ในปัจจุบัน ธุรกิจในเยอรมนีประมาณ 40% ออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเพิ่มขึ้นจาก 30% ในปี 2020 และ 20% ในปี 2018 แนวโน้มที่เพิ่มขึ้นนี้ตอกย้ำความจริงที่ว่า ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กำลังจะกลายเป็นมาตรฐานใหม่ของการค้าในเยอรมนีในอนาคตอันใกล้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากกฎหมายที่กำลังจะประกาศใช้ บทความนี้จะกล่าวถึงข้อกำหนดทางธุรกิจในปัจจุบันและในอนาคตเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ ชี้ให้เห็นความแตกต่างหลักๆ ระหว่างรูปแบบข้อมูลที่มีโครงสร้างกับไฟล์ PDF และแสดงรายการช่องที่ต้องระบุ คุณสามารถดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ประเภทต่างๆ ที่ใช้งานจริง และคู่มือสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณเองได้ด้วย

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนี: ภาระผูกพันสำหรับธุรกิจมีอะไรบ้าง
  
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ PDF อย่างไร
  
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีรายละเอียดอะไรบ้าง
  
• ตัวอย่างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: XRechnung
  
• ตัวอย่างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: ZUGFeRD
  
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แต่ละประเภทเหมาะกับธุรกิจใดบ้าง
  
• ธุรกิจในเยอรมนีจะสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร
  

E-invoices in Germany: What are the obligations for businesses?

Starting in January 2025, all B2B businesses in Germany will be required to be capable of receiving and processing bills in electronic form. The rollout of e-invoicing obligations will take place gradually over the next few years. From 2028, B2B entities must create and transmit e-invoices in line with § 27.38 of the German value-added tax (VAT) Act (UStG). Exemptions apply exclusively to low-value invoices calculated at €250 or less, certain tax-exempt sales, and travel tickets, as outlined in § 34 of the German VAT Implementation Ordinance (UStDV). The new regulation originates from the European Union’s ViDA (VAT in the Digital Age) initiative, which aims to modernize VAT administration and harmonize billing practices across the EU. The country incorporated these provisions into national law through the Growth Opportunities Act.

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ PDF อย่างไร

ใบแจ้งหนี้แบบ PDF เป็นการแปลงเอกสารกระดาษแบบดั้งเดิมให้เป็นรูปแบบดิจิทัล แม้ว่าจะอยู่ในรูปแบบดิจิทัล แต่ก็ไม่มีการจัดโครงสร้าง จึงไม่มีช่องข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน ซึ่งหมายความว่าระบบการทำบัญชีอัตโนมัติหรือระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ไม่สามารถประมวลผลเนื้อหาในเอกสารได้โดยตรง แต่ต้องดึงข้อมูลด้วยตนเองหรือผ่านเทคโนโลยี OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) ซึ่งมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและรองรับระบบอัตโนมัติที่จำกัด

ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะอิงตาม XML (Extensible Markup Language) ซึ่งเป็นภาษาที่มีโครงสร้างสำหรับการแสดงข้อมูลที่เป็นข้อความ รายละเอียดการเรียกเก็บเงินที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในช่องที่เรียกว่า BT (ข้อกำหนดทางธุรกิจ) ซึ่งเครื่องสามารถอ่านได้ จึงสามารถนำเข้าเข้าสู่ระบบดิจิทัลโดยอัตโนมัติโดยไม่จำเป็นต้องมีการดำเนินการด้วยตนเอง

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สอดคล้องกับระเบียบข้อบังคับทางกฎหมาย โดยเฉพาะคำสั่งของสหภาพยุโรป 2014/55/EU ซึ่งกำกับดูแลการใช้งานในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ นอกจากนี้ยังต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐานสหภาพยุโรป EN 16931 อีกด้วย โดยในเยอรมนีมีรูปแบบที่ใช้งานกันอย่างแพร่หลายเป็นพิเศษสองรูปแบบ ได้แก่ XRechnung และ ZUGFeRD ซึ่งทั้งสองรูปแบบเป็นไปตามกรอบกฎหมายเดียวกัน แต่ต่างกันที่โครงสร้าง การใช้งาน และกลุ่มเป้าหมาย

XRechnung

สำนักประสานงานมาตรฐานเทคโนโลยีสารสนเทศ (KoSIT) ได้พัฒนา XRechnung เพื่อการใช้งานของภาครัฐ โดยรูปแบบนี้ใช้ข้อมูล XML เพียงอย่างเดียว และไม่รองรับการแสดงผลใบแจ้งหนี้ในรูปแบบภาพ ดังนั้นบริษัทจึงไม่สามารถใส่องค์ประกอบด้านการออกแบบกราฟิก เช่น โลโก้หรือสี เอกสารนี้สามารถอ่านด้วยเครื่องเท่านั้น จึงต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะในการประมวลผล

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD

รูปแบบที่ได้รับการยอมรับอีกรูปแบบหนึ่งในเยอรมนีคือ ZUGFeRD (Central User Guide of the Forum for Electronic Invoices Germany) ซึ่งต่างจาก XRechnung ตรงที่ ZUGFeRD ใช้แนวทางแบบไฮบริด โดยผสานมุมมองเอกสาร PDF/A-3 แบบดั้งเดิมเข้ากับไฟล์ XML ที่เครื่องสามารถอ่านได้ซึ่งฝังอยู่ภายใน ในการใช้งานจริง เอกสารจะเปิดขึ้นมาเหมือนไฟล์ PDF มาตรฐาน โดยที่ระบบไอทีสามารถประมวลผลข้อมูลแบบมีโครงสร้างที่ผสานรวมอยู่ได้โดยอัตโนมัติ

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีรายละเอียดอะไรบ้าง

ตามมาตรา 14 ของ UStG ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นเหมือนกับใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม โดยเฉพาะข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของบริษัทที่จัดหาสินค้าหรือให้บริการ
  
• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้รับสินค้าหรือบริการ
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เรียงต่อกันและไม่ซ้ำกัน
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• วันที่จัดหาสินค้าหรือบริการ
  
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ออกให้แก่บริษัทผู้จัดจำหน่ายโดยสำนักงานภาษี หรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มที่ออกโดยสำนักงานภาษีกลางแห่งสหพันธรัฐ
  
• ปริมาณและประเภทสินค้าที่จัดหา หรือขอบเขตและประเภทของบริการที่ให้บริการ
  
• จำนวนเงินที่เป็นยอดสุทธิและยอดรวม
  
• อัตราภาษีที่ใช้และจำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง หรือในกรณีที่ได้รับการยกเว้นภาษี ให้ระบุการอ้างอิงถึงการยกเว้นนั้น
  

หมายเลข BT สำหรับข้อมูลที่ต้องระบุ

เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้อง ให้ป้อนข้อมูลในช่องที่ต้องระบุในตำแหน่ง BT ที่กำหนด ด้านล่างนี้คือภาพรวมของหมายเลข BT ที่สำคัญและเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง รายการที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) คือข้อมูลที่ต้องระบุ

หมายเลข BT สำหรับเนื้อหาใบแจ้งหนี้

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: XRechnung

ดาวน์โหลดไฟล์ PDF ของ XRechnung ฉบับสมบูรณ์ในรูปแบบ XML ซึ่งมีข้อมูลแบบมีโครงสร้างที่เครื่องสามารถอ่านได้ในรูปแบบที่จำเป็นสำหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนี

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: ZUGFeRD

หากมองเผินๆ ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ดูเหมือนกับไฟล์ PDF ทั่วไป (ดังตัวอย่างดาวน์โหลดด้านล่าง) แต่มีชุดข้อมูล XML ฝังอยู่ในไฟล์ ซึ่งคล้ายกับวิธีการที่ XRechnung ใช้

คุณสามารถดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ซึ่งประกอบด้วยเอกสาร PDF และชั้นข้อมูล XML ที่เครื่องสามารถอ่านได้สำหรับการประมวลผลอัตโนมัติ

ดาวน์โหลดตัวอย่างใบแจ้งหนี้รูปแบบ ZUGFeRD เป็นเอกสาร PDF ที่มีไฟล์ XML ฝังอยู่เพื่อใช้สำหรับการประมวลผลข้อมูลแบบมีโครงสร้าง

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แต่ละประเภทเหมาะกับธุรกิจใดบ้าง

ZUGFeRD ครอบคลุมสถานการณ์การใช้งานที่หลากหลาย จึงเหมาะสำหรับธุรกิจในเยอรมนีทุกประเภทในแทบทุกอุตสาหกรรมที่คุณนึกได้ โดยสามารถใช้ได้ทั้งสำหรับการทำธุรกรรมกับหน่วยงานของรัฐ การเรียกเก็บเงินแบบ B2B และการส่วนตัวแบบ B2C

ในทางตรงกันข้าม XRechnung ออกแบบมาเพื่อใช้กับการทำธุรกรรมกับหน่วยงานของรัฐโดยเฉพาะ โดยได้รับการพัฒนาเพื่อใช้ในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้กับกระทรวงและหน่วยงานของรัฐในประเทศ จึงเหมาะสำหรับผู้ขายที่ให้บริการแก่หน่วยงานเหล่านั้น

ธุรกิจในเยอรมนีจะสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร

ในการสร้างและส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ XML ธุรกิจจำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่ตรงตามข้อกำหนดทางเทคนิคและรองรับขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โซลูชันพาร์ทเนอร์แอปของ Stripe Billing ที่ได้รับการรับรอง สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้หลายรูปแบบ เช่น XRechnung ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และส่งให้กับผู้รับทั้งหน่วยงานรัฐและเอกชนได้โดยตรง นอกจากนี้ Billing ยังช่วยดำเนินกระบวนการตามแบบแผนล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ ลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง และมีเครื่องมือรายงานและการจัดการที่ครอบคลุมอยู่ในแดชบอร์ด

คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมได้ในไม่กี่ขั้นตอน ดังนี้

• เปิดเทมเพลต XML
  
• กรอกข้อมูลในช่อง BT
  
• ตรวจสอบข้อมูลที่ป้อน
  
• ตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ XML (เช่น ด้วยเครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องของ XML)
  
• บันทึกและส่งต่อไฟล์ XML
  

สิ่งสำคัญคือต้องใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด และผสานรวมการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เข้ากับขั้นตอนการเรียกเก็บเงินดิจิทัลโดยตรง