Op dit moment geeft ongeveer 40% van de Duitse bedrijven hun facturen elektronisch uit. Dat is een stijging ten opzichte van 30% in 2020 en 20% slechts twee jaar eerder in 2018. Deze stijgende trend laat zien dat e-facturen binnenkort de nieuwe standaard worden in het Duitse bedrijfsleven, vooral door nieuwe wetgeving. Dit artikel gaat over de huidige en toekomstige regels voor elektronische facturering, laat de belangrijkste verschillen zien tussen gestructureerde formaten en pdf's, en geeft een lijst met verplichte velden. Je kunt ook voorbeelden bekijken van verschillende soorten e-facturen in de praktijk en een korte handleiding om je eigen e-facturen te maken.

Wat staat er in dit artikel?

• E-facturen in Duitsland: wat zijn de verplichtingen voor bedrijven?
  
• Waarin verschillen e-facturen van pdf-facturen?
  
• Welke gegevens moet een e-factuur bevatten?
  
• Voorbeeld van een e-factuur: XRechnung
  
• Voorbeeld van een e-factuur: ZUGFeRD
  
• Welk e-factuurformaat is geschikt voor welk bedrijf?
  
• Hoe kunnen bedrijven in Duitsland e-facturen maken?
  

E-facturen in Duitsland: wat zijn de verplichtingen voor bedrijven?

Vanaf januari 2025 moeten alle B2B-bedrijven in Duitsland in staat zijn om facturen in elektronische vorm te ontvangen en te verwerken. De invoering van verplichtingen inzake e-facturering zal de komende jaren geleidelijk plaatsvinden. Vanaf 2028 moeten B2B-bedrijven e-facturen maken en versturen volgens § 27.38 van de Duitse wet op de belasting over de toegevoegde waarde (btw) (UStG). Uitzonderingen gelden alleen voor facturen met een lage waarde van maximaal € 250, bepaalde belastingvrije verkopen en reistickets, zoals beschreven in § 34 van de Duitse btw-uitvoeringsverordening (UStDV). De nieuwe regel komt uit het ViDA-initiatief (btw in het digitale tijdperk) van de Europese Unie, dat bedoeld is om de btw-administratie te moderniseren en de factureringspraktijken in de hele EU op één lijn te brengen. Het land heeft deze bepalingen in de nationale wetgeving opgenomen via de Wet op de groeimogelijkheden.

Waarin verschillen e-facturen van pdf-facturen?

Pdf-facturen zijn gedigitaliseerde kopieën van traditionele papieren documenten. Ze zijn weliswaar digitaal, maar niet gestructureerd. Ze bevatten geen gestandaardiseerde informatievelden, wat betekent dat geautomatiseerde boekhoud- of ERP-systemen (enterprise resource planning) de inhoud ervan niet direct kunnen verwerken. In plaats daarvan moeten de gegevens handmatig of met behulp van OCR (optische tekenherkenning)-technologieën worden opgehaald, wat foutgevoelig is en slechts beperkte automatisering biedt.

E-facturen zijn daarentegen gebaseerd op XML (Extensible Markup Language), een gestructureerde taal voor het weergeven van tekstuele gegevens. Alle relevante factuurgegevens worden opgeslagen in zogenaamde BT-velden (Business Terms), die door machines kunnen worden gelezen en dus automatisch in digitale systemen kunnen worden geïmporteerd, waardoor handmatige tussenkomst overbodig wordt.

E-facturen voldoen aan de wettelijke voorschriften, met name EU-richtlijn 2014/55/EU, die het gebruik bij overheidsopdrachten regelt. Ze moeten ook voldoen aan de eisen van de EU-norm EN 16931. Twee formaten worden in Duitsland veel gebruikt: XRechnung en ZUGFeRD. Beide volgen het wettelijke kader, maar verschillen in structuur, toepassing en doelgroep.

XRechnung

Het Coördinatiebureau voor IT-normen (KoSIT) heeft XRechnung ontwikkeld voor gebruik door de overheid. Het is uitsluitend gebaseerd op XML-gegevens en sluit elke visuele weergave van de factuur uit. Daardoor kunnen bedrijven geen grafische ontwerpelementen zoals logo's of kleuren toepassen. Het document kan alleen door een machine worden gelezen, waarvoor speciale software nodig is voor de verwerking.

ZUGFeRD-factuur

Het tweede gevestigde formaat in Duitsland is ZUGFeRD (Centrale gebruikershandleiding van het Forum voor elektronische facturen Duitsland). In tegenstelling tot XRechnung is ZUGFeRD een hybride aanpak die een klassieke PDF/A-3-weergave combineert met een ingebed, machinaal leesbaar XML-bestand. In de praktijk opent het als een standaard PDF, terwijl IT-systemen de geïntegreerde gestructureerde gegevens automatisch kunnen verwerken.

Welke gegevens moet een e-factuur bevatten?

Volgens § 14 van de UStG moet een elektronische factuur alle info bevatten die ook op een traditionele factuur verplicht is. Dit omvat met name:

• Volledige naam en adres van het bedrijf dat de goederen of diensten levert
  
• Volledige naam en adres van de ontvanger van de goederen of diensten
  
• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• Factuurdatum
  
• Datum van levering van goederen of diensten
  
• Het belastingnummer dat door de belastingdienst aan het leverende bedrijf is toegekend of het btw-identificatienummer dat door het Federale Centrale Belastingkantoor is toegekend
  
• De hoeveelheid en het type geleverde goederen of de omvang en het type verleende dienst
  
• Netto- en brutobedrag
  
• Het toepasselijke belastingtarief en het bijbehorende bedrag of, in geval van belastingvrijstelling, een verwijzing naar de vrijstelling
  

BT-nummers voor verplichte informatie

Om een e-factuur correct aan te maken, vul je de verplichte velden in de daarvoor bestemde BT-velden in. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste BT-nummers en hun bijbehorende inhoud; items gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.

BT-nummers voor factuurinhoud

Voorbeeld van een e-factuur: XRechnung

Download de volledige XRechnung in XML-formaat PDF—met gestructureerde, machinaal leesbare gegevens in het formaat dat vereist is voor elektronische facturering in Duitsland.

Voorbeeld van een e-factuur: ZUGFeRD

Op het eerste gezicht lijkt de ZUGFeRD-factuur een klassieke pdf – zie de download hieronder. In het bestand zit echter een XML-dataset ingebed, vergelijkbaar met de aanpak die door XRechnung wordt gebruikt.

Hier vind je een voorbeeld van een ZUGFeRD-factuur, bestaande uit een pdf-document en een machinaal leesbare XML-laag voor geautomatiseerde verwerking.

Download een voorbeeld van een factuur in ZUGFeRD-formaat – als pdf-document met een ingebed XML-bestand voor gestructureerde verwerking.

Welk e-factuurformaat is geschikt voor welk bedrijf?

ZUGFeRD dekt een breed scala aan scenario's en is daarmee geschikt voor alle soorten Duitse bedrijven in vrijwel elke denkbare branche. Het werkt even goed voor transacties met overheidsinstanties, B2B-facturering en B2C-privéhandel.

XRechnung daarentegen is speciaal ontworpen voor transacties met overheidsinstanties. Het is specifiek ontwikkeld voor elektronische facturering aan ministeries en instanties in het land, dus het is geschikt voor leveranciers die aan die instanties leveren.

Hoe kunnen bedrijven in Duitsland e-facturen genereren?

Om elektronische facturen in XML te produceren en te verzenden, hebben bedrijven tools nodig die voldoen aan de technische vereisten en hun bestaande workflows efficiënt ondersteunen.

Gecertificeerde app-partneroplossingen van Stripe Billing kunnen formaten zoals XRechnung genereren, de output valideren en deze rechtstreeks naar openbare of particuliere ontvangers verzenden. Billing automatiseert ook terugkerende processen, vermindert handmatige taken en biedt uitgebreide rapportage- en beheertools op het dashboard.

E-facturen kunnen in slechts een paar stappen worden aangemaakt met behulp van geschikte software:

• Open het XML-sjabloon
  
• Vul de BT-velden in
  
• Controleer de invoergegevens
  
• Valideer het XML-bestand (bijvoorbeeld met een XML-validator)
  
• Sla het XML-bestand op en verstuur het
  

Het is belangrijk om de juiste tools te gebruiken om aan de regels te blijven voldoen en e-facturering direct in digitale factureringsstromen te integreren.