Con el rápido avance de la tecnología de la información, se están digitalizando las diversas interacciones con las empresas, por lo que es cada vez más frecuente emitir y almacenar documentos relacionados con transacciones, como recibos y facturas, en formato electrónico.

Especialmente en el Japón actual, donde está en vigor la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, las empresas que realizan transacciones electrónicas deben tener presente que hay reglas que las empresas deben seguir, entre ellas garantizar que los recibos electrónicos estén almacenados en su formato de datos original.

En este artículo, repasaremos los conceptos básicos de los recibos electrónicos, incluidas sus ventajas, los puntos clave que las empresas japonesas deben tener en cuenta sobre ellos y cómo emitirlos.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué son los recibos electrónicos?
  
• Cómo afecta la Ley de Preservación de Libros Electrónicos a los recibos
  
• Ventajas de los recibos electrónicos
  
• Puntos clave a tener en cuenta sobre los recibos electrónicos
  
• Cómo emitir recibos electrónicos
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué son los recibos electrónicos?

Un recibo electrónico, como su nombre indica, es un recibo que se ha convertido a datos electrónicos. Al igual que las facturas están pasando a ser electrónicas, los recibos se emiten cada vez más electrónicamente en lugar de en papel. Todos los recibos intercambiados electrónicamente, como los enviados o recibidos por correo electrónico en formato PDF, o los compartidos y descargados en la nube, se clasifican como recibos electrónicos.

Ten en cuenta que la función de los recibos no cambia si están en papel o en formato digital, por lo que no hay diferencias en su validez jurídica. En cualquiera de los dos formatos, durante las auditorías fiscales o al realizar tareas de contabilidad de los gastos, estos documentos actúan como justificantes de recepción o gasto de fondos. Por lo tanto, hay que tener mucho cuidado en su manejo. Es importante indicar con precisión y claridad toda la información necesaria sobre ellos (p. ej., impuestos), así como gestionar adecuadamente su emisión y retención.

Además, desde que Japón puso en marcha su sistema de facturas cualificadas en octubre de 2023, es muy importante que las empresas comprendan mejor los documentos relacionados con las transacciones, como las facturas y los recibos electrónicos, y que sepan cómo gestionarlos para garantizar el cumplimiento de la normativa del sistema de facturas.

Cómo afecta la Ley de Preservación de Libros Electrónicos a los recibos

A partir de enero de 2024, las enmiendas a la Ley de Preservación de Libros Electrónicos obligaron a que las facturas y recibos intercambiados en formato electrónico estuvieran almacenados en su formato electrónico original, y a que se tuviera cuidado al gestionar recibos a la hora de respetar el marco jurídico tanto del sistema de facturas como de la Ley Preservación de Libros Electrónicos, ya que están interrelacionados.

Veamos el impacto de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos en los recibos, dependiendo de si están en formato papel o electrónico.

Formato papel.

Para los recibos intercambiados originalmente en papel, las empresas son libres de elegir si los conservan en papel o los guardan como datos digitalizados. En otras palabras, debido a que la conversión al formato electrónico no es obligatoria para los documentos en papel, está bien mantenerlos en papel.

Por otro lado, si deseas gestionar transacciones en papel pero almacenarlas electrónicamente, puedes hacerlo mediante el «almacenamiento por escáner», que es voluntario en virtud de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. El almacenamiento por escáner permite que los documentos relacionados con transacciones en formato papel sean escaneados y almacenados como datos electrónicos, siempre que cumplan con ciertos requisitos especificados por la Agencia Nacional Tributaria (NTA) de Japón.

Cuando guardes documentos almacenándolos escaneados, se aplican las reglas que se indican a continuación. Asegúrate de revisar la documentación de la NTA para obtener más detalles sobre cada regla existente antes de implementar el almacenamiento por escáner.

• Respeta los plazos de presentación.
  
• Asegúrate de escanear por encima de la resolución especificada.
  
• Escanea en color.
  
• Aplica una marca de tiempo.
  
• Implementa la gestión de versiones.
  
• Garantiza la interdependencia entre los documentos escaneados y los libros de contabilidad.
  
• Instala equipos o dispositivos para leer documentos.
  
• Resultados puntuales.
  
• Mantén los documentos generales del sistema, la información del departamento de almacenamiento del escáner, etc.
  
• Garantiza las funciones de búsqueda.
  

Formato electrónico

Como se mencionó anteriormente, los documentos relacionados con transacciones que se han intercambiado electrónicamente deben ser almacenados como datos electrónicos. Esto es obligatorio tanto para el remitente como para el destinatario de los datos electrónicos.

Por ejemplo, si un recibo PDF se envía por correo electrónico, se califica como transacción electrónica, por lo que tanto el emisor como destinatario deben almacenarlo como datos electrónicos. Además, al igual que con los documentos en papel, existen requisitos para su almacenamiento, como la necesidad de usar marcas de tiempo.

A medida que las transacciones electrónicas se vuelven más populares, hasta las empresas que han utilizado principalmente documentos en papel encontrarán cada vez más inevitable el cumplimiento de la normativa con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. Por lo tanto, es clave que cada operador empresarial profundice en su conocimiento y comprensión de esta ley. Además, al hacer la transición a las transacciones electrónicas, es importante crear una notificación sobre la digitalización de facturas y recibos, informando a tus socios de la empresa de antemano sobre el cambio y obteniendo su consentimiento.

Para facilitar la creación y el almacenamiento de recibos y facturas electrónicas, tal vez te convenga considerar la posibilidad de utilizar herramientas en línea, una función automática de cálculo de impuestos sobre el consumo o una herramienta de autogeneración, por ejemplo, pueden facilitar las cosas, pero antes de aplicar cualquier medida, tendrás que verificar si la herramienta que quieres utilizar cumple los requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos.

Ventajas de los recibos electrónicos

Existen múltiples ventajas de usar recibos electrónicos. A continuación, veremos algunas.

Están exentos del timbre de ingresos

Si alguna vez has hecho una compra grande, es posible que hayas recibido un recibo con un timbre de ingresos. Para los recibos impresos, cuando el importe de las ventas supera los 50.000 yenes antes de impuestos, la NTA exige que se coloque en el recibo un timbre de ingresos correspondiente al importe de las ventas y luego se cancele.

Por ejemplo, si el importe indicado en un recibo está entre 50.000 y 1 millón de yenes (sin impuestos), debe colocarse en él un timbre de ingresos de 200 yenes. El importe del timbre de ingresos requerido aumenta a medida que aumentan los ingresos por ventas, hasta alcanzar un máximo de 2.000 yenes. Sin embargo, no se requieren timbres de ingresos para los recibos electrónicos que se envían a través de correo electrónico o sistemas en la nube. Aunque hay que tener en cuenta que son obligatorios si imprimes un recibo generado por ordenador en papel y se lo entregas a algún socio.

Reducen la carga de trabajo operativo

El proceso de generar recibos manualmente y enviarlos por correo requiere mucho tiempo y mano de obra. También existe el riesgo de que se produzcan errores como omisiones o errores tipográficos. Y, si es necesario recuperar un recibo almacenado y verificarlo, quizá tengas que buscar entre un sin número de archivos en almacenes o archivadores, lo que puede ser físicamente exigente.

Los recibos electrónicos pueden resolver estos problemas. Por ejemplo, al crear recibos con una herramienta de autogeneración, la información precisa que se gestiona de forma centralizada dentro del sistema se refleja automáticamente en tus ingresos, lo que evita errores. Además, cuando se han digitalizado los recibos, se pueden enviar rápidamente por correo electrónico o mediante servicios en la nube, y el almacenamiento se puede centralizar dentro del mismo sistema.

Al adoptar y utilizar este tipo de herramientas en línea, todos los procesos relacionados con los recibos se pueden completar dentro de un solo sistema. Esto reduce significativamente la carga de trabajo en comparación con los métodos en papel y tiende a mejorar la eficiencia de las operaciones contables. Esto también funciona bien para el trabajo remoto o el trabajo desde casa. Siempre y cuando tengas conexión a Internet, debes poder manejar sin problemas todas las tareas relacionadas con crear, enviar y gestionar recibos.

Reducen otros gastos

Para los recibos en papel, hay costes por el papel, los sobres, la tinta, el franqueo y las horas de trabajo de los empleados involucradas en la creación y el envío por correo de los recibos. No solo eso, sino que almacenar recibos en papel supone que tienes que proteger los archivos y el espacio de almacenamiento, lo que también acarrea unos costes.

Por el contrario, ninguno de estos costes se aplica a los recibos electrónicos. Por lo tanto, el cambio a los recibos electrónicos no solo elimina el impuesto sobre timbres mencionado anteriormente, sino que también lleva a una reducción de otros gastos diversos. Eliminar la necesidad de almacenar documentos en formato papel también ayuda a ahorrar espacio físico dentro de una oficina.

Puntos clave a tener en cuenta sobre los recibos electrónicos

Si bien los recibos electrónicos son muy cómodos, hay varios puntos a tener en cuenta sobre su uso. Estos puntos también se aplican a otros documentos relacionados con transacciones que podrías crear en línea, como las facturas web.

• Se deben tomar medidas para evitar la manipulación de datos: para recibos electrónicos, las medidas contra la manipulación deben implementarse de acuerdo con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. Entre ellas se incluyen la aplicación de marcas de tiempo y la introducción de sistemas que conserven un historial de correcciones y eliminaciones. También es importante establecer regulaciones y reglas internas con respecto al procesamiento de datos, como medida preventiva adicional.

• Es necesario mantener los dispositivos pertinentes: si la oficina fiscal solicita que presentes recibos, debes responder rápidamente a las solicitudes de visualización de datos o de documentos impresos. Por lo tanto, incluso cuando almacenes recibos como datos, debes asegurarte de no descuidar el equipo necesario, como impresoras y dispositivos de visualización de alta resolución.

• Debes establecer sistemas internos: asegúrate de que todos los empleados estén informados sobre los cambios realizados en los procesos de tu empresa para evitar confusiones, y establece manuales operativos que cubran los métodos de almacenamiento de recibos y los procedimientos de reemisión.

• Hay que tener en cuenta los costes introductorios y operativos: el uso de un sistema de recibo electrónico implica tanto los costes iniciales como los costes continuos. Por lo tanto, es importante evaluar cuidadosamente la rentabilidad de un nuevo sistema y considerar el momento de la implementación de antemano.

Cómo emitir recibos electrónicos

Existen dos formas de emitir recibos electrónicos: utilizando un software de procesamiento de textos o de hojas de cálculo o implementando un sistema específico.

La primera opción es fácil de empezar a utilizar, pero debido a que se basa principalmente en la introducción manual de datos, la probabilidad de errores, como errores tipográficos y omisiones, aumenta significativamente. Además, la emisión de una gran cantidad de recibos, el envío manual de cada uno por correo electrónico y su posterior almacenamiento requiere una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo.

Por otro lado, la segunda opción, implementar un sistema específico, supone que el sistema genera recibos automáticamente, lo que puede evitar errores humanos causados por el trabajo manual. Y dado que todo el flujo de trabajo, desde la emisión del recibo hasta su almacenamiento, se puede realizar dentro de ese único sistema, también se reduce la carga operativa. De esta manera, el uso de un sistema específico agiliza el trabajo relacionado con los recibos, así como todo el flujo de trabajo contable. Esto, a su vez, contribuye a mejorar aún más las operaciones administrativas.

El uso de recibos electrónicos requiere una preparación previa para garantizar una transición fluida del formato papel al digital. Sin embargo, una vez que se completa el cambio, permite operaciones fluidas y eficientes. Por lo tanto, si te interesa comenzar a usar recibos electrónicos o quieres optimizar tus procesos administrativos en lo que se refiere a los recibos, quizás te convenga considerar un sistema específico para ello.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

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