En la actualidad, alrededor del 40 % de las empresas alemanas emiten sus facturas de forma electrónica, lo que supone un aumento respecto al 30 % en 2020 y el 20 % en 2018. Esta tendencia al alza subraya el hecho de que las facturas electrónicas se convertirán en el nuevo estándar del comercio alemán, en parte gracias a la futura legislación. Este artículo aborda la facturación electrónica para las empresas actuales y futuras, destaca las principales diferencias entre los formatos estructurados y los PDF, y enumera los campos obligatorios. También puedes consultar ejemplos de diferentes tipos de facturas electrónicas en la práctica y una breve guía sobre cómo generar las tuyas.

¿Qué contiene este artículo?

• Facturas electrónicas en Alemania: ¿cuáles son las obligaciones de las empresas?
  
• ¿En qué se diferencian las facturas electrónicas de las facturas en PDF?
  
• ¿Qué detalles debe contener una factura electrónica?
  
• Ejemplo de factura electrónica: XRechnung
  
• Ejemplo de factura electrónica: ZUGFeRD
  
• ¿Qué formato de factura electrónica es el adecuado para cada empresa?
  
• ¿Cómo pueden las empresas en Alemania generar facturas electrónicas?
  

Facturas electrónicas en Alemania: ¿qué obligaciones tienen las empresas?

A partir de enero de 2025, todas las empresas B2B de Alemania estarán obligadas a recibir y procesar facturas en formato electrónico. La implementación de las obligaciones de facturación electrónica tendrá lugar gradualmente durante los próximos años. A partir de 2028, las entidades B2B deberán crear y transmitir facturas electrónicas de conformidad con el § artículo 27.38 de la Ley alemana del impuesto sobre el valor añadido (IVA) (UStG). Las exenciones se aplican exclusivamente a: las facturas de valor bajo, es decir, de 250 € o menos; determinadas ventas exentas de impuestos ;y billetes de viajes, tal y como se describen en el § artículo 34 de la Ordenanza alemana de aplicación del IVA (UStDV). El nuevo reglamento se origina en la iniciativa ViDA (IVA en la era digital) de la Unión Europea, que tiene como objetivo modernizar la administración del IVA y armonizar las prácticas de facturación en toda la UE. El país incorporó estas disposiciones a la legislación nacional a través de la Ley de oportunidades de crecimiento.

¿En qué se diferencian las facturas electrónicas de las facturas en PDF?

Las facturas en PDF son reproducciones digitalizadas de documentos tradicionales en papel, pero no están estructuradas, no contienen campos de información normalizados, lo que significa que los sistemas automatizados de contabilidad o planificación de recursos empresariales (ERP) no pueden procesar su contenido directamente, sino que los datos deben recuperarse manualmente o mediante tecnologías de OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que son susceptibles de errores y proporcionan una automatización limitada.

Las facturas electrónicas, por su parte, están establecidas en función del XML (lenguaje de marcado extensible), un lenguaje estructurado para representar datos textuales. Todos los datos de facturación pertinentes se almacenan en los denominados campos BT (condiciones empresariales), que pueden ser leídos por las máquinas y, por lo tanto, pueden importarse automáticamente a los sistemas digitales, lo que elimina la necesidad de intervención manual.

Las facturas electrónicas se ajustan a la normativa legal, en particular a la Directiva 2014/55/UE, que rige el uso en la contratación pública, y también deben cumplir los requisitos de la normativa EN 16931 de la UE. En Alemania se utilizan ampliamente dos formatos en particular: XRechnung y ZUGFeRD, ambos conformes al marco legal, pero diferentes en estructura, solicitud y grupo destinatario.

XRechnung

La Oficina de Coordinación de Normas de Tecnología de la Información (KoSIT) elaboró XRechnung para uso público, que se basa únicamente en datos XML y excluye toda representación visual de la factura. En consecuencia, las empresas no pueden aplicar elementos gráficos, como logotipos o colores. El documento solo puede leerse mediante una máquina, lo que requiere un software especial para su procesamiento.

Factura ZUGFeRD

El segundo formato establecido en Alemania es ZUGFeRD (Guía central del usuario del foro de facturas electrónicas de Alemania). A diferencia de XRechnung, ZUGFeRD es un enfoque híbrido que combina una vista clásica en PDF/A-3 con un archivo XML integrado y legible por máquina. En la práctica, se abre como un PDF estándar, mientras que los sistemas de tecnología de la información pueden procesar automáticamente los datos estructurados integrados.

¿Qué detalles debe contener una factura electrónica?

Según el Artículo 14 de la UStG, una factura electrónica debe contener toda la información obligatoria de la versión tradicional, lo que incluye, en particular, lo siguiente:

• Nombre completo y dirección de la empresa proveedora de bienes o servicios
  
• Nombre completo y dirección del destinatario de los bienes o servicios
  
• Número de factura único y consecutivo
  
• Fecha de la factura
  
• Fecha de entrega de los bienes o servicios
  
• Número de identificación fiscal asignado a la empresa suministradora por la agencia fiscal o número de identificación del IVA emitido por la agencia fiscal federal
  
• La cantidad y el tipo de bienes suministrados o el alcance y el tipo de los servicios prestados
  
• Importes netos y brutos
  
• La tasa impositiva aplicable y el importe correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención
  

Números de BT para información obligatoria

Para crear correctamente una factura electrónica, introduce los campos obligatorios en las ranuras de BT designadas. A continuación, encontrarás un resumen de los números clave de BT y su contenido correspondiente; los ítems marcados con un asterisco (*) son obligatorios.

Números de BT para el contenido de la factura

Ejemplo de factura electrónica: XRechnung

Descarga XRechnung completo en PDF en formato XML, con datos estructurados legibles por máquina en el formato requerido para la facturación electrónica en Alemania.

Ejemplo de factura electrónica: ZUGFeRD

A primera vista, la factura ZUGFeRD parece ser un PDF clásico. Puedes descargarla a continuación. Sin embargo, en el archivo está integrado un conjunto de datos XML, similar al enfoque utilizado por XRechnung.

Encontrarás un ejemplo de factura ZUGFeRD que comprende un documento PDF y una capa XML legible por máquina para su procesamiento automatizado.

Descarga un ejemplo de factura en formato ZUGFeRD como documento PDF con un archivo XML integrado para un procesamiento estructurado.

¿Qué formato de factura electrónica es el adecuado para cada empresa?

ZUGFeRD cubre una amplia gama de escenarios, lo que lo hace adecuado para todo tipo de empresas alemanas en casi todos los sectores imaginables. Funciona igualmente bien para las transacciones con autoridades públicas, la facturación B2B y el comercio privado B2C.

XRechnung, por el contrario, está especialmente diseñado para tratar con las autoridades públicas. Se desarrolló específicamente para la facturación electrónica a los ministerios y organismos del país, por lo que se adapta a los proveedores que prestan servicios a esos organismos.

¿Cómo pueden las empresas en Alemania generar facturas electrónicas?

Para generar y enviar facturas electrónicas en XML, las empresas necesitan herramientas que cumplan con los requisitos técnicos y admitan de manera eficiente los flujos de trabajo existentes.

Las soluciones asociadas certificadas de Stripe Billing pueden generar formatos, como XRechnung, validar los resultados y enviarlos directamente a destinatarios públicos o privados. La facturación también automatiza los procesos recurrentes, reduce las tareas manuales y proporciona amplios instrumentos de presentación de informes y gestión en el Dashboard.

Las facturas electrónicas se pueden crear en tan solo unos pasos con el software adecuado:

• Abre la plantilla XML
  
• Completa los campos BT
  
• Comprueba los datos de entrada
  
• Valida el archivo XML (p. ej., con un validador XML)
  
• Guarda y pon en cascada el archivo XML
  

Es importante utilizar las herramientas adecuadas para cumplir con la normativa e integrar la facturación electrónica directamente en los flujos de facturación digital.