Under de senaste åren har näthandel via e-handelssajter och appar blivit en integrerad del av människors vardag. Onlineköp blomstrar för privata och affärsmässiga ändamål. Företag som tar emot onlinebeställningar via e-handelssajter måste vara särskilt uppmärksamma på hanteringen av kvitton.

Ett kvitto är ett viktigt dokument som fungerar som bevis på att företaget har mottagit betalning från kunden. Nätbutiker erbjuder vanligtvis olika betalningsmetoder, inklusive onlinebetalningar (t.ex. kreditkortsbetalningar), betalning vid leverans (COD) och banköverföringar. Dock kan hanteringen av kvitton variera beroende på vilken betalningsmetod som används. Därför måste nätbutiksoperatörer förstå grunderna i kvitton och agera på rätt sätt.

I denna artikel förklarar vi kraven för att utfärda kvitton som japanska nätbutiker behöver känna till, inklusive vem som är skyldig att utfärda dem, vad som måste ingå på dem och andra allmänna punkter.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är kvitton?
  
• Finns det en skyldighet att utfärda kvitton för näthandel i Japan?
  
• Obligatorisk information på kvitton för nätbutiker i Japan
  
• Hur man utfärdar kvitton för nätbutiker i Japan efter betalningsmetod
  
• Saker att tänka på om kvitton för nätbutiker i Japan
  
• Hur Stripe Checkout kan hjälpa dig
  

Vad är kvitton?

Ett kvitto är ett dokument som ett företag utfärdar när det har tillhandahållit varor eller tjänster för att bevisa att det mottagit betalning. Nyligen har elektroniska kvitton som ges ut digitalt blivit allt vanligare istället för papperskvitton. De används ofta inom näthandeln.

Kvitton är viktiga transaktionsdokument som fungerar som redovisningsbevis och erkänns också som giltiga för deklarationer och betalningar för både utfärdare och mottagare. Särskilt under Japans nuvarande fakturasystem måste företag utfärda och behålla fakturor som följer fakturasystemet för att tillämpa köpskattekrediter för konsumtionsskatt. Därför bör alla företag som hanterar kvitton säkerställa att de har en grundlig förståelse för detta system.

Vi tillhandahåller detaljer om registerföring av konsumtionsskatt på kvitton nedan. För kvitton är det vanligtvis nödvändigt att separat ange standard skattesats på 10 % och reducerad skattesats med 8 % i specifikationen.

Finns det en skyldighet att utfärda kvitton för näthandel i Japan?

Vissa nätbutiker eller kunder kanske undrar, ”Är nätbutiker skyldiga att utfärda kvitton?” eller ”När tillhandahålls inte kvitton för näthandel?”

För det första måste ett kvitto utfärdas som en allmän regel när kunden begär det. Detta beror på att artikel 486 i Japans civillag föreskriver att betalaren av ett belopp har rätt att begära ett kvitto utfärdat av mottagaren av det beloppet. Detta innebär att när en kund begär ett kvitto är företaget skyldigt att utfärda ett.

Skyldigheten att utfärda ett kvitto uppstår när kunden gör en betalning och begär ett kvitto. Med andra ord är tidpunkten för att utfärda ett kvitto som regel när kunden gör en betalning.

När man undersöker denna princip är det viktigt att tänka på att vid näthandel är det inte nödvändigtvis företaget som säljer varorna som får betalning direkt från kunden.

När man gör ett köp online kan betalningsmetoderna och tidpunkten för betalningen variera avsevärt. Dessutom, med undantag för vissa betalningsmetoder – såsom banköverföringar – kanske företaget inte får betalning direkt från kunden, som i en fysisk butik. Därför, beroende på betalningsmetoden, ligger skyldigheten att utfärda kvitton på betalningsombudet som samlar in betalningen, inte hos onlinebutiken själv. Detta innebär att nätbutiken inte har någon direkt skyldighet att utfärda kvitton.

Men precis som i fysiska butiker anser många kunder att det är affärspraxis att få kvitton utfärdade av företaget (dvs. nätbutiken själv). Därför kan underlåtenhet att tillgodose kundernas förfrågningar om kvitton potentiellt skapa ett negativt intryck av företagets tjänster. Det är viktigt för företag att vara flexibla när de utfärdar kvitton.

Dokument som kan fungera som kvitton

För nätbutiker kan andra dokument användas istället för kvitton. När dessa dokument skickas till kunder behöver företaget kanske inte utfärda ett separat kvitto.

Dessutom kan bekräftelsemejlet kunden får omedelbart efter att betalningen slutförts fungera som ett ersättningskvitto för onlinebetalningar som kreditkort. I takt med att elektroniska betalningar har blivit vanligare anses bekräftelsemeddelanden med betalningsdatum och tid, transaktionsdetaljer och betalningsbelopp vara en viktig informationskälla. De kan bevisa penningutbytet och tjänar samma syfte som ett formellt kvitto.

Obligatorisk information på kvitton för nätbutiker i Japan

Följande objekt och information måste inkluderas på kvitton för onlinebeställningar:

• Mottagarens namn
  För att förhindra bedrägeri måste utfärdaren alltid ange mottagarens namn. Dessutom är det viktigt att använda det fullständiga, officiella namnet när man använder företagsnamn. Om namnet till exempel innehåller ”Limited”, måste det visas i sin helhet och inte förkortas till ”Ltd.”
  
• Utfärdarens namn, adress och kontakt
  Utfärdaren av kvittot bör inkludera företagets officiella namn, adress, e-postadress och telefonnummer.
  
• Transaktionsdatum
  Registrera datumet då betalningen mottogs. Detta är inte det datum då varorna skickades eller levererades.
  
• Totalt belopp
  Registrera det totala mottagna beloppet, inklusive skatt. När du skriver belopp, placera ”¥”-symbolen före siffran, infoga kommatecken var tredje siffra och inkludera ”−”-symbolen efter siffran för att göra siffran lättare att läsa och förhindra manipulation (t.ex. ”¥5,000−”).
  
• Anmärkningar och ansvarsfriskrivningar
  Registrera transaktionsdetaljer (t.ex. beskrivningar av varor eller tjänster) och betalningsmetod. För att förhindra manipulation är det vanligt att avsluta meningar med den japanska frasen ”ska utläsas som”. När du listar flera olika saker – på grund av begränsat utrymme i kommentarsfältet – ska du kategorisera dem (t.ex. ”böcker, kontorsmaterial”). Men om kommentaren eller ansvarsfriskrivningen inte kan klargöra kategorin fullt ut, kan det vara hjälpsamt att bifoga en leveransanmärkning för att göra det tydligare, och detta är mer hänsynsfullt mot kunden. Dessutom, om kvittot innehåller poster som omfattas av den reducerade skattesatsen, måste dokumentet innehålla en fras som anger detta, till exempel ”Reducerad skattesats gäller”.
  
• Specifikation
  Använd specifikationen för att registrera de totala beloppen kategoriserat efter skattesats, antingen inklusive eller exklusive skatt. Efter införandet av systemet för kvalificerade fakturor, är det nu också nödvändigt att inkludera den tillämpliga skattesatsen (t.ex. 8 % eller 10 %) separat för varje skattesats, samt det totala konsumtionsskattebeloppet för varje skattesats. Observera att fakturasystemet också anger detaljerade krav utöver bara konsumtionsskatten. Därför, när du skapar kvitton, se till att noggrant granska materialet som tillhandahålls av den nationella skattemyndigheten. Beroende på bransch kan det vara möjligt att använda förenklade fakturor istället för kvalificerade fakturor i vissa fall.
  
• Uttalande om att kvitton inte kan återutfärdas
  Vi ger mer information om detta senare i artikeln. Kunder kan begära ett nytt kvitto vid ett senare tillfälle. Det är viktigt att informera kunderna i förväg om att kvitton generellt inte kan återutfärdas. Överväg att använda dokumentets marginaler för detta. Ett bra exempel på detta är: ”Vi ber om ursäkt för besväret, men kvitton kan inte ges ut igen. Var snäll och förvara detta på en säker plats. Observera att återutfärdande av ett kvitto innebär risk för bedrägeri eller duplicering.”
  

Hur man utfärdar kvitton för nätbutiker i Japan efter betalningsmetod

Nedan ger vi några viktiga punkter att tänka på när du utfärdar kvitton för nätbutiker. Dessa skiljer åt sig beroende på betalningsmetod.

Kreditkortsbetalningar

När en kund använder ett kreditkort för näthandel är nätbutiken i allmänhet inte skyldig att utfärda ett kvitto. Dessutom är kreditkortsutdrag giltiga som ersättningsdokument för kvitton. Därför är det viktigt att förklara detta för kunden när en kund begär ett kvitto. Om en kund behöver ett kvitto är det klokt att utfärda ett som svar på deras begäran.

När kvitton utfärdas i sådana fall är det viktigt att inkludera ett uttalande i kommentarsavsnittet som anger att transaktionen inte involverade kontanter, till exempel ”Betalat med kreditkort”. Detta förhindrar dubbla utfärdande av kvitton och bevisar också att intäktsstämplar inte krävs, inte ens för transaktioner som överstiger 50 000 JPY före skatt. Vid leverans av kvitton i portabla dokumentformat (PDF) via e-post eller molntjänster krävs inga intäktsstämplar för transaktioner som överstiger 50 000 JPY.

Betalningar med QR-koder

Precis som med kreditkort, när betalning görs med en QR-kod, är nätbutiken inte skyldig att utfärda ett kvitto. Beroende på villkoren i avtalet mellan nätbutiken och betalleverantören av QR-koder kan dock nätbutiken ha mottagit betalningen när kunden slutför transaktionen. Om en QR-kodsbetalning hanteras enligt dessa avtalsvillkor måste nätbutiken utfärda ett kvitto när kunden begär det. När du utfärdar kvitton för QR-kodsbetalningar bör du lägga till en anmärkning i kommentarsfältet där det står ”Betalat via [betaltjänstens namn]”.

Leverans mot betalning (COD)

Vid COD-transaktioner samlar leveransföretaget in betalning vid leverans av varorna. Därför är nätbutiken inte skyldig att utfärda ett kvitto. När en kund begär ett kvitto, informera dem om att kvittot som utfärdats av leveransföretaget för det belopp de betalade med COD fungerar som ett kvitto.

I likhet med andra betalningsmetoder kan ett kvitto utfärdas för att uppfylla kundens önskemål. Men i det fallet, för att undvika duplicering av kvittot, är det nödvändigt att inhämta kvittot som utfärdats för COD-beloppet från kunden innan det utfärdas. Näthandlaren kan förhindra duplicering genom att tillhandahålla ett kvitto i utbyte mot det COD-betalningskvitto som redan utfärdats av leveransföretaget.

Observera att även om kontanttransaktioner sker mellan kunden och leveransföretaget för COD-betalningar sker ingen kontanttransaktion mellan kunden och nätbutiken. Därför krävs inga intäktsstämplar på kvitton som utfärdas av nätbutiken. Kvittot måste dock tydligt ange ”Betalning gjord som COD [månad] [dag], [år]” i kommentarsavsnittet.

Banköverföringar

Vid banköverföringar kan överföringsutdraget eller bankboksuppgifterna fungera som ett kvitto. Det är också rekommenderat att informera kunderna om detta i förväg. Om kunden insisterar på ett kvitto, inkludera följande anmärkning på kvittot för att undvika duplicering: ”Betalning mottagen via banköverföring [månad] [dag], [år]."

Saker att tänka på om kvitton för nätbutiker i Japan

Här är några viktiga punkter som nätbutiker bör förstå innan de utfärdar kvitton.

Shopping med poäng och kuponger

När kunder använder poäng eller kuponger för köp är det faktiska beloppet de betalar lägre än priset på varan. Därför ska kvittot visa det faktiska beloppet som mottagits från kunden (dvs. beloppet efter avdrag av eventuella poäng och kuponger).

Om hela beloppet täcks av poäng eller kuponger har nätbutiken inte fått betalning för produkten från kunden. I detta fall är det i allmänhet acceptabelt att inte utfärda ett kvitto. Men om en kunden begär ett kvitto, se till att tydligt ange i kommentarssektionen: ”Hela beloppet har betalats med poäng.”

Begäran om återutfärdande av kvitto

Mottagaren kan begära ett återutfärdande på grund av förlust av originalkvittot. Men nätbutiken kan inte verifiera att kvittot verkligen har gått förlorat. Butiken måste också ta hänsyn till att begäran om återutfärdande kan göras för bedrägliga ändamål. Om två kvitton med identiska uppgifter missbrukas för bedrägliga ändamål – såsom att förställa utgifter – kan förövaren i bedrägeriet och utfärdaren av kvittona hållas ansvariga.

Eftersom det inte finns någon juridisk skyldighet att återutfärda kvitton kan nätbutiken artigt avslå sådana förfrågningar istället för att bara utfärda ett kvitto på nytt. Informera den andra parten att detta är ”för att förhindra bedrägeri och duplicering”. Ge istället information om andra dokument som kan användas istället för kvitton.

När det är nödvändigt att återutfärda ett kvitto på grund av oundvikliga omständigheter på kundens sida är det viktigt att vidta följande försiktighetsåtgärder för att undvika misstankar om duplicerade kvitton från skattemyndigheten:

• Registrera datumet då företaget mottog begäran om återutfärdande.
  
• Dokumentera orsaken till återutfärdandet, såsom förlust eller skada.
  
• Notera när företaget hämtar det ursprungligen utfärdade kvittot eller när det är omöjligt att hämta det på grund av förlust.
  
• För förfrågningar som mottagits via e-post, konvertera e-postmeddelandet till PDF för dokumentationsändamål.
  
• Om några kvitton fortfarande finns kvar, samla in dem – även om de bara är delvis tillgängliga – och skicka tillbaka de återutgivna kopiorna.
  
• Lägg till en stor anmärkning som säger ”Återutfärdad” på kvittot.
  
• Inkludera en anmärkning på kvittot som tydligt anger: ”Återutfärdad på grund av [anledning].”
  
• Istället för att utfärda ett kvitto, utfärda ett dokument som byter namn till antingen ”intyg på mottagande” eller ”betalningsintyg”.
  

I takt med att nätshopping blir allt vanligare måste företag som är involverade i online-detaljhandel förstå rollen hos kvitton, dokument som kan ersätta kvitton och viktiga överväganden för att säkerställa smidig kvittohantering. För återutfärdande av kvitton är det viktigt att informera kunder i förväg om att nya kopior inte är möjliga. Genom att beakta nyckelpunkterna för att förhindra dubbletter kan företag också hjälpa till att förebygga framtida tvister. Detta kan också hjälpa företaget att snabbt svara på kundfrågor om kvitton samtidigt som det minskar ansträngningen med att hantera dem.

Hur Stripe Checkout kan hjälpa dig

Stripe Checkout är ett helt anpassningsbart färdigt betalningssätt som gör det enkelt för dig att ta emot betalningar på din webbplats eller i din app.

Checkout kan hjälpa dig att:

• Öka konvertering: Checkouts mobiloptimerade design och kassaflöde med ett klick gör det enkelt för kunder att mata in och återanvända sin betalningsinformation.

• Minska utvecklingstiden: Bädda in Checkout direkt på din webbplats, eller dirigera kunder till en Stripe-värdsida, med bara några rader kod.

• Förbättra säkerheten: Checkout hanterar känsliga kortdata, vilket förenklar PCI-efterlevnaden.

• Expandera globalt: Lokalisera prissättning i över 100 valutor med Adaptive Pricing, som stödjer över 30 språk och dynamiskt visar de betalningsmetoder som mest sannolikt förbättrar konverteringen.

• Använd avancerade funktioner: Integrera Checkout med andra Stripe-produkter, till exempel fakturering för abonnemang, Radar för bedrägeribekämpning och mer.

• Behåll kontrollen: Anpassa kassaupplevelsen helt, inklusive att spara betalningsmetoder och ställa in åtgärder efter köp.

Läs mer om hur Checkout kan optimera ditt betalningsflöde eller börja idag.