In den letzten Jahren hat sich Online-Shopping über E-Commerce-Seiten und -Apps zu einem alltäglichen Vorgang entwickelt. Online-Käufe florieren – sowohl für private als auch geschäftliche Zwecke. Unternehmen, die Online-Bestellungen über E-Commerce-Seiten erhalten, müssen besonders auf den Umgang mit Zahlungsbelegen achten.

Ein Zahlungsbeleg ist ein wichtiges Dokument, das als Nachweis dafür dient, dass das Unternehmen eine Zahlung von einer Kundin oder einem Kunden erhalten hat. Online-Shops bieten in der Regel verschiedene Zahlungsmethoden an, darunter Online-Zahlungen (z. B. Kreditkartenzahlungen), Zahlungen per Nachnahme und Banküberweisungen. Allerdings kann der Umgang mit Zahlungsbelegen je nach verwendeter Zahlungsmethode abweichen. Daher müssen Online-Shop-Betreiber/innen sich mit den Grundlagen von Zahlungsbelegen auskennen und entsprechend reagieren.

In diesem Artikel erklären wir die Anforderungen für die Ausstellung von Zahlungsbelegen, die japanische Online-Shop-Betreiber/innen kennen sollten. Dies umfasst beispielsweise, wer verpflichtet ist, diese auszustellen, was darauf enthalten sein muss und weitere allgemeine Punkte.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Zahlungsbelege?
  
• Ist es in Japan verpflichtend, Zahlungsbelege für Online-Shopping auszustellen?
  
• Pflichtangaben auf Zahlungsbelegen für Online-Shops in Japan
  
• Ausstellung von Zahlungsbelegen für Onlineshops in Japan nach Zahlungsmethode
  
• Hinweise zu Zahlungsbelegen für Online-Shops in Japan
  
• So kann Sie Stripe Checkout unterstützen
  

Was sind Zahlungsbelege?

Ein Zahlungsbeleg ist ein Dokument, das ein Unternehmen ausstellt, wenn es Waren oder Dienstleistungen geliefert hat. Es belegt damit, dass es eine Zahlung erhalten hat. In letzter Zeit sind elektronische Zahlungsbelege, die digital ausgestellt werden, zunehmend als Ersatz für Belege auf Papier üblich geworden. Sie werden häufig in der Online-Shop-Branche verwendet.

Belege sind wichtige Transaktionsdokumente, die als Buchhaltungsnachweis dienen und auch für Steuererklärungen und -zahlungen, sowohl für Aussteller als auch für Empfänger/innen, anerkannt werden. Insbesondere in Japan müssen Unternehmen Rechnungen ausstellen und aufbewahren, die dem japanischen Rechnungssystem entsprechen, um Gutschriften für die Erwerbssteuer auf die Verbrauchssteuer anzuwenden. Daher sollten alle Unternehmen, die mit Zahlungsbelegen zu tun haben, sicherstellen, dass sie genau über dieses System Bescheid wissen.

Unten finden Sie Details zur Angabe der Verbrauchssteuer auf Zahlungsbelegen. Im Allgemeinen ist es notwendig, auf Zahlungsbelegen den Standardsteuersatz von 10 % und den reduzierten Steuersatz von 8 % in der Aufschlüsselung separat aufzulisten.

Ist es in Japan verpflichtend, Zahlungsbelege für Online-Shopping auszustellen?

Einige Online-Händler/innen oder Kunden/Kundinnen fragen sich vielleicht, ob Online-Shops verpflichtet sind, Zahlungsbelege auszustellen, oder in welchen Fällen beim Online-Shopping keine Zahlungsbelege zur Verfügung gestellt werden.

Grundsätzlich muss auf Wunsch der Kundin oder des Kunden ein Zahlungsbeleg ausgestellt werden. In Artikel 486 des japanischen Zivilgesetzbuchs ist festgelegt, dass Zahlende eines Betrags das Recht haben, einen von dem/der Zahlungsempfänger/in ausgestellten Beleg zu verlangen. Daher ist das Unternehmen verpflichtet, einen Zahlungsbeleg auszustellen, wenn ein Kunde/eine Kundin diesen anfordert.

Die Verpflichtung, einen Zahlungsbeleg auszustellen, entsteht, wenn der/die Kunde/Kundin eine Zahlung leistet und einen Beleg anfordert. Mit anderen Worten: Der Zeitpunkt für die Ausstellung eines Zahlungsbelegs ist in der Regel der Moment, an dem der/die Kunde/Kundin eine Zahlung leistet.

Bei diesem Prinzip sollte berücksichtigt werden, dass beim Online-Shopping das Unternehmen, das die Zahlung unmittelbar von dem/der Kunden/Kundin erhält, nicht unbedingt mit dem Unternehmen übereinstimmt, das die Waren verkauft.

Bei einem Online-Kauf können die Zahlungsmethoden und der Zeitpunkt der Zahlung erheblich variieren. Zudem erhält das Unternehmen – außer bei bestimmten Zahlungsmethoden – die Zahlung eventuell nicht wie in einem physischen Geschäft direkt von der Kundin oder dem Kunden. Daher gilt je nach Zahlungsmethode die Verpflichtung zum Ausstellen eines Belegs für die Zahlstelle, die die Zahlung einzieht, und nicht direkt für den Online-Shop. Das bedeutet, dass der Online-Shop nicht direkt verpflichtet ist, Zahlungsbelege auszustellen.

Wie bei physischen Geschäften betrachten viele Kundinnen und Kunden es jedoch als gängig, Zahlungsbelege vom Unternehmen (also dem Online-Shop selbst) zu erhalten. Wenn Sie daher Anfragen nach Zahlungsbelegen von Kunden/Kundinnen nicht erfüllen, erwecken Sie möglicherweise einen negativen Eindruck vom Unternehmen. Daher sollten Sie in Bezug auf das Ausstellen von Zahlungsbelegen flexibel sein.

Dokumente, die als Zahlungsbeleg dienen können

Bei Online-Shops können auch andere Dokumente als Zahlungsbeleg verwendet werden. Wenn das Unternehmen solche Dokumente für seine Kundschaft bereitstellt, muss unter Umständen kein separater Zahlungsbeleg ausgestellt werden.

Zusätzlich kann bei Online-Zahlungsmitteln wie Kreditkarten die Bestätigungs-E-Mail, die der Kunde/die Kundin unmittelbar nach Abschluss der Zahlung erhält, auch als Ersatzbeleg dienen. Da elektronische Zahlungen immer üblicher werden, gelten Bestätigungs-E-Mails mit Zahlungsdatum und -zeit, Transaktionsdetails und Zahlungsbetrag als wichtige Informationsquelle. Sie können den Austausch von Geld belegen und erfüllen denselben Zweck wie ein offizieller Zahlungsbeleg.

Pflichtangaben auf Zahlungsbelegen für Online-Shops in Japan

Die folgenden Einträge und Informationen müssen auf Zahlungsbelegen für Online-Bestellungen enthalten sein:

• Name des Empfängers/der Empfängerin
  Zur Verhinderung von Betrug muss der Aussteller stets den Namen der Empfängerin oder des Empfängers eingeben. Außerdem ist es bei der Verwendung von Firmennamen wichtig, den vollständigen, offiziellen Namen zu verwenden. Wenn der Name beispielsweise „Limited“ enthält, muss er vollständig erscheinen und darf nicht als „Ltd“ abgekürzt werden.
  
• Name, Adresse und Kontaktinformationen des Ausstellers
  Der Aussteller des Zahlungsbelegs sollte den offiziellen Namen, die Adresse, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des Unternehmens einfügen.
  
• Transaktionsdatum
  Geben Sie das Datum an, an dem die Zahlung eingegangen ist. Dies ist nicht das Datum, an dem die Waren versandt oder geliefert wurden.
  
• Gesamtbetrag
  Erfassen Sie den gesamten erhaltenen Betrag, einschließlich Steuern. Beim Schreiben von Beträgen setzen Sie das „¥“-Symbol vor die Zahl, fügen Sie immer nach drei Ziffern ein Komma ein und geben Sie nach der Zahl das Zeichen „−“ ein, um die Zahl lesbarer zu machen und Manipulationen zu verhindern (z. B. „¥5.000−“).
  
• Anmerkungen und Haftungsausschlüsse
  Verzeichnen Sie die Transaktionsdetails (z. B. Artikel- oder Dienstleistungsbeschreibungen) und die Zahlungsmethode. Um Manipulationen zu verhindern, ist es gängige Praxis, Sätze mit der japanischen Formulierung für „zu lesen als“ zu beenden. Wenn Sie mehrere unterschiedliche Posten auflisten – aufgrund des begrenzten Platzes im Bereich für Anmerkungen – kategorisieren Sie sie (z. B. „Bücher, Büromaterialien“). Wenn jedoch allein die Anmerkung oder der Haftungsausschluss die Kategorie nicht vollständig klären kann, ist es empfehlenswert, einen Lieferschein beizufügen. So sind die Informationen deutlicher und die Kundinnen und Kunden werden besser einbezogen. Falls der Zahlungsbeleg Posten enthält, die dem reduzierten Steuersatz unterliegen, muss das Dokument einen Hinweis dazu enthalten, zum Beispiel „Es gilt der reduzierte Steuersatz“.
  
• Aufschlüsselung
  Erfassen Sie in der Aufschlüsselung die Gesamtbeträge, kategorisiert nach Steuersatz, entweder ein- oder ausschließlich der Steuer. Seit der Einführung des Qualified Invoice System (qualifiziertes Rechnungssystem) in Japan ist es nun auch notwendig, separat für jeden Steuersatz den geltenden Steuersatz (z. B. 8 % oder 10 %) sowie den gesamten Verbrauchssteuerbetrag anzugeben. Bitte beachten Sie, dass in dem Rechnungssystem auch detaillierte Anforderungen festgelegt sind, die über die Verbrauchssteuer hinausgehen. Daher sollten Sie beim Erstellen von Zahlungsbelegen die von der nationalen Steuerbehörde bereitgestellten Informationen sorgfältig prüfen. Je nach Branche können Sie in bestimmten Fällen möglicherweise vereinfachte Rechnungen statt qualifizierte Rechnungen verwenden.
  
• Erklärung, dass Zahlungsbelege nicht erneut ausgestellt werden können
  Weitere Details dazu finden Sie weiter unten im Artikel. Kundinnen und Kunden können zu einem späteren Zeitpunkt eine erneute Ausstellung des Zahlungsbelegs anfordern. Es ist wichtig, sie im Voraus darüber zu informieren, dass Zahlungsbelege in der Regel nicht erneut ausgestellt werden. Sie können dafür beispielsweise den Randbereich des Dokuments nutzen. Eine gute Formulierung wäre: „Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten, aber Zahlungsbelege können nicht erneut ausgestellt werden. Bitte bewahren Sie diesen Beleg sicher auf. Beachten Sie, dass die erneute Ausstellung eines Zahlungsbelegs das Risiko von Betrug oder Duplikation birgt.“
  

Ausstellung von Zahlungsbelegen für Onlineshops in Japan nach Zahlungsmethode

Im Folgenden stellen wir einige wichtige Punkte vor, die Sie bei der Ausstellung von Zahlungsbelegen für Online-Shops berücksichtigen sollten. Diese unterscheiden sich je nach Zahlungsmethode.

Zahlungen mit Kreditkarte

Wenn eine Person eine Kreditkarte für Online-Einkäufe verwendet, ist der Online-Shop in der Regel nicht verpflichtet, einen Zahlungsbeleg auszustellen. Außerdem sind Kreditkartenabrechnungen als Ersatzdokumente für Zahlungsbelege gültig. Daher ist es wichtig, Kundinnen und Kunden darüber in Kenntnis zu setzen, wenn sie einen Zahlungsbeleg anfordern. Wenn Kunden/Kundinnen einen Zahlungsbeleg benötigen, ist es ratsam, ihn auf Anfrage auszustellen.

Bei der Ausstellung von Zahlungsbelegen in solchen Fällen ist es wichtig, im Abschnitt für Anmerkungen anzugeben, dass die Zahlung nicht in bar erfolgt ist, zum Beispiel „Mit Kreditkarte bezahlt“. So verhindern Sie die doppelte Ausstellung von Zahlungsbelegen und weisen zudem nach, dass keine Umsatzkennzeichnung erforderlich ist, auch wenn es sich um eine Transaktion über 50.000 ¥ vor Steuerabzug handelt. Beim Versand von Zahlungsbelegen im PDF-Format per E-Mail oder Cloud-Dienste sind für Transaktionen über 50.000 ¥ keine Umsatzkennzeichnungen erforderlich.

Zahlungen per QR-Code (Quick Response)

Ähnlich wie bei Kreditkartenzahlungen ist der Online-Shop bei Zahlungen per QR-Code nicht verpflichtet, einen Zahlungsbeleg auszustellen. Je nach Vertragsbedingungen zwischen dem Online-Shop und dem QR-Code-Zahlungsabwickler könnte der Online-Shop jedoch die Zahlung zu dem Zeitpunkt erhalten haben, als der Kunde/die Kundin die Transaktion abgeschlossen hat. Wenn eine QR-Code-Zahlung gemäß diesen Vertragsbedingungen abgewickelt wird, muss der Online-Shop einen Zahlungsbeleg ausstellen, wenn der Kunde/die Kundin diesen anfordert. Wenn Sie Zahlungsbelege für QR-Code-Zahlungen ausstellen, fügen Sie im Bereich für Anmerkungen folgenden Hinweis ein: „Bezahlt über [Name des Zahlungsabwicklers]“.

Nachnahme

Bei Transaktionen per Nachnahme zieht das Lieferunternehmen die Zahlung bei der Lieferung der Waren ein. Daher ist der Online-Shop nicht verpflichtet, einen Zahlungsbeleg auszustellen. Wenn ein Kunde/eine Kundin einen Zahlungsbeleg anfordert, informieren Sie ihn/sie, dass die vom Lieferunternehmen ausgestellte Quittung über den per Nachnahme bezahlten Betrag als Zahlungsbeleg dient.

Ähnlich wie bei anderen Zahlungsmethoden kann ein Zahlungsbeleg ausgestellt werden, um dem Kundenwunsch nachzukommen. Um eine Duplikation des Zahlungsbelegs zu verhindern, ist es in diesem Fall jedoch notwendig, sich von der Kundin oder dem Kunden die ausgestellte Quittung über den Nachnahmebetrag aushändigen zu lassen, bevor Sie einen Zahlungsbeleg erstellen. Online-Händler/innen können die Duplikation verhindern, indem sie den Zahlungsbeleg im Austausch gegen eine Quittung über die Nachnahmezahlung ausgeben, die bereits vom Lieferunternehmen ausgestellt wurde.

Bitte beachten Sie, dass bei Zahlungen per Nachnahme zwar zwischen dem Kunden/der Kundin und dem Lieferunternehmen Bargeld ausgetauscht wird, aber nicht zwischen Kunde/Kundin und Online-Shop. Daher sind Umsatzkennzeichnungen auf Zahlungsbelegen, die vom Online-Shop ausgestellt werden, nicht erforderlich. Auf dem Beleg muss jedoch im Bereich für Anmerkungen Folgendes deutlich angegeben sein: „Die Zahlung wurde am [Tag]. [Monat] [Jahr] per Nachnahme geleistet“.

Banküberweisungen

Bei Banküberweisungen kann der Konto- oder Sparbuchauszug als Zahlungsbeleg dienen. Es ist ratsam, die Kunden/Kundinnen im Voraus darüber zu informieren. Wenn Kunden/Kundinnen trotzdem einen Zahlungsbeleg haben möchten, fügen Sie folgenden Hinweis ein, um eine Duplikation zu vermeiden: „Zahlung erhalten per Banküberweisung am [Tag]. [Monat] [Jahr]“.

Hinweise zu Zahlungsbelegen für Online-Shops in Japan

Hier sind einige wichtige Punkte, über die sich Betreiber/innen von Online-Shops im Klaren sein sollten, bevor sie Zahlungsbelege ausstellen.

Einkaufen mit Punkten und Gutscheinen

Wenn Personen Punkte oder Gutscheine für Einkäufe verwenden, ist der tatsächliche Betrag, den sie zahlen, niedriger als der Preis des Artikels. Daher sollte auf dem Zahlungsbeleg der tatsächlich von der Kundin oder dem Kunden erhaltene Betrag angegeben sein (also der nach Abzug von Punkten und Gutscheinen verbleibende Betrag).

Wenn der volle Betrag durch Punkte oder Gutscheine abgedeckt ist, hat der Online-Shop keine Zahlung für das Produkt von dem Kunden/der Kundin erhalten. In diesem Fall ist es im Allgemeinen akzeptabel, keinen Zahlungsbeleg auszustellen. Wenn aber jemand eine Quittung anfordert, müssen Sie im Bereich für Anmerkungen Folgendes klar angeben: „Der gesamte Betrag wurde mit Punkten bezahlt.“

Anfragen zur erneuten Ausstellung eines Zahlungsbelegs

Es kann vorkommen, dass Empfänger/innen eine erneute Ausstellung anfordern, weil der Originalbeleg verloren gegangen ist. Allerdings kann der Online-Shop nicht verifizieren, dass dies wirklich der Wahrheit entspricht. Shop-Betreiber/innen müssen außerdem berücksichtigen, dass die Anfrage zur erneuten Ausstellung für betrügerische Zwecke gestellt worden sein könnte. Wenn zwei Zahlungsbelege mit identischen Angaben für betrügerische Zwecke – etwa einer nicht wahrheitsgemäßen Steigerung von Ausgaben – können sowohl der/die Betrüger/in als auch der/die Aussteller/in des Belegs haftbar gemacht werden.

Da es keine gesetzliche Verpflichtung gibt, Zahlungsbelege erneut auszustellen, kann der Online-Shop solche Anfragen höflich ablehnen. Informieren Sie die andere Partei, dass Sie dies „zur Verhinderung von Betrug und Duplikation“ tun. Sie können stattdessen Informationen zu anderen Dokumente bereitstellen, die anstelle von Zahlungsbelegen verwendet werden können.

Wenn es von Kundenseite aus unvermeidbar ist, dass Sie einen Zahlungsbeleg noch einmal ausstellen, sollten Sie folgende Vorsichtsmaßnahmen treffen, damit das Finanzamt Sie nicht verdächtigt, doppelte Zahlungsbelege auszustellen:

• Erfassen Sie das Datum, an dem das Unternehmen den Antrag auf erneute Ausstellung erhalten hat.
  
• Dokumentieren Sie den Grund für die erneute Ausstellung, z. B. Verlust oder Beschädigung.
  
• Vermerken Sie, wann das Unternehmen den ursprünglich ausgestellten Zahlungsbeleg noch einmal abruft, oder dass der Einzug aufgrund von Verlust unmöglich ist.
  
• Speichern Sie per E-Mail eingegangen Anfragen zur Erfassung als PDF.
  
• Falls noch Zahlungsbelege vorhanden sind – auch unvollständige – lassen Sie sie sich von den Kunden/Kundinnen aushändigen und senden Sie ihnen die neu ausgestellten Exemplare im Austausch zu.
  
• Fügen Sie auf dem Beleg deutlich sichtbar die Anmerkung „Erneut ausgestellt“ ein.
  
• Fügen Sie auf dem Zahlungsbeleg eine Anmerkung mit einem eindeutigen Wortlaut ein, z. B.: „Erneute Ausstellung aufgrund von [Grund]“.
  
• Stellen Sie statt eines Zahlungsbelegs ein Dokument mit einer anderen Bezeichnung als der ursprünglichen aus, etwa „Bescheinigung über einen Zahlungsbeleg“ oder „Zahlungsbescheinigung“.
  

Da Online-Shopping sich immer mehr durchsetzt, müssen Unternehmen, die im Online-Einzelhandel tätig sind, die Bedeutung von Zahlungsbelegen und Dokumenten, die diese ersetzen können, kennen. Außerdem sind einige Dinge zu berücksichtigen, damit eine reibungslose Verarbeitung von Zahlungsbelegen sichergestellt ist. Kundinnen und Kunden sollten im Voraus darüber informiert werden, dass eine erneute Ausstellung von Zahlungsbelegen nicht möglich ist. Indem Unternehmen die wichtigsten Punkte zur Verhinderung von Duplikaten berücksichtigen, können sie auch zukünftige Anfechtungen vermeiden. Außerdem können Unternehmen so leichter auf Kundenanfragen zu Zahlungsbelegen reagieren und den dafür erforderlichen Aufwand minimieren.

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