Avec l’essor rapide des technologies de l’information, de nombreuses interactions commerciales se numérisent. Il devient donc de plus en plus courant d’émettre et de conserver les documents liés aux transactions, tels que les reçus et les factures, sous forme de données électroniques.

Aujourd'hui, au Japon en particulier, où l'Electronic Books Preservation Act est en vigueur, les entreprises qui effectuent des transactions par voie électronique doivent faire preuve de vigilance ; il existe des règles que les entreprises doivent respecter, notamment en veillant à ce que les reçus électroniques soient sauvegardées dans leur format de données initial.

Dans cet article, nous passerons en revue les notions de base des reçus électroniques, notamment leurs avantages, les points clés que les entreprises japonaises doivent connaître et la manière de les émettre.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’un reçu électronique ?
  
• Comment l’Electronic Books Preservation Act affecte les reçus
  
• Avantages des reçus électroniques
  
• Points clés à noter concernant les reçus électroniques
  
• Comment émettre des reçus électroniques
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider ?
  

Qu’est-ce qu’un reçu électronique ?

Un reçu électronique, comme son nom l’indique, est un reçu converti en données électroniques. Tout comme les factures deviennent dématérialisées, les reçus sont de plus en plus émis sous forme électronique plutôt que sur papier. Tous les reçus échangés électroniquement, qu’il s’agisse de ceux envoyés ou reçus par e-mail au format PDF, ou partagés et téléchargés via le cloud, sont considérés comme des reçus électroniques.

Gardez à l’esprit que le rôle des reçus ne change pas, qu’ils soient sur support papier ou sous forme numérique, et leur validité juridique reste la même. Dans les deux formats, lors des contrôles fiscaux ou pour la comptabilisation des dépenses, ces documents servent de preuve de réception ou de paiement de fonds. Il est donc essentiel de les manipuler avec le plus grand soin. Il est important d’y indiquer de manière précise et claire toutes les informations nécessaires (par exemple, la taxe sur la consommation), ainsi que de veiller à leur émission et à leur conservation correctes.

En outre, depuis que le Japon a mis en place son système de facturation admissible en octobre 2023, il est devenu très important pour les entreprises d'approfondir leur compréhension des documents relatifs aux transactions, tels que les factures électroniques et les reçus électroniques, et de savoir comment gérer ces documents pour garantir leur conformité avec le système de facturation.

Comment l’Electronic Books Preservation Act affecte les reçus

À compter de janvier 2024, des modifications apportées à l’Electronic Books Preservation Act imposent que les factures et reçus échangés sous format électronique soient conservés dans leur forme électronique d’origine. Une attention particulière doit être portée au traitement des reçus afin de respecter le cadre juridique à la fois du système de facturation et de l’Electronic Books Preservation Act, ces deux dispositifs étant étroitement liés.

Examinons l’impact de l’Electronic Books Preservation Act sur les reçus, selon qu’ils soient au format papier ou électronique.

Format papier

Pour les reçus initialement échangés sur support papier, les entreprises sont libres de choisir de les conserver sous format papier ou de les enregistrer sous forme de données numérisées. Autrement dit, la conversion au format électronique n’étant pas obligatoire pour les documents papier, il est possible de les conserver tels quels.

En revanche, si vous souhaitez traiter les transactions sur support papier tout en les conservant sous forme électronique, vous pouvez recourir au « stockage par numérisation », un dispositif facultatif prévu par l’Electronic Books Preservation Act. Le stockage par numérisation permet de scanner des documents liés aux transactions établis sur papier et de les conserver sous forme de données électroniques, à condition de respecter certaines exigences définies par l’Agence nationale des impôts japonaise (NTA).

Lors de l’enregistrement de documents par stockage via scanner, les règles énumérées ci-dessous s’appliquent. Veillez à consulter la documentation de la NTA pour connaître le détail de chaque règle avant de mettre en place le stockage par numérisation.

• Respectez les restrictions de délai de saisie.
  
• Assurez-vous de scanner au-dessus de la résolution spécifiée.
  
• Scannez en couleur.
  
• Appliquez un horodatage.
  
• Mettez en œuvre la gestion des versions.
  
• Assurez l’interdépendance entre les documents numérisés et les livres comptables.
  
• Installez des équipements ou des dispositifs pour lire des documents.
  
• Assurez une mise à disposition rapide.
  
• Conservez les documents de suivi du système, les informations sur le service de stockage par numérisation, etc.
  
• Assurez la fonctionnalité de recherche.
  

Format électronique

Comme indiqué précédemment, les documents liés aux transactions qui ont été échangés sous format électronique doivent être conservés sous forme de données électroniques. Cette obligation concerne à la fois l’émetteur et le destinataire des données électroniques.

Par exemple, si un reçu au format PDF est envoyé par e-mail, il est considéré comme une transaction électronique, et l’émetteur comme le destinataire doivent le conserver sous forme de données électroniques. De plus, comme pour les documents papier, certaines exigences s’appliquent au stockage des documents, notamment l’obligation d’utiliser des horodatages.

À mesure que les transactions électroniques se généralisent, même les entreprises qui se sont principalement appuyées sur des documents papier constateront que la conformité avec l’Electronic Books Preservation Act devient de plus en plus incontournable. Il est donc essentiel que chaque exploitant approfondisse sa connaissance et sa compréhension de cette loi. Par ailleurs, lors du passage aux transactions électroniques, il est important de rédiger une notification concernant la numérisation des factures et reçus, afin d’informer vos partenaires commerciaux du changement à l’avance et d’obtenir leur consentement.

Pour faciliter la création et la conservation des reçus électroniques et des factures électroniques, vous pouvez envisager d’utiliser des outils en ligne ; par exemple, une fonctionnalité de calcul automatique de la taxe sur la consommation ou un outil de génération automatique peut simplifier le processus. Avant de mettre en place quoi que ce soit, il est toutefois nécessaire de vérifier qu’un outil respecte les exigences de l’Electronic Books Preservation Act.

Avantages des reçus électroniques

L’utilisation des reçus électroniques présente de multiples avantages. Nous allons en examiner quelques-uns ici.

Ils sont exonérés de droit de timbre

Si vous avez déjà effectué un achat important, vous avez peut-être reçu un reçu portant un timbre fiscal. Pour les reçus papier, lorsque le montant de la vente avant taxes dépasse 50 000 yens, la NTA exige qu’un timbre fiscal correspondant au montant de la vente soit apposé sur le reçu, puis annulé.

Par exemple, si le montant indiqué sur un reçu se situe entre 50 000 et 1 000 000 de yens (hors taxes), un timbre fiscal de 200 yens doit y être apposé. Le montant du timbre requis augmente avec le chiffre d’affaires, jusqu’à un maximum de 2 000 yens. Cependant, les timbres fiscaux ne sont pas obligatoires pour les reçus envoyés électroniquement par e-mail ou via des systèmes cloud. Il convient toutefois de noter qu’ils restent nécessaires si vous imprimez un reçu généré par ordinateur sur papier et le remettez à votre partenaire commercial.

Ils réduisent la charge de travail opérationnelle

Le processus de création manuelle des reçus et de leur envoi par courrier est long et demande beaucoup de travail. Il comporte également un risque d’erreurs, comme des oublis ou des fautes de frappe. De plus, si un reçu doit être retrouvé dans les archives et vérifié, il peut être nécessaire de fouiller dans d’énormes dossiers entreposés dans des entrepôts ou des armoires, ce qui peut être physiquement contraignant.

Les reçus électroniques peuvent résoudre ces problèmes. Par exemple, en générant des reçus à l’aide d’un outil de génération automatique, les informations exactes, centralisées dans le système, sont automatiquement reportées sur vos reçus, ce qui évite les erreurs. De plus, une fois numérisés, les reçus peuvent être envoyés rapidement par e-mail ou via des services cloud, et leur stockage peut être centralisé dans le même système.

En adoptant et en utilisant ce type d’outils en ligne, tous les processus liés aux reçus peuvent être effectués au sein d’un même système. Cela réduit considérablement la charge de travail par rapport aux méthodes papier et contribue généralement à améliorer l’efficacité des opérations comptables. Cette approche s’adapte également bien au télétravail. Tant que vous disposez d’une connexion Internet, vous pouvez gérer de manière fluide toutes les tâches liées à la création, à l’envoi et à la gestion des reçus.

Ils réduisent les autres dépenses

Pour les reçus papier, il y a des coûts liés au papier, aux enveloppes, à l’encre, aux frais postaux, ainsi qu’aux heures de travail des employés nécessaires à la création et à l’envoi des reçus. De plus, conserver les reçus sous forme papier implique de sécuriser les dossiers et l’espace de stockage, ce qui engendre également des coûts.

En revanche, aucun de ces coûts ne s’applique aux reçus électroniques. Passer aux reçus électroniques permet donc non seulement de supprimer le droit de timbre évoqué précédemment, mais aussi de réduire de nombreuses autres dépenses. La suppression de la conservation des documents sous forme papier permet également de libérer de l’espace physique au sein du bureau.

Points clés à noter concernant les reçus électroniques

Bien que les reçus électroniques offrent une grande praticité, plusieurs points doivent être pris en compte lors de leur utilisation. Ces points s’appliquent également à d’autres documents liés aux transactions que vous pourriez créer en ligne, comme les factures web.

• Des mesures doivent être prises pour empêcher la falsification des données : pour les reçus électroniques, des mesures anti-falsification doivent être mises en œuvre conformément à l’Electronic Books Preservation Act. Cela inclut l’application d’horodatages et la mise en place de systèmes conservant l’historique des modifications et suppressions. Il est également important d’établir des règles et réglementations internes concernant le traitement des données comme mesure préventive supplémentaire.

• Les dispositifs appropriés doivent être entretenus : si l’administration fiscale vous demande de présenter des reçus, vous devez répondre rapidement aux demandes de consultation des données ou de documents imprimés. Ainsi, même lorsque les reçus sont conservés sous forme de données, il est important de ne pas négliger le matériel nécessaire, comme les imprimantes ou les écrans haute résolution.

• Des systèmes internes doivent être mis en place : veillez à ce que tous les employés soient informés des modifications apportées aux processus métier afin d’éviter toute confusion, et établissez des manuels opérationnels couvrant les méthodes de stockage des reçus et les procédures de réémission.

• Des coûts d’introduction et d’exploitation doivent être pris en compte : l’utilisation d’un système de reçus électroniques entraîne à la fois des coûts initiaux et des coûts récurrents. Il est donc important d’évaluer soigneusement la rentabilité d’un nouveau système et de réfléchir au moment optimal pour sa mise en place.

Comment émettre des reçus électroniques

Il existe deux manières de créer des reçus électroniques : en utilisant un logiciel de traitement de texte ou de tableur, ou en mettant en place un système dédié.

La première option est facile à utiliser, mais comme elle repose principalement sur la saisie manuelle, le risque d’erreurs, telles que des fautes de frappe ou des oublis, augmente considérablement. De plus, lors de l’émission d’un grand nombre de reçus, l’envoi manuel de chacun par e-mail puis leur stockage demande beaucoup de temps et d’efforts.

D’autre part, la deuxième option, la mise en œuvre d’un système dédié, signifie que les reçus sont générés automatiquement par le système, ce qui peut éviter les erreurs humaines causées par le travail manuel. Et puisque l’ensemble de la charge de travail, de l’émission du reçu à son stockage, peut être effectué au sein de ce seul système, la charge opérationnelle est également réduite. De cette façon, l’utilisation d’un système dédié simplifie le travail lié aux reçus ainsi que l’ensemble du travail de comptabilité. Cela, contribue ainsi à de nouvelles améliorations des opérations administratives.

L’utilisation des reçus électroniques nécessite une préparation préalable pour garantir une transition fluide du papier au numérique. Cependant, une fois le passage effectué, elle permet des opérations efficaces et sans accroc. Ainsi, si vous souhaitez commencer à utiliser des reçus électroniques ou optimiser vos processus administratifs liés aux reçus, il peut être intéressant d’envisager la mise en place d’un système dédié.

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