As empresas na Alemanha normalmente emitem faturas aos seus clientes após a prestação completa do serviço. Mas também é possível faturar primeiro e executar o serviço depois—por exemplo, usando uma fatura de adiantamento.

Este artigo explica o que é uma fatura de adiantamento, os requisitos jurídicos que ela deve atender e como registrá-la corretamente na contabilidade. Também abordaremos como compensar pré-pagamentos com faturas finais, formas de lidar com casos especiais e os riscos de auditoria que você precisa conhecer.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é uma fatura de adiantamento?
  
• Requisitos para a emissão de uma fatura de adiantamento
  
• Requisitos para o lançamento de faturas de adiantamento
  
• Como os pagamentos antecipados são compensados em uma fatura final?
  
• Casos especiais: faturas de adiantamento e IVA
  
• Riscos de auditoria envolvidos na emissão de faturas de adiantamento
  

What is an advance invoice?

As the name suggests, an advance invoice is a bill businesses issue to receive prepayment for a future service or supply. Unlike a partial invoice, which covers work already performed, an advance invoice is generated before work begins.

In Germany, they are frequently used for large orders or projects to secure financing ahead of time, minimize the risk of nonpayment, and protect the supplier’s liquidity. The vendor applies these upfront funds to the final invoice upon completion of the service or supply.

Advance invoices and value-added tax

Just like any other transaction, these early payments are also subject to tax. That means advance invoices have to be issued inclusive of value-added tax (VAT). Under § 13 of the German VAT Act (UStG), VAT arises as soon as the vendor receives the prepaid transfer—that is, when the customer settles the advance invoice. The supplier must remit the VAT to the tax office regardless if the service or supply has not yet taken place in full. With prepayments, VAT is due as soon as funds clear, irrespective of if the company uses an accrual or cash basis for levy purposes.

Businesses eligible to deduct input tax can claim any of it as soon as they have made the payment. The upfront bill serves as the necessary evidence. Therefore, suppliers are obligated to issue an advance invoice to any commercial, taxable clients who qualify to deduct input tax. This does not extend to customers who don’t qualify.

Requisitos para a emissão de uma fatura de adiantamento

Uma fatura de adiantamento deve atender a requisitos específicos que não se aplicam às faturas padrão. Primeiramente, ela precisa indicar claramente que se trata de uma “fatura de adiantamento”, para que o destinatário compreenda que o pré-pagamento é devido. Também deve informar a previsão do período de execução; caso esse período seja desconhecido, a fatura deve conter uma observação correspondente. Por fim, é importante descrever o serviço ou o fornecimento com o máximo de detalhes possível.

Ela também deve conter todas as demais informações obrigatórias exigidas para uma fatura correta, de acordo com o § 14, inciso 4, da UStG:

• Nome completo e endereço do vendedor
  
• Nome completo e endereço do comprador
  
• Um número de fatura sequencial e exclusivo
  
• Data de emissão da fatura
  
• O identificador fiscal atribuído ao vendedor pelas autoridades fiscais ou o identificador de IVA fornecido pelo Órgão Tributário Federal Central
  
• Valores líquidos e brutos
  
• A alíquota de imposto aplicável e o respectivo valor do tributo ou, no caso de isenção fiscal, uma referência à isenção.
  

A Stripe ajuda a garantir que seu faturamento esteja totalmente em conformidade. Com o Stripe Invoicing, você pode gerar, modificar e enviar faturas profissionais em um piscar de olhos. Seja uma fatura padrão, parcial ou de adiantamento, todas as informações exigidas são adicionadas automaticamente. Além disso, a Stripe acompanha automaticamente o status das faturas, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos.

Requisitos para o lançamento de faturas de adiantamento

O lançamento de faturas de adiantamento na contabilidade exige uma separação clara entre os valores pagos antecipadamente e os valores recebidos antecipadamente. Do ponto de vista contábil, as faturas de adiantamento funcionam como contas a receber ou contas a pagar, dependendo de o valor ser destinado a você ou proveniente de você.

Pagamento de adiantamento

Ao pagar um adiantamento a um fornecedor, você o registra inicialmente como um pagamento antecipado, pois o produto ou o serviço ainda não foi iniciado. Ele aparece no balanço patrimonial como um ativo, já que os fundos já foram retirados da sua conta enquanto a prestação do serviço ainda está pendente. Quando a entrega ocorre, o adiantamento é reclassificado como despesa ou continua sendo reconhecido como ativo, dependendo da natureza do serviço ou do fornecimento.

Há várias etapas para registrar um adiantamento pago:

• Lançar o adiantamento: Registre-o em uma conta de pagamentos antecipados assim que o primeiro pagamento for enviado ao fornecedor.
  
• Lançar a fatura final: Após a entrega, registre a fatura final do fornecedor.
  
• Compensação do adiantamento: Deduza o valor pago como adiantamento do valor total da fatura do fornecedor.
  
• Lançar o pagamento final: Registre o valor restante como pagamento final.
  

Recebimento de adiantamento

Se você receber um adiantamento, registre-o assim que os fundos forem creditados. Não importa se uma fatura de adiantamento foi emitida; o ponto principal é que o pagamento do cliente chegue à sua conta empresarial.

O IVA sobre o valor pré-pago deve ser repassado no período de apuração preliminar em que os fundos forem recebidos, ou seja, ele é devido antes da execução.

O registro de um adiantamento recebido envolve várias etapas:

• Lançar o adiantamento: Assim que os fundos chegarem, registre-o como um passivo, pois a execução ainda está pendente.
  
• Lançar a fatura final: Assim que o fornecimento for realizado integralmente, emita a fatura final e compense o adiantamento com o valor total.
  
• Liquidar o adiantamento: Quite o passivo referente ao adiantamento recebido transferindo o valor para a fatura final.
  
• Lançar o pagamento final: Após deduzir o adiantamento, registre o pagamento restante do cliente como conta a receber.
  

Como os pagamentos antecipados são compensados em uma fatura final?

É necessário compensar corretamente os pagamentos antecipados na fatura final emitida posteriormente. Um dos motivos para isso é evitar cobrar inadvertidamente do cliente um valor total maior do que o efetivamente devido. Além disso, isso ajuda a garantir que o IVA seja aplicado apenas sobre o saldo remanescente.

Compensação do pagamento antecipado

Na fatura final, deduza do valor total o pagamento antecipado já efetuado. Certifique-se de que a fatura cobre do cliente apenas o valor remanescente. Caso contrário, ele acabará pagando em duplicidade.

Cálculo do IVA

Depois de deduzir o pagamento antecipado na fatura final, o IVA é devido exclusivamente sobre o valor remanescente. Isso significa que o imposto deve ser aplicado apenas sobre o que restar após a dedução do adiantamento, e não sobre o total original.

Exemplo de cálculo​

Suponha que você esteja realizando um projeto de construção e que o custo total de todos os fornecedores e serviços seja de €50.000. Seu cliente já pagou um adiantamento de €10.000 para permitir que você financie previamente parte dos materiais de construção. Na fatura final, calcule o total líquido descontando o adiantamento e, em seguida, aplique o IVA sobre o valor restante.

Total líquido de fornecimentos e serviços: €50.000
Adiantamento: € 10.000
Valor líquido pendente: € 50.000 – € 10.000 = € 40.000

IVA (19%) sobre o total pendente:
€40,000 * 19% = €7,600

Total final da fatura:
€40,000 + €7,600 = €47,600

Casos especiais: Faturas de adiantamento e IVA

Existem casos especiais que devem ser considerados na emissão e na compensação de faturas de adiantamento.

Faturas de adiantamento com desconto por pagamento à vista

Se você e o cliente acordarem um pagamento antecipado, é possível oferecer um desconto por pagamento à vista. Nesse caso, certifique-se de que a fatura final reflita o valor pago após o desconto. Se você utilizar o valor total da fatura em vez do montante reduzido, o cliente acabará pagando mais do que o acordado.

Tributação de adiantamentos em operações de permuta

A remuneração por um serviço ou fornecimento pode assumir a forma de uma operação de permuta, em vez de uma contraprestação monetária. Essas operações continuam sujeitas ao IVA; o imposto deve ser recolhido sobre o valor da troca recebido antecipadamente. A tributação aplica-se ao valor comercial da contraprestação não monetária.

Suponha que você preste serviços de construção em troca de máquinas no valor líquido de €10.000. Se a permuta ocorrer antes do início dos trabalhos, o IVA deve ser recolhido sobre o valor comercial das máquinas. No entanto, o parceiro nessa troca não poderá deduzir o imposto sobre insumos até que receba o serviço.

Riscos de auditoria envolvidos na emissão de faturas de adiantamento

Para empresas alemãs, o correto tratamento das faturas de adiantamento é fundamental para evitar riscos jurídicos e fiscais. Erros podem resultar em valores em atraso e multas, além de auditorias empresariais ou fiscais pelas autoridades. Certifique-se de prestar muita atenção a esses riscos de auditoria.

Atribuição do IVA ao período fiscal incorreto

Como o IVA sobre faturas de adiantamento surge no momento do pagamento antecipado, é fácil registrar o imposto cedo demais ou tarde demais. Atribuir o IVA ao período fiscal incorreto pode deslocar o recolhimento para um período de apuração preliminar inadequado e resultar em declarações em atraso ou incorretas. Recolha e registre o IVA assim que a operação ocorrer.

Registro duplicado de receitas

Outro risco de auditoria envolve o registro duplicado de receitas. A duplicidade pode ocorrer se o adiantamento recebido não for devidamente compensado na fatura final, resultando no reconhecimento de receitas tanto sobre o valor antecipado quanto sobre a fatura de encerramento. O resultado é um erro na declaração preliminar de IVA, o que pode levar ao pagamento excessivo de imposto; portanto, certifique-se de que o valor correto do adiantamento seja deduzido da fatura final.

Falta de documentação

As faturas de adiantamento precisam ser devidamente documentadas. Documentação incorreta ou ausente de faturas emitidas ou recebidas, ou de entradas e saídas de fundos, pode causar problemas durante auditorias. Além disso, as autoridades fiscais podem não reconhecer o recolhimento do IVA nem as restituições de imposto sobre insumos. Certifique-se de que todos os documentos relevantes — como extratos bancários, comprovantes de pagamento e recibos — estejam corretamente arquivados e possam ser rastreados a qualquer momento.