Avec les progrès rapides des technologies de l’information, diverses interactions entre entreprises sont de plus en plus numérisées, d’où la généralisation de l’émission et du stockage de documents relatifs aux transactions, tels que les reçus et les factures, sous format électronique.

Aujourd’hui, au Japon en particulier, où la loi sur la conservation des livres électroniques est en vigueur, les entreprises qui effectuent des transactions par voie électronique doivent être au fait de certaines règles qu’elles doivent respecter, notamment en veillant à ce que les reçus électroniques soient sauvegardés dans leur format de donnée d’origine.

Dans cet article, nous passerons en revue les notions de base des reçus électroniques,notamment leurs avantages, les points clés que les entreprises japonaises doivent noter à leur sujet et la façon de les émettre.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’un reçu électronique?
  
• Effets de la loi sur la conservation des livres électroniques sur les reçus
  
• Les avantages du reçu électronique
  
• Points clés à noter sur les reçus électroniques
  
• Comment émettre un reçu électronique
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’un reçu électronique?

Un reçu électronique, comme son nom l’indique, est un reçu qui a été converti en données électroniques. Tout comme les factures deviennent dématérialisées, les reçus sont de plus en plus émis électroniquement plutôt que sur papier. Tous les reçus échangés électroniquement, telles que ceux envoyés ou reçus par courriel au format PDF, ou ceux partagés et téléchargés dans l’infonuage, sont identifiés comme reçus électroniques.

Gardez à l’esprit que le rôle des reçus ne change pas, qu’ils soient au format papier ou numérique, il n’y a donc pas de différence quant à leur validité juridique. Quel que soit le format, lors des contrôles fiscaux ou du calcul des dépenses, ces documents font office de preuve de recette ou de dépense de fonds. Par conséquent, il faut faire très attention à leur manipulation. Il est important d’indiquer avec précision et clarté toutes les informations nécessaires (par exemple, la taxe à la consommation), ainsi que de gérer correctement leur émission et leur conservation.

En outre, depuis que le Japon a mis en place son système de facturation qualifiée en octobre 2023, il est devenu très important pour les entreprises de mieux comprendre les documents liés aux transactions, tels que les factures et les reçus électroniques. Elles doivent apprendre comment manipuler ces documents pour assurer leur conformité au système de facture.

Effets de la loi sur la conservation des livres électroniques sur les reçus

À compter de janvier 2024, les modifications apportées à la loi sur la conservation des livres électroniques ont imposé que les factures et reçus échangés sous format électronique soient sauvegardés sous leur format d’origine. On veillera à ce que la manipulation de ces reçus ne se fasse que dans le cadre juridique du système de facture et de la loi sur la conservation des livres électroniques, car ils sont interdépendants.

Examinons l’incidence de la loi sur la conservation des livres électroniques sur les reçus, selon qu’ils sont au format papier ou au format électronique.

Format papier

Pour les reçus initialement échangés sur papier, les entreprises sont libres de choisir de les conserver sous forme papier ou de les enregistrer sous forme numérisée. En d’autres termes, comme la conversion au format électronique n’est pas obligatoire pour les documents papier, ils peuvent être conservés sous forme papier.

D’autre part, si vous souhaitez traiter les transactions sur papier, mais les stocker électroniquement, vous pouvez le faire en utilisant le « stockage par numérisation », qui est facultatif en vertu de la loi sur la conservation des livres électroniques. Le stockage par numérisation permet de numériser et sauvegarder sous forme électronique les documents de transaction au format papier, à condition qu’ils respectent certaines exigences spécifiées par l’Agence nationale des impôts (NTA) du Japon.

Les règles énumérées ci-dessous s’appliquent lors de l’enregistrement de documents à l’aide d’un système de stockage par numérisation. Avant de le mettre en œuvre, assurez-vous de vérifier les documents de la NTA pour en savoir plus sur chaque règle.

• Respectez les restrictions du délai de saisie.
  
• Assurez-vous de numériser à une résolution supérieure à la résolution spécifiée.
  
• Numérisez en couleur.
  
• Apposez un horodatage.
  
• Mettrez en œuvre la gestion des versions.
  
• Assurez l’interdépendance entre les documents numérisés et les livres comptables.
  
• Installez l’équipement ou des appareils pour lire des documents.
  
• Utilisez immédiatement.
  
• Tenez à jour l’aperçu des documents du système, les informations du service de stockage par numérisation, etc.
  
• Vérifiez la fonctionnalité de recherche.
  

Format électronique

Comme mentionné précédemment, les documents liés aux transactions qui ont été échangés par voie électronique doivent être sauvegardés comme des données électroniques. Ceci est obligatoire à la fois pour l’émetteur et pour le destinataire des données.

Par exemple, si un reçu au format PDF est envoyé par courriel, il est qualifié de transaction électronique. L’émetteur et le destinataire doivent donc le stocker sous forme électronique. De plus, comme pour les documents papier, il existe des exigences pour leur stockage, comme la nécessité d’utiliser des horodatages.

À mesure que les transactions électroniques se popularisent, même les entreprises qui utilisaient principalement des documents papier constateront que la conformité à la loi sur la conservation des livres électroniques est de plus en plus inévitable. Il est donc essentiel que chaque entreprise apprenne à mieux connaître et comprendre cette loi. De plus, lors de la transition vers les transactions électroniques, il est important de créer une notification concernant la numérisation des factures et des reçus, pour informer vos partenaires à l’avance du changement et d’obtenir leur consentement.

Pour faciliter la création et le stockage des reçus et des factures électroniques, vous pourriez envisager des outils en ligne. Par exemple, une fonction de calcul automatique de la taxe à la consommation ou un outil de génération automatique peut faciliter les choses. Avant de mettre en œuvre quoi que ce soit, vous devrez toutefois vérifier si cet outil répond aux exigences de la loi sur la conservation des livres électroniques.

Les avantages des reçus électroniques

L’utilisation des reçus électroniques présente de multiples avantages. Examinons-en quelques-uns.

Ils sont exonérés de droit de timbre

Si vous avez déjà effectué un achat important, on vous a peut-être remis un reçu sur lequel était apposé un timbre fiscal. Pour les reçus papier, lorsque le montant des ventes dépasse 50 000 yens avant taxes, la NTA exige qu’un timbre fiscal correspondant au montant des ventes soit apposé sur le reçu, puis annulé.

Par exemple, si le montant indiqué sur un reçu est compris entre 50 000 et 1 million de yens (hors taxes), un timbre fiscal d’un montant de 200 yens doit y être apposé. Le montant du timbre fiscal requis augmente à mesure que les revenus commerciaux augmentent. Il peut ainsi atteindre un maximum de 2 000 yens. Cependant, les timbres fiscaux ne sont pas requis pour les recettes envoyées électroniquement par courriel ou par des systèmes infonuagiques. Cependant, il faut noter qu’ils sont requis si vous imprimez un reçu généré par ordinateur sur papier et que vous le remettez à votre entreprise partenaire.

Ils réduisent la charge de travail opérationnel

La génération manuelle des reçus et leur envoi par la poste demande beaucoup de temps et de main-d’œuvre. Il existe également un risque d’erreurs telles que des omissions ou des fautes de frappe. Et, si un reçu doit être récupéré du stockage et vérifié, vous devrez peut-être chercher dans une grande quantité de dossiers dans des entrepôts ou des armoires, ce qui peut être physiquement exigeant.

Un reçu électronique peut résoudre ces problèmes. Par exemple, en générant un reçu à l’aide d’un outil de génération automatique, les informations précises qui sont gérées de manière centralisée dans le système sont automatiquement reportées sur votre reçu, ce qui évite des erreurs. De plus, lorsqu’un reçu a été numérisé, ils peut être envoyé rapidement par courriel ou par des services infonuagiques, et le stockage peut être centralisé dans le même système.

En adoptant et en utilisant ce type d’outils en ligne, tous les procédés liés aux reçus peuvent être effectués au sein d’un seul système. Cela réduit considérablement la charge de travail par rapport aux méthodes utilisées pour des reçus papier et tend à améliorer l’efficacité des opérations comptables. De plus, ces outils en ligne s’adaptent bien avec le travail à distance ou à domicile. Tant que vous disposez d’une connexion Internet, vous devriez être en mesure de gérer toutes les tâches liées à la création, à l’envoi et à la gestion des recettes de manière fluide.

Ils réduisent les autres dépenses

Pour les reçus papier, il y a des coûts du papier, des enveloppes, de l’encre, des frais postaux et les heures de travail des employés nécessaires à la création et à l’envoi des reçus. De plus, le stockage des reçus sous forme papier implique de devoir sécuriser les fichiers et l’espace de stockage, ce qui entraîne encore des coûts.

En revanche, aucun de ces coûts ne s’applique aux reçus électroniques. Ainsi, le passage aux recettes électroniques élimine non seulement le droit de timbre mentionné précédemment, mais entraîne également une réduction de diverses autres dépenses. Éliminer la nécessité de stocker les documents sous forme papier permet également d’économiser de l’espace dans un bureau.

Points clés à noter sur les reçus électroniques

Si les reçus électroniques sont très pratiques, il y a plusieurs éléments à prendre en compte lors de l’utilisation de ce type de reçus. Ces éléments s’appliquent à d’autres documents relatifs aux transactions que vous pouvez créer en ligne, comme les factures en ligne.

• Des mesures doivent être prises pour empêcher la falsification des données : pour les reçus électroniques, des mesures antifalsification doivent être mises en œuvre conformément à la loi sur la conservation des livres électroniques. Il s’agit notamment d’apposer des horodatages et d’introduire des systèmes qui conservent un historique des corrections et des suppressions. Une autre mesure préventive importante consiste à établir une réglementation interne sur le traitement des données.

• Les appareils importants doivent être maintenus : si le bureau des services fiscaux vous demande de présenter des reçus, vous devez répondre rapidement à ces demandes de consultation des données ou de documents imprimés. Par conséquent, tandis que vous stockez des reçus sous forme de données, vous ne devez pas négliger les équipements nécessaires, comme les imprimantes et les appareils d’affichage haute résolution.

• Vous devez mettre en place des systèmes internes : assurez-vous que tous les employés sont informés des changements apportés aux procédures afin d’éviter toute confusion. Établissez également des manuels opérationnels qui exposent les méthodes de stockage des reçus et les procédures de réémission.

• Des coûts de lancement et d’exploitation sont à prendre en compte : l’utilisation d’un système de reçu électronique requiert à la fois des coûts initiaux et des coûts permanents. Il est donc important d’évaluer soigneusement la rentabilité d’un nouveau système et de tenir compte en amont du délai de mise en œuvre.

Comment émettre un reçu électronique

Il existe deux façons de faire des reçus électroniques : en utilisant un logiciel de traitement de texte ou un tableur, ou en mettant en place un système dédié.

La première option est facile à utiliser, mais puisqu’elle repose principalement sur la saisie manuelle, la probabilité d’erreurs, telles que des fautes de frappe et des omissions, augmente de manière significative. De plus, lors de l’émission d’un grand nombre de recettes, l’envoi manuel de chacune d’entre elles par courriel, puis leur stockage complet, demandent un temps et des efforts importants.

D’autre part, la deuxième option, la mise en œuvre d’un système dédié, signifie que les reçus sont générés automatiquement par le système, ce qui peut éviter les erreurs humaines causées par le travail manuel. Et puisque l’ensemble de la charge de travail, de l’émission du reçu à son stockage, peut être effectué au sein de ce seul système, la charge opérationnelle est également réduite. De cette façon, l’utilisation d’un système dédié simplifie le travail lié aux reçus ainsi que l’ensemble du travail de comptabilité. Cela, contribue ainsi à de nouvelles améliorations des opérations administratives.

L’utilisation des reçus électroniques nécessite une préparation en amont pour assurer une transition en douceur du format papier au format numérique. Cependant, une fois la migration terminée, cela permet des opérations fluides et efficaces. Ainsi, si vous êtes intéressé par l’utilisation des reçus électroniques ou si vous souhaitez optimiser vos procédés administratifs en ce qui concerne les reçus, vous pouvez envisager un système dédié.

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