Las empresas alemanas suelen emitir facturas a sus clientes después de haber prestado el servicio completo, pero también es posible facturar primero y hacer el trabajo después, por ejemplo, con una factura anticipada.

Este artículo explica qué es una factura anticipada, los requisitos legales que debe cumplir y cómo contabilizarla correctamente en tus cuentas. También analizaremos cómo compensar los pagos anticipados con las facturas finales, las formas de gestionar casos especiales y los riesgos de auditoría que debes tener en cuenta.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura anticipada?
  
• Requisitos de emisión de una factura anticipada
  
• Requisitos para registrar facturas anticipadas
  
• ¿Cómo se compensan los pagos anticipados en una factura final?
  
• Casos especiales: facturas anticipadas e IVA
  
• Riesgos de auditoría involucrados en la facturación anticipada
  

¿Qué es una factura anticipada?

Como su nombre indica, una factura anticipada es una factura emitida por las empresas para recibir el pago anticipado de un servicio o suministro futuro. A diferencia de una factura parcial, que abarca los trabajos ya realizados, se genera una factura adelanto antes de que comiencen los trabajos.

En Alemania, se utilizan con frecuencia para grandes pedidos o proyectos con el fin de garantizar la financiación con antelación, minimizar el riesgo de impago y proteger la liquidez del proveedor. El proveedor aplica estos fondos por adelantado a la factura final al finalizar el servicio o suministro.

Facturas anticipadas e impuesto al valor agregado

Al igual que cualquier otra transacción, estos pagos anticipados también están sujetos a gravamen, lo que significa que las facturas anticipadas deben emitirse incluidas del impuesto al valor agregado (IVA). De conformidad con el artículo 13 de la Ley alemana del IVA (UStG), el IVA surge tan pronto como el proveedor recibe la transferencia prepaga, es decir, cuando el cliente liquida la factura anticipada. El proveedor debe remitir el IVA a la agencia fiscal independientemente de si el servicio o suministro aún no se ha realizado en su totalidad. Con los pagos anticipados, el IVA vence tan pronto como se liquidan los fondos, independientemente de si la empresa utiliza una base de caja a efectos del gravamen.

Las empresas que reúnen los requisitos para deducir el gravamen soportado pueden reclamarlo en cuanto hayan efectuado el pago. La factura inicial sirve como evidencia necesaria. Por lo tanto, los proveedores están obligados a emitir una factura anticipada a cualquier cliente comercial sujeto a impuestos que reúna los requisitos para deducir el gravamen soportado, lo que no se aplica a los clientes que no reúnen los requisitos.

Requirements for issuing an advance invoice

An advance invoice must meet specific requirements that don’t apply to standard bills. Firstly, it has to clearly state that it is an “advance invoice” so the recipient understands that prepayment is due. It must also indicate the expected performance period; if that timeframe is unknown, the bill has to include a corresponding note. Lastly, it’s important to describe the service or supply in as much detail as possible.

It also has to contain all other mandatory information required for a correct invoice according to § 14.4 of the UStG:

• Full name and address of seller
  
• Full name and address of buyer
  
• A sequential, unique invoice number
  
• Issue date of invoice
  
• The tax identifier issued to the seller by the fiscal authorities or the VAT identifier provided by the Federal Central Tax Office
  
• Net and gross amount
  
• The applicable tax rate and the corresponding levy sum or, in the case of a tax exemption, a reference to the exemption
  

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Requisitos para registrar facturas anticipadas

El registro de facturas anticipadas en las cuentas requiere una clara separación entre los importes pagados y recibidos por adelantado. Desde una perspectiva contable, las facturas anticipadas funcionan como cuentas por cobrar o por pagar, según si fluye hacia o desde ti.

Pagar un adelanto

Al pagar un adelanto a un proveedor, inicialmente lo registras como un prepago porque el producto o el trabajo aún no ha comenzado. Este aparece en el balance general como un activo, ya que los fondos ya han sido retirados de tu cuenta mientras el servicio sigue pendiente. Una vez que se realiza la entrega, reclasificas el adelanto como un gasto o continúas reconociéndolo como un activo, dependiendo de la naturaleza del servicio o suministro.

Hay varios pasos para registrar un adelanto pagado:

• Registra el anticipo: regístralo en una cuenta de prepago una vez que se envíe el primer pago al proveedor.
  
• Registra la factura final: una vez que se produzca la entrega, registra la factura de cierre del proveedor.
  
• Compensa el adelanto: deduce el importe pagado como adelanto del total de la factura del proveedor.
  
• Registra el pago final: registra el resto como pago final.
  

Cómo recibir un adelanto

Si recibes un adelanto, contabilízalo en cuanto lleguen los fondos. No importa si se ha emitido una factura por adelantado; el punto clave es que el pago del cliente llegue a tu cuenta de empresa.

El IVA sobre el importe prepagado debe remitirse en el período de informe preliminar en el que se reciben los fondos, lo que significa que debe pagarse antes del cumplimiento.

Registrar un adelanto pagado implica varios pasos:

• Registra el adelanto: en cuanto lleguen fondos, regístralo como pasivo porque el rendimiento aún está abierto.
  
• Registra la factura final: una vez que el suministro se realice en su totalidad, genera una factura de cierre y compensa el adelanto con la suma total.
  
• Liquida el adelanto: liquida el pasivo por el adelanto recibido volviendo a registrar el importe en la factura final.
  
• Registra el pago final: una vez deducido el adelanto, contabiliza el pago restante del cliente como una cuenta por cobrar.
  

¿Cómo se compensan los pagos anticipados en una factura final?

Debes compensar correctamente los pagos anticipados en la factura final que emitas más adelante. Una razón por la que esto es importante es para evitar cobrarle accidentalmente al cliente un total mayor al que realmente debe. También ayuda a garantizar que el IVA se aplique únicamente sobre el saldo restante.

Compensación del pago anticipado

En tu factura final, deduce el pago anticipado ya realizado como un monto inicial del total general. Asegúrate de que la factura le cobre al cliente únicamente el saldo restante. De lo contrario, terminará pagando el doble.

Cálculo del IVA

Una vez que hayas deducido el pago anticipado en la factura de cierre, el IVA se debe pagar únicamente sobre el monto restante. Eso significa que aplicas el impuesto solo a lo que queda después de haber restado el anticipo, en lugar de aplicarlo al total original.

Ejemplo de cálculo

Supongamos que estás llevando a cabo un proyecto de construcción y el costo total de todos los proveedores y servicios es de €50,000. Tu cliente ya ha pagado un anticipo de €10,000 para permitirte prefinanciar algunos de tus materiales de construcción. En la factura final, calcula el total neto menos el anticipo y, luego, suma el IVA al monto restante.

Total neto de suministros y servicios: €50,000
Adelanto: €10,000
Neto pendiente: €50,000 – €10,000 = €40,000

IVA (19 %) sobre el total pendiente:
€40,000 * 19% = €7,600

Total de la factura final:
€40,000 + €7,600 = €47,600

Casos especiales: facturas anticipadas e IVA

Hay casos especiales a tener en cuenta en la emisión y compensación de facturas anticipadas.

Facturas anticipadas con descuentos en efectivo

Si tú y tu cliente acuerdan el pago anticipado, podrías ofrecer un descuento en efectivo. En ese caso, asegúrate de que la factura final refleje el importe pagado después del descuento. Si usas la suma total de la factura en lugar del total reducido, el cliente terminará pagando más de lo acordado.

Impuesto sobre los anticipos en las transacciones de trueque

La remuneración por un servicio o suministro podría adoptar la forma de una transacción de trueque, en lugar de una contraprestación monetaria. Tales transacciones siguen estando sujetas al IVA; tiene que cobrarse sobre el valor de cambio recibido con antelación. El gravamen se aplica al valor comercial de la contraprestación no monetaria.

Supongamos que aportas obras de construcción a cambio de máquinas con un valor neto de €10,000. Si el intercambio se produce antes de que comience el trabajo, se debe recaudar el IVA sobre el valor comercial de las máquinas. Sin embargo, tu socio en este intercambio no puede reclamar una deducción del impuesto soportado hasta que reciba el servicio.

Riesgos de auditoría involucrados en la facturación anticipada

Para las empresas alemanas, el manejo adecuado de las facturas anticipadas es clave para evitar riesgos legales y fiscales. Los errores pueden dar lugar a atrasos y multas, así como a auditorías corporativas o fiscales por parte de las autoridades. Asegúrate de prestar mucha atención a estos pasivos de auditoría.

Asignar IVA al período fiscal incorrecto

Debido a que el IVA en las facturas anticipadas se genera en el momento del pago por adelantado, es fácil contabilizar el impuesto demasiado pronto o demasiado tarde. Asignar el IVA al período fiscal incorrecto puede desplazar la remesa a una duración de informe preliminar errónea y dar lugar a declaraciones tardías o inexactas. Recauda y registra el IVA tan pronto como aparezca la transacción.

Registrar ingresos dos veces

Otro riesgo de auditoría implica registrar los ingresos dos veces. La doble contabilización puede ocurrir si un anticipo que recibes no se compensa correctamente con la factura final, lo que da como resultado el reconocimiento de ingresos tanto en el importe inicial como en la factura de cierre. El resultado es un error en su declaración preliminar del IVA, y podrías terminar pagando impuestos en exceso, así que asegúrate de deducir la suma correcta del anticipo de la factura final.

Documentación faltante

Las facturas anticipadas deben documentarse adecuadamente. Una documentación incorrecta o faltante en las facturas emitidas o recibidas, o en los fondos entrantes y salientes, puede causarte problemas durante las auditorías. Además, es posible que las autoridades financieras no reconozcan tu remesa de IVA ni tus reembolsos de impuestos soportados. Asegúrate de que todos los documentos relevantes, como estados de cuenta bancarios, confirmaciones de pago y recibos, estén correctamente archivados y puedan rastrearse en cualquier momento.