Atualmente, cerca de 40% das empresas alemãs emitem suas faturas eletronicamente. Isso representa um aumento em relação aos 30% em 2020 e aos 20% apenas dois anos antes, em 2018. Essa tendência ascendente ressalta o fato de que as faturas eletrônicas estão prestes a se tornar o novo padrão no comércio alemão mais cedo ou mais tarde, principalmente devido à legislação que está por vir. Este artigo aborda as empresas atuais e futuras em relação ao faturamento eletrônico, destaca as principais diferenças entre formatos estruturados e PDFs e lista os campos obrigatórios. Você também pode conferir exemplos de diferentes tipos de faturas eletrônicas na prática e um breve guia sobre como gerar as suas próprias.

O que vamos abordar neste artigo?

• Faturas eletrônicas na Alemanha: quais são as obrigações das empresas?
  
• Como as faturas eletrônicas diferem das faturas em PDF?
  
• Quais detalhes uma fatura eletrônica deve conter?
  
• Exemplo de fatura eletrônica: XRechnung
  
• Exemplo de fatura eletrônica: ZUGFeRD
  
• Qual formato de fatura eletrônica é adequado para cada tipo de negócio?
  
• Como as empresas na Alemanha podem gerar faturas eletrônicas?
  

Faturas eletrônicas na Alemanha: quais são as obrigações das empresas?

A partir de janeiro de 2025, todas as empresas B2B na Alemanha deverão estar aptas a receber e processar faturas em formato eletrônico. A implementação dasobrigações de faturamento eletrônico ocorrerá gradualmente nos próximos anos. A partir de 2028, as entidades B2B deverão criar e transmitir faturas eletrônicas de acordo com o § 27.38 da Lei alemã do imposto sobre valor agregado (IVA) (UStG). As isenções se aplicam exclusivamente a faturas de baixo valor calculadas em €250 ou menos, certas vendas isentas de impostos e bilhetes de viagem, conforme descrito no § 34 da Portaria de Implementação do IVA Alemã (UStDV). A nova regulamentação tem origem na iniciativa ViDA (IVA na Era Digital da União Europeia, que visa modernizar a administração do IVA e harmonizar as práticas de faturamento em toda a UE. O país incorporou essas disposições à legislação nacional por meio da Lei de Oportunidades de Crescimento.

Como as faturas eletrônicas diferem das faturas em PDF?

As faturas em PDF são reproduções digitalizadas de documentos tradicionais em papel. Embora sejam digitais, elas não são estruturadas. Elas não contêm campos de informação padronizados, o que significa que os sistemas automatizados de contabilidade ou planejamento de recursos empresariais (ERP) não podem processar o conteúdo diretamente. Em vez disso, os dados devem ser recuperados manualmente ou por meio de tecnologias de OCR (reconhecimento óptico de caracteres), que são suscetíveis a erros e oferecem apenas automação limitada.

As faturas eletrônicas, por outro lado, são baseadas em XML (Extensible Markup Language), uma linguagem estruturada para representar dados textuais. Todos os detalhes relevantes do faturamento são armazenados nos chamados campos BT (Business Terms), que podem ser lidos por máquinas e, portanto, importados automaticamente para sistemas digitais, eliminando a necessidade de intervenção manual.

As faturas eletrônicas estão em conformidade com as regulamentações legais, especificamente a Diretiva 2014/55/UE, que rege o uso em compras públicas. Elas também devem cumprir os requisitos da norma EN 16931 da UE. Dois formatos em particular são amplamente utilizados na Alemanha:XRechnung e ZUGFeRD. Ambos seguem o quadro legal, mas diferem em estrutura, aplicação e público-alvo.

XRechnung:

O Escritório de Coordenação para Padrões de TI (KoSIT) desenvolveu o XRechnung para uso governamental. Ele depende exclusivamente de dados XML e exclui qualquer representação visual da fatura. Como resultado, as empresas não podem aplicar elementos de design gráfico, como logotipos ou cores. O documento só pode ser lido por uma máquina, exigindo um software especial para processamento.

Fatura ZUGFeRD

O segundo formato estabelecido na Alemanha é o ZUGFeRD (Guia Central do Usuário do Fórum para Faturas Eletrônicas da Alemanha). Ao contrário do XRechnung, o ZUGFeRD é uma abordagem híbrida que combina uma visão clássica em PDF/A-3 com um arquivo XML incorporado e legível por máquina. Na prática, ele abre como um PDF padrão, enquanto os sistemas de TI podem processar automaticamente os dados estruturados integrados.

Que detalhes uma fatura eletrônica deve conter?

De acordo com § 14 da UStG, uma fatura eletrônica deve conter todas as informações obrigatórias em uma versão tradicional. Isso inclui, em particular:

• Nome completo e endereço da empresa que fornece os bens ou serviços
  
• Nome completo e endereço do destinatário dos bens ou serviços
  
• Um número de fatura consecutivo e único
  
• Data da fatura
  
• Data do fornecimento de bens ou serviços
  
• O número fiscal atribuído à empresa fornecedora pelo órgão tributário ou o número de identificação IVA atribuído pelo Órgão Tributário Federal Central
  
• A quantidade e o tipo de bens fornecidos ou o escopo e o tipo de serviço prestado
  
• Valores líquidos e brutos
  
• A alíquota aplicável e o valor correspondente ou, no caso de uma isenção fiscal, uma referência à isenção
  

Números BT para informações obrigatórias

Para criar corretamente uma fatura eletrônica, preencha os campos obrigatórios nos campos BT designados. Abaixo está uma visão geral dos principais números BT e o conteúdo correspondente; os itens marcados com um asterisco (*) são obrigatórios.

Números BT para o conteúdo da fatura

Exemplo de fatura eletrônica: XRechnung

Baixe o XRechnung completo em formato XML PDF — com dados estruturados legíveis por máquina no formato exigido para faturamento eletrônico na Alemanha.

Exemplo de fatura eletrônica: ZUGFeRD

À primeira vista, a fatura ZUGFeRD parece ser um PDF clássico — veja o download abaixo. No entanto, incorporado no arquivo está um conjunto de dados XML, semelhante à abordagem usada pelo XRechnung.

Você encontrará um modelo de fatura ZUGFeRD, composto por um documento PDF e uma camada XML legível por máquina para processamento automatizado.

Baixe um modelo de fatura no formato ZUGFeRD — como um documento PDF com um arquivo XML incorporado para processamento estruturado.

Qual formato de fatura eletrônica é adequado para cada tipo de negócio?

O ZUGFeRD abrange uma ampla gama de cenários, tornando-o adequado para todos os tipos de empresas alemãs em quase todos os setores imagináveis. Ele funciona igualmente bem para transações com autoridades públicas, faturamento B2B e comércio privado B2C.

O XRechnung, por outro lado, foi especialmente projetado para lidar com autoridades públicas. Ele foi desenvolvido especificamente para o faturamento eletrônico de ministérios e agências do país, por isso é adequado para fornecedores que atendem a esses órgãos.

Como as empresas na Alemanha podem gerar faturas eletrônicas?

Para produzir e enviar faturas eletrônicas em XML, as empresas precisam de ferramentas que atendam aos requisitos técnicos e ofereçam suporte eficiente aos fluxos de trabalho existentes.

As soluções certificadas dos parceiros do aplicativo Stripe Billing podem gerar formatos como XRechnung, validar resultados e enviá-los diretamente para destinatários públicos ou privados. O faturamento também automatiza processos recorrentes, reduz tarefas manuais e fornece ferramentas abrangentes de relatórios e gerenciamento no Dashboard.

As faturas eletrônicas podem ser criadas em apenas algumas etapas usando o software apropriado:

• Modelo Open XML
  
• Preencha os campos BT
  
• Verifique os dados inseridos
  
• Valide o arquivo XML (por exemplo, com um validador XML)
  
• Salve e encadeie o arquivo XML
  

É importante usar as ferramentas certas para manter a conformidade e integrar o faturamento eletrônico diretamente nos fluxos de faturamento digital.