Derzeit stellen rund 40 % der deutschen Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch aus. Das ist ein Anstieg gegenüber 30 % im Jahr 2020 und 20 % nur zwei Jahre zuvor im Jahr 2018.. Dieser Aufwärtstrend unterstreicht die Tatsache, dass E-Rechnungen eher früher als später zum neuen Standard im deutschen Handel werden dürften – nicht zuletzt aufgrund der bevorstehenden Gesetzgebung. In diesem Artikel werden aktuelle und bevorstehende Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung behandelt, die wichtigsten Unterschiede zwischen strukturierten Formaten und PDF-Dateien aufgezeigt und Pflichtfelder aufgeführt. Sie finden hier auch Beispiele für verschiedene Arten von E-Rechnungen in der Praxis sowie eine kurze Anleitung, wie Sie Ihre eigenen Rechnungen erstellen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• E-Rechnungen in Deutschland: Welche Verpflichtungen haben Unternehmen?
  
• Wie unterscheiden sich E-Rechnungen von PDF-Rechnungen?
  
• Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?
  
• Beispiel für eine E-Rechnung: XRechnung
  
• Beispiel für eine E-Rechnung: ZUGFeRD
  
• Welches E-Rechnungsformat eignet sich für welches Unternehmen?
  
• Wie können Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen erstellen?
  

Elektronische Rechnungen („E-Rechnungen“) in Deutschland: Welche Pflichten haben Unternehmen?

Ab Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen und zu verarbeiten. Die Einführung der E-Rechnungs-Pflichten („E-Invoicing“) findet in den nächsten Jahren schrittweise statt. Ab 2028 müssen B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen gemäß § 27 Abs. 38 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erstellen und übermitteln. Ausnahmen gelten ausschließlich für Rechnungen mit einem geringen Wert von bis zu 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen), bestimmte steuerbefreite Umsätze und Fahrausweise, wie in § 34 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) dargelegt. Die neue Regelung geht auf die ViDA-Initiative (Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter) der Europäischen Union zurück, die darauf abzielt, die Verwaltung der Umsatzsteuer zu modernisieren und die Rechnungsstellungspraktiken in der gesamten EU zu harmonisieren. Das Land hat diese Bestimmungen durch das Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness, kurz Wachstumschancengesetz,. in nationales Recht umgesetzt.

Wie unterscheiden sich elektronische Rechnungen von PDF-Rechnungen?

PDF-Rechnungen sind digitalisierte Reproduktionen traditioneller Papierdokumente. Sie sind zwar digital, jedoch nicht strukturiert. Sie enthalten keine standardisierten Informationsfelder, was bedeutet, dass automatisierte Buchhaltungs- oder Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) ihren Inhalt nicht direkt verarbeiten können. Stattdessen müssen die Daten manuell oder mithilfe von OCR-Technologien (optische Zeichenerkennung) abgerufen werden, die fehleranfällig sind und nur eine begrenzte Automatisierung ermöglichen.

E-Rechnungen basieren hingegen auf XML (Extensible Markup Language), einer strukturierten Sprache zur Darstellung von Textdaten. Alle relevanten Rechnungsdetails werden in sogenannten BT-Feldern (Business Terms) gespeichert, die maschinenlesbar sind und daher automatisch in digitale Systeme importiert werden können, wodurch manuelle Eingriffe entfallen.

Elektronische Rechnungen sind an rechtliche Vorschriften, insbesondere die EU-Richtlinie 2014/55/EU, zur Verwendung bei öffentlichen Aufträgen angepasst. Sie müssen auch die Anforderungen der EU-Norm EN 16931 erfüllen. Insbesondere in Deutschland sind zwei Formate weit verbreitet: XRechnung und ZUGFeRD. Beide folgen dem rechtlichen Rahmen, unterscheiden sich jedoch in Struktur, Anmeldeformular und Zielgruppe.

XRechnung

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) hat XRechnung für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung entwickelt. Es basiert ausschließlich auf XML-Daten und schließt jegliche visuelle Darstellung der Rechnung aus. Daher können Unternehmen keine grafischen Gestaltungselemente wie Logos oder Farben verwenden. Das Dokument kann nur maschinell gelesen werden und erfordert spezielle Software für die Verarbeitung.

ZUGFeRD-Rechnung

Das zweite in Deutschland etablierte Format ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Im Gegensatz zu XRechnung handelt es sich bei ZUGFeRD um einen hybriden Ansatz, der eine klassische PDF/A-3-Ansicht mit einer eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. In der Praxis lässt es sich wie eine Standard-PDF-Datei öffnen, während IT-Systeme die integrierten strukturierten Daten automatisch verarbeiten können.

Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Gemäß § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) muss eine elektronische Rechnung alle Angaben enthalten, die auch bei einer traditionellen Rechnung vorgeschrieben sind. Dazu gehören insbesondere:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• Vollständiger Name und Anschrift der Empfängerin bzw. des Empfängers der Waren oder Dienstleistungen
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• Rechnungsdatum
  
• Datum der Lieferung der Waren oder Erbringung der Dienstleistung
  
• Die vom Finanzamt an das liefernde Unternehmen vergebene Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern vergebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen
  
• Netto- und Bruttobetrag
  
• Angewendeter Steuersatz und entsprechender Steuerbetrag oder im Fall einer Befreiung von der Steuerpflicht ein entsprechender Hinweis
  

BT-Nummern für Pflichtangaben

Um eine elektronische Rechnung korrekt zu erstellen, geben Sie die erforderlichen Angaben in die dafür vorgesehenen BT-Felder ein. Nachstehend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten BT-Nummern und der jeweils zugehörigen Inhalte; mit einem Sternchen (*) gekennzeichnete Posten sind Pflichtangaben.

BT-Nummern für Rechnungsinhalte

Beispiel für eine E-Rechnung: XRechnung

Laden Sie die vollständige XRechnung im XML-Format als PDF herunter – mit strukturierten, maschinenlesbaren Daten im für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland erforderlichen Format.

Beispiel für eine elektronische Rechnung: ZUGFeRD

Auf den ersten Blick scheint die ZUGFeRD Rechnung eine klassische PDF-Datei zu sein – siehe unten heruntergeladen. In die Datei ist jedoch ein XML-Datensatz eingebettet, ähnlich dem von XRechnung verwendeten Ansatz.

Sie finden eine ZUGFeRD-Rechnung, bestehend aus einem PDF-Dokument und einer maschinenlesbaren XML-Schicht für die automatisierte Verarbeitung.

Eine beispielhafte Rechnung im ZUGFeRD-Format als PDF-Dokument mit eingebetteter XML-Datei zur strukturierten Verarbeitung herunterladen.

Welches E-Rechnungsformat eignet sich für welches Unternehmen?

ZUGFeRD deckt eine Vielzahl von Szenarien ab und eignet sich daher für Unternehmen aller Arten und Branchen in Deutschland. Es funktioniert gleichermaßen gut für Transaktionen mit Behörden, für die Abrechnung im B2B-Bereich sowie für den privaten B2C-Handel.

Im Gegensatz dazu wurde XRechnung speziell für den Umgang mit Behörden entwickelt. Es wurde speziell für die elektronische Rechnungsstellung an Ministerien und Behörden in Deutschland entwickelt und eignet sich daher insbesondere für Anbieter, die diese Einrichtungen beliefern.

Wie können Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen erstellen?

Um elektronische Rechnungen im XML-Format zu erstellen und zu versenden, benötigen Unternehmen Tools, die den technischen Anforderungen entsprechen und ihre bestehenden Arbeitsabläufe effizient unterstützen.

Zertifizierte Stripe Billing App-Partnerlösungen können Formate wie XRechnung generieren, die Ausgabe validieren und direkt an öffentliche oder private Empfänger/innen senden. Billing automatisiert außerdem wiederkehrende Prozesse, reduziert manuelle Aufgaben und bietet umfassende Berichts- und Verwaltungstools im Dashboard.

E-Rechnungen können mit einer geeigneten Software in wenigen Schritten erstellt werden:

• XML-Vorlage öffnen
  
• BT-Felder ausfüllen
  
• Eingabedaten überprüfen
  
• XML-Datei validieren (z. B. mit einem XML-Validator)
  
• XML-Datei speichern und weiterleiten
  

Es ist wichtig, die richtigen Tools zu verwenden, um die Compliance zu gewährleisten und E-Invoicing direkt in die digitalen Rechnungsstellungsprozesse zu integrieren.