In genere le attività tedesche emettono le fatture ai propri clienti dopo che hanno prestato il servizio completo, ma è anche possibile fatturare anticipatamente ed eseguire il lavoro in un secondo momento, ad esempio utilizzando una fattura d'anticipo.

Questo articolo spiega che cos'è una fattura d'anticipo, i requisiti di legge che deve soddisfare e come registrarla correttamente in contabilità. Vedremo anche come compensare i pagamenti anticipati nelle fatture finali, come gestire i casi speciali e quali rischi di verifica devi considerare.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura d'anticipo
  
• Requisiti per l'emissione di una fattura d'anticipo
  
• Requisiti per la registrazione delle fatture d'anticipo
  
• Compensazione dei pagamenti anticipati nella fattura finale
  
• Casi particolari: fatture anticipate e IVA
  
• Rischi di controlli connessi alla fatturazione anticipata
  

Che cos'è una fattura d'anticipo

Come suggerisce il nome, una fattura d'anticipo è una fattura emessa dalle attività per ricevere un anticipo su un servizio o una fornitura da effettuare in futuro. A differenza di una fattura parziale, che copre il lavoro già eseguito, una fattura d'anticipo viene generata prima dell'inizio dei lavori.

In Germania, queste vengono spesso utilizzate per ordini o progetti di grandi dimensioni, al fine di ottenere risorse finanziarie in anticipo, ridurre al minimo il rischio di mancato pagamento e proteggere la liquidità del fornitore. Al completamento del servizio o della fornitura, il fornitore detrae dalla fattura finale i fondi ricevuti in anticipo.

Fatture d'anticipo e imposta sul valore aggiunto

Proprio come qualsiasi altra transazione, anche questi pagamenti anticipati sono soggetti a imposte. Questo significa che le fatture d'anticipo devono essere emesse includendo l'Imposta sul valore aggiunto (IVA). Ai sensi del § 13 della legge tedesca sull'IVA (UStG), l'IVA è dovuta non appena il fornitore riceve l'importo dell'anticipo, ovvero quando il cliente salda la fattura d'anticipo. Il fornitore deve versare l'IVA all'ufficio tributario indipendentemente dal fatto che il pagamento del servizio o della fornitura non sia ancora stato effettuato per intero. Con i pagamenti anticipati, l'IVA è dovuta non appena i fondi vengono liquidati, indipendentemente dal fatto che l'azienda utilizzi la contabilità per cassa o per competenza ai fini del prelievo.

Le attività idonee a detrarre l'imposta a monte possono richiedere la detrazione non appena hanno effettuato il pagamento. La fattura d'anticipo funge da prova. Pertanto, i fornitori sono obbligati a emettere una fattura di anticipo a tutti i clienti commerciali e tassabili, idonei a detrarre l'imposta a monte. Questo non si applica ai clienti che non sono idonei.

Requisiti per l'emissione di una fattura d'anticipo

Una fattura d'anticipo deve soddisfare requisiti specifici che non si applicano alle fatture standard. In primo luogo, deve indicare chiaramente che si tratta di una "fattura d'anticipo", in modo che il beneficiario capisca che è dovuto un pagamento anticipato. Deve inoltre indicare il periodo della prestazione previsto; se quel periodo non è noto, la fattura deve includere una nota esplicativa. Infine, è importante descrivere il servizio o la fornitura nel modo più dettagliato possibile.

Inoltre, deve contenere tutte le altre informazioni obbligatorie richieste per una fattura corretta ai sensi del § 14.4 dell'UStG:

• Nome completo e indirizzo del venditore
  
• Nome completo e indirizzo dell'acquirente
  
• Numero di fattura sequenziale e univoco
  
• Data di emissione della fattura
  
• Il codice fiscale rilasciato al venditore dalle autorità fiscali o il numero di partita IVA fornito dall'Ufficio tributario federale centrale
  
• Importi netti e lordi
  
• L'aliquota fiscale dovuta e l'importo del prelievo corrispondente o, in caso di esenzione fiscale, un riferimento all'esenzione
  

Stripe aiuta a garantire la piena conformità della tua fattura. Con Stripe Invoicing puoi generare, modificare e inviare fatture professionali in un batter d'occhio. Sia che si tratti di una fattura standard, parziale o d'anticipo, tutte le informazioni richieste vengono aggiunte automaticamente. Inoltre, Stripe monitora automaticamente lo stato della fattura, invia i promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi.

Requisiti per la registrazione delle fatture d'anticipo

La registrazione contabile delle fatture d'anticipo richiede una netta separazione tra importi anticipati pagati e ricevuti. Dal punto di vista contabile, le fatture anticipate funzionano come crediti o debiti, a seconda del flusso di denaro.

Pagamento di un anticipo

Quando si paga un anticipo a un fornitore, inizialmente lo si registra come pagamento anticipato perché il prodotto o il lavoro non è ancora iniziato. Viene riportato in bilancio come attivo, poiché i fondi sono già stati prelevati dal tuo conto mentre il servizio rimane da fornire. Una volta effettuata la consegna, l'anticipo si riclassifica come costo o si continua a riconoscerlo come attivo, a seconda della natura del servizio o della fornitura.

Esistono diversi passaggi per registrare un anticipo pagato:

• Registrazione dell'anticipo: viene versato su un conto di pagamento anticipato una volta che è stato inviato il primo pagamento al fornitore.
  
• Registrazione della fattura finale: una volta effettuata la consegna, registrare la fattura conclusiva del fornitore.
  
• Compensazione dell'anticipo: deduci l'importo pagato come anticipo dalla fattura totale del fornitore.
  
• Registrazione del pagamento finale: registra il saldo come pagamento finale.
  

Ricevimento di un anticipo

Se ricevi un anticipo, registralo non appena arrivano i fondi. Non importa se è stata emessa una fattura d'anticipo; il punto chiave è che il pagamento del cliente arrivi al conto dell'attività.

L'IVA sull'importo prepagato deve essere versata nel periodo di rendicontazione preliminare in cui vengono erogati i fondi, quindi è dovuta prima della prestazione.

La registrazione di un anticipo pagato a tuo favore prevede diversi passaggi:

• Registrazione dell'anticipo: non appena arrivano i fondi, registrali come passività perché la prestazione è ancora aperta.
  
• Registrazione della fattura finale: una volta completata la fornitura, genera una fattura finale e compensa l'anticipo nella somma complessiva.
  
• Liquidazione dell'anticipo: liquida il pagamento dell'anticipo ricevuto riportando l'importo nella fattura finale.
  
• Registrazione del pagamento finale: una volta detratto l'anticipo, registra come credito il saldo del pagamento del cliente.
  

Compensazione dei pagamenti anticipati nella fattura finale

Nella fattura finale che emetti in un secondo momento devi compensare correttamente i pagamenti anticipati. Uno dei motivi per cui è importante, è evitare l'addebito accidentale al cliente di un totale più elevato di quello effettivamente dovuto. Aiuta inoltre a garantire che l'IVA venga addebitata esclusivamente sul saldo.

Compensazione del pagamento anticipato

Detrai dalla fattura finale il pagamento anticipato già effettuato, come anticipo sul totale complessivo. Assicurati che la fattura addebiti al cliente solo la parte rimanente, altrimenti pagherà il doppio.

Calcolo dell'IVA

Una volta detratto il pagamento anticipato dalla fattura finale, l'IVA sarà dovuta esclusivamente sull'importo rimanente. Questo significa che dovrai tassare solo ciò che rimane dopo aver detratto l'anticipo, non il totale originale.

Esempio di calcolo

Supponiamo che tu stia realizzando un progetto edile e che il costo complessivo di tutti i fornitori e servizi sia di 50.000 €. Il tuo cliente ha già pagato un anticipo di 10.000 € per consentirti di prefinanziare alcuni dei materiali da costruzione. Sulla fattura finale devi calcolare il totale netto meno l'anticipo, quindi aggiungere l'IVA al resto.

Totale netto per forniture e servizi: 50.000 €
Anticipo: 10.000 €
Netto a pagare: 50.000 € – 10.000 € = 40.000 €

IVA (19%) sul totale residuo:
40.000 € * 19% = 7.600 €

Totale fattura finale:
40.000 € + 7.600 € = 47.600 €

Casi particolari: fatture d'anticipo e IVA

Per l'emissione e la detrazione delle fatture d'anticipo ci sono alcuni casi particolari da tenere presenti.

Fatture d'anticipo con sconto cassa

Se tu e il tuo cliente concordate un pagamento anticipato, potresti offrire uno sconto cassa. In tal caso, assicurati che la fattura finale rispecchi l'importo pagato al netto dello sconto. Se utilizzi l'importo complessivo della fattura anziché il totale ridotto, il cliente finirà per pagare più del dovuto.

Tassazione degli anticipi sulle transazioni con baratto

Il compenso per un servizio o una fornitura potrebbe assumere la forma di una transazione con baratto, anziché con un corrispettivo in denaro. Tali transazioni sono comunque soggette all'IVA, che deve essere riscossa in anticipo sul valore ricevuto in cambio. Il prelievo si applica al valore commerciale del corrispettivo non monetario.

Supponiamo che tu fornisca lavori edili in cambio di macchine per un valore netto di 10.000 €. Se lo scambio avviene prima dell'inizio dei lavori, l'IVA deve essere riscossa sul valore commerciale delle macchine. Tuttavia, il tuo partner in questo scambio non può richiedere una detrazione fiscale a monte fino a quando non riceve il servizio.

Rischi di controlli connessi alla fatturazione anticipata

Per le attività tedesche, gestire correttamente le fatture d'anticipo è fondamentale per evitare rischi di tipo legale o fiscale. Gli errori possono comportare arretrati e sanzioni, oltre a verifiche fiscali o aziendali da parte delle autorità. Assicurati di prestare molta attenzione ai rischi di verifiche.

Assegnazione dell'IVA al periodo fiscale errato

Poiché l'IVA sulle fatture d'anticipo è dovuta al momento del pagamento anticipato, è facile registrare il versamento troppo presto o troppo tardi. Se si assegna l'IVA al periodo fiscale errato, il versamento può essere attribuito a una scadenza errata della dichiarazione preliminare e portare a dichiarazioni tardive o imprecise. Riscuoti e registra l'IVA non appena appare la transazione.

Doppia registrazione dei ricavi

Un altro rischio di verifica riguarda la doppia registrazione dei ricavi. La doppia contabilizzazione può verificarsi se un anticipo ricevuto non viene adeguatamente compensato nella fattura finale, con conseguente riconoscimento del ricavo sull'importo anticipato e sulla fattura finale. Il risultato è un errore nella dichiarazione IVA anticipata e potresti finire per pagare imposte in eccesso, quindi assicurati che la somma corretta dell'anticipo venga detratta dalla fattura finale.

Documentazione mancante

Le fatture d'anticipo devono essere documentate correttamente. Una documentazione errata o mancante delle fatture emesse o ricevute, o dei fondi in entrata e in uscita, può causare problemi durante le verifiche. Inoltre, le autorità finanziarie potrebbero non riconoscere il versamento dell'IVA e i rimborsi fiscali a monte. Assicurati che tutti i relativi documenti, come estratti conto bancari, conferme di pagamento e ricevute, siano archiviati correttamente e tracciabili in qualsiasi momento.