Attualmente, circa il 40% delle attività tedesche emette le proprie fatture in formato elettronico. Si tratta di un aumento rispetto al 30% del 2020 e al 20% di appena due anni prima, nel 2018. Questa tendenza al rialzo sottolinea il fatto che le fatture elettroniche sono destinate a diventare il nuovo standard nel commercio tedesco in tempi brevi, anche grazie alla legislazione in arrivo. Questo articolo illustra gli obblighi attuali e futuri per le attività in materia di fatturazione elettronica, evidenzia le principali differenze tra formati strutturati e PDF ed elenca i campi richiesti. Puoi inoltre consultare esempi pratici di diversi tipi di fatture elettroniche e una breve guida su come crearne una.

Contenuto dell'articolo

• Fatture elettroniche in Germania: quali sono gli obblighi per le attività
  
• Differenze tra le fatture elettroniche e quelle in formato PDF
  
• Dettagli che deve contenere una fattura elettronica
  
• Esempio di fattura elettronica: XRechnung
  
• Esempio di fattura elettronica: ZUGFeRD
  
• Formato di fattura elettronica più adatto per ciascuna attività
  
• Come le attività in Germania possono generare fatture elettroniche
  

Fatture elettroniche in Germania: quali sono gli obblighi per le attività

A partire da gennaio 2025, tutte le attività B2B in Germania dovranno essere in grado di ricevere ed elaborare gli addebiti in formato elettronico. L'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica avverrà gradualmente nei prossimi anni. Dal 2028, le imprese B2B dovranno emettere e trasmettere fatture elettroniche in conformità al paragrafo 27.38 della legge tedesca sull'imposta sul valore aggiunto (UStG). Sono previste eccezioni esclusivamente per fatture di importo ridotto fino a 250 €, per alcune operazioni esenti da imposta e per i biglietti di viaggio, come previsto dal paragrafo 34 del regolamento di attuazione tedesco dell'IVA (UStDV). La nuova normativa deriva dall'iniziativa dell'Unione europea ViDA (IVA nell'era digitale), che mira a modernizzare l'amministrazione dell'IVA e ad armonizzare le pratiche di addebito nell'Unione europea. La Germania ha recepito queste disposizioni nel diritto nazionale attraverso la legge sulle opportunità di crescita.

Differenze tra le fatture elettroniche e quelle in formato PDF

Le fatture in PDF sono riproduzioni digitali di documenti cartacei tradizionali. Sebbene siano digitali, non sono strutturate. Non contengono campi informativi standardizzati, il che significa che i sistemi di contabilità automatizzata o di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) non possono elaborarne direttamente il contenuto. I dati devono quindi essere recuperati manualmente oppure tramite tecnologie OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), che sono soggette a errori e consentono solo un livello limitato di automazione.

Le fatture elettroniche, invece, si basano su XML (Extensible Markup Language), un linguaggio strutturato per la rappresentazione di dati testuali. Tutti i dettagli rilevanti dell'addebito sono salvati nei cosiddetti campi BT (Business Terms), che possono essere letti automaticamente dai sistemi digitali e quindi importati senza necessità di intervento manuale.

Le fatture elettroniche sono conformi alle normative vigenti, in particolare alla Direttiva UE 2014/55/UE, che disciplina il loro utilizzo negli appalti pubblici. Devono inoltre rispettare i requisiti della norma europea EN 16931. In Germania sono particolarmente diffusi due formati: XRechnung e ZUGFeRD. Entrambi seguono il quadro normativo previsto, ma differiscono per struttura, applicazione e destinatari.

XRechnung

L'Ufficio di coordinamento per gli standard IT (KoSIT) ha sviluppato XRechnung per l'uso nella pubblica amministrazione. Questo formato si basa esclusivamente su dati XML e non prevede alcuna rappresentazione visiva della fattura. Di conseguenza, le aziende non possono utilizzare elementi grafici come loghi o colori. Il documento può essere letto solo da sistemi informatici e richiede software specifici per l'elaborazione.

Fattura ZUGFeRD

Il secondo formato affermato in Germania è ZUGFeRD (Guida centrale per gli utenti del Forum per le fatture elettroniche in Germania). A differenza di XRechnung, ZUGFeRD adotta un approccio ibrido che combina una vista classica in PDF/A-3 con un file XML integrato e leggibile dalle macchine. In pratica, si apre come un normale PDF, mentre i sistemi informatici possono elaborare automaticamente i dati strutturati integrati.

Dettagli che deve contenere una fattura elettronica

Secondo il paragrafo 14 della legge tedesca sull'imposta sul valore aggiunto UStG, una fattura elettronica deve contenere tutte le informazioni obbligatorie previste per una fattura tradizionale. In particolare:

• ragione sociale completa e indirizzo dell'azienda fornitrice del bene o servizio;
  
• nome completo e indirizzo del destinatario dei beni o dei servizi;
  
• un numero di fattura univoco consecutivo;
  
• data della fattura;
  
• data di fornitura di beni o servizi;
  
• identificativo fiscale rilasciato all'azienda fornitrice dall'ufficio tributario o la partita IVA rilasciata dall'Ufficio tributario federale centrale;
  
• quantità e il tipo di beni forniti o l'ambito e il tipo di servizi resi;
  
• importo netto e lordo;
  
• aliquota fiscale applicabile e importo corrispondente o, in caso di esenzione fiscale, un riferimento all'esenzione.
  

Numeri BT per le informazioni obbligatorie

Per creare correttamente una fattura elettronica, inserisci i campi richiesti negli appositi campi BT. Di seguito una panoramica dei principali numeri BT e del contenuto corrispondente: gli elementi contrassegnati con un asterisco (*) sono obbligatori.

Numeri BT per il contenuto della fattura

Esempio di fattura elettronica: XRechnung

Scarica la fattura XRechnung completa in formato XML/PDF, con dati strutturati leggibili automaticamente nel formato richiesto per la fatturazione elettronica in Germania.

Esempio di fattura elettronica: ZUGFeRD

A prima vista, la fattura ZUGFeRD sembra un classico PDF, come mostrato nel download di seguito. Tuttavia, nel file è integrato un set di dati XML, simile all'approccio utilizzato da XRechnung.

Troverai un esempio di fattura ZUGFeRD composto da un documento PDF e da un livello XML leggibile automaticamente dai sistemi per l'elaborazione automatizzata.

Scarica un esempio di fattura in formato ZUGFeRD un documento PDF con un file XML integrato per l'elaborazione strutturata.

Formato di fattura elettronica più adatto per ciascuna attività

Il formato ZUGFeRD copre un'ampia gamma di scenari ed è quindi adatto a tutti i tipi di attività in Germania, in quasi ogni settore. Funziona altrettanto bene per le transazioni con la pubblica amministrazione, per la fatturazione B2B e per le vendite B2C ai privati.

Il formato XRechnung, invece, è progettato specificamente per i rapporti con la pubblica amministrazione. È stato sviluppato appositamente per la fatturazione elettronica verso ministeri e autorità del Paese ed è quindi adatto ai fornitori che lavorano con questi enti.

Come le attività in Germania possono generare fatture elettroniche

Per generare e inviare fatture elettroniche in formato XML, alle attività servono strumenti che soddisfino i requisiti tecnici e supportino in modo efficiente i flussi di lavoro esistenti.

Nel caso di Stripe Billing, le sue soluzioni dei partner certificati per l'app, sono in grado di generare formati come XRechnung, verificare la correttezza dei dati generati e inviarli direttamente a destinatari pubblici o privati. Inoltre, Billing automatizza i processi ricorrenti, riduce le attività manuali e offre strumenti completi di reportistica e gestione nella Dashboard Stripe.

Le fatture elettroniche possono essere generate in pochi passaggi utilizzando un software appropriato:

• Apri il modello XML
  
• Compila i campi BT
  
• Controlla i dati inseriti
  
• Convalida il file XML (ad esempio, con un validatore XML)
  
• Salva e inoltra il file XML
  

È importante utilizzare gli strumenti giusti per rimanere conformi alle normative e integrare la fatturazione elettronica direttamente nei flussi digitali di addebito.