Nos últimos anos, as compras online por meio de sites e aplicativos de e-commerce tornaram-se parte integrante do cotidiano das pessoas. As compras online estão em crescimento, tanto para fins particulares quanto empresariais. As empresas que recebem pedidos online por meio de sites de comércio eletrônico devem prestar atenção especial ao manuseio de recibos.

Um recibo é um documento importante que serve como comprovação de que a empresa recebeu o pagamento do cliente. As lojas online geralmente oferecem diversas formas de pagamento, incluindo pagamentos online (por exemplo, pagamento com cartão de crédito), pagamento na entrega (COD) e transferências bancárias. No entanto, o manuseio dos recibos pode variar dependendo da forma de pagamento utilizada. Portanto, os operadores de lojas online devem compreender os conceitos básicos de recibos e responder de forma adequada.

Neste artigo, explicamos os requisitos para emissão de recibos que as lojas online japonesas precisam conhecer, incluindo quem tem a obrigação de emiti-los, o que deve constar neles e outros pontos gerais.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que são recibos?
  
• Existe alguma obrigação de emitir recibos para compras online no Japão?
  
• Informações obrigatórias em recibos para lojas online no Japão
  
• Como emitir recibos para lojas online no Japão de acordo com a forma de pagamento
  
• Pontos a observar sobre os recibos de lojas online no Japão
  
• Como o Stripe Checkout pode ajudar
  

O que são recibos?

Um recibo é um documento emitido por uma empresa quando fornece bens ou serviços, para comprovar que recebeu o pagamento. Recentemente, os recibos eletrônicos, emitidos digitalmente, têm se tornado cada vez mais comuns como substitutos dos recibos em papel. Eles são frequentemente adotados no setor de varejo online.

Os recibos são documentos de transação importantes que servem como comprovante contábil e também são reconhecidos como válidos para declarações e pagamentos de impostos, tanto para o emissor quanto para o receptor. Em particular, sob o Sistema de Faturas do Japão vigente, as empresas devem emitir e manter faturas compatíveis com o Sistema de Faturas para poder aplicar créditos de imposto sobre o imposto sobre consumo. Portanto, todas as empresas que lidam com recibos devem garantir que compreendem plenamente esse sistema.

Fornecemos detalhes sobre o registro do imposto sobre consumo nos recibos abaixo. Para os recibos, geralmente é necessário listar separadamente a alíquota padrão de 10% e a alíquota reduzida de 8% no detalhamento.

Existe alguma obrigação de emitir recibos para compras online no Japão?

Alguns varejistas online ou clientes podem se perguntar: “As lojas online são obrigadas a emitir recibos?” ou “Quando os recibos não são fornecidos para compras online?”

Primeiramente, como regra geral, um recibo deve ser emitido quando solicitado pelo cliente. Isso ocorre porque o Artigo 486 do Código Civil do Japão estabelece que o pagador de uma quantia tem o direito de solicitar um recibo emitido pelo destinatário dessa quantia. Como resultado, quando um cliente solicita um recibo, a empresa tem a obrigação de emiti-lo.

A obrigação de emitir um recibo surge quando o cliente realiza o pagamento e solicita o recibo. Em outras palavras, o momento para emitir um recibo é, como regra geral, quando o cliente efetua o pagamento.

Ao analisar esse princípio mais a fundo, é importante considerar que, nas compras online, a entidade que recebe o pagamento diretamente do cliente nem sempre é a empresa que vendeu os produtos.

Ao realizar uma compra online, as formas de pagamento e o momento do pagamento podem variar significativamente. Além disso, com exceção de certos métodos — como transferências bancárias — a empresa pode não receber o pagamento diretamente do cliente, como ocorre em uma loja física. Portanto, dependendo da forma de pagamento, a obrigação de emitir recibos recai sobre o operador de pagamento que recolhe o pagamento, e não sobre a loja online em si. Isso significa que a loja online não possui uma obrigação direta de emitir recibos.

No entanto, assim como nas lojas físicas, muitos clientes consideram uma prática comum receber recibos emitidos pela empresa (ou seja, pela própria loja online). Portanto, não atender às solicitações de recibos dos clientes pode gerar uma impressão negativa sobre os serviços da empresa. É importante que as empresas sejam flexíveis ao emitir recibos.

Documentos que podem servir como recibos

Para lojas online, outros documentos podem ser utilizados no lugar dos recibos. Ao fornecer esses documentos aos clientes, a empresa pode não precisar emitir um recibo separado.

Além disso, para pagamentos online, como cartão de crédito, o e-mail de confirmação que o cliente recebe imediatamente após a conclusão do pagamento também pode servir como recibo substituto. À medida que os pagamentos eletrônicos se tornam mais comuns, e-mails de confirmação contendo a data e hora do pagamento, detalhes da transação e valor pago são considerados uma fonte importante de informação. Eles podem comprovar a troca de dinheiro e cumprir a mesma função de um recibo formal.

Informações obrigatórias em recibos para lojas online no Japão

Os seguintes itens e informações devem ser incluídos nos recibos de pedidos online:

• Nome do beneficiário
  Para prevenir fraudes, o emissor deve sempre registrar o nome do destinatário. Além disso, ao utilizar nomes de empresas, é importante usar o nome completo e oficial. Por exemplo, se o nome incluir “Limitada”, ele deve aparecer por extenso e não ser abreviado como “Ltd”.
  
• Nome, endereço e contato do emissor
  O emissor do recibo deve incluir o nome oficial, endereço, endereço de e-mail e número de telefone da empresa.
  
• Data da transação
  Registre a data em que o pagamento foi recebido, mas não a data em que a mercadoria foi enviada ou entregue.
  
• Valor total
  Registre o valor total recebido, incluindo impostos. Ao escrever os valores, coloque o símbolo “¥” antes do número, insira vírgulas a cada três dígitos e inclua o símbolo “−” após o número para facilitar a leitura e prevenir adulterações (por exemplo, “¥5,000−”).
  
• Observações e avisos
  Registre os detalhes da transação (por exemplo, descrições de itens ou serviços) e a forma de pagamento. Para prevenir adulterações, é prática comum encerrar frases com a expressão japonesa equivalente a “deve ser lido como”. Ao listar vários itens diferentes — devido ao espaço limitado na seção de observações — categorize-os (por exemplo, “livros, material de escritório”). No entanto, se apenas a observação ou aviso não esclarecer completamente a categoria, pode ser útil anexar uma nota de entrega para tornar a informação mais clara, demonstrando maior consideração pelo cliente. Além disso, se o recibo incluir itens sujeitos à alíquota reduzida, o documento deve conter uma nota indicando isso, como: “Aplica-se alíquota reduzida”.
  
• Detalhamento
  Use o detalhamento para registrar os valores totais categorizados por alíquota, incluindo ou excluindo impostos. Após a implementação do Sistema de Faturas Qualificadas, também é necessário incluir a alíquota aplicável (por exemplo, 8% ou 10%) separadamente para cada taxa, bem como o valor total do imposto sobre consumo para cada alíquota. Observe que o Sistema de Faturas estipula requisitos detalhados além do imposto sobre consumo. Portanto, ao criar recibos, certifique-se de revisar minuciosamente os materiais fornecidos pela Agência Nacional de Impostos. Dependendo do setor, pode ser possível usar faturas simplificadas em vez de faturas qualificadas em certos casos.
  
• Declaração de que os recibos não podem ser reemitidos
  Fornecemos mais detalhes sobre isso mais adiante no artigo. Os clientes podem solicitar um recibo reemitido posteriormente. É importante informar os clientes antecipadamente que, em geral, os recibos não podem ser reemitidos. Considere utilizar as margens do documento para isso. Um bom exemplo é: “Pedimos desculpas pelo transtorno, mas os recibos não podem ser reemitidos. Por favor, guarde este documento em local seguro. Ressaltamos que a reemissão de um recibo envolve risco de fraude ou duplicação.”
  

Como emitir recibos para lojas online no Japão de acordo com a forma de pagamento

A seguir, fornecemos alguns pontos-chave a serem considerados ao emitir recibos para lojas online. Esses pontos variam de acordo com a forma de pagamento.

Pagamentos com cartão de crédito

Quando um cliente utiliza um cartão de crédito para compras online, a loja online geralmente não tem obrigação de emitir um recibo. Além disso, os extratos de cartão de crédito são válidos como documentos substitutos para recibos. Portanto, quando um cliente solicitar um recibo, é importante explicar esse ponto. Se o cliente exigir um recibo, é recomendável emiti-lo em resposta à solicitação.

Ao emitir recibos nesses casos, é importante incluir uma declaração na seção de observações indicando que a transação não envolveu dinheiro, como: “Pago com cartão de crédito.” Isso evita a emissão duplicada de recibos e também comprova que selos de receita não são necessários, mesmo para transações superiores a ¥50.000 antes dos impostos. Ao enviar recibos em formato PDF por e-mail ou serviços em nuvem, os selos de receita não são exigidos para transações acima de ¥50.000.

Pagamentos por código QR

De forma semelhante aos cartões de crédito, quando o pagamento é feito usando um código QR, a loja online não tem obrigação de emitir um recibo. No entanto, dependendo dos termos do contrato entre a loja online e o processador de pagamento via QR code, a loja online pode ter recebido o pagamento no momento em que o cliente conclui a transação. Se o pagamento via QR code for processado sob esses termos contratuais, a loja online deve emitir um recibo quando o cliente solicitar. Ao emitir recibos para pagamentos por código QR, inclua uma nota na seção de observações dizendo: “Pago via [Nome do Serviço de Pagamento].”

COD

Para transações de pagamento na entrega (COD), a empresa de entrega recolhe o pagamento no momento da entrega das mercadorias. Portanto, a loja online não tem obrigação de emitir um recibo. Quando um cliente solicitar um recibo, informe que o recibo emitido pela empresa de entrega referente ao valor pago como COD serve como recibo para o cliente.

De forma semelhante a outras formas de pagamento, um recibo pode ser emitido para atender à solicitação do cliente. No entanto, nesse caso, para evitar a duplicação do recibo, é necessário recolher o recibo emitido referente ao valor do COD do cliente antes de emitir o novo. O varejista online pode prevenir duplicações fornecendo um recibo em troca do recibo de pagamento na entrega (COD) já emitido pela empresa de entrega.

Observe que, embora as transações em dinheiro ocorram entre o cliente e a empresa de entrega para pagamentos COD, não há transação em dinheiro entre o cliente e a loja online. Portanto, selos de receita não são necessários nos recibos emitidos pela loja online. No entanto, o recibo deve indicar claramente “Pagamento realizado em [Mês] [Dia], [Ano]” na seção de observações

Transferências bancárias

Para transferências bancárias, o extrato da transferência ou os detalhes do caderno de depósitos podem servir como recibo. Também é recomendável informar os clientes sobre isso com antecedência. Se o cliente insistir em receber um recibo, inclua a seguinte nota no recibo para evitar duplicação: “Pagamento recebido via transferência bancária em [Mês] [Dia], [Ano].”

Pontos a observar sobre os recibos de lojas online no Japão

Aqui estão alguns pontos-chave que as lojas online devem compreender antes de emitir recibos.

Compras utilizando pontos e cupons

Quando os clientes utilizam pontos ou cupons para compras, o valor efetivamente pago é menor do que o preço do item. Portanto, o recibo deve exibir o valor realmente recebido do cliente (ou seja, o valor após a dedução de pontos e cupons).

Se o valor total for coberto por pontos ou cupons, a loja online não recebeu pagamento do cliente pelo produto. Nesse caso, geralmente é aceitável não emitir um recibo. No entanto, se o cliente solicitar um recibo, certifique-se de declarar claramente na seção de observações: “O valor total foi pago utilizando pontos.”

Solicitações de reemissão de um recibo

O beneficiário pode solicitar a reemissão devido à perda do recibo original. No entanto, a loja online não pode verificar se o recibo foi realmente perdido. A loja também deve considerar que o pedido de reemissão pode ter finalidades fraudulentas. Se dois recibos com detalhes idênticos forem utilizados de forma fraudulenta — como para inflar despesas — o autor da fraude e o emissor dos recibos podem ser responsabilizados.

Como não há obrigação jurídica de reemitir recibos, a loja online pode recusar educadamente tais solicitações em vez de simplesmente emitir outro. Informe à outra parte que isso é “para prevenir fraudes e duplicações”. Em vez disso, forneça informações sobre outros documentos que podem ser utilizados no lugar dos recibos.

Quando for necessário reemitir um recibo devido a circunstâncias inevitáveis por parte do cliente, é importante tomar as seguintes precauções para evitar suspeitas de duplicidade por parte do órgão tributário:

• Registre a data em que a empresa recebeu a solicitação de reemissão.
  
• Documente o motivo da reemissão, como perda ou dano.
  
• Observe quando a empresa recuperar o recibo originalmente emitido ou que a coleta seja impossível devido à perda.
  
• Para solicitações recebidas por e-mail, converta o e-mail em PDF para fins de registro.
  
• Se ainda houver recibos disponíveis, recolha-os — mesmo que parcialmente — e envie as cópias reemitidas em troca.
  
• Adicione uma notação grande “Reemitido” no recibo.
  
• Inclua uma notação no recibo indicando claramente: “Reemitido devido a [motivo].”
  
• Em vez de emitir um recibo, emita um documento renomeado como “certificado de recebimento” ou “certificado de pagamento”..
  

À medida que as compras online se tornam cada vez mais comuns, as empresas envolvidas em operações de varejo online devem compreender corretamente a função dos recibos, dos documentos que podem substituí-los e as considerações importantes para garantir um processamento adequado dos recibos. Quanto à reemissão de recibos, é importante informar os clientes antecipadamente que a reemissão pode não ser possível. Ao considerar os pontos-chave para prevenir duplicações, as empresas também podem ajudar a evitar contestações futuras. Isso também facilita a resposta rápida a consultas de clientes sobre recibos, reduzindo o esforço necessário para gerenciá-los.

Como o Stripe Checkout pode ajudar

O Stripe Checkout é um formulário de pagamento pré-criado e totalmente personalizável que facilita aceitar pagamentos em um site ou aplicativo.

O Checkout pode ajudar você a:

• Aumentar conversões: o design do Checkout, otimizado para dispositivos móveis, e o fluxo de checkout com apenas um clique tornam simples para os clientes inserir e reutilizar suas informações de pagamento.

• Reduzir o tempo de desenvolvimento: incorpore o Checkout diretamente em seu site ou direcione os clientes para uma página hospedada pela Stripe com apenas algumas linhas de código.

• Aumentar a segurança: o Checkout gerencia dados sensíveis de cartões, simplificando a conformidade com PCI.

• Expandir a nível global: localize os preços em mais de 100 moedas com o Adaptive Pricing, que é compatível com mais de 30 idiomas e exibe automaticamente as formas de pagamento mais eficazes para conversão.

• Usar recursos avançados: integre o Checkout com outros produtos da Stripe, como o Billing para assinatura, o Radar para prevenção a fraudes e outros serviços.

• Personalizar a experiência: ative o salvamento de formas de pagamento e defina ações após a compra.

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