Normalement, les entreprises en Allemagne émettent des factures à leurs clients après avoir rendu l’intégralité des services. Cependant, il est également possible d’émettre une facture avant la réalisation du travail, par exemple au moyen d’une facture d’acompte.

Le but de cet article est de définir une facture d’acompte et de détailler les exigences juridiques auxquelles elle doit être conforme et comment la comptabiliser correctement. Nous examinerons aussi les modalités d’imputation des acomptes sur les factures finales, les moyens de traiter les cas particuliers et les risques d’audit dont il convient de prendre en compte.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?
  
• Exigences relatives à l’émission d’une facture d’acompte
  
• Exigences relatives à la comptabilisation des factures d’acompte
  
• Comment imputer les acomptes sur une facture finale ?
  
• Cas particuliers : factures d’acompte et TVA
  
• Risques d’audit liés aux factures d’acompte
  

Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

Comme son nom l’indique, une facture d’acompte est un document émis par une entreprise pour obtenir un acompte pour une prestation de service ou une fourniture future. Contrairement à une facture intermédiaire, qui couvre un travail déjà effectué, une facture d’acompte est établie avant le début du travail.

En Allemagne, les acomptes sont fréquemment utilisés pour les commandes ou projets importants afin de garantir un financement anticipé, de minimiser le risque de non-paiement et de préserver la trésorerie du fournisseur. Ce dernier impute ces fonds à la facture finale une fois la prestation ou la fourniture réalisée.

Factures d’acompte et taxe sur la valeur ajoutée

Comme dans le cas de toute autre transaction, ces paiements anticipés sont également soumis à l’impôt. Ceci signifie que les factures d’acompte doivent être émises en y incluant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Conformément à l’article 13 de la Loi allemande sur la TVA (UStG), la TVA est due dès que le commerçant reçoit l’acompte, à savoir dès que le client règle la facture d’acompte. Le fournisseur est alors tenu de verser la TVA à l’administration fiscale, même si la prestation de service ou la fourniture n’a pas encore été intégralement réalisée. En cas de paiement d’un acompte, la TVA est due dès l’encaissement des fonds, que l’entreprise adopte la méthode de fiscalité d’exercice ou la méthode de fiscalité de trésorerie pour calculer le montant de la taxe.

Les entreprises habilitées à déduire la taxe sur les intrants peuvent la réclamer dès qu’elles ont effectué le paiement. La facture d’acompte constitue le justificatif nécessaire. Par conséquent, les fournisseurs sont tenus d’émettre une facture d’acompte à tout client commercial taxable qui remplit les conditions requises pour déduire la taxe sur les intrants. Ceci ne s’applique pas aux clients qui ne remplissent pas les conditions requises.

Exigences relatives à l’émission d’une facture d’acompte

Une facture d’acompte doit respecter des exigences spécifiques qui ne s’appliquent pas aux factures classiques. En premier, elle doit clairement indiquer qu’il s’agit d’une « facture d’acompte » afin que le destinataire comprenne qu’un acompte est dû. Ensuite, elle doit préciser la période d’exécution prévue. Si cette période n’est pas connue, la facture doit comporter une note explicative. Enfin, il est important de décrire le service ou la fourniture concerné(e) avec le plus de détails possible.

Elle doit également contenir toutes les autres informations obligatoires requises pour une facture correctement émise conformément à l’article 14.4 de l’UStG :

• Nom complet et adresse du commerçant
  
• Nom complet et adresse du client
  
• Numéro de facture unique et séquentiel
  
• Date d’émission de la facture
  
• Identifiant fiscal attribué au commerçant par l’administration fiscale ou numéro d’immatriculation à la TVA délivré par l’Administration centrale fédérale des impôts
  
• Montants net et brut
  
• Taux d’imposition applicable et montant de la taxe correspondant ou, en cas d’exemption fiscale, une référence à l’exemption
  

Stripe vous aide à garantir la pleine conformité de votre facturation. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez établir, modifier et envoyer des factures professionnelles en un clin d’œil. Qu’il s’agisse d’une facture classique, intermédiaire ou d’acompte, toutes les informations requises sont automatiquement ajoutées. De plus, Stripe assure automatiquement le suivi de l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements.

Exigences relatives à la comptabilisation des factures d’acompte

La comptabilisation des factures d’acompte exige une distinction claire entre les montants payés et reçus d’avance. Du point de vue comptable, les factures d’acompte sont considérées comme des créances ou des dettes, selon qu’elles proviennent de votre compte ou sortent de ce compte.

Paiement d’un acompte

Lorsqu’un acompte est versé à un commerçant, il est initialement comptabilisé comme tel, car la livraison du produit ou la prestation des services n’a pas encore commencé. Ce montant figure au bilan comme un actif, puisque les fonds ont déjà été prélevés de votre compte alors que la prestation reste en cours. Une fois la livraison effectuée, l’acompte est reclassé en charge ou maintenu à l’actif, selon la nature du service ou de la fourniture.

La comptabilisation d’un versement d’acompte se produit en plusieurs étapes :

• Comptabilisation de l’acompte : enregistrez-le sur un compte d’acompte une fois le premier paiement effectué au fournisseur.
  
• Comptabilisation de la facture finale : une fois la livraison effectuée, comptabilisez la facture finale du fournisseur.
  
• Imputation de l’acompte : déduisez le montant versé à titre d’acompte du montant total de la facture du fournisseur.
  
• Comptabilisation du paiement final : comptabilisez le solde comme paiement final.
  

Réception d’un acompte

Lorsque vous recevez un acompte, comptabilisez-le dès réception des fonds. Peu importe si une facture d’acompte a été émise ou non ; l’essentiel est que le paiement du client apparaisse sur le compte de votre entreprise.

La TVA sur l’acompte doit être versée au cours de la période de déclaration préliminaire durant laquelle les fonds sont perçus, à savoir avant l’exécution de la prestation.

La comptabilisation d’un acompte qui vous a été versé se produit en plusieurs étapes :

• Comptabilisation de l’acompte : dès réception des fonds, comptabilisez-les comme un passif étant donné que l’exécution du travail n’est pas encore terminée.
  
• Comptabilisation de la facture finale : une fois le travail effectué dans son intégralité, établissez une facture finale et déduisez l’acompte du montant total.
  
• Solder l’acompte : soldez le passif par le biais de l’acompte reçu en reportant le montant de l’acompte sur la facture finale.
  
• Comptabilisation du paiement final : une fois l’acompte déduit, comptabilisez le solde du paiement du client en tant que créance.
  

Comment imputer les acomptes sur une facture finale ?

Vous devez imputer correctement les acomptes versés sur la facture finale que vous émettrez ultérieurement. L’une des raisons pour lesquelles ceci est important est d’éviter de facturer accidentellement au client un montant total supérieur à celui qu’il vous doit effectivement. Une telle action permet aussi de s’assurer que la TVA sur la facture final n’est calculée que pour le solde restant dû.

Imputation de l’acompte

Sur votre facture finale, déduisez l’acompte déjà versé du montant total. Veillez en sorte que la facture n’indique que le montant restant à payer par le client. Sinon, il finira par payer le double.

Calcul de la TVA

Une fois l’acompte déduit de la facture finale, la TVA est due uniquement sur le montant restant. Autrement dit, cette taxe ne s’applique qu’au montant restant après déduction de l’acompte, et non au montant total initial.

Exemple de calcul

Supposons que vous réalisiez un projet de construction et que le coût total de vos fournisseurs et services s’élève à 50 000 €. Votre client a déjà versé un acompte de 10 000 € pour vous permettre de préfinancer une partie de vos matériaux de construction. Sur la facture finale, calculez le total net moins l’acompte, puis ajoutez-y la TVA au montant restant.

Total net pour les fournitures et les services : 50 000 €
Acompte : 10 000 €
Net à payer : 50 000 € – 10 000 € = 40 000 €

TVA (19 %) sur le total à payer :
40 000 € * 19 % = 7 600 €

Total de la facture finale :
40 000 € + 7 600 € = 47 600 €

Cas particuliers : factures d’acompte et TVA

Il existe certains cas particuliers à prendre en compte lors de l’émission et de l’imputation des factures d’acompte.

Factures d’acompte avec escompte de caisse

Si vous et votre client convenez d’un acompte, vous pouvez lui proposer un escompte de caisse. Dans ce cas, assurez-vous que la facture finale reflète le montant payé après l’escompte. Si vous utilisez le montant total de la facture plutôt que le montant total escompté, le client finira par payer plus que prévu.

Imposition des acomptes dans le cadre de transactions de troc

La rémunération d’un service ou d’une fourniture peut prendre la forme d’un troc plutôt que d’une contrepartie monétaire. De telles transactions restent soumises à la TVA qui doit être perçue sur la valeur d’échange reçue d’avance. Dans ce cas, la taxe s’applique à la valeur commerciale de la contrepartie non monétaire.

Supposons que vous fournissiez des travaux de construction en échange de machines d’une valeur nette de 10 000 €. Si cet échange a lieu avant le début des travaux, la TVA doit être perçue sur la valeur commerciale des machines. Toutefois, votre partenaire dans cet échange ne peut pas réclamer un abattement fiscal sur les intrants tant qu’il n’a pas reçu le service.

Risques d’audit liés aux factures d’acompte

Pour les entreprises allemandes, la bonne gestion des factures d’acompte est essentielle pour éviter les risques juridiques et fiscaux. Les erreurs peuvent entraîner des arriérés et des amendes, ainsi que des contrôles fiscaux ou d’entreprise par les autorités compétentes. Ainsi, veillez à porter une attention particulière à ces responsabilités d’audit.

Affectation de la TVA à une période fiscale incorrecte

Étant donné que la TVA sur les factures d’acompte est due au moment de réception de l’acompte, il est facile de la comptabiliser trop tôt ou trop tard. L’affectation de la TVA à une période fiscale incorrecte peut reporter le versement sur une période de déclaration préliminaire erronée et entraîner des déclarations tardives ou inexactes. Il est donc essentiel de percevoir et d’imputer la TVA dès que la transaction est constatée.

Double comptabilisation des revenus

Un autre risque d’audit concerne la double comptabilisation des revenus. Un tel cas peut se produire si un acompte reçu n’est pas correctement imputé sur la facture finale, ce qui entraîne la comptabilisation des revenus à la fois sur le montant initial et sur la facture finale. Il en résultera une erreur sur votre déclaration de TVA préliminaire, chose qui vous fera payer trop d’impôts. Assurez-vous donc de déduire le montant correct de l’acompte de la facture finale.

Documentation manquante

Les factures d’acompte doivent être correctement documentées. Une documentation incorrecte ou manquante concernant les factures émises ou reçues, ou les fonds entrants et sortants, peut poser problème lors des audits. De plus, les autorités financières pourraient ne pas reconnaître votre versement de TVA et vos remboursements de taxe sur les intrants. Veillez donc à ce que tous les documents pertinents, tels que les relevés bancaires, les confirmations de paiement et les reçus, soient correctement archivés et puissent être retrouvés à tout moment.