.
  
• Fristående utförande av tjänster: Dessa kan inte utföras med kort varsel eller i en serie.
  
• Kontraktsmässiga avtal: Delfakturor under utförandet av tjänster är tillåtna eller föreskrivna.
  

För den här typen av tjänster hjälper delfakturering båda parter med säkerhet i projektplaneringen. Entreprenörer får betalt snabbt för tjänster som utförts hittills, medan kunderna får transparens gällande framsteg och budget.

När är delfakturering tillåten?

I princip är delfakturering tillåten när tjänster tillhandahålls, ett motsvarande avtal ingås och parterna har kommit överens om delbetalningar innan projektet slutförs. Det är viktigt att beloppet för delbetalningen är ekonomiskt och juridiskt motiverat och inte utgör förskottsbetalning utan att tjänsterna tillhandahålls.

Delfakturor kan utfärdas under förutsättning att följande villkor är uppfyllda:

• Det finns ett effektivt avtal mellan parterna som beskriver tjänsternas art, omfattning och ersättning.
  
• Delbetalningen föreskrivs – eller utesluts åtminstone inte – i avtalet, till exempel genom betalningsplaner, milstolpar eller branschens standardpraxis.
  
• Delvis utförande av tjänster för vilka fakturan utfärdas har redan gjorts eller objektivt mätbara framsteg har gjorts i projektet.
  
• Betalningsbeloppet är lämpligt och rimligt för utförandet av tjänsterna.
  
• Fakturan får inte överstiga det totala ersättningsbeloppet. Delfakturor får endast avse delbelopp av det överenskomna totalbeloppet.
  

Enligt lag kan vem som helst utfärda delfakturor. Dessa fakturor måste dock alltid vara objektivt motiverade och tydligt dokumenterade. För enskilda avtal är det viktigt att inkludera en uttrycklig bestämmelse om delbetalningar för att undvika tvister om belopp och förfallodatum i framtiden.

Delfakturor är inte tillåtna innan tjänsterna har utförts. Juridiskt sett skulle en depositionsfaktura behöva utfärdas i detta fall. Dessa hanteras annorlunda än delfakturor, särskilt när det gäller moms och att koppla en betalning till en viss prestation.

Skillnader mellan delfakturering och olaglig förskottsbetalning

Ett vanligt fel är att använda delfakturering för att säkra likviditeten utan att korrekt koppla fakturabeloppet till ett specifikt utförande av tjänster. Detta är ett problem i följande fall:

• Det går inte att identifiera något specifikt partiellt utförande av tjänster.
  
• Förloppet kan inte verifieras.
  
• Beloppet för fakturan fastställdes godtyckligt.
  

I dessa fall kan det hända att skattemyndigheten inte godtar fakturan, eller att fakturan under en företagsrevision kan kategoriseras som en olaglig förskottsbetalning.

Skillnader mellan depositions-, del- och slutfakturor

Termen ”insättningsfaktura”, ”depositionsfaktura” och ”slutfaktura” blandas ofta ihop i praktiken. Det finns dock betydande skillnader mellan dem när det gäller tid, utförande av tjänster, beskattning och faktureringslogik. Att tydligt separera dessa tre typer av fakturor är viktigt för bokföringen, hanteringen av moms och för att uppnå juridisk säkerhet under företagets revisioner.

Depositionsfakturor

En depositionsfaktura innebär att en kund betalar i förskott innan tjänsterna börjar utföras. Den används främst som en form av säkerhet för uppdragstagaren och är inte ett bevis på att tjänsterna har utförts. Det som är viktigt ur skattesynpunkt är att momsen – beroende på typ av beskattning – kan förfalla så snart betalningen tas emot, även om tjänsterna ännu inte har utförts.

Delfakturor

En delfaktura omfattar delvis utförda tjänster som redan har utförts eller framsteg som har gjorts med ett projekt. Det är standard under genomförandet av ett projekt och kräver att framstegen kan verifieras objektivt. Delfakturor anges i sin helhet på slutfakturan och kvittas mot den totala ersättningen.

Slutfakturor

Slutfakturan används för att avräkna kontot. Den sammanställs när tjänsterna har utförts till fullo och innehåller den totala ersättning som ska betalas för beställningen. Tidigare utfärdade delfakturor och mottagna förskott listas och dras av från fakturasumman. Syftet är att fastställa det utestående beloppet eller kreditsaldot.

Att identifiera och använda rätt typ av faktura är viktigt för företag. En felaktigt deklarerad delfaktura kan betraktas som en förskottsbetalning av skattemyndigheterna. Detta kan påverka moms, avdrag för ingående skatt och revisionsresultat. Därför är det viktigt med tydliga avtalsbestämmelser och transparent faktureringslogik.

Mervärdesskatt (moms) och intäktsredovisning på delfakturor

Momsfel är vanliga på delfakturor. Även om fakturering ofta är baserad på projektframsteg omfattas moms av egna regler, särskilt när det gäller intäktsredovisning och skattetidsfrister.

Moms kan förfalla så snart delfakturan har utfärdats. Den kan också förfalla när betalning faktiskt tas emot eller slutfakturan sammanställs. Vissa faktorer avgör när moms ska erläggas, t.ex. typen av skatt (t.ex. redovisning med faktura- eller kontantmetoden) och datumet för utförandet av tjänsterna. Misstag med moms kan leda till att försenade skattebetalningar, räntekostnader eller problem som flaggas under företagets revisioner.

Ange moms

I likhet med andra skattefakturor får delfakturor endast innehålla den moms som ska betalas för de tjänster som faktureras. Endast den del av utförandet av tjänsterna som faktureras spelar roll, inte det totala ordervärdet.

Det är viktigt att notera att moms förfaller så snart betalning för delfakturan mottagits eller delutförandet av de tjänster som fakturan avser har utförts. Momsen skjuts inte upp till slutfakturan. Det innebär att moms vanligtvis måste deklareras under motsvarande preliminära rapporteringsperiod, oavsett om hela projektet är slutfört eller inte.

Följande gäller också:

• Moms måste debiteras proportionellt och får inte anges för hela beställningen.
  
• Slutfakturan måste tydligt ange de momsbelopp som finns i delfakturorna och korrekt kvitta dessa belopp för att undvika dubbel beskattning.
  
• Om flera delfakturor utfärdas krävs fullständig dokumentation så att den totala momsen överensstämmer med den moms som tillämpas på de totala intäkterna.
  

En faktura kan indikera felaktiga momsbelopp på grund av felaktig skattebas eller otydligt resultat under tjänsteperioden. Om detta händer kan skattekontor flagga fakturan. Det kan också leda till restskatt eller räntekostnader under en företagsrevision.

När ska intäkter redovisas

Vid periodiserad beskattning förfaller moms i allmänhet till betalning på den dag då tjänsterna utförs. Detta förutsatt att minst en del av det underliggande resultatet har utförts. Det viktiga är när arbetet utförs eller vilken prestationsperiod som faktureras – inte när betalning tas emot. Därför är företag skyldiga att betala in moms till skattekontoret innan kunderna faktiskt avräknar sina fakturor.

Vid kontantbaserad redovisning – förutsatt att det är tillåtet och har avtalats med skattekontoret – förfaller moms inte förrän betalning för delfakturan har mottagits. Den här typen av beskattning kan ge mindre företag och tjänsteleverantörer en likviditetsökning eftersom de inte blir skatteskyldiga förrän delfakturan har betalats.

Vilka är de formella kraven för delfakturor?

Formella fel är bland de vanligaste orsakerna till att skattekontor och revisorer flaggar delfakturor. Eftersom delfakturor ofta genereras under pågående projekt finns det en ökad risk för att obligatoriska uppgifter blir otydliga eller förbises.

Utöver den allmänna lagstadgade fakturainformationen måste det på delfakturorna också anges vilken del av prestationen som faktureras, dess tidsperiod och hur delbetalningen ingår i slutfakturan. Tydlig fakturering är viktigt ur skattesynpunkt och för transparensen gentemot kunderna.

Delfakturor måste innehålla den obligatoriska fakturainformation som krävs enligt lag, inklusive följande:

• Fullständigt namn och adress till mottagaren av tjänsten
  
• Organisationsnummer eller momsregistreringsnummer
  
• Fakturadatum och fakturanummer
  
• Period för utförande av tjänster
  
• Beskrivning av utförandet av tjänster eller utförandeperioden
  
• Nettosumma, momssats och momsbelopp
  
• Betalningsvillkor och tidsfrist
  
• Tydlig indikation på att dokumentet är en delfaktura
  

Automatiserad delfakturering i praktiken

För pågående projekt med betalningar för flera milstolpar är det särskilt viktigt att anpassa fakturering, bevis på utförda tjänster och skatteinformation. Med Stripe Invoicing kan du länka fakturor med förlopp och milstolpar direkt till projektets status. Invoicing kan överföra definierade milstolpar till fakturor automatiskt, så snart de har uppnåtts.

Invoicing tar konsekvent hänsyn till relevanta obligatoriska uppgifter, t.ex. utförandeperiod och moms. Genom att integrera verktyget i dina betalnings- och bokföringssystem kan du övervaka vilka prestationer som redan har fakturerats, det utestående beloppet och det belopp som kvittas på den slutliga fakturan. Samtidigt gör automatiseringen samordningen med dina kunder enklare och minskar antalet manuella fel.

Med automatiserade processer kan du till exempel strukturera dina arbetsflöden för delfakturering samtidigt som du konsekvent följer skatte- och lagkrav.

Vanliga fel och revisionsrisker vid delfakturering

Delfakturor granskas ofta under företagsrevisioner. Detta beror på att de samtidigt påverkar avtalsrätten, bevis på att tjänsterna utförts, moms och tidpunkten för intäktsredovisning. Alla dessa inslag innehåller ofta formella fel och innehållsfel.

Även mindre felaktigheter – som otydliga beskrivningar av tjänster, felaktiga momsbelopp eller kvittningsfel på slutfakturan – kan leda till att en skatteexpert flaggar delfakturor. Vanliga konsekvenser av detta är restskatt, räntekostnader eller korrigeringar under flera skatteperioder.

Nedan diskuterar vi vanliga fel, felaktigheter som revisorer letar efter och hur företag kan utforma faktureringsprocesser för att minimera revisionsrisker tidigt.

Vanliga fel på delfakturor inkluderar följande:

• Ingen tydlig indikation: Fakturan är inte tydligt markerad som en delfaktura.
  
• Felaktigt momsbelopp: Moms anges i förhållande till den slutliga summan istället för delbetalningen.
  
• Ingen beskrivning av utförandet av tjänster eller tidsperiod: Det är inte tillräckligt tydligt att de tjänster som faktureras delvis utförts.
  
• Felaktig tidpunkt för intäktsredovisning: Moms deklareras vid fel tidpunkt, särskilt om kontantbaserad redovisning tillämpas.
  

Företagens revisioner fokuserar ofta på följande:

• Otydliga utförandeperioder
  
• Felaktiga eller ofullständiga uppgifter om moms
  
• Otydliga kopplingar mellan delbetalningar och utförandet av tjänster
  
• Dubbelrapportering av moms på grund av felaktiga belopp som angetts på del- och slutfakturor
  

Företag bör dokumentera sina processer i enlighet med detta så att de under en revision kan tillhandahålla tydliga bevis på utförandet av utförda tjänster och fakturerade milstolpar.