情報技術の飛躍的な発展にともない、企業間のさまざまなやり取りが電子化される中、領収書や請求書といった取引関係書類についても、電子データによる発行や保存が一般的になりつつあります。

特に、電子帳簿保存法が施行されている今日の日本では、電子的に取り交わされた領収書は、電子データのままで保存することが義務付けられているため、電子取引を行う事業者は注意が必要です。

本記事では電子請求書の基礎知識として、日本の事業者が知っておくべきメリットや注意点、発行方法について解説します。

目次

• 電子領収書とは
  
• 電子帳簿保存法の改正による領収書への影響
  
• 電子領収書のメリット
  
• 電子領収書の注意点
  
• 電子領収書の発行方法
  
• Stripe Invoicing でできること
  

電子領収書とは

電子領収書とは、その名のとおり、電子データ化された領収書を意味します。近年、請求書のペーパーレス化が進んでいるように、領収書についても紙ではなく電子で発行されるケースが増えています。たとえば PDF 形式でメールから送受信するものや、クラウド上で共有・ダウンロード可能なものなど、電子でやり取りされた領収書はすべてこの電子領収書に該当します。

なお、領収書は紙でもデジタルでも領収書としての役割を果たすため、どちらを用いても法的な有効性に変わりはありません。ただし、税務調査や経費計上の際には、金額の受領または支出を証明する証憑書類として大変重要となるため、取り扱いには十分が注意が必要です。したがって、消費税を領収書に正しく明確に記載することはもちろん、領収書の発行や保存についても適切に行う必要があります。

さらに 2023 年 10 月以降は、日本においてインボイス制度が施行されていることから、インボイス制度に準拠した領収書の対応方法や注意点について理解を深めておくことがとても重要といえるでしょう。

電子帳簿保存法の改正による領収書への影響

2024 年 1 月以降は、電子帳簿保存法の改正によって、電子データでやりとりされた請求書や領収書については、電子データのままで保存することが義務化されました。また、前述したインボイス制度と電子帳簿保存法には相互的な関係があるため、電子領収書を取り扱う際はそれぞれの法制度に触れることのないよう注意しなければなりません。

なお、電子帳簿保存法が領収書に与える影響は以下のとおりで、紙で発行・受領した場合と電子データで発行・受領した場合に分けられます。

紙の場合

もともと紙でやりとりされた領収書については、紙のままでの保存か、電子データ化したものの保存か、事業者が自由に選べるようになっています。つまり紙の場合、電子データ化は義務ではないため、紙のままで保存しても問題ないということになります。

一方、紙でやりとりをしたものの、保存は電子的に行いたい場合は、電子帳簿保存法のもとで任意で定められている「スキャナ保存」での対応が可能です。スキャナ保存は、紙の取引関係書類を、国税庁が定める一定の要件のもとでスキャンし、電子データによる保存を認めるものです。

なお、スキャナ保存に基づいて保存する場合は、以下のようなルールが定められています。そのため、それぞれのルールに関する詳細については、国税庁の資料を確認したうえでスキャナ保存を実施しましょう。

• 入力期限の制限
  
• 一定水準以上の解像度による読み取り
  
• カラー画像による読み取り
  
• タイムスタンプの付与
  
• ヴァージョン管理
  
• スキャン文書と帳簿との相互関連性の確保
  
• 見読可能装置等の備付け
  
• 速やかに出力すること
  
• システムの概要書・スキャナ保存担当部署情報等の備付け
  
• 検索機能の確保
  

電子データの場合

繰り返しになりますが、電子的に取り交わされた取引関係書類は、電子データのまま保存することが義務付けられています。これは、電子データの送信者、受信者のどちら側に対しても必須となっています。

たとえば、PDF 化した領収書を電子メールで送信した場合、電子取引に該当するため、発行側、受領側ともに必ず電子データで保存しなければなりません。またその際にも、前述した紙の場合と同様、タイムスタンプなどの要件が定められているため、要件に準じた保存を行う必要があります。

今後電子取引が増えれば増えるほど、これまで紙ベースによる書類のやりとりが主流だった事業者でも、電子帳簿保存法への対応はますます避けられない状況になると予想されます。そのため、同法律については各事業者がしっかりと知識を深めておく必要があるといえるでしょう。また、初めて電子化に踏み切る際は、領収書・請求書の電子化に関する案内文を作成のうえ、取引先に事前連絡を入れ、了承を得ておくことが大切です。

なお、電子領収書および電子請求書の作成や保存をよりスムーズに行えるようにするには、消費税の自動計算機能や自動生成ツールのような、オンラインツールを検討してみるのもよいかもしれません。これらのツールを導入する前には、電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかについても確認しておけば、より安心といえるでしょう。

電子領収書のメリット

電子領収書のメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

印紙税がかからない

高額な買い物をした際に、収入印紙が貼付された領収書を受け取ったことはないでしょうか。紙の領収書の場合、売上金額が税抜きで 5 万円以上になると、売上金額に応じた収入印紙の貼付と消印が国税庁によって義務付けられています。

たとえば、領収書の記載金額が税抜で 5 万円以上 100 万円以下であれば、200 円分の収入印紙を貼付しなければなりません。さらに、貼付する収入印紙の金額は、売上金額が高くなればなるほど高額になり、最高で 2,000 円にものぼります。しかし、メールやクラウドシステムによって電子的に交付する領収書については、収入印紙は不要です (パソコンで作成したものを用紙に印刷し、取引先に交付する場合は必要)。

業務負荷の軽減

領収書を手書きで作成し郵送する作業には、手間と時間がかかります。特に領収書の作成についてはマニュアルで行うと、記入漏れや書き損じなどのミスが生じる可能性があります。さらに、後日保管中の領収書を取り出して確認したい場合、倉庫やキャビネット内の膨大なファイルから調べなければならず、体力的な負担が生じてしまうこともあるでしょう。

一方、電子領収書であれば、これらの問題を解消することが可能です。たとえば、領収書を自動生成ツールによって作成すれば、システムで一括管理されている正確な情報が領収書に反映されるため、記載ミスを防ぐことができます。また、電子データ化された領収書であれば、メールやクラウドを介してスピーディーに送付でき、保管も同じシステム内で一元的に行うことができます。

このようにオンラインツールを導入すれば、領収書に関するすべての工程を 1 つのシステムで完結できることから、紙ベースと比べて業務負担を大幅に軽減でき、会計業務の効率性アップが見込めます。これに加えて、リモートワークでも、インターネットさえつながっていれば、領収書の作成・送付・管理に至るまでの業務を円滑に遂行できるでしょう。

その他経費の削減

紙の領収書の場合、用紙代に封筒代、インク代、切手代などの送料、さらに領収書の作成や送付業務を行う従業員の勤務時間に対しコストが発生します。それだけではなく、紙のままで領収書を保存するとなると、ファイルや保管スペースを確保する必要があるため、保管に際してもコストがかかります。

一方、電子領収書ならこうした料金は発生しません。すなわち、電子領収書に切り替えれば、上述した印紙税はもちろんのこと、このほかさまざまな経費の削減にもつながるのです。また、紙のままで保存する必要がなくなることで、オフィス内の省スペースも実現可能になります。

電子領収書の注意点

利便性の高い電子領収書ですが、Web 請求書と同様、Web 上で領収書業務を進めるにあたっては、いくつかの注意点があります。

• データ改ざん防止措置の実施: 電子領収書の場合、電子帳簿保存法に則って、タイムスタンプの付与や、訂正・削除履歴が残るシステムの導入などの防止措置を講じる必要があります。また、その他の防止策として、データ処理に関する社内規程やルールを設けておくことも大切です。

• デバイスの整備: 税務署から領収書を提示するよう要求があった場合、データの閲覧や出力に迅速に対応しなければなりません。そのため、領収書をデータとして保存する場合でも、プリンターをはじめ、高解像度の高いディスプレイ機器などの設備整備を怠らないようにしましょう。

• 社内体制の整備: 業務フローの改変によって、社員の混乱を招くことのないよう、見直しが行われた点について周知し、保存方法や再発行などに関する作業マニュアルを設置しておきましょう。

• 導入・運用コスト: システムの利用にはイニシャルコストやランニングコストがかかります。よって、費用対効果を見極め、導入するタイミングについても考慮したうえで検討することが大切です。

電子領収書の発行方法

電子領収書の作り方には、ワード、またはエクセルの表計算ソフトを利用する方法と、専用のシステムを導入する方法があります。

前者は、手軽に利用を開始することができますが、手作業が基本となるため誤字脱字などの記載ミスが発生する可能性が高くなります。また、領収書の発行件数が多い場合、 メール送信や保管作業を 1 件ごとマニュアルで実行すると、時間と手間が大幅にかかってしまいます。

一方、後者の専用システムを導入する方法なら、領収書はシステムによって自動で作成されるため、マニュアル作業によるヒューマンエラーを防ぐことができます。また、領収書発行から保存までの業務フローをすべて 1 つのシステム上で行えるようになるため、業務負担も軽減されます。このように、専用システムを用いれば、領収書だけでなく全般的な会計業務フローを一本化できることから、バックオフィスのより一層の改善にも役立つでしょう。

電子領収書を採用するには、紙ベースからデジタルへのスムーズな移行を図るため事前準備が必要ではありますが、一旦移行を完了すれば、効率的かつ快適な業務の遂行が可能になります。そのため、領収書の電子データ化に関心がある、または、領収書に関するバックオフィスの最適化を目指している方は、専用システムを検討してみるのもよいかもしれません。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続請求でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。
  
• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間を短縮し、より早く入金を得られます。
  
• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。
  
• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収にかかる時間を削減します。
  
• 既存システムとの接続: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと接続でき、システム間の同期を保ちつつデータの手入力を減らします。
  

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