Con el rápido avance de la tecnología de la información, se digitalizan las diversas interacciones con las empresas, por lo que es cada vez más frecuente emitir y almacenar documentos relacionados con las transacciones, como recibos y facturas, en formato de datos electrónicos.

Especialmente en Japón actual, donde está en vigor la Ley de Conservación de Libros Electrónicos, las empresas que realizan transacciones electrónicas deben tener presente que hay normas que las empresas deben seguir, entre ellas la de garantizar que los recibos electrónicos estén almacenados en su formato de datos original.

En este artículo, repasaremos los conceptos básicos de recibos electrónicos, incluidos sus beneficios, los puntos clave que las empresas japonesas deben tener en cuenta sobre ellos y cómo emitirlos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los recibos electrónicos?
  
• Cómo afecta la Ley de Preservación de Libros Electrónicos a los recibos
  
• Los beneficios de los recibos electrónicos
  
• Puntos clave a tener en cuenta sobre los recibos electrónicos
  
• Cómo emitir recibos electrónicos
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué son los recibos electrónicos?

Un recibo electrónico, como su nombre indica, es un recibo que se ha convertido en datos electrónicos. De la misma manera que las facturas se dejan de emitir en papel, los recibos se emiten cada vez más de forma electrónica y no en papel. Todos los recibos intercambiados electrónicamente, como los enviados o recibidos por correo electrónico en formato PDF o los compartidos y descargados en la nube, se clasifican como recibos electrónicos.

Ten en cuenta que la función de los recibos no cambia si están en papel o en formato digital, por lo que no hay diferencia en su validez legal. En cualquiera de los dos formatos, durante las auditorías de impuesto o contabilización de gastos, estos documentos actúan como comprobante de recibo o gasto de fondos, por lo que se debe tener mucho cuidado en su manejo. Es importante indicar con precisión y claridad toda la información necesaria sobre ellos (p. ej., impuesto sobre el consumo), así como gestionar de forma adecuada su emisión y retención.

Además, desde que Japón puso en marcha su sistema de facturas calificadas en octubre de 2023, es muy importante que las empresas comprendan mejor los documentos relacionados con las transacciones, como las facturas electrónicas y los recibos electrónicos, y que sepan cómo gestionarlos para garantizar el cumplimiento del sistema de facturas.

Cómo afecta la Ley de Conservación de Libros Electrónicos a los recibos

A partir de enero de 2024, las enmiendas a la Ley de Conservación de Libros Electrónicos ordenaron que las facturas y los recibos intercambiados en formato electrónico estuvieran almacenados en su formato electrónico original y que se tuviera cuidado al gestionar recibos para cumplir con el marco legal del sistema de facturas y de la Ley de Conservación de Libros Electrónicos, ya que están interrelacionados.

Veamos el impacto de la Ley de Conservación de Libros Electrónicos en los recibos, dependiendo de si están en formato en papel o electrónico.

Formato en papel

Para los recibos intercambiados originalmente en papel, las empresas son libres de elegir entre conservarlos en papel o guardarlos como datos digitalizados. En otras palabras, debido a que la conversión a formato electrónico no es obligatoria para los documentos en papel, está bien conservarlos en papel.

Por otra parte, si deseas gestionar las transacciones en papel, pero almacenarlas en formato electrónico, puedes hacerlo mediante el “almacenamiento por escáner”, que es voluntario en virtud de la Ley de Conservación de Libros Electrónicos y permite escanear y almacenar como datos electrónicos los documentos en papel relacionados con las transacciones, siempre que cumplan con ciertos requisitos especificados por la Agencia Tributaria Nacional (NTA) de Japón.

Cuando guardes documentos a través del almacenamiento por escáner, se aplicarán las reglas que se enumeran a continuación. Asegúrate de revisar la documentación de la NTA para obtener información sobre cada regla antes de implementar el almacenamiento por escáner.

• Sigue las restricciones del plazo de entrada.
  
• Asegúrate de escanear por encima de la resolución especificada.
  
• Escanea en color.
  
• Aplica una marca de tiempo.
  
• Implementa la gestión de versiones.
  
• Garantiza la interdependencia entre los documentos escaneados y los libros de contabilidad.
  
• Instala equipos o dispositivos para leer documentos.
  
• Imprime de forma oportuna.
  
• Conserva los documentos de resumen del sistema, la información del departamento de almacenamiento por escáner, etc.
  
• Garantiza las funcionalidades de búsqueda.
  

Formato electrónico

Como se mencionó anteriormente, los documentos relacionados con transacciones que se hayan intercambiado de forma electrónica deben estar almacenados como datos electrónicos, lo que es obligatorio tanto para el remitente como para el destinatario de los datos electrónicos.

Por ejemplo, si un recibo en PDF se envía por correo electrónico, califica como transacción electrónica, por lo que tanto el emisor como el destinatario deben almacenarlo como datos electrónicos. Además, al igual que con los documentos en papel, existen requisitos para el almacenamiento de documentos, como la necesidad de usar marcas de tiempo.

A medida que las transacciones electrónicas se vuelven más populares, incluso las empresas que usan principalmente documentos en papel encontrarán cada vez más inevitable el cumplimiento de la Ley de Conservación de Libros Electrónicos. Por lo tanto, es clave que cada operador de empresa profundice en su conocimiento y comprensión de esta ley. Además, al pasar a las transacciones electrónicas, es importante crear una notificación sobre la digitalización de facturas y recibos para informar con anticipación a tus socios de la empresa sobre el cambio y obtener su consentimiento.

Para facilitar la creación y el almacenamiento de recibos electrónicos y facturas electrónicas, tal vez te convenga considerar la posibilidad de utilizar herramientas en línea; por ejemplo, una funcionalidad automática de cálculo del impuesto sobre el consumo o una herramienta de autogeneración pueden facilitar las cosas. Sin embargo, antes de implementar una herramienta, tendrás que verificar si cumple con los requisitos de la Ley de Conservación de Libros Electrónicos.

Los beneficios de los recibos electrónicos

Los recibos electrónicos tienen varios beneficios. Veamos algunos.

Están exentos del impuesto sobre sellos

Si alguna vez has hecho una compra grande, es posible que hayas recibido un recibo con un sello de ingresos. Para los recibos impresos, cuando el importe de las ventas supera los 50.000 yenes antes del impuesto, la NTA exige que se coloque en el recibo un sello de ingresos correspondiente al importe de las ventas y luego se cancele.

Por ejemplo, si el importe indicado en un recibo está entre 50.000 y 1 millón de yenes (sin impuesto), debe colocarse en él un sello de ingresos por un importe de 200 yenes. El importe del sello de ingresos requerido aumenta a medida que aumentan los ingresos por ventas y alcanza un máximo de 2000 yenes. Sin embargo, no se requieren sellos de ingresos para recibos entregados electrónicamente por correo electrónico o sistemas en la nube. Aunque debe tenerse en cuenta que sí se requieren si imprimes un recibo generado por computadora en papel y se lo entregas a tu socio de la empresa.

Reducen la carga de trabajo operativo

El proceso de generar recibos manualmente y enviarlos por correo consume mucho tiempo y mano de obra. También existe el riesgo de errores, como omisiones o errores tipográficos. Y, si un recibo necesita recuperarse del almacenamiento y verificarse, es posible que tengas que buscar entre vastos archivos en almacenes o gabinetes, lo que puede ser físicamente exigente.

Los recibos electrónicos pueden resolver estos problemas. Por ejemplo, al generar recibos mediante una herramienta de autogeneración, la información precisa que se gestiona de forma centralizada dentro del sistema se refleja de forma automática en tus recibos, lo que evita errores. Además, cuando se han digitalizado recibos, se pueden enviar rápidamente por correo electrónico o servicios en la nube, y el almacenamiento se puede centralizar dentro del mismo sistema.

Al adoptar y utilizar este tipo de herramientas en línea, todos los procesos relacionados con los recibos pueden completarse dentro de un solo sistema. Esto reduce de manera significativa la carga de trabajo en comparación con los métodos en papel y tiende a mejorar la eficiencia de las operaciones contables. Esto también funciona bien con el trabajo remoto o situaciones de trabajo desde casa. Mientras tengas conexión a Internet, debes poder manejar sin problemas todas las tareas relacionadas con crear, enviar y gestionar recibos.

Reducen otros gastos

Para los recibos impresos, hay costos de papel, sobres, tinta, franqueo y las horas de trabajo de los empleados que implica crear y enviar los ingresos por correo. No solo eso, sino que almacenar recibos en papel significa que tienes que asegurar los archivos y el espacio de almacenamiento, lo que también implica costos.

Por el contrario, ninguno de estos costos se aplica a los recibos electrónicos. Así, el cambio a recibos electrónicos no solo elimina el impuesto sobre sellos mencionado anteriormente, sino que también conduce a una reducción de otros gastos diversos. Eliminar la necesidad de almacenar documentos en papel también ayuda a ahorrar espacio físico dentro de una oficina.

Puntos clave a tener en cuenta sobre los recibos electrónicos

Si bien los recibos electrónicos son muy cómodos, hay varios aspectos que conviene tener en cuenta a la hora de utilizarlos, que también se aplican a otros documentos relacionados con las transacciones que se pueden crear en línea, como las facturas web.

• Se deben tomar medidas para evitar la manipulación de datos: Para los recibos electrónicos, se deben implementar medidas antimanipulación de acuerdo con la Ley de Conservación de Libros Electrónicos. Estas incluyen la aplicación de marcas de tiempo y la introducción de sistemas que conserven un historial de correcciones y eliminaciones. También es importante establecer regulaciones y normas internas con respecto al procesamiento de datos como otra medida preventiva.

• Es necesario mantener los dispositivos pertinentes: Si la agencia fiscal solicita que presentes recibos, debes responder rápidamente a las solicitudes ya sea de visualización de datos o de documentos impresos. Por lo tanto, incluso cuando almacenes recibos como datos, debes asegurarte de no descuidar el equipo necesario, como impresoras y dispositivos de visualización de alta resolución.

• Debes establecer sistemas internos: Asegúrate de que todos los empleados estén informados sobre los cambios realizados en los procesos empresariales para evitar confusiones, y establece manuales operativos que abarquen los métodos de almacenamiento de recibos y los procedimientos de reemisión.

• Hay costos introductorios y operativos a tener en cuenta: El uso de un sistema de recibo electrónico implica tanto costos iniciales como costos continuos. Por lo tanto, es importante evaluar cuidadosamente la rentabilidad de un nuevo sistema y considerar el momento de implementación de antemano.

Cómo emitir recibos electrónicos

Existen dos formas de realizar recibos electrónicos: mediante el uso de un software de procesamiento de textos o de hojas de cálculo, o mediante la implementación de un sistema específico.

La primera opción es fácil de usar, pero debido a que se basa principalmente en la entrada manual, la probabilidad de errores, como errores tipográficos y omisiones, aumenta de manera significativa. Además, la emisión de una gran cantidad de recibos, el envío manual por correo electrónico de cada uno y su almacenamiento requiere una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo.

Por otro lado, la segunda opción, implementar un sistema específico, significa que el sistema genera recibos de forma automática, lo que puede evitar errores humanos causados por el trabajo manual. Y dado que todo el flujo de trabajo, desde la emisión del recibo hasta su almacenamiento, se puede realizar dentro de ese único sistema, también se reduce la carga operativa. De esta manera, el uso de un sistema específico agiliza el trabajo relacionado con los recibos, así como todo el flujo de trabajo contable. Esto, a su vez, contribuye a mejorar aún más las operaciones administrativas.

Usar recibos electrónicos requiere una preparación avanzada para garantizar una transición fluida del papel a los formatos digitales. Sin embargo, una vez que se completa el cambio, permite operaciones fluidas y eficientes. Por lo tanto, si te interesa comenzar a usar recibos electrónicos o quieres optimizar tus procesos administrativos en lo que se refiere a recibos, es posible que desees considerar un sistema específico.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

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