I takt med informationsteknikens snabba utveckling digitaliseras olika företagsinteraktioner, vilket gör att det blir allt vanligare att utfärda och lagra transaktionsrelaterade dokument, t.ex. kvitton och fakturor, i elektroniskt dataformat.

Särskilt i dagens Japan, där lagen om bevarande av elektronisk bokföring gäller, måste företag som utför transaktioner elektroniskt vara uppmärksamma. Det finns regler som företag måste följa, bland annat att se till att elektroniska kvitton – eller e-kvitton – sparas i sitt ursprungliga dataformat.

I den här artikeln går vi igenom grunderna för elektroniska kvitton, inklusive deras fördelar, viktiga punkter som japanska företag bör notera om dem och hur man utfärdar dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är elektroniska kvitton?
  
• Så påverkar lagen om bevarande av elektronisk bokföring kvitton
  
• Fördelar med elektroniska kvitton
  
• Viktiga punkter att tänka på om elektroniska kvitton
  
• Så utfärdar man elektroniska kvitton
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är elektroniska kvitton?

Ett elektroniskt kvitto är, som namnet antyder, ett kvitto som har omvandlats till elektroniska data. På samma sätt som fakturor blir papperslösa utfärdas kvitton i allt högre grad elektroniskt snarare än på papper. Alla kvitton som utväxlas elektroniskt, till exempel de som skickas eller tas emot via e-post i PDF-format, eller de som delas och laddas ner via molnet, klassificeras som elektroniska kvitton.

Tänk på att kvittons roll inte ändras oavsett om de är i pappersform eller digital form, så det finns ingen skillnad i deras juridiska giltighet. I båda formaten fungerar dessa dokument som bevis på kvitto eller redovisning av utgifter vid skatterevisioner eller för redovisningsändamål. Därför måste stor försiktighet iakttas vid hanteringen av dem. Det är viktigt att korrekt och tydligt ange all nödvändig information på dem (t.ex. konsumtionsskatt) samt att hantera utfärdande och lagring av dem på ett korrekt sätt.

Sedan Japan implementerade sitt system för kvalificerade fakturor i oktober 2023 har det dessutom blivit mycket viktigt för företag att fördjupa sin förståelse för transaktionsrelaterade dokument, som e-fakturor och e-kvitton. De måste veta hur de ska hantera dessa dokument för att säkerställa efterlevnad av fakturasystemet.

Så påverkar lagen om bevarande av elektronisk bokföring kvitton

Från och med januari 2024 föreskrivs i ändringar av lagen om bevarande av elektronisk bokföring att fakturor och kvitton som utväxlas i elektroniskt format måste sparas i sin ursprungliga elektroniska form. När kvitton hanteras måste man se till att följa den juridiska ramen för både fakturasystemet och lagen om bevarande av elektronisk bokföring, eftersom de är sammankopplade.

Låt oss titta på hur lagen om bevarande av elektronisk bokföring påverkar kvitton, beroende på om de är i pappersformat eller elektroniskt format.

Pappersformat

När det gäller kvitton som ursprungligen utväxlades på papper kan företag välja om de ska sparas i pappersform eller som digitaliserade data. Eftersom konvertering till elektroniskt format inte är obligatoriskt för pappersdokument är det alltså okej att spara dem i pappersform.

Om du däremot vill hantera transaktioner på papper men spara dem elektroniskt kan du använda ”skannerlagring”, vilket är frivilligt enligt lagen om bevarande av elektronisk bokföring. Skannerlagring gör det möjligt att skanna och spara transaktionsrelaterade dokument i pappersformat som elektroniska data, så länge de uppfyller vissa krav som anges av Japans nationella skattemyndighet (NTA).

När dokument sparas via skannerlagring gäller nedanstående regler. Granska NTA:s dokumentation för varje regel innan du inför skannerlagring.

• Följ tidsbegränsningar för inmatning.
  
• Se till att du skannar i högre än den angivna upplösningen.
  
• Skanna i färg.
  
• Tillämpa en tidsstämpel.
  
• Implementera versionshantering.
  
• Säkerställa ömsesidigt beroende mellan skannade dokument och räkenskapsböcker.
  
• Installera utrustning eller enheter för att läsa dokument.
  
• Skanna i rimlig tid.
  
• Upprätthåll dokument med översikt över systemet, information om skannerlagringsavdelning etc.
  
• Säkerställ sökfunktionalitet.
  

Elektroniskt format

Som tidigare nämnts måste dokument som rör transaktioner och som har utväxlats elektroniskt sparas som elektroniska data. Detta är obligatoriskt för både avsändaren och mottagaren av de elektroniska uppgifterna.

Om ett PDF-kvitto till exempel skickas via e-post räknas det som en elektronisk transaktion, så både utfärdare och mottagare måste lagra det som elektroniska data. Precis som med pappersdokument finns det dessutom krav på lagring av dokument, till exempel att man måste använda tidsstämplar.

I takt med att elektroniska transaktioner blir allt populärare kommer även företag som främst har förlitat sig på pappersbaserade dokument tycka att efterlevnad av lagen om bevarande av elektronisk bokföring blir allt mer oundviklig. Därför är det viktigt att varje företag fördjupar sina kunskaper och sin förståelse för denna lag. När man övergår till elektroniska transaktioner är det dessutom viktigt att skapa en avisering om digitaliseringen av fakturor och kvitton och informera sina företagspartner i förväg om ändringen och inhämta deras samtycke.

För att göra skapandet och lagringen av e-kvitton och e-fakturor smidigare kan du överväga onlineverktyg. Till exempel kan en funktion för automatisk beräkning av konsumtionsskatt eller ett verktyg för automatisk generering underlätta arbetet. Innan du implementerar något måste du dock verifiera om ett verktyg uppfyller kraven i lagen om bevarande av elektronisk bokföring.

Fördelar med elektroniska kvitton

Det finns flera fördelar med att använda elektroniska kvitton. Här tittar vi på några av dem.

De är befriade från stämpelskatt

Om du någonsin har gjort ett stort inköp kan du ha fått ett kvitto med en bifogad intäktsstämpel. För papperskvitton, när försäljningsbeloppet överstiger 50 000 JPY före skatt, kräver NTA att en intäktsstämpel som motsvarar försäljningsbeloppet ska fästas på kvittot och sedan annulleras.

Om det belopp som anges på ett kvitto till exempel är mellan 50 000 och 1 miljon JPY (exklusive skatt) måste en intäktsstämpel motsvarande 200 JPY fästas på det. Beloppet för den intäktsstämpel som krävs ökar när försäljningsintäkterna ökar och når som högst 2 000 JPY. Intäktsstämplar krävs dock inte för kvitton som levereras elektroniskt via e-post eller molnsystem. Observera dock att de krävs om du skriver ut ett datorgenererat kvitto på papper och levererar det till din företagspartner.

De minskar den operativa arbetsbelastningen

Processen att manuellt skapa kvitton och posta dem är tids- och arbetskrävande. Det finns också risk för fel som utelämnanden eller stavfel. Och om ett kvitto måste hämtas från lagret och verifieras kan du behöva söka igenom stora arkiv i lager eller skåp, vilket kan vara fysiskt krävande.

Elektroniska kvitton kan lösa dessa problem. Genom att till exempel generera kvitton med ett verktyg för automatisk generering återspeglas korrekt information som hanteras centralt i systemet automatiskt på dina kvitton, vilket förhindrar fel. När kvitton har digitaliserats kan de dessutom skickas snabbt via e-post eller molntjänster och lagringen kan centraliseras i samma system.

Genom att införa och använda denna typ av onlineverktyg kan alla processer som rör kvitton slutföras i ett enda system. Detta minskar arbetsbelastningen avsevärt jämfört med pappersbaserade metoder och tenderar att förbättra effektiviteten i bokföringen. Detta fungerar också bra vid distansarbete eller hemarbete. Så länge du har en internetanslutning bör du smidigt kunna hantera alla uppgifter som rör att skapa, skicka och hantera kvitton.

De sänker andra utgifter

För kvitton i pappersform tillkommer kostnader för papper, kuvert, bläck, porto och antal arbetstimmar för anställda som krävs för att skapa och posta kvitton. Att spara kvitton i pappersform innebär också att du måste skydda arkiven och lagringsytan, vilket också medför kostnader.

Dessa kostnader gäller däremot inte för elektroniska kvitton. Genom att övergå till elektroniska kvitton elimineras inte bara den tidigare nämnda stämpelskatten, utan det leder också till en minskning av diverse andra utgifter. Genom att avskaffa behovet av att lagra dokument i pappersform sparar man också fysiskt utrymme på ett kontor.

Viktiga punkter att tänka på om elektroniska kvitton

Elektroniska kvitton är mycket bekväma, men det finns flera saker att tänka på när man använder dem. Dessa punkter gäller även andra transaktionsrelaterade dokument som du kan skapa online, till exempel webbfakturor.

• Åtgärder måste vidtas för att förhindra manipulering av uppgifter: För elektroniska kvitton måste åtgärder mot manipulering vidtas i enlighet med lagen om bevarande av elektronisk bokföring. Det handlar bland annat om att tillämpa tidsstämplar och införa system som har en historik över korrigeringar och raderingar. Det är också viktigt att fastställa interna regler och regler för databehandling som en annan förebyggande åtgärd.

• Relevanta enheter måste underhållas: Om skattekontor begär att du visar upp kvitton måste du omedelbart svara på begäran om antingen datavisning eller utskrivna dokument. Därför måste du se till att inte försumma nödvändig utrustning, till exempel skrivare och visningsenheter med hög upplösning, även när du lagrar kvitton som data.

• Du måste upprätta interna system: Se till att alla anställda är informerade om de ändringar som görs i företagets processer för att förhindra förvirring och upprätta operativa manualer som täcker metoder för lagring av kvitton och förfaranden för återutfärdande.

• Det finns introduktions- och driftskostnader att ta hänsyn till: Att använda ett elektroniskt kvittosystem innebär både initiala kostnader och löpande kostnader. Därför är det viktigt att noggrant utvärdera kostnadseffektiviteten för ett nytt system och överväga tidpunkten för implementeringen i förväg.

Så utfärdar man elektroniska kvitton

Det finns två sätt att skapa elektroniska kvitton: med hjälp av ordbehandlings- eller kalkylprogram eller genom att implementera ett särskilt system.

Det första alternativet är lätt att börja använda, men eftersom det främst bygger på manuell inmatning ökar sannolikheten för fel, som stavfel och utelämnanden, avsevärt. Vid utfärdande av ett stort antal kvitton krävs det dessutom mycket tid och arbete för att manuellt skicka vart och ett av dem via e-post och sedan lagra dem.

Å andra sidan innebär det andra alternativet – att implementera ett särskilt system – att kvitton genereras automatiskt av systemet, vilket kan förhindra mänskliga fel som orsakas av manuellt arbete. Och eftersom hela arbetsflödet, från utfärdandet av kvittot till lagring av det, kan utföras i det enda systemet, minskar också den operativa bördan. På så sätt effektiviserar användningen av ett särskilt system arbetet med kvitton samt hela bokföringsflödet. Detta bidrar i sin tur till ytterligare förbättringar av backoffice-verksamheten.

Att använda elektroniska kvitton kräver förberedelser för att säkerställa en smidig övergång från pappersformat till digitala format. Men när övergången är klar möjliggör det en smidig och effektiv verksamhet. Om du är intresserad av att börja använda elektroniska kvitton eller vill optimera dina backoffice-processer när det gäller kvitton kan du överväga ett särskilt system.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.