En los últimos años, las compras en línea a través de sitios y aplicaciones de e-commerce se han convertido en una parte integral de la vida diaria de las personas. Las compras en línea prosperan tanto para fines privados como de empresa. Las empresas que reciben pedidos en línea a través de sitios de e-commerce deben prestar especial atención a la gestión delos recibos.

Un recibo es un documento importante que sirve como prueba de que la empresa ha recibido el pago del cliente. Las tiendas en línea suelen ofrecer varios métodos de pago, entre ellospagos por Internet (por ejemplo, pagos con tarjeta de crédito), contra reembolso y transferencias bancarias. Sin embargo, la gestión de los recibos puede variar según el método de pago utilizado. Por lo tanto, los propietarios de tiendas en línea deben comprender lo básico de los recibos y tenerlo en cuenta.

En este artículo, explicamos los requisitos para emitir recibos que las tiendas en línea japonesas deben conocer, incluyendo quién está obligado a emitirlos, qué debe incluirse en ellos y otros aspectos generales.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué son los recibos?
  
• ¿Existe la obligación de emitir recibos para las compras en línea en Japón?
  
• Información obligatoria sobre los recibos de las tiendas en línea en Japón
  
• Cómo emitir recibos para las tiendas en línea en Japón por método de pago
  
• Aspectos a tener en cuenta sobre los recibos de las tiendas en línea en Japón
  
• Cómo puede ayudar Stripe Checkout
  

¿Qué son los recibos?

Un recibo es un documento que una empresa emite cuando ha prestado bienes o servicios para demostrar que ha recibido el pago. Recientemente, los recibos electrónicos que se emiten digitalmente se han vuelto cada vez más comunes como sustituto de los recibos en papel. Con frecuencia se adoptan en el sector de las tiendas en línea.

Los recibos son documentos importantes de las transacciones que sirven como prueba contable y también con válidos para las declaraciones de impuestos y los pagos tanto para el emisor como para el receptor. En particular, bajo el actual Sistema de Facturación de Japón, las empresas deben emitir y retener facturas compatibles con el Sistema de Facturación solicitarcréditos fiscales por las compras para los impuestos sobre el consumo. Por ello, todas las empresas que gestionan recibos deben asegurarse de tener un conocimiento exhaustivo de este sistema.

A continuación, proporcionamos detalles sobre el registro del impuesto sobre el consumo en los recibos. Para los recibos, generalmente es necesario indicar por separado el tipo impositivo estándar de 10 % y el tipo impositivo reducido del 8 % en el desglose.

¿Existe la obligación de emitir recibos para las compras en línea en Japón?

Algunos minoristas o clientes en línea podrían preguntarse: «¿Están obligadas las tiendas en línea a emitir recibos?» o «¿Cuándo no se facilitan los recibos para las compras en línea?»

Primero, como regla general, debe emitirse un recibo cuando el cliente lo solicite. Esto se debe a que el Artículo 486 del Código Civil de Japón estipula que el pagador de una suma tiene derecho a solicitar un recibo emitido por el destinatario de dicha suma. Como resultado, cuando un cliente solicita un recibo, la empresa está obligada a emitir uno.

La obligación de emitir un recibo surge cuando el cliente realiza un pago y solicita un recibo. En otras palabras, el momento en el que se debe emitir un recibo es, como regla general, cuando el cliente realiza un pago.

Al examinar este principio más a fondo, es importante tener en cuenta que en las compras en línea, la entidad que recibe el pago directamente del cliente no es necesariamente la empresa que vendió los productos.

Al realizar una compra en línea, los métodos de pago y el momento del pago pueden variar considerablemente. Además, con la excepción de ciertos métodos de pago—como las transferencias bancarias—la empresa puede no recibir el pago directamente del cliente, como ocurre en una tienda física. Por lo tanto, dependiendo del método de pago, la obligación de emitir recibos recae en el agente de pago que cobra el pago, no en la tienda en línea. Esto significa que la tienda en línea no tiene la obligación directa de emitir recibos.

Sin embargo, al igual que en las tiendas físicas, muchos clientes consideran que es una práctica común de la empresa recibir recibos emitidos por la empresa (es decir, la propia tienda en línea). Por lo tanto, no atender las solicitudes de recibos de los clientes podría crear una impresión negativa en cuanto a los servicios prestados por la empresa. Es importante que las empresas sean flexibles al emitir los recibos.

Documentos que pueden servir como recibos

En las tiendas en línea, se pueden usar otros documentos en lugar de recibos. Al proporcionar estos documentos a los clientes, la empresa puede no necesitar emitir un recibo por separado.

Además, para los pagos por Internet como con las tarjetas de crédito, el correo electrónico de confirmación que recibe el cliente inmediatamente después de completar el pago también puede servir como recibo sustituto. Como los pagos electrónicos se han vuelto más habituales, los correos electrónicos de confirmación que contienen la fecha y hora del pago, los detalles de la transacción y la cantidad a pagar se consideran una fuente importante de información. Pueden demostrar el intercambio de dinero y cumplir la misma función que un recibo formal.

Información obligatoria sobre los recibos de las tiendas en línea en Japón

Los siguientes artículos e información deben incluirse en los recibos de los pedidos en línea:

• Nombre del destinatario
  Para prevenir el fraude, el emisor debe introducir siempre el nombre del destinatario. Además, al utilizar nombres de empresas, es importante emplear el nombre completo y oficial. Por ejemplo, si el nombre incluye «Limited», debe aparecer completo y no abreviarse como «Ltd.»
  
• Nombre, dirección y contacto del emisor
  El emisor del recibo debe incluir el nombre oficial de la empresa, dirección, correo electrónico y número de teléfono.
  
• Fecha de la transacción
  Anota la fecha en que se recibió el pago. Esta no es la fecha en la que se enviaron o entregaron las mercancías.
  
• Importe total
  Registra el importe total recibido, incluyendo impuestos. Al escribir las cantidades, coloca el símbolo «¥» antes del número, inserta comas cada tres dígitos e incluye el símbolo «−» después del número para facilitar la lectura y evitar manipulaciones (por ejemplo, «¥5.000−»).
  
• Comentarios y avisos
  Registra los detalles de la transacción (por ejemplo, descripciones de partida o servicio) y el método de pago. Para evitar manipulaciones, es una práctica habitual terminar las frases con la frase japonesa «debe leerse como». Al enumerar varios elementos diferentes —debido al espacio limitado en la sección de comentarios— categorízalos (por ejemplo, «libros, material de oficina»). Sin embargo, si el comentario o la advertencia por sí solos no pueden aclarar completamente la categoría, puede ser útil adjuntar una nota con la entrega para que quede más claro y mostrar una mayor consideración con el cliente. Además, si el recibo incluye elementos sujetos al tipo impositivo reducido, el documento debe incluir una nota que lo indique, como «Se aplica un tipo impositivo reducido».
  
• Desglose
  Utiliza el desglose para registrar los importes totales categorizados por tipo impositivo, incluyendo o excluyendo el impuesto. Tras la implementación del Sistema de facturación cualificado, también es necesario incluir por separado el tipo impositivo aplicable (por ejemplo, 8 % o 10 %) para cada tipo impositivo, así como el importe de impuestos total sobre el consumo para cada tipo impositivo. Ten en cuenta que el Sistema de Facturación también establece requisitos detallados más allá del impuesto sobre el consumo. Por lo tanto, al crear recibos, asegúrate de revisar detenidamente los materiales proporcionados por la Agencia Nacional de Impuestos. Dependiendo del sector, se podrían utilizar facturas simplificadas en lugar de facturas cualificadas, en ciertos casos.
  
• Declaración de que no se pueden volver a emitir recibos
  Proporcionaremos más detalles sobre esto más adelante en el artículo. Los clientes pueden solicitar que se les vuelva a emitir un recibo en una fecha posterior. Es importante informar a los clientes por adelantado de que, en general, los recibos no pueden ser reemitidos. Puedes usar los márgenes del documento para hacerlo. Un buen ejemplo de esto es: «Disculpen las molestias, pero no se pueden volver a emitir los recibos. Por favor, guárdelo en un lugar seguro y tenga en cuenta que reemitir un recibo trae consigo el riesgo de posibles fraudes o de duplicaciones».
  

Cómo emitir recibos para las tiendas en línea en Japón por método de pago

A continuación, ofrecemos algunos aspectos clave a tener en cuenta a la hora de emitir recibos para las tiendas en línea. Estos varían según el método de pago.

Pagos con tarjeta de crédito

Cuando un cliente utiliza una tarjeta de crédito para comprar en línea, la tienda en línea generalmente no está obligada a emitir un recibo. Además, los extractos de la tarjeta de crédito son válidos como documentos sustitutos de los recibos. Por lo tanto, cuando un cliente solicita un recibo, es importante explicarle este aspecto. Si un cliente necesita un recibo, es recomendable emitir uno en respuesta a su solicitud.

Al emitir recibos en estos casos, es importante incluir una frase en la sección de comentarios que indique que la transacción no implicó efectivo, como por ejemplo: «Pagado con tarjeta de crédito». Esto evita la emisión duplicada de recibos y también demuestra que no son necesarios los timbres de ingresos, ni siquiera para transacciones superiores a 50.000  ¥ antes de impuestos. Al entregar recibos en formato de documento portátil (PDF) por correo electrónico o servicios en la nube, no se requieren timbres de ingresos para transacciones que superen los 50.000  ¥.

Pagos mediante código de respuesta rápida (QR)

Al igual que con las tarjetas de crédito, cuando el pago se realiza con un código QR, la tienda en línea no está obligada a emitir un recibo. Sin embargo, dependiendo de la condiciones del contrato entre la tienda en línea y el procesador de pagos del código QR, la tienda en línea podría haber recibido el pago en el momento en que la cliente completa la transacción. Si un pago mediante código QR se tramita bajo esas condiciones contractuales, la tienda en línea debe emitir un recibo cuando el cliente lo solicite. Al emitir recibos para los pagos con código QR, incluye una nota en la sección de comentarios que diga: «Pagado a través de [Nombre del servicio de pago].»

Contra reembolso

Para las transacciones a contra reembolso, la empresa encargada del transporte cobra el pago al entregar los bienes. Por lo tanto, la tienda en línea no está obligada a emitir un recibo. Cuando un cliente solicite un recibo, infórmale de que el recibo emitido por la empresa de reparto por la cantidad que pagó contra reembolso sirve como recibo.

Al igual que con otros métodos de pago, se puede emitir un recibo para satisfacer la solicitud del cliente. Sin embargo, en ese caso, para evitar la duplicación del recibo, es necesario recuperar el recibo emitido por el importe del pago contra reembolso del cliente antes de la nueva emisión. El comerciante en línea puede evitar duplicaciones proporcionando un recibo a cambio del recibo del pago contra reembolso ya emitido por el empresa de transportes.

Ten en cuenta que, aunque las transacciones en efectivo se realizan entre el cliente y la empresa de reparto para los pagos de contra reembolso, no se realiza ninguna transacción en efectivo entre el cliente y la tienda en línea. Por lo tanto, son necesarios los timbres de ingresos en los recibos emitidos por la tienda en línea. Sin embargo, el recibo debe indicar claramente: «Pago realizado contra reembolso en el [Día] de [Mes] de [Año]» en la sección de comentarios.

Transferencias bancarias

Para las transferencias bancarias, el extracto de la transferencia o los detalles de la libreta pueden servir como recibo. También es recomendable informar a los clientes de esto por adelantado. Si el cliente insiste en solicitar un recibo, incluye la siguiente nota en el recibo para evitar duplicaciones: «Pago recibido mediante transferencia bancaria en el [Día] de [Mes] de [Año]».

Aspectos a tener en cuenta sobre los recibos de las tiendas en línea en Japón

Aquí tienes algunos aspectos clave que las tiendas en línea deberían entender antes de emitir recibos.

Compras usando puntos y cupones

Cuando los clientes usan puntos o cupones para comprar, la cantidad real que pagan es inferior al precio del partida. Por lo tanto, el recibo debe mostrar la cantidad real recibida del cliente (es decir, la cantidad tras deducir puntos y cupones).

Si el importe total está cubierto por puntos o cupones, la tienda en línea no ha recibido el pago por el producto por parte del cliente. En este caso, generalmente se acepta que no se emita un recibo. Sin embargo, si un cliente solicita un recibo, asegúrate de indicar claramente en la sección de comentarios: «La cantidad total se ha pagado usando puntos».

Solicitudes de reemisión de un recibo

El destinatario puede solicitar que se vuela a emitir un recibo si ha perdido el original. Sin embargo, la tienda en línea no puede verificar que el recibo se haya perdido realmente. La tienda también debe considerar que la solicitud de reemisión podría hacerse con fines fraudulentos. Si dos recibos con datos idénticos se utilizan indebidamente con fines fraudulentos —como inflar gastos— el autor del fraude y el emisor de los recibos pueden ser considerados responsables.

Como no existe ninguna obligación legal de reemitir recibos, la tienda en línea puede rechazar educadamente este tipo de solicitudes en lugar de reemitir una. Informa a la otra parte de que esto es «para prevenir posibles fraudes y duplicaciones». En su lugar, proporciona información sobre otros documentos que puedan usarse en lugar de recibos.

Cuando es necesario volver a emitir un recibo debido a causas inevitables por parte del cliente, es importante tomar las siguientes precauciones para evitar que la oficina fiscal pueda sospechar de la existencia de recibos duplicados:

• Registra la fecha en que la empresa recibió la solicitud de reemisión.
  
• Documenta el motivo de la reemisión, como pérdida o daño del original.
  
• Anota cuándo recupera la empresa el recibo originalmente emitido o que es imposible debido a pérdida del original.
  
• Para solicitudes recibidas por correo electrónico, convertir el correo a PDF a efectos de mantenimiento de registros.
  
• Si aún quedan recibos, recógelos —aunque solo estén parcialmente disponibles— y envía las copias reemitidas a cambio.
  
• Añade una aclaración en grande que diga «Reemitido» en el propio recibo.
  
• Incluye en el recibo una nota que indique claramente: «Reemitido por [motivo]».
  
• En lugar de emitir un recibo, emite un documento renombrado como «certificado de recibo» o «certificado de pago».
  

A medida que las compras en línea se extienden cada vez más, las empresas que participan en las operaciones de comercio minorista en línea deben comprender adecuadamente la función de los recibos, los documentos que pueden sustituir a los recibos y las consideraciones importantes para garantizar un procesamiento fluido de los mismos. En cuanto a la reemisión de recibos, es importante informar a los clientes de antemano de que no es posible reemitirlos. Al tener en cuenta los aspectos clave para prevenir duplicidades, las empresas también pueden ayudar a prevenir futuras disputas. Esto también puede ayudar a la empresa a responder rápidamente a las consultas de los clientes sobre recibos, reduciendo el esfuerzo necesario para gestionarlas.

Cómo puede ayudar Stripe Checkout

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