En los últimos años, las compras en línea mediante sitios y aplicaciones de comercio electrónico han pasado a ser parte fundamental de la vida cotidiana de las personas. Las compras en línea prosperan con fines privados y comerciales. Los negocios que reciben pedidos en línea a través de sitios de comercio electrónico deben prestar especial atención a la gestión de recibos.

Un recibo es un documento importante que sirve como prueba de que la empresa ha recibido pagos del cliente. Las tiendas en línea suelen ofrecer varios métodos de pago, incluidos pagos electrónicos (por ejemplo, pagos con tarjeta de crédito), contra entrega (COD) y transferencias bancarias. Sin embargo, la gestión de recibos puede diferir según el método de pago utilizado. Por lo tanto, los operadores de tiendas en línea deben comprender los conceptos básicos de los recibos y responder en consecuencia.

En este artículo, te explicamos los requisitos de emisión de recibos que las tiendas japonesas en línea necesitan saber, incluido quién está obligado a emitirlos, qué debe incluirse en ellos y otros puntos generales.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los recibos?
  
• ¿Hay obligación de emitir recibos por compras en línea en Japón?
  
• Información obligatoria sobre recibos para tiendas en línea en Japón
  
• Cómo emitir recibos para tiendas en línea en Japón por método de pago
  
• Puntos a tener en cuenta sobre recibos para tiendas en línea en Japón
  
• Cómo puede ayudar Stripe Checkout
  

¿Qué son los recibos?

Un recibo es un documento que emite una empresa cuando ha suministrado bienes o prestado servicios para demostrar que recibió el pago; desde hace poco tiempo, los recibos electrónicos emitidos en forma digital se han vuelto cada vez más comunes como sustitutos de los recibos impresos, y se suelen adoptar en el sector de las tiendas en línea.

Los recibos son documentos importantes para transacciones que sirven como evidencia contable y que también se reconocen como válidos para declaraciones de impuestos y pagos, tanto para el emisor como para el destinatario. En particular, según el actual sistema de facturas de Japón, las empresas deben emitir y conservar facturas conforme al sistema de facturas para aplicar créditos fiscales sobre las compras, por lo que todas las empresas que gestionen recibos deben asegurarse de comprender cabalmente este sistema.

A continuación, proporcionamos detalles sobre el registro del impuesto al consumo en los recibos. En cuanto a los recibos, suele ser necesario enumerar por separado la tasa impositiva estándar del 10% y la tasa impositiva reducida del 8% en el desglose.

¿Existe la obligación de emitir recibos por compras en línea en Japón?

Algunos comerciantes minoristas o clientes en línea pueden preguntarse: “¿Las tiendas en línea están obligadas a emitir recibos?” o “¿Cuándo no se proporcionan recibos por compras en línea?”.

En primer lugar, por regla general, debe emitirse un recibo cuando el cliente lo solicite, ya que el artículo 486 del Código Civil del Japón estipula que el pagador de una suma tiene derecho a solicitar un recibo emitido por el beneficiario de esa suma, por lo que cuando un cliente solicita un recibo, la empresa está obligada a emitirlo.

La obligación de emisión de un recibo surge cuando el cliente realiza un pago y solicita un recibo. En otras palabras, el momento de emisión de un recibo es, por regla general, cuando el cliente realiza un pago.

Al examinar más a fondo este principio, es importante tener en cuenta que con las compras en línea, la entidad que recibe el pago directamente del cliente no es necesariamente la empresa que vendió los bienes.

Cuando se realiza una compra en línea, los métodos de pago y el plazo del pago pueden variar significativamente. Además, con la excepción de ciertos métodos de pago, como las transferencias bancarias, es posible que la empresa no reciba pagos directamente del cliente, como en una tienda física. Por lo tanto, según el método de pago, la obligación de emitir recibos recae en el agente de pagos que cobra el pago, no en la tienda en línea en sí. Esto significa que la tienda en línea no tiene la obligación directa de emitir recibos.

Sin embargo, al igual que con las tiendas físicas, muchos clientes consideran que es una práctica comercial común obtener recibos emitidos por la empresa (es decir, la propia tienda en línea). Por lo tanto, no acomodar las solicitudes de recibos de los clientes podría crear potencialmente una impresión negativa de los servicios de la empresa. Es importante que las empresas sean flexibles en la emisión de recibos.

Documentos que pueden servir como recibos

En el caso de las tiendas en línea, se pueden utilizar otros documentos en lugar de recibos. Cuando se proporcionan estos documentos a los clientes, es posible que la empresa no necesite emitir un recibo separado.

Además, para pagos electrónicos como las tarjetas de crédito, el correo electrónico de confirmación que recibe el cliente inmediatamente después de completar el pago también puede servir como recibo sustituto. Como los pagos electrónicos son cada vez más comunes, los correos electrónicos de confirmación que contienen la fecha y hora del pago, los detalles de la transacción y el importe del pago se consideran una fuente importante de información, ya que pueden probar el intercambio de dinero y tienen el mismo propósito que un recibo oficial.

Información obligatoria sobre recibos para tiendas en línea en Japón

Los siguientes elementos e información deben incluirse en los recibos por pedidos en línea:

• Nombre del beneficiario
  Para evitar fraudes, el emisor siempre debe ingresar el nombre del beneficiario. Además, cuando se usan nombres de empresas, es importante usar el nombre completo oficial. Por ejemplo, si el nombre incluye “Limitado”, debe aparecer completo y no abreviarse como “Ltd”.
  
• Nombre, dirección y contacto del emisor
  El emisor del recibo debe incluir el nombre oficial, la dirección, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono de la empresa.
  
• Fecha de la transacción
  Registra la fecha en que se recibió el pago. Esta no es la fecha en que se despachó o entregó la mercadería.
  
• Importe total
  Registra el importe total recibido, impuestos incluidos. Cuando escribas importes, coloca el símbolo “¥” antes del número, inserta comas cada tres dígitos e incluye el símbolo “-” después del número para facilitar la lectura de la cifra y evitar manipulaciones (p. ej., “¥5,000-”).
  
• Observaciones y descargos de responsabilidad
  Registra los detalles de la transacción (p. ej., descripciones de partidas o servicios) y el método de pago. Para evitar manipulaciones, es una práctica común terminar las frases con la leyenda japonesa “se leerá como”. Al enumerar varias partidas diferentes, debido al espacio limitado en la sección de observaciones, clasifícalas (p. ej., “libros, útiles de oficina”). Sin embargo, si la observación o la exención de responsabilidad por sí sola no pueden aclarar completamente la categoría, puede ser útil adjuntar un albarán de entrega para que sea más claro, y esto tiene en mayor consideración al cliente. Además, si el recibo incluye partidas sujetas a la tasa impositiva reducida, el documento debe incluir una nota para indicarlo, como “Se aplica tasa impositiva reducida”.
  
• Desglose
  Utiliza el desglose para registrar los importes totales clasificados por tasa impositiva, ya sea con impuestos o sin impuestos. Tras la implementación del Sistema de facturas calificadas, ahora también es necesario incluir la tasa impositiva aplicable (por ejemplo, 8% o 10%) por separado para cada tasa impositiva, así como el importe total gravado por cada tasa impositiva. Ten en cuenta que el sistema de facturas también estipula requisitos detallados que van más allá del impuesto al consumo. Por lo tanto, al crear recibos, asegúrate de revisar minuciosamente los materiales proporcionados por la Agencia Nacional Impositiva. Según el sector, en algunos casos podría ser posible utilizar facturas simplificadas en lugar de facturas calificadas.
  
• Declaración de que no se pueden volver a emitir recibos
  Proporcionamos más detalles al respecto más adelante en el artículo. Los clientes pueden solicitar un recibo reemitido en una fecha posterior. Es importante informar a los clientes con anticipación que generalmente no se pueden reemitir recibos. Considera usar los márgenes del documento para hacerlo. Un buen ejemplo de esto es: “Lamentamos el inconveniente, pero no se pueden reemitir recibos. Guarda esto en un lugar seguro. Ten en cuenta que reemitir un recibo conlleva riesgo de fraude o duplicación”.
  

Cómo emitir recibos para tiendas en línea en Japón por método de pago

A continuación, proporcionamos algunos puntos clave a tener en cuenta en la emisión de recibos para tiendas en línea. Estos difieren según el método de pago.

Pagos con tarjeta de crédito

Cuando un cliente utiliza una tarjeta de crédito para hacer compras en línea, la tienda en línea generalmente no está obligada a emitir un recibo. Adicionalmente, los extractos de tarjetas de crédito son válidos como documentos sustitutivos de recibos. Por lo tanto, cuando un cliente solicita un recibo, es importante explicarle este punto. Si un cliente requiere un recibo, es recomendable emitir uno en respuesta a su solicitud.

En tales casos, es importante incluir una declaración en la sección de observaciones para indicar que la transacción no incluyó efectivo, como “Pagado con tarjeta de crédito”. Esto evita la emisión duplicada de recibos y también demuestra que no se requieren sellos de ingresos, incluso para transacciones que superen los 50,000 yenes antes de impuestos. Cuando se entregan recibos en formato de documento portátil (PDF) por correo electrónico o servicios en la nube, no se requieren sellos de ingresos para transacciones que superen los 50,000 yenes.

Pagos con código de respuesta rápida (QR)

Al igual que las tarjetas de crédito, cuando se realiza un pago con un código QR, la tienda en línea no está obligada a emitir un recibo. Sin embargo, según las condiciones del contrato entre la tienda en línea y el procesador de pagos con código QR, la tienda en línea podría haber recibido pago en el momento en que el cliente completa la transacción. Si se procesa un pago con código QR bajo esas condiciones contractuales, la tienda en línea debe emitir un recibo cuando el cliente lo solicita. Al emitir recibos por pagos con código QR, incluye una nota en la sección de comentarios que diga: “Pagado a través de [Nombre del servicio de pago]”.

COD

Para las transacciones con COD, la empresa repartidora cobra el pago en el momento de la entrega de la mercancía. Por lo tanto, la tienda en línea no está obligada a emitir un recibo. Cuando un cliente solicite un recibo, infórmale que el recibo emitido por la empresa repartidora por el importe que pagó en concepto de COD sirve como recibo.

Al igual que con otros métodos de pago, se puede emitir un recibo para satisfacer la solicitud del cliente. Sin embargo, en ese caso, para evitar la duplicidad del recibo, es necesario recuperar del cliente el recibo emitido por el importe de COD antes de su emisión. El comerciante minorista en línea puede evitar la duplicidad proporcionando un recibo a cambio del recibo de pago COD ya emitido por la empresa repartidora.

Ten en cuenta que, si bien se producen transacciones en efectivo entre el cliente y la empresa repartidora para pagos COD, no se produce ninguna transacción entre el cliente y la tienda en línea. Por lo tanto, no se requieren sellos de ingresos en recibos emitidos por la tienda en línea. Sin embargo, el recibo debe indicar claramente: “Pago realizado como COD el [mes] [día], [año]” en la sección de observaciones.

Transferencias bancarias

Para transferencias bancarias, el extracto de la transferencia o los datos de la libreta pueden servir como recibo. También es recomendable informar a los clientes de esto con anticipación. Si el cliente insiste en un recibo, incluye la siguiente nota en el recibo para evitar duplicidades: “Pago recibido mediante transferencia bancaria el [Mes] [Día], [Año]”.

Puntos a tener en cuenta sobre recibos para tiendas en línea en Japón

Estos son algunos puntos clave que las tiendas en línea deben entender antes de emitir recibos.

Compras con puntos y cupones

Cuando los clientes usan puntos o cupones para compras, el importe real que pagan es inferior al precio de la partida. Por lo tanto, el recibo debe mostrar el importe real recibido del cliente (es decir, el importe después de deducir los puntos y cupones).

Si el importe total está cubierto por puntos o cupones, la tienda en línea no ha recibido pago por el producto del cliente. En este caso, generalmente es aceptable no emitir un recibo. Sin embargo, si un cliente solicita un recibo, asegúrate de indicar claramente en la sección de observaciones: “El importe total se ha pagado usando puntos”.

Solicitudes de reemisión de un recibo

El beneficiario podría solicitar una reemisión debido a una pérdida del recibo original. Sin embargo, la tienda en línea no puede verificar que el recibo se haya perdido genuinamente. La tienda también debe considerar que la solicitud de reemisión podría realizarse con fines fraudulentos. Si dos recibos con datos idénticos se utilizan indebidamente para fines fraudulentos, como inflar los gastos, el autor del fraude y el emisor de los recibos pueden ser considerados responsables.

Debido a que no existe una obligación legal de reemitir recibos, la tienda en línea puede rechazar amablemente dichas solicitudes en lugar de simplemente reemitir uno. Informa a la otra parte que esto es “para prevenir fraude y duplicación”. En su lugar, proporciona información sobre otros documentos que se puedan usar en lugar de recibos.

Cuando es necesario volver a emitir un recibo por circunstancias inevitables del lado del cliente, es importante tomar las siguientes precauciones para evitar la sospecha de recibos duplicados por parte de la agencia fiscal:

• Registrar la fecha en que la empresa recibió la solicitud de reemisión.
  
• Documentar el motivo de la reedición, como pérdida o daño.
  
• Tomar nota cuando la empresa recupera el recibo emitido originalmente o indicar que el cobro es imposible debido a la pérdida.
  
• Para las solicitudes recibidas por correo electrónico, convierte el correo electrónico a PDF con fines de mantenimiento de registros.
  
• Si aún quedan recibos, recógelos, aunque solo estén disponibles parcialmente, y envía a cambio las copias reimpresas.
  
• Agrega una anotación grande “Reimpreso” en el recibo.
  
• Incluye una anotación en el recibo que indique claramente: “Reimpreso debido a [motivo]”.
  
• En lugar de emisión de un recibo, emite un documento renombrado como “certificado de recibo” o “certificado de pago”.
  

A medida que las compras en línea se generalizan, las empresas que participan en operaciones minoristas en línea deben comprender correctamente la función de los recibos, los documentos que pueden sustituir a los recibos y las consideraciones importantes para garantizar que se procesen sin problemas. Para volver a emitir recibos, es importante informar a los clientes con anticipación que no es posible volver a emitirlos. Al considerar los puntos clave para evitar duplicaciones, las empresas también pueden ayudar a prevenir futuras disputas. Esto también puede ayudar a la empresa a responder rápidamente a las consultas de los clientes sobre recibos y, al mismo tiempo, reducir el esfuerzo necesario para gestionarlos.

Cómo puede ayudar Stripe Checkout

Stripe Checkout es un formulario de pago prediseñado y totalmente personalizable que te facilita la aceptación de pagos en tu sitio web o aplicación.

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• Aumentar la conversión: el diseño optimizado para dispositivos móviles de Stripe Checkout y su flujo de compra con un solo clic simplifican que los clientes ingresen y reutilicen su información de pago.

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