随着信息技术的飞速发展，各种商业交互活动正逐步实现数字化。因此，以电子数据格式开具和存储交易相关文件，如收据和账单，正变得越来越普遍。

特别是在如今的日本，由于《电子账簿保存法》已生效，进行电子交易的企业必须格外留意；企业需要遵守相关规定，包括确保电子收据以原始数据格式存储。

本文将介绍电子收据的基础知识，包括其优势、日本企业应注意的关键要点，以及开具方法。

本文内容

• 什么是电子收据？
  
• 《电子账簿保存法》对收据的影响
  
• 电子收据的好处
  
• 使用电子收据的注意事项
  
• 如何开具电子收据
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

什么是电子收据？

顾名思义，电子收据就是已转化为电子数据的收据。正如账单逐步实现无纸化一样，收据也越来越多地以电子形式而非纸质形式开具。所有以电子形式交换的收据，比如以 PDF 格式通过电子邮件发送或接收的收据，或者通过云端共享和下载的收据，都被归类为电子收据。

请记住，无论纸质还是电子形式，收据的作用都不会改变，因此二者在法律效力上没有差异。无论哪种形式，在税务审计或费用核算过程中，这些文件都可以作为资金收付的凭证。因此，处理它们时必须格外小心。准确且清晰地陈述所有必要的信息（如消费税）非常重要，同时还要妥善处理这些信息的开具和留存事宜。

此外，自 2023 年 10 月日本实施合格账单制度以来，企业深入了解电子账单和电子收据等交易相关文件变得至关重要。企业需要了解如何处理这些文件，以确保其符合账单制度要求。

《电子账簿保存法》对收据的影响

自2024年1月起，经修订的《电子账簿保存法》规定，以电子形式交换的账单和收据必须以其原始电子形式保存。在处理收据时，必须遵守账单制度和《电子账簿保存法》的法律框架，因为二者相互关联。

让我们看看《电子账簿保存法》对收据的影响，这取决于收据是纸质的还是电子格式的。

纸质格式

对于最初以纸质形式交换的收据，企业可自行选择是保留纸质形式还是将其保存为数字化数据。换句话说，由于纸质文件转换为电子格式并非强制要求，因此保留纸质形式也是可以的。

另一方面，如果您希望以纸质形式处理交易，但以电子形式存储，则可以使用《电子账簿保存法》中规定的自愿性“扫描存储”方式。扫描存储允许将纸质格式的交易相关文件扫描并存储为电子数据，但需遵守日本国税厅 (NTA) 规定的某些要求。

使用扫描存储方式保存文件时，需要遵守以下规则。在实施扫描存储之前，请务必查看国税厅 (NTA) 关于每条规则的详细说明文件。

• 遵守输入截止日期限制。
  
• 确保扫描分辨率高于指定分辨率。
  
• 彩色扫描。
  
• 加盖时间戳。
  
• 实施版本管理。
  
• 确保扫描文件与会计账簿相互关联。
  
• 安装文件读取设备或装置。
  
• 及时输出。
  
• 维护系统概览文件、扫描存储部门信息等。
  
• 确保具备搜索功能。
  

电子格式

如前所述，以电子形式交换的交易相关文件必须以电子数据形式保存。电子数据的发送方和接收方都必须遵守此规定。

例如，如果通过电子邮件发送 PDF 格式的收据，则属于电子交易，因此开具方和接收方都必须将其以电子数据形式保存。此外，与纸质文件一样，电子文件存储也有要求，例如需要使用时间戳等。

随着电子交易的日益普及，即便是一直主要依赖纸质文件开展业务的企业，也很难再不遵守《电子账簿保存法》。因此，企业经营者深入了解该法律至关重要。此外，企业在向电子交易转型时，务必拟好一份关于账单和收据数字化的通知，提前将这一变动告知商业合作伙伴，并征得他们的同意。

要想让电子收据和电子账单的创建与存储更为便捷高效，不妨考虑使用在线工具；比如，具备消费税自动计算功能或自动生成功能的工具，就能让操作更加简便。不过，在引入任何工具之前，一定要确认该工具是否符合《电子账簿保存法》的规定。

电子收据的好处

使用电子收据有诸多好处，下面我们来看看其中几个。

免征印花税

如果您曾经进行过大额采购，可能收到过一张贴有印花税票的收据。针对纸质收据，当纳税前销售额超过 5 万日元时，日本国税厅 (NTA) 明确规定，必须在收据上粘贴与销售额对应的印花税票并予以注销。

例如，如果收据上注明的金额在5万至100万日元（不含税）之间，则必须粘贴一张面额为200日元的印花税票。随着销售收入的增加，所需的印花税票的金额也随之增加，最高可达 2000 日元。然而，通过电子邮件或云端系统以电子形式交付的收据，则无需粘贴印花税票。但需要注意的是，如果您将电脑生成的收据打印成纸质文件并交付给商业合作伙伴，则需要粘贴印花税票。

减轻运营工作量

手动生成收据并完成邮寄，不仅耗时费力，还存在遗漏信息或出现拼写错误等风险。此外，当需要从存储处查找并核实收据时，往往需要在仓库或文件柜中翻找大量文件，这对体力是一种考验。

电子收据可以解决这些问题。例如，使用自动生成工具开具收据时，系统中集中管理的准确信息会自动反映在收据上，从而避免错误。此外，收据数字化后，可以通过电子邮件或云服务快速发送，并且可以在同一系统中集中存储。

采用此类在线工具后，与收据相关的所有流程均可在一个系统中完成。与纸质方法相比，这极大地减轻了工作量，有助于提升会计操作效率。该方式也非常适合远程或居家办公场景。只要连接互联网，您便可以顺利地处理收据的创建、发送和管理。

降低其他费用

纸质收据会产生一系列成本，包括纸张、信封、墨水的费用，邮寄费用，以及员工开具和邮寄收据所耗费工时对应的成本。不仅如此，以纸质形式存储收据，还需要确保文件和存储空间的安全性，这同样会产生相应的成本。

相比之下，电子收据则不会产生上述各类费用。因此，改用电子收据不仅无需缴纳前面提及的印花税，还能有效降低多种其他费用。而且，无需以纸质形式存储文件，也有助于节省办公室的物理空间。

使用电子收据的注意事项

虽然电子收据极为便利，但在使用过程中仍有一些注意事项。这些注意事项也同样适用于您可能在线创建的其他交易相关文件，如网络账单。

• 必须采取措施防止数据篡改：根据《电子账簿保存法》，必须对电子收据采取防篡改措施。这包括应用时间戳，以及引入能够保留更正和删除历史记录的系统。此外，制定有关数据处理的内部规章制度，以此作为另一项预防措施，也至关重要。

• 相关设备需要维护：如果税务局要求您出示收据，您需迅速做出响应，提供数据查看服务或打印相关文件。因此，即使将收据作为数据存储，也切不可忽视对打印机、高分辨率显示设备等必要设备的维护。

• 您必须建立内部系统：确保所有员工了解业务流程的变更，以避免混淆，并制定涵盖收据存储方法和重新开具流程的操作手册。

• 需要考虑初始成本和运营成本：使用电子收据系统既涉及初始成本，也涉及持续成本。因此，事先仔细评估新系统的成本效益，并考虑实施时机至关重要。

如何开具电子收据

开具电子收据有两种方式：一是使用文字处理软件或电子表格软件；二是采用专用系统。

第一种方式易于上手，但由于主要依赖手动输入，出现拼写错误和遗漏等失误的可能性会大幅增加。此外，在开具大量收据时，手动通过电子邮件逐个发送，然后再将所有收据进行存储，会耗费大量的时间和精力。

另一方面，第二种方式是采用专用系统，这意味着收据将由系统自动生成，能够避免因人工操作导致的人为失误。而且，从开具收据到存储收据的整个工作流程，都可以在同一系统内完成，从而减轻了运营负担。如此一来，使用专用系统不仅简化了与收据相关的工作，还优化了整个会计工作流程。这反过来又有助于进一步提升后台运营效率。

使用电子收据需要提前做好准备，以确保从纸质格式顺利过渡到数字格式。不过，一旦完成转换，就能实现流畅、高效的运营。因此，如果您有意开始使用电子收据，或者想优化与收据相关的后台流程，不妨考虑采用专用系统。

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