För närvarande utfärdar cirka 40 % av de tyska företagen sina fakturor elektroniskt. Det är en ökning från 30 % 2020 och 20 % bara två år tidigare år 2018. Denna uppåtgående trend understryker det faktum att e-fakturor sannolikt kommer att bli en ny standard inom tysk handel förr snarare än senare, inte minst på grund av kommande lagstiftning. Den här artikeln tar upp nuvarande och kommande verksamhet när det gäller elektronisk fakturering, belyser de viktigaste skillnaderna mellan strukturerade format och PDF-filer och listar obligatoriska fält. Du kan också kolla in exempel på olika typer av e-fakturor i praktiken och en kort guide till hur du genererar dina egna.

Vad innehåller den här artikeln?

• E-fakturor i Tyskland: Vilka är företagens skyldigheter?
  
• Hur skiljer sig e-fakturor från PDF-fakturor?
  
• Vilka uppgifter måste en e-faktura innehålla?
  
• Exempel på e-faktura: XRechnung
  
• Exempel på e-faktura: ZUGFeRD
  
• Vilka format för e-fakturor är rätt för vilka företag?
  
• Hur kan företag i Tyskland generera e-fakturor?
  

E-fakturor i Tyskland: Vilka är företagens skyldigheter?

Från och med januari 2025 måste alla B2B-företag i Tyskland kunna ta emot och behandla fakturor i elektronisk form. Lanseringen av e-faktureringskrav kommer att ske gradvis under de kommande åren. Från och med 2028 måste B2B-företag skapa och överföra e-fakturor i enlighet med § 27.38 i den tyska momslagen (UStG). Undantag gäller uteslutande för fakturor med lågt värde som beräknas till 250 EUR eller mindre, viss skattebefriad försäljning och resebiljetter, enligt § 34 i den tyska förordningen om genomförande av moms (UStDV). Den nya förordningen härrör från Europeiska unionens initiativ ViDA (Moms i den digitala tidsåldern), som syftar till att modernisera momsens administration och harmonisera fakturering i hela EU. Landet införlivade dessa bestämmelser i sin nationella lagstiftning genom tillväxtmöjlighetslagen.

Hur skiljer sig e-fakturor från PDF-fakturor?

PDF-fakturor är digitaliserade reproduktioner av traditionella pappersdokument. Även om de är digitala är de inte strukturerade. De innehåller inte standardiserade informationsfält, vilket innebär att automatiserade bokförings- eller ERP-system inte kan behandla deras innehåll direkt. Istället måste uppgifterna hämtas manuellt eller med hjälp av teknik för optisk teckenigenkänning (OCR), som är mottaglig för fel och endast ger begränsad automatisering.

E-fakturor är däremot baserade på XML (Extensible Markup Language), som är ett strukturerat språk för att representera textdata. Alla relevanta faktureringsuppgifter är sparade i så kallade BT-fält (Business Terms), som kan läsas av maskiner och därför importeras automatiskt till digitala system, vilket eliminerar behovet av manuella åtgärder.

E-fakturor överensstämmer med juridiska regelverk, särskilt EU-direktivet 2014/55/EU, som reglerar användningen vid offentlig upphandling. De måste också efterleva kraven i EU-normen EN 16931. I Tyskland används i synnerhet två format: XRechnung och ZUGFeRD. Båda följer den juridiska ramen, men skiljer sig åt i struktur, tillämpning och målgrupp.

XRechnung

Samordningskontoret för IT-standarder (KoSIT) har utvecklat XRechnung för myndighetsbruk. Det förlitar sig enbart på XML-data och utesluter all visuell representation av fakturan. Till följd av detta kan företag inte tillämpa grafiska designelement som logotyper eller färger. Dokumentet kan endast läsas av en maskin och kräver särskild programvara för behandling.

ZUGFeRD-faktura

Det andra etablerade formatet i Tyskland är ZUGFeRD (central användarguide ör forumet för elektroniska fakturor i Tyskland). Till skillnad från XRechnung är ZUGFeRD en hybridmetod som kombinerar en klassisk PDF/A-3-vy med en inbäddad, maskinläsbar XML-fil. I praktiken öppnas den som en standard PDF-fil medan IT-system automatiskt kan behandla integrerade strukturerade data.

Vilka uppgifter måste en e-faktura innehålla?

Enligt avsnitt 14 i UStG ska en elektronisk faktura innehålla alla uppgifter som är obligatoriska i en traditionell version. Detta inkluderar följande:

• Fullständigt namn och adress på företaget som levererar varorna eller tjänsten
  
• Fullständigt namn och adress för mottagaren av varorna eller tjänsterna
  
• Ett unikt löpnummer för fakturan
  
• Fakturadatum
  
• Datum för leverans av varor eller tjänster
  
• Skatteregistreringsnummer som utfärdats till det utförande företaget av skattekontoret eller momsregistreringsnummer som utfärdats av det federala centrala skattekontoret
  
• Mängd och typ av levererade varor eller tjänstens omfattning och typ
  
• Netto- och bruttobelopp
  
• Tillämplig skattesats och motsvarande belopp eller, om det är fråga om en skattebefrielse, en hänvisning till skattebefrielsen
  

BT-nummer för obligatorisk information

För att skapa en e-faktura korrekt anger du de obligatoriska fälten i de angivna BT-platserna. Nedan följer en översikt över de viktigaste BT-numren och deras motsvarande innehåll. Poster markerade med en asterisk (*) är obligatoriska.

BT-nummer för fakturans innehåll

Exempel på e-faktura: XRechnung

Ladda ner hela XRechnung i XML-format PDF – med strukturerade maskinläsbara data i det format som krävs för elektronisk fakturering i Tyskland.

Exempel på e-faktura: ZUGFeRD

Vid första anblicken ser fakturan för ZUGFeRD ut att vara en klassisk PDF-fil – se nerladdningen nedan. I filen finns dock en XML-datauppsättning som liknar den metod som XRechnung använder.

Du hittar ett exempel på en faktura som består av ett PDF-dokument och ett maskinläsbart XML-lager för automatiserad behandling.

Ladda ner en exempelfaktura i ZUGFeRD-format – som PDF-dokument med en inbäddad XML-fil för strukturerad behandling.

Vilka format för e-fakturor är rätt för vilka företag?

ZUGFeRD täcker ett brett spektrum av scenarier, vilket gör det lämpligt för alla typer av tyska företag i nästan alla tänkbara bransch. Det fungerar lika bra för transaktioner med offentliga myndigheter, B2B-fakturering och B2C-fakturering av privatpersoner.

XRechnung, däremot, är särskilt utformat för affärer med offentliga myndigheter. Det har utvecklats särskilt för elektronisk fakturering till ministerier och myndigheter i landet, så det passar leverantörer som betjänar dessa organ.

Hur kan företag i Tyskland generera e-fakturor?

För att kunna producera och skicka elektroniska fakturor i XML behöver företag verktyg som uppfyller de tekniska kraven och stöttar deras befintliga arbetsflöden.

Certifierade appartnerlösningar för Stripe Billing kan generera format som XRechnung, validera utdata och skicka dem direkt till offentliga eller privata mottagare. Billing automatiserar också återkommande processer, minskar manuella uppgifter och tillhandahåller omfattande rapporterings- och hanteringsverktyg i Dashboard.

E-fakturor kan skapas i bara några få steg med lämplig programvara:

• Öppna XML-mall
  
• Fyll i BT-fält
  
• Kontrollera indata
  
• Validera XML-fil (t.ex. med en XML-validerare)
  
• Spara och skicka XML-fil
  

Det är viktigt att använda rätt verktyg för att efterleva gällande bestämmelser och integrera e-fakturering direkt i digitala faktureringsflöden.