Ondernemingen in Duitsland sturen hun klanten meestal facturen nadat ze de volledige dienst hebben geleverd. Maar het is ook mogelijk om eerst te factureren en het werk later te doen, bijvoorbeeld met een voorschotfactuur.

In dit artikel leggen we uit wat een voorschotfactuur is, aan welke wettelijke vereisten deze moet voldoen en hoe je deze correct in je boekhouding boekt. We bekijken ook hoe je voorschotten kunt verrekenen met eindfacturen, hoe je met speciale gevallen omgaat en welke auditrisico's je in de gaten moet houden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een voorschotfactuur?
  
• Vereisten voor het versturen van een voorschotfactuur
  
• Vereisten voor het boeken van voorschotfacturen
  
• Hoe worden vooruitbetalingen verrekend op een eindfactuur?
  
• Speciale gevallen: voorschotfacturen en btw
  
• Auditrisico's bij voorschotfacturatie
  

Wat is een voorschotfactuur?

Zoals de naam al zegt, is een voorschotfactuur een factuur die ondernemingen sturen om een voorschot te krijgen voor een toekomstige dienst of levering. In tegenstelling tot een gedeeltelijke factuur, die betrekking heeft op reeds uitgevoerde werkzaamheden, wordt een voorschotfactuur opgesteld voordat het werk begint.

In Duitsland worden ze vaak gebruikt voor grote bestellingen of projecten om de financiering van tevoren veilig te stellen, het risico op wanbetaling te minimaliseren en de liquiditeit van de leverancier te beschermen. De verkoper verrekent deze vooruitbetaling met de eindfactuur als de dienst of levering is voltooid.

Voorschotfacturen en belasting over de toegevoegde waarde

Net als elke andere transactie zijn ook deze voorschotten belastbaar. Dat betekent dat voorschotfacturen inclusief belasting over de toegevoegde waarde (btw) moeten worden uitgegeven. Volgens § 13 van de Duitse btw-wet (UStG) ontstaat btw zodra de verkoper de vooruitbetaalde overschrijving ontvangt, dat wil zeggen wanneer de klant de voorschotfactuur betaalt. De leverancier moet de btw bij de belastingdienst vereffenen, ongeacht of de dienst of levering nog niet volledig heeft plaatsgevonden. Bij voorschotten is btw verschuldigd zodra het geld is vrijgegeven, ongeacht of het bedrijf voor belastingdoeleinden een boekhoudkundige of kasbasis hanteert voor belastingdoeleinden.

Ondernemingen die voorbelasting mogen aftrekken, kunnen deze terugvragen zodra ze de betaling hebben gedaan. De voorschotfactuur dient als het benodigde bewijs. Daarom zijn leveranciers verplicht om een voorschotfactuur uit te reiken aan alle commerciële, belastingplichtige klanten die voorbelasting mogen aftrekken. Dit geldt niet voor klanten die hier niet voor in aanmerking komen.

Vereisten voor het uitbrengen van een voorschotfactuur

Een voorschotfactuur moet aan specifieke vereisten voldoen die niet gelden voor standaardfacturen. Ten eerste moet er duidelijk op staan dat het om een “voorschotfactuur” gaat, zodat de ontvanger begrijpt dat er vooruitbetaald moet worden. Ook moet de verwachte uitvoeringsperiode worden vermeld; als die termijn niet bekend is, moet dat op de factuur worden aangegeven. Ten slotte is het belangrijk om de dienst of levering zo gedetailleerd mogelijk te beschrijven.

De factuur moet ook alle andere verplichte informatie bevatten die nodig is voor een correcte factuur volgens § 14.4 van de UStG:

• Volledige naam en adres van de verkoper
  
• Volledige naam en adres van de koper
  
• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• Datum waarop de factuur is uitgegeven
  
• Het belastingnummer dat door de belastingdienst aan de verkoper is toegekend of het btw-nummer dat door de federale belastingdienst is verstrekt
  
• Netto- en brutobedrag
  
• Het toepasselijke belastingtarief en het bijbehorende belastingbedrag of, in geval van belastingvrijstelling, een verwijzing naar de vrijstelling
  

Stripe helpt je om ervoor te zorgen dat je facturatie helemaal in orde is. Met Stripe Invoicing kun je in een handomdraai professionele facturen maken, aanpassen en versturen. Of het nu gaat om een standaard-, gedeeltelijke of geavanceerde factuur, alle benodigde info wordt automatisch toegevoegd. Bovendien houdt Stripe automatisch de factuurstatus bij, stuurt het betalingsherinneringen en verwerkt het terugbetalingen.

Vereisten voor het boeken van voorschotfacturen

Voor het boeken van voorschotfacturen op rekeningen is een duidelijke scheiding tussen vooruitbetaalde en ontvangen bedragen nodig. Vanuit boekhoudkundig oogpunt zijn voorschotfacturen ofwel vorderingen ofwel schulden, afhankelijk van of ze naar jou gaan of van jou komen.

Een voorschot doen

Wanneer je een voorschot aan een leverancier doet, boek je deze in eerste instantie als een vooruitbetaling, omdat het product of de werkzaamheden nog moeten beginnen. Het wordt op de balans weergegeven als een actief, omdat het geld al van je rekening is afgeschreven terwijl de dienst nog moet worden geleverd. Zodra de levering heeft plaatsgevonden, herclassificeer je het voorschot als een uitgave of blijf je het als een actief erkennen, afhankelijk van de aard van de dienst of levering.

Er zijn meerdere stappen om een betaald voorschot te registreren:

• Boek het voorschot: boek het op een voorschotrekening zodra de eerste betaling naar de leverancier is verzonden.
  
• Boek de eindfactuur: zodra de levering heeft plaatsgevonden, boek je de eindfactuur van de leverancier.
  
• Compenseer het voorschot: trek het als voorschot betaalde bedrag af van de totale factuur van de leverancier.
  
• Boek de eindbetaling: boek het resterende bedrag als eindbetaling.
  

Een voorschot ontvangen

Als je een voorschot ontvangt, boek dit dan zodra het geld binnen is. Het maakt niet uit of er al een factuur is uitgegeven; het belangrijkste is dat de betaling van de klant op je zakelijke rekening staat.

De btw over het vooruitbetaalde bedrag moet worden afgedragen in de voorlopige rapportageperiode waarin het geld binnenkomt, wat betekent dat deze verschuldigd is vóór de uitvoering.

Het boeken van een aan jou betaald voorschot omvat verschillende stappen:

• Boek het voorschot: zodra het geld binnenkomt, boek je het als een verplichting, omdat de prestatie nog openstaat.
  
• Boek de eindfactuur: zodra de levering volledig heeft plaatsgevonden, genereer je een afsluitende factuur en verreken je het voorschot met het totale bedrag.
  
• Wis het voorschot: wis de verplichting voor het ontvangen voorschot door het bedrag opnieuw te boeken op de eindfactuur.
  
• Boek de definitieve betaling: zodra het voorschot is afgetrokken, boek je de resterende betaling van de klant als een vordering.
  

Hoe worden vooruitbetalingen verrekend op een eindfactuur?

Je moet voorschotten correct verrekenen op de eindfactuur die je later verstuurt. Dit is onder andere belangrijk om te voorkomen dat je de klant per ongeluk een hoger bedrag in rekening brengt dan hij daadwerkelijk verschuldigd is. Het helpt ook om ervoor te zorgen dat de btw alleen over het resterende saldo wordt berekend.

De vooruitbetaling verrekenen

Trek op je eindfactuur de reeds betaalde vooruitbetaling als voorschot af van het totale bedrag. Zorg ervoor dat de klant alleen het resterende bedrag in rekening wordt gebracht. Anders betaalt hij uiteindelijk het dubbele.

Berekening van de btw

Nadat je de vooruitbetaling op de eindfactuur hebt afgetrokken, wordt alleen over het resterende bedrag btw geheven. Dat betekent dat je alleen belasting toepast op wat er overblijft nadat je het voorschot hebt afgetrokken, en niet op het oorspronkelijke totaalbedrag.

Rekenvoorbeeld

Stel dat je een bouwproject uitvoert en dat de totale kosten van alle leveranciers en diensten € 50.000 bedragen. Je klant heeft al een voorschot van € 10.000 betaald, zodat je een deel van je bouwmaterialen kunt voorfinancieren. Op de eindfactuur bereken je het nettototaal minus het voorschot en voeg je vervolgens btw toe aan het resterende bedrag.

Nettototaal voor leveringen en diensten: € 50.000
Voorschot: € 10.000
Uitstaand nettobedrag: € 50.000 – € 10.000 = € 40.000

Btw (19%) over het uitstaande totaalbedrag:
€ 40.000 * 19% = € 7.600

Totaal eindfactuur:
€ 40.000 + € 7.600 = € 47.600

Speciale gevallen: voorschotfacturen en btw

Er zijn speciale gevallen waarmee je rekening moet houden bij het uitreiken en verrekenen van voorschotfacturen.

Voorschotfacturen met contante kortingen

Als jij en je klant een vooruitbetaling afspreken, kun je een contante korting aanbieden. Zorg er in dat geval voor dat op de eindfactuur het bedrag staat dat na de korting is betaald. Als je het totale factuurbedrag gebruikt in plaats van het verlaagde totaal, betaalt de klant uiteindelijk meer dan afgesproken.

Belastingheffing op voorschotten bij ruiltransacties

De vergoeding voor een dienst of levering kan de vorm aannemen van een ruiltransactie in plaats van een geldelijke vergoeding. Dergelijke transacties zijn nog steeds onderworpen aan btw; deze moet worden geïnd over de vooraf ontvangen ruilwaarde. De heffing is van toepassing op de commerciële waarde van de niet-geldelijke vergoeding.

Stel dat je bouwwerkzaamheden uitvoert in ruil voor machines met een nettowaarde van € 10.000. Als de ruil plaatsvindt voordat de werkzaamheden beginnen, moet btw worden geheven over de commerciële waarde van de machines. Je partner in deze ruil kan echter pas aanspraak maken op aftrek van voorbelasting wanneer hij de dienst heeft ontvangen.

Auditrisico's bij voorschotfacturatie

Voor Duitse ondernemingen is het correct verwerken van voorschotfacturen essentieel om juridische en heffingsrisico's te vermijden. Fouten kunnen leiden tot achterstanden en boetes, evenals bedrijfs- of belastingcontroles door de autoriteiten. Let goed op deze auditverplichtingen.

Btw toewijzen aan de verkeerde belastingperiode

Omdat btw op voorschotten ontstaat op het moment van het voorschot, kan het snel gebeuren dat de heffing te vroeg of te laat wordt geboekt. Als je btw aan de verkeerde belastingperiode toewijst, kan de afdracht in de verkeerde voorlopige rapportageperiode terechtkomen, wat kan leiden tot te late of onjuiste aangiften. Incasseer en registreer de btw zodra de transactie verschijnt.

Inkomsten dubbel registreren

Een ander risico bij controles is het dubbel registreren van inkomsten. Dubbel tellen kan gebeuren als een voorschot dat je ontvangt niet goed wordt verrekend met de eindfactuur, waardoor zowel het vooruitbetaalde bedrag als de eindfactuur als inkomsten worden geregistreerd. Dit leidt tot een fout in je voorlopige btw-aangifte, waardoor je mogelijk te veel belasting betaalt. Zorg er dus voor dat het juiste voorschotbedrag van de eindfactuur wordt afgetrokken.

Documentatie ontbreekt

Voorschotfacturen moeten goed worden gedocumenteerd. Onjuiste of ontbrekende documentatie voor uitgegeven of ontvangen facturen, of voor inkomende en uitgaande betalingen, kan problemen opleveren tijdens audits. Bovendien is het mogelijk dat de financiële autoriteiten je btw-afdracht en voorbelastingteruggaven niet erkennen. Zorg ervoor dat alle relevante documenten, zoals bankafschriften, betalingsbevestigingen en ontvangstbewijzen, correct worden gearchiveerd en op elk moment kunnen worden teruggevonden.