Con il rapido progresso della tecnologia informatica, diverse interazioni commerciali si stanno digitalizzando. Di conseguenza, sta diventando sempre più comune emettere e conservare documenti relativi alle transazioni, come ricevute e fatture, in formato di dati elettronici.

Soprattutto nell'odierno Giappone, dove è in vigore l'Electronic Books Preservation Act, le attività che effettuano transazioni elettroniche devono prestare particolare attenzione. Ci sono norme che le attività devono rispettare, tra cui quella di garantire che le ricevute elettroniche, o e-receipt, siano archiviate nel loro formato originale.

In questo articolo, esaminiamo le nozioni di base relative alle ricevute elettroniche, compresi i loro vantaggi, i punti chiave che le attività giapponesi devono tenere in considerazione e le modalità di emissione.

Contenuto dell'articolo

• Che cosa sono le ricevute elettroniche?
  
• In che modo l'Electronic Books Preservation Act influisce sulle ricevute
  
• Vantaggi delle ricevute elettroniche
  
• Punti chiave da tenere presenti in materia di ricevute elettroniche
  
• Come emettere ricevute elettroniche
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Che cosa sono le ricevute elettroniche

Una ricevuta elettronica, come suggerisce il nome, è una ricevuta che è stata convertita in dati elettronici. Proprio come le fatture vengono emesse in formato elettronico, le ricevute vengono sempre più spesso emesse in formato elettronico anziché cartaceo. Tutte le ricevute scambiate elettronicamente, come quelle inviate o ricevute via email in formato PDF o quelle condivise e scaricate tramite cloud, sono classificate come ricevute elettroniche.

È importante tenere presente che la funzione delle ricevute rimane invariata sia quando sono in formato cartaceo che digitale, quindi non c'è alcuna differenza nella loro validità legale. In entrambi i formati, durante le verifiche fiscali o la contabilità delle spese, questi documenti rappresentano la prova dell'incasso o dell'esborso di fondi. Pertanto, è necessario prestare molta attenzione nella loro gestione. È importante indicare in modo accurato e chiaro tutte le informazioni necessarie (ad esempio, l'imposta sui consumi), nonché gestire correttamente la loro emissione e conservazione.

Inoltre, da quando il Giappone ha implementato il proprio sistema di fatturazione qualificata nell'ottobre 2023, è diventato fondamentale che le attività approfondiscano la propria comprensione dei documenti relativi alle transazioni, quali fatture elettroniche e ricevute elettroniche. È necessario che le attività sappiano come gestire tali documenti per garantire la propria conformità al sistema di fatturazione.

In che modo l'Electronic Books Preservation Act influisce sulle ricevute

A partire da gennaio 2024, le modifiche alla legge sulla conservazione elettronica dei libri contabili hanno reso obbligatoria l'archiviazione delle fatture e delle ricevute scambiate in formato elettronico nella loro forma elettronica originale. È necessario prestare attenzione nella gestione delle ricevute per rispettare il quadro giuridico sia del sistema di fatturazione che dell'Electronic Books Preservation Act, poiché sono correlati.

Esaminiamo l'impatto dell'Electronic Books Preservation Act sulle ricevute, a seconda che siano in formato cartaceo o elettronico.

Formato cartaceo

Nel caso delle ricevute inizialmente scambiate in formato cartaceo, le attività possono decidere liberamente se conservarle su supporto fisico oppure archiviarle in formato digitale. In altre parole, dato che la conversione in formato elettronico non è obbligatoria per i documenti cartacei, puoi conservarli nella loro forma originale.

D’altra parte, se desideri gestire le transazioni su carta ma archiviarle in formato elettronico, puoi farlo utilizzando la cosiddetta "archiviazione tramite scanner", volontaria ai sensi dell'Electronic Books Preservation Act. L'archiviazione tramite scanner consente di scansionare e archiviare come dati elettronici i documenti relativi alle transazioni in formato cartaceo, purché rispettino determinati requisiti specificati dall'Agenzia nazionale delle entrate giapponese (NTA).

Quando salvi i documenti con l'archiviazione tramite scanner, si applicano le regole elencate di seguito. Prima di implementare l'archiviazione tramite scanner, assicurati di rivedere la documentazione dell'NTA per conoscere i dettagli di ciascuna regola.

• Rispetta le limitazioni relative alle scadenze di inserimento.
  
• Assicurati di effettuare la scansione a una risoluzione superiore di quella specificata.
  
• Effettua la scansione a colori.
  
• Applica una marcatura temporale.
  
• Implementa la gestione delle versioni.
  
• Garantisci l'interdipendenza tra i documenti digitalizzati e i libri contabili.
  
• Installa apparecchiature o dispositivi per la lettura dei documenti.
  
• Assicura una risposta tempestiva.
  
• Mantieni la documentazione della panoramica del sistema, le informazioni sul reparto responsabile della conservazione degli scanner, ecc.
  
• Garantisci la funzionalità di ricerca.
  

Formato elettronico

Come indicato in precedenza, i documenti relativi alle transazioni scambiati elettronicamente devono essere archiviati come dati elettronici. Questo obbligo si applica sia per il mittente che per il destinatario dei dati elettronici.

Ad esempio, se una ricevuta in formato PDF viene inviata tramite email, è considerata una transazione elettronica, pertanto sia la società emittente che il destinatario devono conservarla come dato elettronico. Inoltre, come per i documenti cartacei, esistono requisiti per l'archiviazione dei documenti, come la necessità di utilizzare marcature temporali.

Con la crescente diffusione delle transazioni elettroniche, anche le attività che si sono prevalentemente affidate ai documenti cartacei troveranno sempre più inevitabile mantenere la conformità all'Electronic Books Preservation Act. È pertanto fondamentale che ciascun operatore economico approfondisca la propria conoscenza e comprensione di questa normativa. Inoltre, nel passaggio alle transazioni elettroniche, è importante predisporre una comunicazione relativa alla digitalizzazione delle fatture e delle ricevute, informando in anticipo i partner commerciali del cambiamento e ottenendone il consenso.

Per semplificare la creazione e la conservazione delle entrate e delle fatture elettroniche, puoi prendere in considerazione l'utilizzo di strumenti online, ad esempio una funzione di calcolo automatico per tassare i consumi o uno strumento di generazione automatica possono semplificare le cose. Prima di implementare qualsiasi misura, tuttavia, devi verificare se un applicativo soddisfa i requisiti dell'Electronic Books Preservation Act.

Vantaggi delle ricevute elettroniche

L'utilizzo delle ricevute elettroniche presenta molteplici vantaggi. Di seguito ne esaminiamo alcuni.

Sono esenti dall'imposta di bollo

Se hai mai effettuato un acquisto di importo elevato, potresti aver ricevuto una ricevuta con una marca da bollo apposta. Per le ricevute cartacee, quando l'importo di vendita supera i 50.000 yen al netto delle imposte, la NTA impone che sulla ricevuta venga apposta una marca da bollo corrispondente all'importo di vendita e che questa venga successivamente annullata.

Ad esempio, se l'importo indicato su una ricevuta è compreso tra 50.000 e 1 milione di yen (al netto delle imposte), è necessario apporre una marca da bollo di 200 yen. L'importo della marca da bollo richiesta aumenta con l'aumentare dei ricavi, fino a un massimo di 2.000 yen. Tuttavia, la marca da bollo non è necessaria per le ricevute trasmesse elettronicamente tramite email o sistemi cloud. Va però precisato che è invece richiesta se una ricevuta generata da computer viene stampata su carta e consegnata al partner commerciale.

Riducono il carico di lavoro operativo

Il processo di generazione manuale delle ricevute e del loro invio per posta richiede molto tempo ed è oneroso in termini di manodopera. Esiste inoltre il rischio di errori, come omissioni o refusi. Inoltre, se una ricevuta deve essere recuperata dal sito di archiviazione e venir controllata, può essere necessario consultare molti documenti conservati in magazzini o armadi, compito che può risultare fisicamente impegnativo.

Le ricevute elettroniche possono risolvere questi problemi. Ad esempio, creando le ricevute tramite uno strumento di generazione automatica, le informazioni accurate gestite centralmente all'interno del sistema vengono automaticamente riportate sulle ricevute, evitando errori. Inoltre, una volta digitalizzate, le ricevute possono essere inviate rapidamente tramite email o servizi cloud e archiviate in modo centralizzato all'interno dello stesso sistema.

Adottando e utilizzando questo tipo di applicativi online, tutte le operazioni relative alle ricevute possono essere completate all'interno di un unico sistema. Ciò riduce significativamente il carico di lavoro rispetto ai metodi cartacei e tende a migliorare l'efficienza delle operazioni contabili. Questo sistema è particolarmente indicato anche per il lavoro a distanza o da casa. È sufficiente disporre di una connessione internet per poter gestire senza difficoltà tutte le attività relative alla creazione, all'invio e alla gestione delle ricevute.

Riducono altre spese

Per le ricevute cartacee, ci sono costi relativi alla carta, alle buste, all'inchiostro, alle spese postali e alle ore di lavoro necessarie ai dipendenti per creare e spedire le ricevute. Inoltre, conservare le ricevute in formato cartaceo implica la necessità di proteggere i file e lo spazio di archiviazione, comportando ulteriori costi.

Al contrario, alle ricevute elettroniche non si applica nessuno di questi costi. Pertanto, il passaggio alle ricevute elettroniche non solo elimina l'imposta di bollo precedentemente menzionata, ma comporta anche una riduzione di varie altre spese. L'eliminazione della necessità di archiviare i documenti in formato cartaceo contribuisce inoltre a risparmiare spazio fisico all'interno di un ufficio.

Punti chiave da tenere presenti in materia di ricevute elettroniche

Anche se le ricevute elettroniche offrono un elevato livello di praticità, è opportuno considerare alcuni aspetti relativi al loro utilizzo. Questi aspetti si applicano anche ad altri documenti relativi alle transazioni, ad esempio le fatture web, che potresti creare online.

• È necessario adottare misure per prevenire la manomissione dei dati:nel caso delle ricevute elettroniche, devi implementare misure anti-manomissione in conformità con l'Electronic Books Preservation Act, tra cui l'applicazione di marcature temporali e l'introduzione di sistemi che conservino la cronologia delle correzioni e delle cancellazioni. È inoltre importante definire regolamenti e procedure interne relative al trattamento dei dati come ulteriore misura preventiva.

• È necessario provvedere alla manutenzione dei dispositivi pertinenti: se l'ufficio tributario richiede la presentazione delle ricevute, devi rispondere tempestivamente alle richieste di visualizzazione dei dati o di documenti stampati. Quindi, anche quando archivi le ricevute in formato digitale, devi assicurarti di non trascurare le attrezzature necessarie, come stampanti e dispositivi di visualizzazione ad alta risoluzione.

• Stabilisci dei sistemi interni: assicurati che tutti i dipendenti siano informati sulle modifiche apportate ai processi aziendali per evitare confusione e introduci manuali operativi che trattino i metodi di archiviazione delle ricevute e le procedure di riemissione.

• È necessario considerare i costi iniziali e quelli operativi: l'utilizzo di un sistema di ricevute elettroniche comporta sia costi iniziali che costi ricorrenti. Pertanto, è importante valutare attentamente il rapporto costo-efficacia di un nuovo sistema e considerare in anticipo i tempi di implementazione.

Come emettere ricevute elettroniche

Esistono due modi per generare ricevute elettroniche: utilizzando software di elaborazione testi o fogli di calcolo oppure implementando un sistema dedicato.

La prima opzione è di facile utilizzo, ma aumenta notevolmente la probabilità di errori, come refusi e omissioni dato che si basa principalmente sull'inserimento manuale dei dati. Inoltre, quando si emettono molte ricevute, inviarle manualmente una per una tramite email e poi archiviarle tutte richiede molto tempo e fatica.

D'altra parte, la seconda opzione, ovvero l'implementazione di un sistema dedicato, implica che le ricevute vengano generate automaticamente dal sistema, il che può prevenire errori umani provocati dal lavoro manuale. Inoltre, dato che l'intero flusso di lavoro, dall'emissione della ricevuta alla sua archiviazione, può essere eseguito all'interno di un unico sistema, anche il carico operativo risulta ridotto. In questo modo, l'utilizzo di un sistema dedicato semplifica il lavoro relativo alle ricevute e l'intero flusso di lavoro contabile. Ciò contribuisce, a sua volta, a ulteriori miglioramenti delle operazioni di back office.

L'utilizzo delle ricevute elettroniche richiede una preparazione anticipata per garantire una transizione fluida dal formato cartaceo a quello digitale. Tuttavia, una volta completata la transizione, consente operazioni fluide ed efficienti. Pertanto, se ti interessa iniziare a utilizzare le ricevute elettroniche o se desideri ottimizzare i processi di back-office relativi alle ricevute, valuta l'adozione di un sistema dedicato.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.
  
• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
  
• Migliorare l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.
  
• Ridurre il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.
  
• Integrare i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.
  

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