Com o rápido avanço da tecnologia da informação, diversas interações empresariais estão se tornando digitalizadas. Como resultado, torna-se cada vez mais comum emitir e armazenar documentos relacionados a transações, como recibos e faturas, em formato de dados eletrônicos.

Especialmente no Japão atual, onde a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos está em vigor, as empresas que realizam transações eletrônicas precisam estar atentas: há regras que devem ser cumpridas, incluindo a exigência de que os recibos eletrônicos — ou recibos eletrônicos — sejam armazenados em seu formato de dados original.

Neste artigo, abordaremos os conceitos básicos dos recibos eletrônicos, incluindo seus benefícios, os principais pontos que as empresas japonesas devem observar e como emiti-los.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que são recibos eletrônicos?
  
• Como a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos impacta os recibos
  
• Os benefícios dos recibos eletrônicos
  
• Principais pontos a serem observados sobre recibos eletrônicos
  
• Como emitir recibos eletrônicos
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que são recibos eletrônicos?

Um recibo eletrônico, como o próprio nome sugere, é um recibo convertido em dados eletrônicos. Assim como as faturas estão deixando de ser emitidas em papel, os recibos também estão sendo cada vez mais emitidos em formato eletrônico, em vez de físico. Todos os recibos trocados eletronicamente — como os enviados ou recebidos por e-mail em formato PDF, ou aqueles compartilhados e baixados pela nuvem — são classificados como recibos eletrônicos.

Lembre-se que a função dos recibos não muda, independentemente de estarem em formato físico ou digital, não havendo diferença quanto à sua validade jurídica. Em ambos os formatos, durante fiscalizações tributárias ou na contabilização de despesas, esses documentos servem como comprovantes de recebimento ou de desembolso de fundos. Portanto, é necessário ter extremo cuidado em seu manuseio. É importante indicar de forma precisa e clara todas as informações exigidas (por exemplo, o imposto sobre consumo), bem como tratar corretamente sua emissão e guarda.

Além disso, desde que o Japão implementou o Sistema de Faturas Qualificadas em outubro de 2023, tornou-se muito importante que as empresas aprofundem seu entendimento sobre documentos relacionados a transações, como faturas eletrônicas e recibos eletrônicos. É necessário saber como tratar esses documentos para garantir a conformidade com o sistema de faturas.

Como a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos impacta os recibos

A partir de janeiro de 2024, as alterações à Lei de Preservação de Livros Eletrônicos determinaram que faturas e recibos trocados em formato eletrônico devem ser armazenados em seu formato eletrônico original. É necessário ter cuidado no tratamento dos recibos para cumprir o arcabouço jurídico tanto do sistema de faturas quanto da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos, pois ambos estão interligados.

Vamos analisar o impacto da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos sobre os recibos, conforme estejam em formato físico ou eletrônico.

Formato em papel

Para recibos originalmente trocados em formato físico, as empresas são livres para escolher se desejam mantê-los em papel ou armazená-los como dados digitalizados. Em outras palavras, como a conversão para formato eletrônico não é obrigatória para documentos em papel, é aceitável mantê-los nesse formato.

Por outro lado, se você desejar tratar as transações em papel, mas armazená-las eletronicamente, isso pode ser feito por meio do chamado “armazenamento por digitalização”, que é facultativo nos termos da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos. O armazenamento por digitalização permite que documentos relacionados a transações em formato físico sejam digitalizados e armazenados como dados eletrônicos, desde que atendam a determinados requisitos especificados pela Agência Nacional de Impostos do Japão (NTA).

Ao salvar documentos por meio do armazenamento por digitalização, aplicam-se as regras listadas abaixo. Certifique-se de consultar a documentação da NTA para obter detalhes sobre cada regra antes de implementar o armazenamento por digitalização.

• Siga as restrições de prazo para inserção.
  
• Não se esqueça de digitalizar acima da resolução especificada.
  
• Digitalize em cores.
  
• Aplique um carimbo de data e hora.
  
• Implemente o gerenciamento de versão.
  
• Garanta a interdependência entre os documentos digitalizados e os livros contábeis.
  
• Instale equipamentos ou dispositivos para ler documentos.
  
• Emita imediatamente.
  
• Mantenha documentos de visão geral do sistema, informações do departamento de armazenamento por digitalização etc.
  
• Garanta funções de pesquisa.
  

Formato eletrônico

Conforme mencionado anteriormente, os documentos relacionados a transações que tenham sido trocados eletronicamente devem ser armazenados como dados eletrônicos. Essa exigência é obrigatória tanto para o remetente quanto para o destinatário dos dados eletrônicos.

Por exemplo, se um recibo em PDF for enviado por e-mail, ele se enquadra como uma transação eletrônica; portanto, tanto o emissor quanto o destinatário devem armazená-lo como dado eletrônico. Além disso, assim como ocorre com documentos em papel, há requisitos para o armazenamento de documentos, como a necessidade de utilização de carimbos de data e hora.

À medida que as transações eletrônicas se tornam mais populares, até mesmo as empresas que tradicionalmente dependem de documentos em papel acharão cada vez mais inevitável a conformidade da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos. Por isso, é fundamental que cada operador empresarial aprofunde seu conhecimento e entendimento dessa lei. Além disso, ao migrar para transações eletrônicas, é importante elaborar uma comunicação sobre a digitalização de faturas e recibos, informando antecipadamente os parceiros comerciais sobre a mudança e obtendo seu consentimento.

Para tornar mais fluida a criação e o armazenamento de recibos eletrônicos e faturas eletrônicas, você pode considerar o uso de ferramentas on-line; por exemplo, um recurso de cálculo automático do imposto sobre consumo ou uma ferramenta de geração automática podem facilitar o processo. Antes de implementar qualquer solução, no entanto, será necessário verificar se a ferramenta atende aos requisitos da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos.

Os benefícios dos recibos eletrônicos

Há diversos benefícios no uso de recibos eletrônicos. A seguir, veremos alguns deles.

Eles são isentos de imposto do selo

Se você já fez uma compra de valor elevado, talvez tenha recebido um recibo com um selo do imposto afixado. No caso de recibos em papel, quando o valor da venda antes dos impostos excede 50.000 ienes, a NTA exige que um selo fiscal correspondente ao valor da venda seja afixado ao recibo e, em seguida, inutilizado.

Por exemplo, se o valor indicado em um recibo estiver entre 50.000 e 1.000.000 de ienes (sem impostos), deverá ser afixado um selo do imposto do selo no valor de 200 ienes. O valor do selo exigido aumenta conforme cresce o valor da receita, chegando a um máximo de 2.000 ienes. No entanto, selos do imposto do selo não são exigidos para recibos entregues eletronicamente por e-mail ou por sistemas em nuvem. Vale observar, contudo, que eles são exigidos caso um recibo gerado por computador seja impresso em papel e entregue ao parceiro comercial.

Reduzem a carga de trabalho operacional

O processo de gerar recibos manualmente e enviá-los pelo correio é demorado e exige muita mão de obra. Além disso, há o risco de erros, como omissões ou erros de digitação. E, se for necessário recuperar um recibo arquivado para conferência, pode ser preciso vasculhar grandes volumes de arquivos em depósitos ou armários, o que pode ser fisicamente desgastante.

Os recibos eletrônicos podem resolver esses problemas. Por exemplo, ao gerar recibos por meio de uma ferramenta de geração automática, informações precisas gerenciadas de forma centralizada no sistema são refletidas automaticamente nos recibos, evitando erros. Além disso, quando os recibos são digitalizados, eles podem ser enviados rapidamente por e-mail ou serviços em nuvem, e o armazenamento pode ser centralizado no mesmo sistema.

Ao adotar e utilizar esse tipo de ferramenta on-line, todos os processos relacionados a recibos podem ser concluídos em um único sistema. Isso reduz significativamente a carga de trabalho em comparação com métodos baseados em papel e tende a melhorar a eficiência das operações contábeis. Essa abordagem também se adapta bem a regimes de trabalho remoto ou home office. Desde que haja conexão com a internet, é possível realizar de forma ágil todas as tarefas relacionadas à criação, ao envio e à gestão de recibos.

Eles reduzem outras despesas

Para recibos em papel, há custos com papel, envelopes, tinta, postagem e com as horas de trabalho dos funcionários envolvidas na criação e no envio dos recibos. Além disso, o armazenamento de recibos em formato físico exige a manutenção de arquivos e de espaço para guarda, o que também gera custos.

Em contrapartida, nenhum desses custos se aplica aos recibos eletrônicos. Assim, a migração para recibos eletrônicos não apenas elimina o imposto do selo mencionado anteriormente, como também reduz diversas outras despesas. A eliminação da necessidade de armazenar documentos em formato físico também contribui para a economia de espaço no escritório.

Principais pontos a serem observados sobre recibos eletrônicos

Embora os recibos eletrônicos ofereçam alta conveniência, há vários pontos a serem observados em seu uso. Esses pontos também se aplicam a outros documentos relacionados a transações que você possa criar on-line, como faturas web.

• Devem ser adotadas medidas para prevenir a adulteração de dados: No caso de recibos eletrônicos, é necessário implementar medidas contra adulteração em conformidade com a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos. Isso inclui a aplicação de carimbos de data e hora e a adoção de sistemas que mantenham um histórico de correções e exclusões. Também é importante estabelecer regulamentos e regras internas sobre o tratamento de dados como outra medida preventiva.

• Os dispositivos relevantes precisam ser mantidos: Caso o órgão tributário solicite a apresentação dos recibos, é necessário atender prontamente aos pedidos de visualização dos dados ou de documentos impressos. Portanto, mesmo ao armazenar recibos como dados, é preciso garantir que os equipamentos necessários, como impressoras e dispositivos de exibição de alta resolução, não sejam negligenciados.

• É necessário estabelecer sistemas internos: Garanta que todos os funcionários sejam informados sobre as alterações realizadas nos processos da empresa para evitar confusões e estabeleça manuais operacionais que cubram os métodos de armazenamento de recibos e os procedimentos de reemissão.

• Há custos de implementação e de operação a serem considerados: O uso de um sistema de recibos eletrônicos envolve tanto custos iniciais quanto custos recorrentes. Portanto, é importante avaliar cuidadosamente o custo-benefício de um novo sistema e considerar previamente o momento adequado para sua implementação.

Como emitir recibos eletrônicos

Há duas maneiras de fazer recibos eletrônicos: usando software de processamento de texto ou planilhas, ou implementando um sistema dedicado.

A primeira opção é fácil de começar a usar, mas, por depender principalmente de inserção manual, a probabilidade de erros, como erros de digitação e omissões, aumenta significativamente. Além disso, ao emitir um grande volume de recibos, o envio manual de cada um por e-mail e o posterior armazenamento de todos eles exige um tempo e um esforço consideráveis.

Por outro lado, a segunda opção — a implementação de um sistema dedicado — significa que os recibos são gerados automaticamente pelo sistema, o que pode evitar erros humanos decorrentes do trabalho manual. Além disso, como todo o fluxo de trabalho, desde a emissão até o armazenamento do recibo, pode ser realizado dentro de um único sistema, a carga operacional também é reduzida. Dessa forma, o uso de um sistema dedicado torna mais ágil o trabalho relacionado a recibos, bem como todo o fluxo contábil, contribuindo, por sua vez, para melhorias adicionais nas operações administrativas.

O uso de recibos eletrônicos exige uma preparação prévia para garantir uma transição tranquila do formato em papel para o digital. No entanto, uma vez concluída essa mudança, ela permite operações mais fluidas e eficientes. Portanto, se você tem interesse em começar a utilizar recibos eletrônicos ou deseja otimizar seus processos administrativos relacionados a recibos, pode ser interessante considerar a adoção de um sistema dedicado.

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