Actuellement, environ 40 % des entreprises allemandes émettent leurs factures par voie électronique. Cette proportion était de 30 % en 2020 et de 20 % seulement deux ans plus tôt, en 2018. Cette tendance à la hausse montre que les factures électroniques sont appelées à devenir la nouvelle norme du commerce en Allemagne plus tôt que tard, notamment en raison de la législation à venir. Cet article présente la réglementation actuelle et à venir pour les entreprises en matière de facturation électronique, met en évidence les principales différences entre les formats structurés et les PDF, et énumère les champs obligatoires. Vous trouverez également des exemples de différents types de factures électroniques en pratique ainsi qu’un court guide pour créer la vôtre.

Contenu de l’article

• Facturation électronique en Allemagne : quelles obligations pour les entreprises?
  
• En quoi les factures électroniques diffèrent-elles des factures PDF?
  
• Quels renseignements une facture électronique doit-elle contenir?
  
• Exemple de facture électronique : XRechnung
  
• Exemple de facture électronique : ZUGFeRD
  
• Quel format de facture électronique convient à quelle entreprise?
  
• Comment les entreprises en Allemagne peuvent elles générer des factures électroniques?
  

Facturation électronique en Allemagne : quelles obligations pour les entreprises?

À partir de janvier 2025, toutes les entreprises B2B en Allemagne devront être en mesure de recevoir et de traiter des factures sous forme électronique. La mise en œuvre des obligations relatives à la facturation électronique se fera progressivement au cours des prochaines années. À partir de 2028, les entités B2B devront créer et transmettre des factures électroniques conformément à l’article §27.38 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (UStG). Des exemptions s’appliquent uniquement aux factures de faible valeur d’un montant de 250 € ou moins, à certaines ventes exemptées de taxe et aux billets de voyage, comme indiqué dans l’article § 34 du règlement d’application de la TVA allemande (UStDV). La nouvelle réglementation découle de l’initiative de l’Union européenne ViDA (VAT in the Digital Age), qui vise à moderniser l’administration de la TVA et à harmoniser les pratiques de facturation dans l’ensemble de l’UE. L’Allemagne a intégré ces dispositions dans son droit national par l’intermédiaire de la loi sur les opportunités de croissance.

En quoi les factures électroniques diffèrent elles des factures PDF?

Les factures PDF sont des reproductions numérisées de documents papier traditionnels. Bien qu’elles soient numériques, elles ne sont pas structurées. Elles ne contiennent pas de champs d’information normalisés, ce qui signifie que les systèmes de comptabilité automatisée ou de planification des ressources de l’entreprise (PRE) ne peuvent pas traiter leur contenu directement. Les données doivent plutôt être extraites manuellement ou à l’aide de technologies de ROC (reconnaissance optique de caractères), qui sont sujettes aux erreurs et n’offrent qu’un niveau d’automatisation limité.

Les factures électroniques, en revanche, reposent sur le XML (Extensible Markup Language), un langage structuré permettant de représenter des données textuelles. Tous les renseignements de facturation pertinents sont stockés dans des champs appelés BT (Business Terms), qui peuvent être lus par des machines et donc importés automatiquement dans des systèmes numériques, ce qui élimine la nécessité d’une intervention manuelle.

Les factures électroniques sont conformes aux exigences légales, notamment à la directive de l’UE 2014/55/UE, qui régit leur utilisation dans les marchés publics. Elles doivent également respecter les exigences de la norme européenne EN 16931. Deux formats sont particulièrement répandus en Allemagne : XRechnung et ZUGFeRD. Tous deux respectent le cadre juridique, mais diffèrent par leur structure, leur utilisation et leur public cible.

XRechnung

Le Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) a développé XRechnung pour une utilisation par les administrations publiques. Ce format repose uniquement sur des données XML et exclut toute représentation visuelle de la facture. Par conséquent, les entreprises ne peuvent pas appliquer d’éléments de conception graphique, tels que des logos ou des couleurs. Le document ne peut être lu que par une machine et nécessite un logiciel spécialisé pour être traité.

Facture ZUGFeRD

Le deuxième format bien établi en Allemagne est ZUGFeRD (Central User Guide of the Forum for Electronic Invoices Germany). Contrairement à XRechnung, ZUGFeRD adopte une approche hybride qui combine une vue classique en PDF/A-3 avec un fichier XML intégré lisible par machine. En pratique, il s’ouvre comme un PDF standard tandis que les systèmes informatiques peuvent traiter automatiquement les données structurées intégrées.

Quels renseignements une facture électronique doit-elle contenir?

Selon § 14 de la UStG, une facture électronique doit contenir toutes les informations obligatoires figurant sur une facture traditionnelle. Cela comprend notamment :

• Le nom complet et l’adresse de l’entreprise fournissant les biens ou les services
  
• Le nom complet et l’adresse du bénéficiaire du produit ou du service
  
• Numéro de facture consécutif et unique
  
• Date de facture
  
• Date de livraison des biens ou services
  
• Numéro d’identification fiscale délivré à l’entreprise exécutante par le bureau des services fiscaux ou numéro de TVA délivré par l’Office central fédéral des services fiscaux
  
• La quantité et le type de marchandises livrées ou l’étendue et le type de services fournis
  
• Le montant net et brut
  
• Le taux de taxe applicable et le montant correspondant ou, dans le cas d’une exonération fiscale, une référence à l’exonération
  

Numéros BT pour les informations obligatoires

Pour créer correctement une facture électronique, saisissez les champs requis dans les emplacements BT désignés. Vous trouverez ci dessous un aperçu des principaux numéros BT et de leur contenu correspondant. Les éléments marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.

Numéros BT pour le contenu de la facture

Exemple de facture électronique : XRechnung

Téléchargez le PDF de l’XRechnung complète au format XML, avec des données structurées lisibles par machine dans le format requis pour la facturation électronique en Allemagne.

Exemple de facture électronique : ZUGFeRD

À première vue, la facture ZUGFeRD ressemble à un PDF classique, comme dans le téléchargement ci dessous. Toutefois, le fichier contient un jeu de données XML intégré, similaire à l’approche utilisée par XRechnung.

Vous trouverez un exemple de facture ZUGFeRD comprenant un document PDF et une couche XML lisible par machine pour le traitement automatisé.

Téléchargez un exemple de facture au format ZUGFeRD sous forme de document PDF avec un fichier XML intégré pour un traitement structuré.

Quel format de facture électronique convient à quelle entreprise?

ZUGFeRD couvre un large éventail de scénarios, ce qui le rend adapté à tous les types d’entreprises allemandes dans presque tous les secteurs imaginables. Il fonctionne aussi bien pour les transactions avec les autorités publiques, la facturation B2B et le commerce privé B2C.

XRechnung, en revanche, est spécialement conçu pour les échanges avec les autorités publiques. Il a été développé particulièrement pour la facturation électronique destinée aux ministères et aux organismes publics du pays, ce qui le rend adapté aux fournisseurs qui travaillent avec ces entités.

Comment les entreprises en Allemagne peuvent elles générer des factures électroniques?

Pour produire et envoyer des factures électroniques en XML, les entreprises ont besoin d’outils qui répondent aux exigences techniques et qui prennent efficacement en charge leurs flux de travail existants.

Les solutions partenaires d’applications certifiées Stripe Billing peuvent générer des formats tels que XRechnung, valider le résultat et les envoyer directement à des bénéficiaires publics ou privés. Billing automatise également les processus récurrents, réduit les tâches manuelles et offre des outils complets de production de rapports et de gestion dans le Dashboard.

Les factures électroniques peuvent être créées en quelques étapes à l’aide d’un logiciel approprié :

• Ouvrez le modèle XML
  
• Remplissez les champs BT
  
• Vérifiez les données de saisie
  
• Validez le fichier XML (par exemple avec un validateur XML)
  
• Enregistrez et transmettez le fichier XML
  

Il est important d’utiliser les bons outils pour rester conforme et intégrer directement la facturation électronique dans les flux de facturation numériques.