Ces dernières années, les achats en ligne effectués par l’intermédiaire de sites et d’applications de e-commerce font désormais partie intégrante de la vie quotidienne des gens. Les particuliers comme les entreprises font de plus en plus leurs achats en ligne. Les entreprises qui reçoivent des commandes en ligne par l’intermédiaire de sites de commerce doivent accorder une attention particulière au traitement des reçus.

Un reçu est un document important qui sert de preuve que l’entreprise a reçu un paiement du client. Les boutiques en ligne proposent généralement divers moyens de paiement, notamment les paiements en ligne (p. ex. paiements par carte de crédit), argent comptant à la livraison (COD) et virements bancaires. Cependant, le traitement des reçus peut varier selon le mode de paiement utilisé. Par conséquent, les exploitants de boutiques en ligne doivent comprendre les principes de base des reçus et réagir de manière appropriée.

Dans cet article, nous expliquons les exigences d’émission des reçus que les boutiques en ligne japonaises doivent connaître, notamment qui est tenu de les émettre, ce qui doit y figurer et d’autres points généraux.

Sommaire

• Qu’est-ce que les reçus ?
  
• Existe-t-il au Japon une obligation d’émettre des reçus pour les achats en ligne ?
  
• Informations obligatoires sur les reçus des boutiques en ligne au Japon
  
• Comment émettre des reçus pour les boutiques en ligne au Japon par moyen de paiement
  
• Points à noter sur les reçus des boutiques en ligne au Japon
  
• Comment Stripe Checkout peut vous aider
  

Qu’est-ce que les reçus ?

Un reçu est un document qu’une entreprise émet lorsqu’elle a fourni des biens ou des services pour prouver qu’elle a reçu un paiement. Depuis un certain temps, les reçus électroniques sont de plus en plus courants et remplacent les reçus papier. Ils sont fréquemment adoptés dans le secteur des boutiques en ligne.

Les reçus sont des documents de transaction importants qui servent de preuve comptable et sont également reconnus comme valides pour les déclarations et paiements d’impôts pour l'émetteur et le destinataire. Dans le système de facturation actuel du Japon en particulier, les entreprises doivent émettre et conserver des factures conformes au système de facturation pour appliquer des crédits d’impôts à l’achat pour la taxe à la consommation. Par conséquent, toutes les entreprises qui traitent des reçus doivent s’assurer qu’elles ont une compréhension approfondie de ce système.

Nous fournissons ci-dessous des détails concernant l’enregistrement de la taxe à la consommation sur les reçus. Pour les reçus, il est généralement nécessaire d’indiquer séparément le taux d’imposition standard de 10 % et le taux d’imposition réduit de 8 % dans la rubrique des détails.

Existe-t-il au Japon une obligation d’émettre des reçus pour les achats en ligne ?

Certains commerçants en ligne ou clients peuvent se poser les question suivantes : « Les boutiques en ligne sont-elles tenues d’émettre des reçus ? » ou « Quand les reçus ne sont-ils pas fournis pour les achats en ligne ? »

Tout d’abord, en règle générale, un reçu doit être émis à la demande du client. En effet, l’Article 486 du Code civil japonais stipule que le payeur d’une somme a le droit de demander un reçu émis par le bénéficiaire de cette somme. En conséquence, lorsqu’un client demande un reçu, l’entreprise est tenue d’en délivrer un.

L’obligation d’émettre un reçu prend naissance lorsque le client effectue un paiement et demande un reçu. En d’autres termes, le moment d’émission d’un reçu est, en règle générale, le moment où le client effectue un paiement.

Cependant, ce principe comporte des limites compte tenu du fait que dans le cadre des achats en ligne, l’entité qui reçoit directement le paiement du client n’est pas nécessairement l’entreprise qui a vendu les marchandises.

Lors d’un achat en ligne, les moyens de paiement et le calendrier du paiement peuvent varier considérablement. En outre, à l’exception de certains moyens de paiement comme les virements bancaires, l’entreprise peut ne pas recevoir le paiement directement du client, comme dans un magasin physique. Par conséquent, selon le moyen de paiement, l’obligation d’émettre des reçus incombe à l’agent de paiement qui encaisse le paiement, et non à la boutique en ligne elle-même. Cela signifie que la boutique en ligne n’a pas l’obligation directe d’émettre des reçus.

Cependant, tout comme pour les magasins physiques, de nombreux clients considèrent qu’il est une pratique courante de l’entreprise de recevoir des reçus émises par l’entreprise (c’est-à-dire la boutique en ligne elle-même). Par conséquent, ne pas répondre aux demandes de reçus des clients pourrait potentiellement créer une impression négative des services de l’entreprise. Il est important pour les entreprises de faire preuve de souplesse lors de l’émission des reçus.

Documents pouvant servir de reçus

Pour les boutiques en ligne, d’autres documents peuvent être utilisés à la place des reçus. Lorsqu’elle fournit ces documents aux clients, l’entreprise peut ne pas avoir besoin d’émettre de reçu distinct.

En outre, pour les paiements en ligne tels que les cartes de crédit, l'e-mail de confirmation que le client reçoit immédiatement après avoir finalisé le paiement peut également servir de reçu de remplacement. Les paiements électroniques étant devenus plus courants, les e-mails de confirmation contenant la date et l'heure du paiement, les détails de la transaction et le montant du paiement sont considérés comme une source importante d'informations. Ils peuvent prouver l'échange d'argent et remplir la même fonction qu’un reçu officiel.

Informations obligatoires sur les reçus des boutiques en ligne au Japon

Les informations suivantes doivent figurer sur les reçus des commandes passées en ligne :

• Nom du bénéficiaire
  Pour prévenir la fraude, l’émetteur doit toujours saisir le nom du bénéficiaire. De plus, lorsque vous utilisez des noms d’entreprise, il est important d’utiliser la dénomination sociale complète et officielle. Par exemple, si le nom comprend « Limitée », il doit apparaître en entier et ne pas être abrégé en « Ltd ».
  
• Nom, adresse et contact de l’émetteur
  L'émetteur du reçu doit indiquer le nom officiel, l’adresse, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’entreprise.
  
• Date de la transaction
  Notez la date de réception du paiement. Il ne s'agit pas de la date à laquelle les marchandises ont été expédiées ou livrées.
  
• Montant total
  Notez le montant total reçu, taxes comprises. Lorsque vous écrivez des montants, placez le symbole « ¥ » avant le nombre, insérez des virgules tous les trois chiffres et incluez le symbole « − » après le nombre pour faciliter la lecture du chiffre et éviter toute altération (par exemple, « ¥5 000− »).
  
• Remarques et avis de non-responsabilité
  Enregistrez les détails de la transaction (p. ex., descriptions de poste (de facture) ou de service) et moyen de paiement. Pour éviter toute altération, il est courant de terminer les phrases par la formule japonaise « doit être lu comme. » Lorsque vous répertoriez plusieurs articles différents, classez-les (p. ex., « livres, fournitures de bureau ») étant donné que l’espace est limité dans la section des remarques. Cependant, si la remarque ou l’avis de non-responsabilité ne peut pas à lui seul clarifier entièrement la catégorie, il peut être utile de joindre un bon de livraison pour la rendre plus claire, et cela est plus arrangeant pour le client. De plus, si le reçu comprend des articles soumis au taux de taxe réduit, le document doit inclure une note pour l’indiquer, telle que « Le taux d’imposition réduit s’applique. »
  
• Détails
  Utilisez la rubrique Détails pour enregistrer les montants totaux classés par taux d’imposition, taxes comprises ou taxes exclues. Après la mise en œuvre du système de facturation admissible, il est désormais également nécessaire d’inclure le taux d’imposition applicable (par exemple, 8 % ou 10 %) séparément pour chaque taux d’imposition, ainsi que le montant total de la taxe à la consommation taxée pour chaque taux d’imposition. Veuillez noter que le système de facturation stipule également des exigences détaillées au-delà de la simple taxe à la consommation. Par conséquent, lorsque vous créez des reçus, assurez-vous de vérifier minutieusement les documents fournis par l’Agence nationale des taxes. Selon le secteur, il pourrait être possible d’utiliser des factures simplifiées au lieu de factures admissibles dans certains cas.
  
• Déclaration indiquant que les reçus ne peuvent pas être réémis
  Nous fournissons plus de détails à ce sujet plus loin dans l’article. Les clients peuvent demander un reçu réémis à une date ultérieure. Il est important d’informer les clients à l’avance que les reçus ne peuvent généralement pas être réémis. Envisagez d’utiliser les marges du document pour ce faire. Un bon exemple de la façon de le faire est le suivant : « Nous nous excusons pour la gêne occasionnée, mais les reçus ne peuvent pas être réémis. Veuillez le conserver en lieu sûr. Veuillez noter que réémettre un reçu comporte un risque de fraude ou de doublon. »
  

Comment émettre des reçus pour les boutiques en ligne au Japon par moyen de paiement

Ci-dessous, nous indiquons quelques points clés à prendre en compte lors de l’émission de reçus pour les boutiques en ligne. Ceux-ci diffèrent selon le moyen de paiement.

Paiements par carte bancaire

Lorsqu’un client utilise une carte bancaire pour ses achats en ligne, la boutique en ligne n’est généralement pas tenue d’émettre un reçu. De plus, les relevés de compte bancaire sont valables comme documents de substitution aux reçus. Par conséquent, lorsqu’un client demande un reçu, il est important de lui expliquer ce point. Si un client exige un reçu malgré tout, il est conseillé d’en émettre un en réponse à sa requête.

Lors de l’émission de reçus dans de tels cas, il est important d’inclure dans la section des remarques une mention indiquant que la transaction n’impliquait pas d’argent comptant, telle que « Payé par carte de crédit. » Cela permet d’éviter l’émission de reçus en double et prouve également que les timbres fiscaux ne sont pas requis, même pour les transactions supérieures à 50 000 ¥ hors taxe. Lorsque vous envoyez des reçus au format PDF par e-mail ou services cloud, les timbres fiscaux ne sont pas requis pour les transactions supérieures à 50 000 ¥.

Paiements par QR code

Tout comme avec les cartes de crédit, lorsque le paiement est effectué à l’aide d’un QR code, la boutique en ligne n’est pas obligée d’émettre un reçu. Cependant, selon les conditions du contrat entre la boutique en ligne et le prestataire de services de paiement par QR code, la boutique en ligne aurait pu recevoir un paiement au moment où le client effectue la transaction. Si un paiement par QR code est traité selon ces conditions contractuelles, la boutique en ligne doit émettre un reçu lorsque le client en fait la demande. Lors de l’émission de reçus pour les paiements par QR code, incluez une note dans la section des remarques qui dit « Payé via [Nom de la solution de paiement]. »

COD

Pour les transactions avec paiement par argent comptant à la livraison (COD), l’entreprise qui livre encaisse le paiement à la livraison de la marchandise. La boutique en ligne n’est donc pas tenue d’émettre un reçu. Lorsqu’un client demande un reçu, informez-le que le reçu émis par l’entreprise qui livre pour le montant qu’il a payé par COD lui sert de reçu.

Comme pour les autres moyens de paiement, un reçu peut être émis à la demande du client. Cependant, dans ce cas, pour éviter la duplication du reçu, il est nécessaire de récupérer le reçu émis pour le montant versé par COD auprès du client avant son émission. Le commerçant en ligne peut éviter la duplication en fournissant un reçu en échange du reçu du paiement par COD déjà émis par l’entreprise qui livre.

Veuillez noter que si les transactions par argent comptant ont lieu entre le client et l’entreprise qui livre pour les paiements par COD, aucune transaction par argent comptant n’a lieu entre le client et la boutique en ligne. Par conséquent, les timbres fiscaux ne sont pas requis sur les reçus émises par la boutique en ligne. Cependant, le reçu doit indiquer clairement « Paiement effectué par COD le [Mois] [Jour], [Année] » dans la section remarques.

Virements bancaires

Pour les virements bancaires, le relevé de virement ou les détails du livret peuvent servir de reçu. Il est également conseillé d’en informer les clients à l’avance. Si le client insiste pour obtenir un reçu, incluez la note suivante sur le reçu pour éviter les doublons : « Paiement reçu par virement bancaire le [Mois] [Jour], [Année]. »

Points à noter concernant les reçus des boutiques en ligne au Japon

Voici quelques points clés que les boutiques en ligne doivent comprendre avant l’émission de reçus.

Achats avec des points et des bons de réduction

Lorsque les clients utilisent des points ou des bons de réduction pour leurs achats, le montant réel qu’ils paient est inférieur au prix de l’article. Par conséquent, le reçu doit afficher le montant réel payé par le client (c’est-à-dire le montant après déduction de points et de bons de réduction).

Si le montant total est couvert par des points ou des bons de réduction, c’est que la boutique en ligne n’a pas reçu de paiement du produit de la part du client. Dans ce cas, il est généralement acceptable de ne pas émettre de reçu. Cependant, si un client demande un reçu, assurez-vous d’indiquer clairement dans la section remarques : « La totalité du montant a été payée au moyen de points. »

Demandes de réémission d’un reçu

Le bénéficiaire peut demander la réémission d’un reçu en raison d’une perte du reçu original. Cependant, la boutique en ligne ne peut pas vérifier que le reçu était réellement perdu. La boutique doit également considérer que la requête de réémission pourrait être effectuée à des fins frauduleuses. Si deux reçus avec des détails identiques sont utilisées abusivement à des fins frauduleuses, telles que le gonflement des dépenses, l’auteur de la fraude et l’émetteur des reçus peuvent en être tenus responsables.

Étant donné qu’il n’y a aucune obligation juridique de réémettre des reçus, la boutique en ligne peut poliment refuser de satisfaire une telle demande. Informez l’autre partie que ce refus vise à « éviter la fraude et les doublons ». Fournissez plutôt des informations sur d’autres documents qui peuvent être utilisés à la place des reçus.

Lorsqu’il est nécessaire d’émettre à nouveau un reçu en raison de circonstances inévitables du côté du client, il est important de prendre les précautions suivantes pour éviter que l’administration fiscale ne soupçonne un doublon de reçus :

• Inscrivez la date à laquelle l’entreprise reçoit la requête de réémission.
  
• Documentez le motif de la réémission, comme la perte ou les dommages.
  
• Notez la date à laquelle l’entreprise récupère le reçu initialement émis ou si le recouvrement est impossible en raison d’une perte.
  
• Pour les demandes reçues par e-mail, convertissez l’e-mail en PDF à des fins de tenue de dossiers.
  
• S’il reste encore des reçus, récupérez-les, même s’ils ne sont que partiellement disponibles, puis envoyez en échange les copies réémises.
  
• Ajoutez sur le reçu la mention « Réémis » en très gros caractères.
  
• Incluez une note sur le reçu indiquant clairement : « Réémis en raison de [motif] ».
  
• Au lieu d’émettre un reçu, émettez un document renommé soit « certificat de reçu », soit « certificat de paiement ».
  

Avec la généralisation grandissante des achats en ligne, les entreprises impliquées dans le commerce de détail en ligne doivent bien comprendre le rôle des reçus, des documents qui peuvent remplacer les reçus et des considérations importantes pour assurer un traitement fluide des reçus. Pour réémettre des reçus, il est important d’informer les clients à l’avance que les réémissions ne sont pas possibles. La prise en compte des points clés pour éviter les doublons peut également aider les entreprises à prévenir de futurs litiges. Cela peut aussi les aider à répondre rapidement aux demandes des clients concernant les reçus tout en réduisant les efforts nécessaires pour les traiter.

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