Aujourd’hui, environ 40 % des entreprises en Allemagne émettent déjà leurs factures au format électronique. Ce chiffre était de 30 % en 2020 et de seulement 20 % en 2018. Cette progression confirme que les factures électroniques devraient rapidement s’imposer comme la norme dans le commerce allemand, notamment sous l’effet des évolutions législatives à venir. Cet article explique les obligations actuelles et futures des entreprises en matière de facturation électronique, détaille les principales différences entre les formats structurés et les PDF et présente les champs obligatoires. Vous y trouverez également des exemples concrets de factures électroniques ainsi qu’un guide rapide pour générer les vôtres.

Sommaire de cet article

• Factures électroniques en Allemagne : quelles sont les obligations pour les entreprises ?
  
• Quelle est la différence entre les factures électroniques et les factures au format PDF ?
  
• Quelles informations une facture électronique doit‑elle contenir ?
  
• Exemple de facture électronique : format XRechnung
  
• Exemple de facture électronique : format ZUGFeRD
  
• Quel format de facture électronique est adapté à chaque type d’entreprise ?
  
• Comment les entreprises en Allemagne peuvent‑elles générer des factures électroniques ?
  

Factures électroniques en Allemagne : quelles sont les obligations pour les entreprises ?

À partir de janvier 2025, toutes les entreprises B2B en Allemagne devront être capables de recevoir et de traiter des factures électroniques. L’introduction des obligations de facturation électronique sera progressive au cours des prochaines années. Dès 2028, les entités B2B devront émettre et transmettre des factures électroniques conformément au paragraphe 27.38 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) (UStG). Des exemptions existent uniquement pour les factures de faible montant d’un maximum de 250 €, certaines ventes exonérées de taxe et les billets de transport, comme précisé au paragraphe 34 de l’ordonnance allemande de mise en œuvre de la TVA (UStDV). Cette réforme s’inscrit dans l’initiative européenne ViDA (TVA à l’ère du numérique), qui vise à moderniser la gestion de la TVA et à harmoniser les pratiques de facturation au sein de l’UE. L’Allemagne a intégré ces dispositions dans son droit national par l’intermédiaire de la loi sur les opportunités de croissance.

Quelle est la différence entre les factures électroniques et les factures au format PDF ?

Les factures au format PDF correspondent à des versions numérisées de factures papier traditionnelles. Même si elles sont numériques, elles ne reposent pas sur une structure de données standardisée. Elles ne comportent pas de champs d’information normalisés, ce qui empêche les systèmes automatisés de comptabilité ou de planification des ressources de l’entreprise (ERP) de traiter directement leur contenu. Les informations doivent alors être récupérées manuellement ou via des technologies d’OCR (reconnaissance optique de caractères), une méthode sujette aux erreurs et qui ne permet qu’une automatisation limitée.

Les factures électroniques reposent, quant à elles, sur le langage XML (Langage de balisage extensible), un langage structuré conçu pour représenter des données textuelles. Toutes les informations de facturation essentielles y sont enregistrées dans des champs appelés BT (Conditions commerciales), lisibles par les systèmes informatiques et donc automatiquement importables dans les systèmes numériques, ce qui évite toute saisie manuelle.

Les factures électroniques sont conformes aux réglementations légales, notamment à la directive de l’Union européenne 2014/55/UE, qui encadre leur utilisation dans les marchés publics. Elles doivent également être conformes aux exigences de la norme européenne EN 16931. En Allemagne, deux formats sont particulièrement répandus : XRechnung et ZUGFeRD. Tous deux s’inscrivent dans ce cadre juridique, mais se distinguent par leur structure, leurs cas d’utilisation et le type d’organisations auxquelles ils s’adressent.

XRechnung

XRechnung a été développé par le Bureau de coordination pour les normes informatiques (KoSIT) pour les besoins des administrations publiques. Ce format repose uniquement sur des données XML et ne comporte aucune représentation visuelle de la facture. Les entreprises ne peuvent donc pas y intégrer d’éléments graphiques tels que des logos ou des couleurs. Le document est lisible uniquement par des systèmes informatiques et nécessite un logiciel spécialisé pour être traité.

Facture ZUGFeRD

Le deuxième format couramment utilisé en Allemagne est le format ZUGFeRD (guide utilisateur central du Forum pour la facturation électronique en Allemagne). Contrairement au format XRechnung, ZUGFeRD adopte une approche hybride en combinant un affichage classique au format PDF/A-3 avec un fichier XML intégré et lisible par machine. Concrètement, le document s’ouvre comme un PDF classique, tandis que les systèmes informatiques peuvent traiter automatiquement les données structurées qu’il contient.

Quelles informations une facture électronique doit‑elle contenir ?

Conformément au paragraphe 14 de la loi allemande sur la TVA (UStG), une facture électronique doit comporter toutes les informations requises sur une facture classique. Cela inclut notamment :

• Nom complet et adresse de l’entreprise fournissant les biens ou les services
  
• Nom complet et adresse du destinataire des biens ou des services
  
• Un numéro de facture consécutif et unique
  
• Date de la facture
  
• Date de livraison des biens ou de la prestation du service
  
• Le numéro fiscal fourni par l’administration fiscale à l’entreprise fournisseur ou le numéro de TVA attribué par l’Office central fédéral des impôts
  
• La quantité et la nature des biens livrés ou l’étendue et la nature des services fournis
  
• Montants net et brut
  
• Le taux de taxe applicable et le montant correspondant ou, dans le cas d’une exonération fiscale, une référence à l’exonération
  

Numéros BT correspondant aux informations obligatoires

Pour générer correctement une facture électronique, remplissez les champs obligatoires dans les emplacements BT prévus à cet effet. Voici un aperçu des principaux numéros BT et de leur contenu. Les éléments signalés par un astérisque (*) sont obligatoires.

Numéros BT pour le contenu de la facture

Exemple de facture électronique : format XRechnung

Téléchargez le PDF de la facture XRechnung complète au format XML, intégrant des données structurées lisibles par machine, selon le format exigé pour la facturation électronique en Allemagne.

Exemple de facture électronique : format ZUGFeRD

À première vue, la facture au format ZUGFeRD se présente comme un PDF classique (voir le téléchargement ci-dessous). Pourtant, le fichier contient un jeu de données XML intégré, utilisant une approche comparable à une facture au format XRechnung.

Découvrez un exemple de facture au format ZUGFeRD, qui associe un document PDF à une couche XML lisible par machine, permettant un traitement automatisé.

Téléchargez un exemple de facture au format ZUGFeRD, sous forme de document PDF avec un fichier XML intégré, permettant un traitement structuré des données.

Quel format de facture électronique est adapté à chaque type d’entreprise ?

ZUGFeRD s’adapte à de très nombreux cas de figure, ce qui en fait un format approprié pour toutes les entreprises allemandes, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Il fonctionne aussi bien pour les transactions avec les administrations publiques, la facturation B2B que pour le commerce privé B2C.

XRechnung, quant à lui, a été conçu spécifiquement pour les échanges avec les administrations publiques. Développé pour la facturation électronique destinée aux ministères et aux agences, il est particulièrement adapté aux fournisseurs travaillant avec ces organismes.

Comment les entreprises en Allemagne peuvent‑elles générer des factures électroniques ?

Pour générer et envoyer des factures électroniques en XML, les entreprises doivent disposer d’outils conformes aux exigences techniques et capables d’accompagner de manière efficace leurs flux de travail actuels.

Les solutions partenaires certifiés Stripe Billing permettent de générer des formats comme XRechnung, de vérifier automatiquement les fichiers produits et de les transmettre directement aux destinataires publics ou privés. Stripe Billing automatise les processus récurrents, réduit les interventions manuelles et offre des outils complets de reporting et de gestion directement dans le Dashboard.

Il est possible de générer des factures électroniques en quelques étapes simples grâce à un logiciel adapté :

• Ouvrir le modèle XML
  
• Remplir les champs BT
  
• Vérifier les données saisies
  
• Valider un fichier XML (par exemple, avec un validateur XML)
  
• Enregistrer et propager le fichier XML
  

Il est essentiel de disposer des outils adaptés pour garantir la conformité et intégrer la facturation électronique directement au sein des flux de facturation numériques.