Mit der rasanten Weiterentwicklung der Informationstechnologie werden verschiedene Interaktionen von Unternehmen digitalisiert. Deshalb wird es zunehmend üblich, transaktionsbezogene Dokumente wie Belege und Rechnungen in Form elektronischer Daten auszustellen und zu speichern.

Vor allem in Japan ist seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher Achtsamkeit geboten, wenn Unternehmen Transaktionen elektronisch durchführen. Es gilt verschiedene Vorschriften zu beachten. Beispielsweise muss sichergestellt sein, dass elektronische Belege – oder E-Belege – in ihrem ursprünglichen Datenformat gespeichert werden.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den Grundlagen elektronischer Belege. Wir besprechen ihre Vorteile und die wichtigsten Punkte, die japanische Unternehmen in diesem Zusammenhang beachten sollten. Außerdem gehen wir darauf ein, wie sie ausgestellt werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind elektronische Belege?
  
• Auswirkungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher auf Belege
  
• Vorteile elektronischer Belege
  
• Wichtige Hinweise zu elektronischen Belegen
  
• So stellen Sie elektronische Belege aus
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was sind elektronische Belege?

Wie der Name schon sagt, ist ein elektronischer Beleg ein Beleg, der in elektronische Daten umgewandelt wurde. Genauso wie Rechnungen papierlos werden, werden Belege zunehmend in elektronischer Form statt auf Papier ausgestellt. Als elektronische Belege werden alle auf elektronischem Weg ausgetauschten Belege eingestuft. Dazu zählen per E-Mail im PDF-Format gesendete oder empfangene Belege oder solche, die geteilt und über die Cloud heruntergeladen werden.

Beachten Sie, dass die Funktion der Belege unabhängig davon, ob sie in Papierform oder in digitaler Form vorliegen, unverändert bleibt. Bezüglich ihrer rechtlichen Gültigkeit bestehen also keine Unterschiede. In beiden Formaten dienen diese Dokumente bei Steuerprüfungen oder beim Verbuchen von Ausgaben als Nachweis für erhaltene oder getätigte Zahlungen. Daher ist beim Umgang damit große Sorgfalt geboten. Es ist wichtig, darauf alle erforderlichen Informationen (z. B. die Verbrauchssteuer) genau und klar anzugeben und ihre Ausstellung und Aufbewahrung ordnungsgemäß zu handhaben.

Da Japan im Oktober 2023 sein System für qualifizierte Rechnungen eingeführt hat, ist es für Unternehmen darüber hinaus äußerst wichtig geworden, ihr Wissen über transaktionsbezogene Dokumente wie elektronische Rechnungen und elektronische Belege zu vertiefen. Sie müssen den korrekten Umgang mit diesen Dokumenten kennen, um die Konformität mit dem System für Rechnungen sicherzustellen.

Auswirkungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher auf Belege

Ab Januar 2024 wurde durch Änderungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher vorgeschrieben, dass in elektronischer Form ausgetauschte Rechnungen und Belege in ihrer ursprünglichen elektronischen Form gespeichert werden müssen. Beim der Handhaben von Belegen ist auf die Einhaltung des rechtlichen Rahmens sowohl des Rechnungssystems als auch des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher zu achten, da beide miteinander in Beziehung stehen.

Werfen wir einen Blick auf die Auswirkungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher auf Belege in Papierform und elektronische Belege.

Papierformat

Für ursprünglich in Papierform ausgetauschte Belege können Unternehmen selbst entscheiden, ob sie in Papierform aufbewahrt oder als digitalisierte Daten gespeichert werden sollen. Da die Umwandlung in elektronische Formate bei Papierdokumenten nicht verpflichtend ist, dürfen sie auch in Papierform aufbewahrt werden.

Wenn Sie hingegen Transaktionen auf Papier abwickeln, aber elektronisch speichern möchten, können Sie dies mithilfe der „Scannerspeicherung“ tun. Diese ist nach dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher freiwillig. Mit der Scannerspeicherung können Sie in Papierform vorliegende transaktionsbezogene Dokumente scannen und als elektronische Daten speichern, sofern sie bestimmte von der japanischen Nationalen Steuerbehörde (NTA) festgelegte Anforderungen erfüllen.

Beim Speichern von Dokumenten über die Scannerspeicherung gelten die unten aufgeführten Regeln. Prüfen Sie die Details der einzelnen Regeln unbedingt in der Dokumentation der NTA, bevor Sie die Scannerspeicherung einführen.

• Befolgen Sie Eingabefristbeschränkungen.
  
• Achten Sie darauf, dass Sie oberhalb der angegebenen Auflösung scannen.
  
• Scannen Sie in Farbe.
  
• Wenden Sie einen Zeitstempel an.
  
• Führen Sie Versionsverwaltung ein.
  
• Stellen Sie die wechselseitige Abhängigkeit zwischen gescannten Dokumenten und Rechnungsbüchern sicher.
  
• Installieren Sie Ausstattung oder Geräte zum Lesen von Dokumenten.
  
• Sorgen Sie für unverzügliche Ausgabe.
  
• Pflegen Sie Dokumente zur Systemübersicht, Informationen zur Scannerspeicherabteilung usw.
  
• Stellen Sie eine Suchfunktion bereit.
  

Elektronisches Format

Wie bereits erwähnt, müssen elektronisch ausgetauschte transaktionsbezogene Dokumente als elektronische Daten gespeichert werden. Das ist sowohl für die absendende als auch für die empfangende Partei elektronischer Daten verpflichtend.

Wenn beispielsweise ein Zahlungsbeleg als PDF-Datei per E-Mail versendet wird, gilt das als elektronische Transaktion. Damit müssen ihn sowohl die ausstellende als auch die empfangende Partei als elektronische Daten speichern. Darüber hinaus gibt es Anforderungen an die Dokumentenspeicherung. wie bei Papierdokumenten auch. Dazu zählt z. B. die Verwendung von Zeitstempeln.

Angesichts der zunehmenden Beliebtheit elektronischer Transaktionen wird die Einhaltung des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher auch für Unternehmen, die bisher hauptsächlich mit Dokumenten in Papierform gearbeitet haben, zunehmend unvermeidlich. Daher ist es für jedes Unternehmen wichtig, seine Kenntnisse und sein Verständnis dieses Gesetzes zu vertiefen. Darüber hinaus ist es beim Übergang zu elektronischen Transaktionen wichtig, Ihre Geschäftspartner im Voraus über die Digitalisierung von Rechnungen und Belegen zu benachrichtigen und ihre Zustimmung einzuholen.

Um das Erstellen und Speichern elektronischer Belege und elektronischer Rechnungen reibungsloser zu gestalten, sollten Sie Online-Tools in Betracht ziehen. So kann beispielsweise eine automatische Funktion zum Berechnen der Verbrauchssteuer oder ein Tool für automatische Generierung vieles erleichtern. Bevor Sie jedoch ein Tool einführen, müssen Sie überprüfen, ob es die Anforderungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher erfüllt.

Vorteile elektronischer Belege

Die Verwendung elektronischer Belege bietet mehrere Vorteile. Im Folgenden sehen wir uns einige an.

Sie sind von der Stempelsteuer befreit

Wenn Sie jemals einen großen Kauf getätigt haben, haben Sie möglicherweise einen Zahlungsbeleg mit einer Steuermarke erhalten. Wenn der Kaufbetrag vor Steuern 50.000 Yen übersteigt, schreibt die NTA bei Belegen in Papierform vor, dass eine dem Kaufbetrag entsprechende Steuermarke auf dem Zahlungsbeleg angebracht und dann entwertet wird.

Liegt der auf einem Zahlungsbeleg angegebene Betrag beispielsweise zwischen 50.000 und 1 Million Yen (ohne Steuern), muss eine Steuermarke in Höhe von 200 Yen angebracht werden. Der Betrag der Steuermarke steigt mit dem Umsatz und erreicht maximal 2.000 Yen. Für Belege, die auf elektronischem Weg per E-Mail oder über Cloud-Systeme zugestellt werden, sind jedoch keine Steuermarken erforderlich. Anzumerken ist jedoch, dass sie erforderlich werden, wenn Sie einen computergenerierten Beleg auf Papier ausdrucken und an Ihren Geschäftspartner übermitteln.

Sie reduzieren den betrieblichen Arbeitsaufwand

Das manuelle Erstellen und Versenden von Belegen ist zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Es besteht auch die Gefahr von Fehlern wie Auslassungen oder Tippfehlern. Und wenn ein archivierter Zahlungsbeleg verifiziert werden muss, müssen Sie möglicherweise riesige Ordner in Lagern oder Schränken durchsuchen, was physisch anspruchsvoll sein kann.

Elektronische Belege können diese Probleme lösen. Wenn Sie Belege beispielsweise mit einem Tool für automatische Generierung erstellen, werden zentral im System verwaltete korrekte Informationen automatisch auf Ihren Belegen angezeigt. Das vermeidet Fehler. Wenn Belege digitalisiert wurden, können sie außerdem schnell per E-Mail oder über Cloud-Dienste versendet werden und die Speicherung lässt sich innerhalb desselben Systems zentralisieren.

Durch die Einführung und Verwendung solcher Online-Tools lassen sich alle mit Belegen verbundenen Prozesse in einem einzigen System durchführen. Das reduziert den Arbeitsaufwand im Vergleich zu papierbasierten Methoden erheblich und verbessert in der Regel die Effizienz der Buchhaltung. Auch bei Remote-Arbeit oder in Homeoffice-Situationen funktioniert dieses Verfahren gut. Solange Sie eine Internetverbindung haben, sollten Sie alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Erstellen, Senden und Verwalten von Belegen reibungslos erledigen können.

Sie senken andere Ausgaben

Bei Belegen in Papierform fallen Kosten für Papier, Umschläge, Tinte, Porto und die Arbeitszeit an, die mit dem Erstellen und Versenden der Belege verbunden sind. Wenn Sie Belege in Papierform aufbewahren, müssen Sie des Weiteren die Ordner und den Lagerort sichern. Auch das ist mit Kosten verbunden.

Bei elektronischen Belegen fallen diese Kosten hingegen nicht an. Durch die Umstellung auf elektronische Belege entfällt also nicht nur die oben erwähnte Stempelsteuer, sondern es werden auch diverse andere Ausgaben reduziert. Wenn keine Dokumente in Papierform aufbewahrt werden müssen, spart das außerdem Platz im Büro.

Wichtige Hinweise zu elektronischen Belegen

Elektronische Belege bieten zwar hohen Komfort, bei ihrer Verwendung sind jedoch mehrere Punkte zu beachten. Diese Punkte gelten auch für andere transaktionsbezogene Dokumente, die Sie möglicherweise online erstellen, beispielsweise Online-Rechnungen.

• Es müssen Maßnahmen gegen Datenmanipulation ergriffen werden: Für elektronische Belege müssen gemäß dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher Maßnahmen zur Manipulationsprävention ergriffen werden. Dazu gehören die Verwendung von Zeitstempeln und die Einführung von Systemen, die den Korrektur- und Löschungsverlauf speichern. Außerdem ist es wichtig, als weiterer Präventivmaßnahme interne Vorschriften und Regeln für die Datenverarbeitung festzulegen.

• Einschlägige Geräte müssen gewartet werden: Wenn das Finanzamt Sie zum Vorlegen von Belegen auffordert, müssen Sie umgehend auf die angeforderte Datenansicht bzw. die angeforderten gedruckten Dokumente bereitstellen. Auch wenn Sie Belege als Daten speichern, dürfen Sie daher die notwendigen Geräte wie Drucker und hochauflösende Anzeigegeräte nicht vernachlässigen.

• Sie müssen interne Systeme einrichten: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter/innen über die Änderungen an Geschäftsprozessen informiert sind, um Verwirrung zu vermeiden. Erstellen Sie außerdem Betriebshandbücher über Speichermethoden für Belege und Verfahren zur erneuten Ausstellung.

• Berücksichtigen Sie anfallende Einführungs- und Betriebskosten: Die Verwendung eines elektronischen Belegsystems ist sowohl mit Anfangskosten als auch mit laufenden Kosten verbunden. Daher ist es wichtig, die Wirtschaftlichkeit eines neuen Systems im Voraus sorgfältig zu bewerten und den Zeitpunkt der Implementierung zu berücksichtigen.

So stellen Sie elektronische Belege aus

Elektronische Belege können Sie auf zwei Arten erstellen: mit Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationssoftware oder durch die Implementierung eines speziellen Systems.

Die erste Option lässt sich einfach einführen. Da sie aber hauptsächlich auf manueller Eingabe basiert, steigt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern wie Tippfehlern und Auslassungen erheblich. Darüber hinaus verursacht es bei einer großen Anzahl von Belegen einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand, sie einzeln manuell per E-Mail zu versenden und anschließend zu speichern.

Bei der zweiten Option – der Implementierung eines speziellen Systems – werden Belege hingegen automatisch vom System generiert. Das kann durch manuelle Arbeit verursachte menschliche Fehler verhindern. Und da der gesamte Arbeitsablauf vom Ausstellen bis zum Speichern des Belegs innerhalb dieses einen Systems durchgeführt werden kann, ist auch der betriebliche Aufwand geringer. Auf diese Weise optimiert die Verwendung eines speziellen Systems sowohl die Arbeit im Zusammenhang mit Belegen als auch den gesamten Buchhaltungsablauf. Das wiederum trägt zu weiteren Verbesserungen der Backoffice-Abläufe bei.

Die Verwendung elektronischer Belege erfordert Vorbereitung, um einen reibungslosen Übergang von Papier zu digitalen Formaten zu gewährleisten. Sobald die Umstellung abgeschlossen ist, ermöglicht sie jedoch reibungslose und effiziente Abläufe. Wenn Sie also an der Verwendung elektronischer Belege interessiert sind oder Ihre Backoffice-Prozesse im Zusammenhang mit Belegen optimieren möchten, sollten Sie ein spezielles System in Betracht ziehen.

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