En la actualidad, alrededor del 40 % de las empresas alemanas emiten sus facturas electrónicamente, lo que supone un aumento respecto al 30 % en 2020 y al 20 % solo dos años antes, en 2018. Esta tendencia al alza pone de manifiesto que las facturas electrónicas están a punto de convertirse en el nuevo estándar para el comercio alemán, en gran parte debido a la futura legislación. Este artículo habla de la facturación electrónica para tanto las empresas actuales como las futuras, destaca las principales diferencias entre los formatos estructurados y los PDF, y enumera los campos obligatorios. También puedes consultar ejemplos de diferentes tipos de facturas electrónicas en la práctica y una breve guía sobre cómo generar las tuyas propias.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• Facturas electrónicas en Alemania: ¿qué obligaciones tienen las empresas?
  
• ¿En qué se diferencian las facturas electrónicas de las facturas en PDF?
  
• ¿Qué datos debe contener una factura electrónica?
  
• Ejemplo de factura electrónica: XRechnung
  
• Ejemplo de factura electrónica: ZUGFeRD
  
• ¿Qué formato de factura electrónica es el adecuado para cada empresa?
  
• ¿Cómo pueden generar facturas electrónicas las empresas de Alemania?
  

Facturas electrónicas en Alemania: ¿qué obligaciones tienen las empresas?

A partir de enero de 2025, todas las empresas B2B de Alemania estarán obligadas a recibir y procesar facturas en formato electrónico. La implementación de las obligaciones de facturación electrónica tendrá lugar gradualmente durante los próximos años. A partir de 2028, las entidades B2B deberán crear y transmitir facturas electrónicas de conformidad con el § artículo 27.38 de la Ley alemana del impuesto sobre el valor añadido (IVA) (UStG). Las exenciones se aplican exclusivamente a: las facturas de valor bajo, es decir, de 250 € o menos; determinadas ventas exentas de impuestos ;y billetes de viajes, tal y como se describen en el § artículo 34 de la Ordenanza alemana de aplicación del IVA (UStDV). El nuevo reglamento se origina en la iniciativa ViDA (IVA en la era digital) de la Unión Europea, que tiene como objetivo modernizar la administración del IVA y armonizar las prácticas de facturación en toda la UE. El país incorporó estas disposiciones a la legislación nacional a través de la Ley de oportunidades de crecimiento.

¿En qué se diferencian las facturas electrónicas de las facturas en PDF?

Las facturas en PDF son reproducciones digitalizadas de documentos tradicionales en papel. Aunque son digitales, no están estructuradas y no contienen campos de información normalizados, lo que significa que los sistemas automatizados de contabilidad o planificación de los recursos empresariales (ERP) no pueden procesar su contenido directamente. En su lugar, los datos deben recuperarse manualmente o mediante tecnologías OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que son susceptibles de errores y proporcionan una automatización limitada.

Por otra parte, las facturas electrónicas se configuran en XML (lenguaje extensible de recargo), un lenguaje estructurado para representar datos textuales. Todos los datos de facturación pertinentes están almacenados en los denominados campos BT (condiciones empresariales), que las máquinas pueden interpretar y, por lo tanto, importar automáticamente a los sistemas digitales, lo que elimina la necesidad de intervención manual.

Las facturas electrónicas se ajustan a la normativa jurídica, en particular a la Directiva 2014/55/UE, que rige su uso en la contratación pública, y también deben cumplir los requisitos de la norma EN 16931 de la UE. En Alemania se utilizan de forma frecuente dos formatos en particular: XRechnung y ZUGFeRD, que siguen el marco jurídico establecido, pero difieren en estructura, aplicación y destinatarios objetivo.

XRechnung:

La Oficina de Coordinación de Normas de Tecnología de la Información (KoSIT) elaboró la opción XRechnung para su uso gubernamental, que utiliza únicamente en datos XML y no ofrece ninguna representación visual de la factura. Por ello, las empresas no pueden aplicar elementos gráficos de diseño, como logotipos o colores. El documento solo puede leerlo una máquina y para su procesamiento son necesarios programas informáticos especiales.

Factura ZUGFeRD:

El segundo formato existente en Alemania es ZUGFeRD (guía central del usuario del foro de facturas electrónicas de Alemania). A diferencia de XRechnung, ZUGFeRD es un enfoque híbrido que combina una vista clásica en PDF/A-3 con un archivo XML integrado y legible por máquina. En la práctica, se abre como un PDF estándar, pero los sistemas informáticos pueden procesar automáticamente los datos estructurados integrados que incluye.

¿Qué datos debe contener una factura electrónica?

Según el artículo 14 de la UStG, una factura electrónica debe contener toda la información obligatoria en una versión tradicional. Concretamente, esto incluye:

• Nombre completo y dirección de la empresa que suministra los bienes o servicios.
  
• Nombre completo y dirección del destinatario de los bienes o servicios
  
• Un número de factura único y consecutivo.
  
• Fecha de la factura
  
• Fecha de suministro de los bienes o servicios
  
• Número fiscal expedido a la empresa proveedora por la oficina fiscal o número de identificación del IVA expedido por la oficina fiscal central federal
  
• Cantidad y tipo de bienes suministrados o alcance y tipo de servicio prestado
  
• Importe neto e importe bruto
  
• Tipo impositivo aplicable y el importe correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención
  

Números BT para la información obligatoria

Para crear correctamente una factura electrónica, introduce los campos obligatorios en las casillas BT indicadas. A continuación, encontrarás un resumen de los números de BT clave y su contenido correspondiente; los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.

Números BT para el contenido de una factura

Ejemplo de factura electrónica: XRechnung

Descarga el XRechnung completo en formato XML en PDF, con datos estructurados legibles por máquina en el formato requerido para la facturación electrónica en Alemania.

Ejemplo de factura electrónica: ZUGFeRD

A primera vista, la factura ZUGFeRD parece un PDF clásico (puedes consultar la descarga disponible a continuación). Sin embargo, en el archivo está integrado un conjunto de datos XML, similar a la estructura utilizada por XRechnung.

Encontrarás un ejemplo de factura ZUGFeRD, que incluye un documento PDF y una capa XML legible por máquina para su procesamiento automatizado.

Descarga una factura ZUGFeRD de ejemplo como documento PDF con un archivo XML integrado para el procesamiento estructurado.

¿Qué formato de factura electrónica es el adecuado para cada empresa?

La opción ZUGFeRD cubre una amplia gama de situaciones, lo que la hace adecuada para todo tipo de negocios en Alemania, en casi todos los sectores imaginables. Funciona igual de bien para las transacciones con autoridades públicas, la facturación B2B y el comercio privado B2C.

La opción XRechnung, por el contrario, está especialmente diseñada para las gestiones con las autoridades públicas. Fue desarrollada específicamente para las gestiones de facturación electrónica con ministerios y organismos del país, por lo que es la opción adecuada para los proveedores que prestan servicios a esos organismos.

¿Cómo pueden generar facturas electrónicas las empresas de Alemania?

Para crear y enviar facturas electrónicas en XML, las empresas necesitan herramientas que cumplan con los requisitos técnicos y de un soporte eficiente a sus flujos de trabajo ya existentes.

Las soluciones para socios de Stripe Billing certificados pueden generar formatos como XRechnung, validar los resultados y enviarlos directamente a destinatarios públicos o privados. Billing también automatiza los procesos recurrentes, reduce las tareas manuales y proporciona herramientas de gestión y presentación de informes exhaustivas en el Dashboard.

Las facturas electrónicas se pueden crear en tan solo unos cuantos pasos utilizando el software adecuado:

• Abrir plantilla XML
  
• Rellenar los campos BT
  
• Comprobar los datos introducidos
  
• Validar el archivo XML (p. ej., con un validador XML)
  
• Guardar y poner en cascada el archivo XML
  

Es importante utilizar las herramientas adecuadas para cumplir con la normativa e integrar directamente la facturación electrónica en los flujos de facturación digital.