Door de snelle ontwikkeling van informatietechnologie worden allerlei zakelijke interacties gedigitaliseerd. Daardoor wordt het steeds gebruikelijker om transactiedocumenten, zoals ontvangstbewijzen en facturen, in elektronische vorm uit te geven en op te slaan.

Vooral in het huidige Japan, waar de wet op het bewaren van elektronische boeken van kracht is, moeten ondernemingen die elektronisch transacties uitvoeren goed opletten; er zijn regels die bedrijven moeten volgen, zoals ervoor zorgen dat elektronische ontvangstbewijzen – of e-ontvangstbewijzen – in hun oorspronkelijke gegevensformaat worden opgeslagen.

In dit artikel bespreken we de basisprincipes van elektronische ontvangstbewijzen, inclusief de voordelen ervan, belangrijke punten waar Japanse ondernemingen op moeten letten en hoe ze kunnen worden uitgegeven.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn elektronische ontvangstbewijzen?
  
• Wat is de invloed van de wet op het bewaren van elektronische boeken op ontvangstbewijzen?
  
• Wat zijn de voordelen van elektronische ontvangstbewijzen?
  
• Waar moeten ondernemingen rekening mee houden bij elektronische ontvangstbewijzen?
  
• Hoe kunnen elektronische ontvangstbewijzen worden uitgegeven?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat zijn elektronische ontvangstbewijzen?

Een elektronisch ontvangstbewijs is, zoals de naam al zegt, een ontvangstbewijs die is omgezet in elektronische gegevens. Net zoals facturen steeds vaker papierloos worden, worden ontvangstbewijzen steeds vaker elektronisch uitgegeven in plaats van op papier. Alle ontvangstbewijzen die elektronisch worden uitgewisseld, zoals ontvangstbewijzen die via e-mail in pdf-formaat worden verzonden of ontvangen, of ontvangstbewijzen die via de cloud worden gedeeld en gedownload, worden beschouwd als elektronische ontvangstbewijzen.

Houd er rekening mee dat de functie van ontvangstbewijzen niet verandert, of ze nu op papier of in digitale vorm zijn, dus er is geen verschil in hun juridische geldigheid. In beide formaten fungeren deze documenten tijdens belastingcontroles of de boekhouding van uitgaven als bewijs van ontvangst of uitgave van geld. Daarom moet er zorgvuldig mee worden omgegaan. Het is belangrijk om alle benodigde informatie nauwkeurig en duidelijk op de ontvangstbewijzen te vermelden (bijv. consumptiebelasting), en om ze op de juiste manier uit te geven en te bewaren.

Bovendien is het sinds de invoering van het Qualified Invoice System in oktober 2023 voor ondernemingen heel belangrijk geworden om meer kennis te vergaren over transactiedocumenten, zoals e-facturen en e-ontvangstbewijzen. Ze moeten weten hoe ze met deze documenten moeten omgaan om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan het factuursysteem.

De gevolgen van de wet op het bewaren van elektronische boeken voor ontvangstbewijzen

Vanaf januari 2024 moeten facturen en ontvangstbewijzen die elektronisch worden uitgewisseld, volgens de wijzigingen in de wet op het bewaren van elektronische boeken in hun oorspronkelijke elektronische vorm worden bewaard. Bij het omgaan met ontvangstbewijzen moet je ervoor zorgen dat je voldoet aan de wettelijke vereisten van zowel het factuursysteem als de wet op het bewaren van elektronische boeken, omdat deze met elkaar verband houden.

Laten we eens kijken naar de impact van de wet op het bewaren van elektronische boeken op ontvangstbewijzen, afhankelijk van of ze op papier of in elektronische vorm zijn.

Papieren vorm

Voor ontvangstbewijzen die oorspronkelijk op papier zijn uitgewisseld, kunnen ondernemingen zelf kiezen of ze deze in papieren vorm bewaren of als gedigitaliseerde gegevens opslaan. Met andere woorden, omdat conversie naar elektronische vorm niet verplicht is voor papieren documenten, is het oké om ze in papieren vorm te bewaren.

Als je transacties op papier wilt afhandelen maar ze elektronisch wilt opslaan, kun je dat doen met behulp van “scanneropslag”, wat vrijwillig is volgens de wet op het bewaren van elektronische boeken. Met scanneropslag kunnen transactiedocumenten in papieren vorm worden gescand en opgeslagen als elektronische gegevens, mits ze voldoen aan bepaalde eisen die zijn vastgesteld door de Japanse nationale belastingdienst (NTA).

Bij het opslaan van documenten via scanneropslag zijn de onderstaande regels van toepassing. Zorg ervoor dat je de documentatie van de NTA doorneemt voor meer info over elke regel voordat je scanneropslag implementeert.

• Houd je aan de deadlines voor invoer.
  
• Zorg ervoor dat je boven de opgegeven resolutie scant.
  
• Scan in kleur.
  
• Voeg een tijdstempel toe.
  
• Implementeer versiebeheer.
  
• Zorg ervoor dat gescande documenten en boekhoudkundige documenten op elkaar aansluiten.
  
• Installeer apparatuur voor het lezen van documenten.
  
• Voer de documenten onmiddellijk uit.
  
• Houd documenten met een overzicht van het systeem, informatie over de afdeling scanneropslag enz. bij.
  
• Zorg voor een zoekfunctie.
  

Elektronisch formaat

Zoals eerder vermeld, moeten transactiegerelateerde documenten die elektronisch zijn uitgewisseld, worden opgeslagen als elektronische gegevens. Dit is verplicht voor zowel de verzender als de ontvanger van de elektronische gegevens.

Als bijvoorbeeld een pdf-ontvangstbewijs via e-mail wordt verzonden, geldt dit als een elektronische transactie, dus zowel de uitgever als de ontvanger moeten het opslaan als elektronische gegevens. Bovendien gelden er, net als bij papieren documenten, vereisten voor het opslaan van documenten, zoals het gebruik van tijdstempels.

Naarmate elektronische transacties populairder worden, zullen zelfs ondernemingen die voornamelijk op papieren documenten vertrouwen, het steeds moeilijker vinden om te voldoen aan de wet op het bewaren van elektronische boeken. Het is daarom belangrijk dat elke ondernemer zijn kennis en begrip van deze wet verdiept. Daarnaast is het bij de overgang naar elektronische transacties belangrijk om een kennisgeving op te stellen over de digitalisering van facturen en ontvangstbewijzen, zodat je je zakenpartners vooraf op de hoogte stelt van de wijziging en hun toestemming verkrijgt.

Om het maken en opslaan van e-ontvangstbewijzen en e-facturen soepeler te laten verlopen, kun je online tools overwegen. Een automatische berekeningsfunctie voor verbruiksbelasting of een tool voor het automatisch genereren van facturen kan bijvoorbeeld het werk vergemakkelijken. Voordat je iets implementeert, moet je echter controleren of een tool voldoet aan de vereisten van de wet op het elektronisch bewaren van boeken.

De voordelen van elektronische ontvangstbewijzen

Het gebruik van elektronische ontvangstbewijzen heeft meerdere voordelen. Hieronder bespreken we er een paar.

Ze zijn vrijgesteld van zegelrecht

Als je ooit een grote aankoop hebt gedaan, heb je misschien een ontvangstbewijs ontvangen waarop een zegel was aangebracht. Voor papieren ontvangstbewijzen geldt dat wanneer het verkoopbedrag hoger is dan 50.000 yen exclusief belasting, de NTA vereist dat er een zegel op het ontvangstbewijs wordt geplakt en vervolgens wordt geannuleerd.

Als het bedrag op een onderneming bijvoorbeeld tussen de 50.000 en 1 miljoen yen (exclusief belasting) ligt, moet er een zegel van 200 yen op worden geplakt. Het bedrag van de vereiste zegelstempel neemt toe naarmate de verkoopopbrengst stijgt, met een maximum van 2.000 yen. Voor ontvangstbewijzen die elektronisch via e-mail of cloudsystemen worden verzonden, zijn echter geen zegelstempels vereist. Houd er echter rekening mee dat ze wel vereist zijn als je een computergegenereerd onderneming op papier afdrukt en aan je zakenpartner bezorgt.

Ze verminderen de operationele werklast

Het handmatig genereren en versturen van ontvangstbewijzen is tijdrovend en arbeidsintensief. Er is ook een risico op fouten, zoals weglatingen of typefouten. En als een ontvangstbewijs uit de opslag moet worden opgehaald en gecontroleerd, moet je mogelijk enorme hoeveelheden dossiers in magazijnen of kasten doorzoeken, wat fysiek zwaar kan zijn.

Elektronische ontvangstbewijzen kunnen deze problemen oplossen. Door bijvoorbeeld ontvangstbewijzen te genereren met een tool voor automatische generatie, wordt nauwkeurige informatie die centraal in het systeem wordt beheerd automatisch weergegeven op je ontvangstbewijzen, waardoor fouten worden voorkomen. Bovendien kunnen ontvangstbewijzen, wanneer ze zijn gedigitaliseerd, snel worden verzonden via e-mail of clouddiensten, en kan de opslag worden gecentraliseerd binnen hetzelfde systeem.

Door dit soort online tools te gebruiken, kunnen alle processen met betrekking tot ontvangstbewijzen binnen één systeem worden afgehandeld. Dit vermindert de werkdruk aanzienlijk in vergelijking met papieren methoden en verbetert de efficiëntie van boekhoudkundige werkzaamheden. Dit werkt ook goed bij werken op afstand of thuiswerken. Zolang je een internetverbinding hebt, zou je alle taken met betrekking tot het maken, verzenden en beheren van ontvangstbewijzen soepel moeten kunnen afhandelen.

Ze verlagen andere kosten

Voor papieren ontvangstbewijzen zijn er kosten voor het papier, de enveloppen, de inkt, de verzendkosten en de uren die medewerkers besteden aan het maken en versturen van de ontvangstbewijzen. Bovendien moet je voor het opslaan van papieren ontvangstbewijzen zorgen voor beveiliging van de bestanden en opslagruimte, wat ook kosten met zich meebrengt.

Bij elektronische ontvangstbewijzen zijn deze kosten daarentegen niet van toepassing. Door over te stappen op e-ontvangstbewijzen vervalt dus niet alleen de eerder genoemde zegelrecht, maar worden ook diverse andere kosten verlaagd. Doordat je geen documenten meer op papier hoeft op te slaan, bespaar je ook fysieke ruimte binnen een kantoor.

Belangrijke punten om op te letten bij elektronische ontvangstbewijzen

Hoewel elektronische ontvangstbewijzen erg handig zijn, zijn er een paar dingen waar je op moet letten bij het gebruik ervan. Deze punten gelden ook voor andere transactiegerelateerde documenten die je online kunt maken, zoals webfacturen.

• Er moeten maatregelen worden genomen om manipulatie van gegevens te voorkomen: voor elektronische ontvangstbewijzen moeten maatregelen tegen manipulatie worden genomen in overeenstemming met de wet op het bewaren van elektronische boeken. Deze maatregelen omvatten het aanbrengen van tijdstempels en het invoeren van systemen die een geschiedenis van correcties en verwijderingen bijhouden. Het is ook belangrijk om interne voorschriften en regels met betrekking tot gegevensverwerking vast te stellen als extra preventieve maatregel.

• Relevante apparatuur moet worden onderhouden: als de belastingdienst je vraagt om ontvangstbewijzen te overleggen, moet je onmiddellijk reageren op verzoeken om gegevens in te zien of afgedrukte documenten te overleggen. Daarom moet je, zelfs wanneer je ontvangstbewijzen als gegevens opslaat, ervoor zorgen dat je de benodigde apparatuur, zoals printers en apparaten met een hoge resolutie, niet verwaarloost.

• Je moet interne systemen opzetten: zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de wijzigingen in de bedrijfsprocessen om verwarring te voorkomen, en stel operationele handleidingen op met betrekking tot de opslagmethoden voor ontvangstbewijzen en de procedures voor heruitgifte.

• Er zijn introductie- en exploitatiekosten waarmee rekening moet worden gehouden: het gebruik van een elektronisch ontvangstbewijzensysteem brengt zowel initiële kosten als doorlopende kosten met zich mee. Daarom is het belangrijk om de kosteneffectiviteit van een nieuw systeem zorgvuldig te evalueren en vooraf na te denken over het tijdstip van implementatie.

Hoe elektronische ontvangstbewijzen uitgeven

Er zijn twee manieren om elektronische ontvangstbewijzen te maken: met tekstverwerkings- of spreadsheetsoftware, of door een speciaal systeem te gebruiken.

De eerste optie is makkelijk om mee te beginnen, maar omdat het vooral op handmatige invoer is gebaseerd, is de kans op fouten, zoals typefouten en weglatingen, veel groter. Bovendien kost het veel tijd en moeite om bij het uitgeven van een groot aantal ontvangstbewijzen elk exemplaar handmatig per e-mail te versturen en vervolgens op te slaan.

Aan de andere kant betekent de tweede optie – het implementeren van een speciaal systeem – dat ontvangstbewijzen automatisch door het systeem worden gegenereerd, waardoor menselijke fouten als gevolg van handmatig werk kunnen worden voorkomen. En aangezien de hele workflow, van het uitgeven van het ontvangstbewijs tot het opslaan ervan, binnen dat ene systeem kan worden uitgevoerd, wordt ook de operationele belasting verminderd. Op deze manier stroomlijnt het gebruik van een speciaal systeem het werk met betrekking tot ontvangstbewijzen en de hele boekhoudkundige workflow. Dit draagt op zijn beurt bij aan verdere verbeteringen in de backoffice-activiteiten.

Het gebruik van elektronische ontvangstbewijzen vereist een goede voorbereiding om een soepele overgang van papier naar digitale formaten te garanderen. Maar als de overstap eenmaal is voltooid, zorgt dit voor soepele en efficiënte activiteiten. Dus als je geïnteresseerd bent in het gebruik van e-ontvangstbewijzen of als je je backoffice-processen met betrekking tot ontvangstbewijzen wilt optimaliseren, kun je een speciaal systeem overwegen.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.
  
• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.
  
• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.