Negli ultimi anni, lo shopping online tramite siti e app di e-commerce è diventato parte integrante della vita quotidiana delle persone. Gli acquisti online sono fiorenti sia per scopi privati sia per quelli aziendali. Le attività che ricevono ordini online tramite siti di e-commerce devono prestare particolare attenzione alla gestione delle ricevute.

La ricevuta è un documento importante che serve come prova che l'attività ha ricevuto un pagamento dal cliente. I negozi online offrono in genere vari metodi di pagamento, tra cui pagamenti online (ad esempio, pagamenti con carta di credito), contrassegno (COD) e bonifici bancari. Tuttavia, la gestione delle ricevute può variare a seconda del metodo di pagamento utilizzato. Pertanto, chi gestisce un negozio online deve comprendere le basi delle ricevute e rispondere in modo appropriato.

In questo articolo illustriamo i requisiti per l'emissione delle ricevute che i negozi online giapponesi devono conoscere, compresi chi è tenuto a emetterle, che cosa deve includere e altri punti generali.

Contenuto dell'articolo

• Che cosa sono le ricevute?
  
• In Giappone è obbligatorio rilasciare ricevute per gli acquisti online?
  
• Informazioni obbligatorie sulle ricevute per i negozi online in Giappone
  
• Come emettere ricevute per i negozi online in Giappone in base al metodo di pagamento
  
• Informazioni importanti sulle ricevute per i negozi online in Giappone
  
• In che modo Stripe Checkout può essere d'aiuto
  

Spiegazione di che cosa sono le ricevute

La ricevuta è un documento emesso da un'attività dopo che ha fornito beni o servizi per dimostrare di aver ricevuto il pagamento. Recentemente, le ricevute elettroniche emesse in formato digitale sono diventate sempre più comuni in sostituzione di quelle cartacee. Sono spesso utilizzate nel settore dei negozi online.

Le ricevute sono documenti di transazione importanti che costituiscono prove contabili e sono valide ai fini delle dichiarazioni dei redditi e nei pagamenti sia per la società emittente che per il destinatario. In particolare, in base all'attuale sistema di fatturazione giapponese, le attività devono emettere e conservare fatture conformi al sistema di fatturazione per poter beneficiare dei crediti d'imposta sugli acquisti relativi all'imposta sui consumi. Pertanto, tutte le attività che gestiscono ricevute devono assicurarsi di avere una conoscenza approfondita di questo sistema.

Di seguito forniamo dettagli relativi alla registrazione dell'imposta sui consumi sulle ricevute. Per le ricevute, è generalmente necessario elencare separatamente l'aliquota standard del 10% e l'aliquota ridotta dell'8% nella ripartizione.

Esistenza dell'obbligo di rilasciare ricevute per lo shopping online in Giappone

Alcuni commercianti o clienti online potrebbero chiedersi: "I negozi online sono tenuti a rilasciare ricevute?" oppure "In quale caso non vengono fornite ricevute per gli acquisti online?"

In primo luogo, come regola generale, la ricevuta deve essere emessa su richiesta del cliente. Questo perché l'articolo 486 del codice civile giapponese stabilisce che il pagatore di una somma ha il diritto di richiedere una ricevuta emessa dal destinatario di tale somma. Di conseguenza, quando un cliente richiede una ricevuta, l'attività è obbligata a emetterla.

L'obbligo di emettere una ricevuta sorge quando il cliente effettua un pagamento e richiede una ricevuta. In altre parole, il momento in cui emettere una ricevuta è, come regola generale, quando il cliente effettua un pagamento.

Quando si esamina questo principio più approfonditamente, è importante considerare che, nel caso dello shopping online, l'entità che riceve il pagamento direttamente dal cliente non è necessariamente l'attività che ha venduto i beni.

Quando si effettua un acquisto online, i metodi di pagamento e i tempi di pagamento possono variare in modo significativo. Inoltre, ad eccezione di alcuni metodi di pagamento, come i bonifici bancari, l'attività potrebbe non ricevere il pagamento direttamente dal cliente, come avviene in un negozio fisico. Pertanto, a seconda del metodo di pagamento, l'obbligo di emettere ricevute ricade sull'agente di pagamento che effettua la riscossione del pagamento, non sul negozio online stesso. Ciò significa che il negozio online non ha l'obbligo diretto di emettere ricevute.

Tuttavia, proprio come nei negozi fisici, molti clienti considerano una pratica commerciale comune ricevere le ricevute emesse dall'attività (ovvero il negozio online stesso). Pertanto, non soddisfare le richieste di ricevute da parte dei clienti potrebbe potenzialmente creare un'impressione negativa dei servizi dell'azienda. È importante che le attività siano flessibili nell'emissione delle ricevute.

Documenti che possono fungere da ricevute

Per i negozi online, è possibile utilizzare altri documenti al posto delle ricevute. Quando si forniscono questi documenti ai clienti, l'attività potrebbe non dover emettere una ricevuta separata.

Per i pagamenti online come quelli con carta di credito, inoltre, l'email di conferma che il cliente riceve subito dopo aver completato il pagamento funge anche da ricevuta sostitutiva. Con la diffusione dei pagamenti elettronici, le email di conferma contenenti la data e l'ora del pagamento, i dettagli della transazione e l'importo del pagamento sono considerate una fonte importante di informazioni. Possono provare lo scambio di denaro e hanno lo stesso scopo di una ricevuta formale.

Informazioni obbligatorie sulle ricevute per i negozi online in Giappone

Nelle ricevute degli ordini online, devi includere le seguenti voci e informazioni:

• Nome del destinatario
  Per prevenire frodi, la società emittente deve sempre inserire il nome del destinatario. Inoltre, quando usi la ragione sociale, è importante utilizzare il nome completo e ufficiale. Ad esempio, se il nome include "Limited", deve apparire per intero e non essere abbreviato in "Ltd.".
  
• Nome, indirizzo e contatto della società emittente
  La società emittente della ricevuta deve includere ragione sociale, indirizzo, email e numero di telefono dell'azienda.
  
• Data della transazione
  Registra la data di ricezione del pagamento. Non si tratta della data di spedizione o di consegna della merce.
  
• Importo totale
  Registra l'importo totale ricevuto, comprensivo di imposta. Quando indichi l'importo, posiziona il simbolo "¥" davanti al numero, inserisci le virgole ogni tre cifre e aggiungi il simbolo del trattino "−" alla fine del numero per rendere la cifra più leggibile e prevenire alterazioni (ad esempio, "¥5,000−").
  
• Note e dichiarazioni di non responsabilità
  Registra i dettagli della transazione (ad esempio, descrizione degli articoli o dei servizi) e il metodo di pagamento. Per evitare alterazioni, è prassi comune terminare le frasi con la dicitura giapponese "si deve leggere come". Quando si elencano più articoli diversi, a causa dello spazio limitato nella sezione delle osservazioni, è opportuno classificarli (ad esempio, "libri, forniture per ufficio"). Tuttavia, se la nota o la dichiarazione di non responsabilità da sola non è sufficiente a chiarire completamente la categoria, può essere utile allegare una bolla di consegna per rendere il tutto più chiaro, dimostrando così maggiore attenzione nei confronti del cliente. Inoltre, se la ricevuta include articoli soggetti all'aliquota fiscale ridotta, il documento deve includere una nota che lo indichi, ad esempio "Si applica l'aliquota fiscale ridotta".
  
• Ripartizione
  Utilizza la ripartizione per registrare gli importi totali classificati in base all'aliquota fiscale, inclusa o esclusa l'imposta. A seguito dell'implementazione del Sistema di fatturazione qualificato, è ora necessario includere separatamente l'aliquota applicabile (ad esempio, 8% o 10%) per ciascuna aliquota fiscale, nonché l'importo totale dell'imposta sui consumi per ciascuna aliquota. Tieni presente che il Sistema di fatturazione stabilisce anche requisiti dettagliati che vanno oltre la semplice imposta sui consumi. Pertanto, quando si creano le ricevute, assicurarsi di esaminare attentamente il materiale fornito dall'Agenzia delle Entrate Nazionale. A seconda del settore, in alcuni casi potrebbe essere possibile utilizzare fatture semplificate invece di fatture qualificate.
  
• Dichiarazione di non riemissione delle ricevute
  Più avanti nell'articolo forniremo ulteriori dettagli in merito. I clienti possono richiesta una ricevuta riemessa in un secondo momento. È importante informare in Advance i clienti che in genere le entrate non possono essere riemesse. Valuta l'utilizzo dei margini del documento per farlo. Un buon esempio è: "Ci scusiamo per l'inconveniente, ma le entrate non possono essere riemesse. Conservale in un luogo sicuro. Tieni presente che la riemissione di una ricevuta comporta il rischio di frode o duplicazioni".
  

Come emettere ricevute per i negozi online in Giappone in base al metodo di pagamento

Di seguito riportiamo alcuni punti chiave da considerare quando si emettono ricevute per i negozi online. Questi variano a seconda del metodo di pagamento.

Pagamenti con carta di credito

Quando un cliente utilizza una carta di credito per gli acquisti online, il negozio online non è generalmente obbligato a emettere una ricevuta. Inoltre, gli estratti conto della carta di credito sono validi come documenti sostitutivi delle ricevute. Pertanto, quando un cliente richiede una ricevuta, è importante spiegargli questo punto. Se un cliente richiede una ricevuta, è consigliabile emetterla in risposta a una sua richiesta.

Quando si emettono ricevute in questi casi, è importante inserire nella sezione delle note una dicitura per indicare che la transazione non ha coinvolto contanti, ad esempio "Pagato con carta di credito". Questo evita l'emissione duplicata di ricevute e dimostra anche che non sono richiesti ​bolli fiscali, anche per transazioni superiori a 50.000 yen al netto delle imposte. Nel caso di invio di ricevute in formato PDF tramite email o servizi cloud, non sono richiesti bolli fiscali per transazioni superiori a 50.000 yen.

Pagamenti tramite codice QR a risposta rapida

Analogamente alle carte di credito, quando il pagamento avviene tramite codice QR, il negozio online non è obbligato a emettere una ricevuta. Tuttavia, on base ai termini del contratto tra il negozio online e l'elaboratore di pagamento tramite codice QR, il negozio online potrebbe aver ricevuto il pagamento nel momento in cui il cliente completa la transazione. Se un pagamento tramite codice QR viene elaborato in base a tali termini contrattuali, il negozio online deve emettere una ricevuta quando il cliente ne fa richiesta. Quando si emettono ricevute per pagamenti tramite codice QR, includere una nota nella sezione delle note con la dicitura: "Pagato tramite [Nome del servizio di pagamento]".

COD

Per le transazioni in contrassegno, l'azienda ritira il pagamento al momento della consegna della merce. Pertanto, il negozio online non è tenuto a emettere una ricevuta. Qualora un cliente richieda una ricevuta, informalo che la ricevuta emessa dall'azienda per l'importo pagato in contrassegno funge da ricevuta.

Analogamente ad altri metodi di pagamento, è possibile emettere una ricevuta su richiesta del cliente. Tuttavia, in tal caso, per evitare la duplicazione, è necessario recuperare dal cliente la ricevuta emessa per l'importo in contrassegno prima di emetterla. Il commerciante online può evitare la duplicazione fornendo una ricevuta in cambio di quella di pagamento in contrassegno già emessa dall'azienda.

Tieni presente che, mentre le transazioni in contanti avvengono tra il cliente e l'azienda di spedizione per i pagamenti in contrassegno, non c' è alcuna transazione in contanti tra il cliente e il negozio online. Quindi, non sono richiesti bolli fiscali emessi dall'azienda online. Tuttavia, la ricevuta deve riportare chiaramente la dicitura "Pagamento effettuato in contrassegno in data [mese] [giorno], [anno]" nella sezione delle osservazioni.

Bonifici bancari

Per i bonifici bancari, l'estratto conto o i dettagli del libretto bancario possono fungere da ricevuta. Ti consigliamo inoltre di informare preventivamente i clienti in merito. Se il cliente richiede una ricevuta, includi la seguente nota sulla ricevuta per evitare duplicazioni: "Pagamento ricevuto tramite bonifico bancario in data [mese] [giorno], [anno]".

Informazioni importanti relative alle ricevute per i negozi online in Giappone

Ecco alcuni punti chiave che i negozi online devono comprendere prima dell'emissione delle ricevute.

Shopping con punti e coupon

Quando i clienti utilizzano punti o buoni per gli acquisti, l'importo effettivo che pagano è inferiore al prezzo dell'articolo. Pertanto, la ricevuta deve riportare l'importo effettivo ricevuto dal cliente (ovvero l'importo al netto di eventuali punti e buoni).

Se l'intero importo è coperto da punti o buoni sconto, il negozio online non ha ricevuto il pagamento del prodotto da parte del cliente. In questo caso, è generalmente accettabile non emettere una ricevuta. Tuttavia, se il cliente richiede una ricevuta, devi specificare chiaramente nella sezione delle osservazioni: "L'intero importo è stato pagato utilizzando punti".

Richieste di riemissione di una ricevuta

Il destinatario può richiedere una riemissione se ha perso la ricevuta originale. Tuttavia, il negozio online non può verificare che la ricevuta sia stata effettivamente smarrita. Il negozio deve anche considerare che la richiesta di riemissione potrebbe essere effettuata per scopi fraudolenti. Se due ricevute con dettagli identici vengono utilizzate in modo improprio a fini fraudolenti, come ad esempio, per gonfiare le spese, sia il responsabile della frode e sia la società emittente delle ricevute possono essere ritenuti responsabili.

Dato che non sussiste alcun obbligo legale per riemettere le ricevute, il negozio online può cortesemente rifiutare tali richieste anziché limitarsi a riemetterle. Informa la controparte che ciò è necessario "per prevenire frodi e duplicazioni". Fornisci invece informazioni su altri documenti che si possono utilizzare al posto delle ricevute.

Quando è necessario emettere nuovamente una ricevuta per cause di forza maggiore imputabili al cliente, è importante adottare le seguenti precauzioni per evitare che l'ufficio tributario sospetti la presenza di ricevute duplicate:

• Registra la data in cui l'attività ha ricevuto la richiesta di riemissione.
  
• Documenta il motivo della riemissione, ad esempio smarrimento o danneggiamento.
  
• Nota quando l'attività recupera la ricevuta originariamente emessa o quando la riscossione è impossibile a causa dello smarrimento.
  
• Per le richieste ricevute via email, converti l'email in formato PDF ai fini della conservazione documentale.
  
• Qualora siano ancora disponibili ricevute originali, raccoglile anche se solo parzialmente integre e trasmetti le copie riemesse in sostituzione.
  
• Apponi sulla ricevuta una dicitura evidente "Riemessa".
  
• Includi una nota sulla ricevuta che indichi chiaramente "Riemessa per [motivo]".
  
• Invece di emettere una ricevuta, emetti un documento rinominato come "attestato di ricezione" o "attestato di pagamento".
  

Con la diffusione sempre maggiore dello shopping online, le attività che operano nel settore del commercio al dettaglio online devono comprendere appieno il ruolo delle ricevute, dei documenti che possono sostituirle e delle considerazioni importanti per garantire un'elaborazione fluida delle ricevute. Per quanto riguarda la riemissione delle ricevute, è importante informare preventivamente i clienti che non è possibile riemetterle. Le attività possono anche contribuire a prevenire future contestazioni valutando i punti chiave per prevenire i duplicati. Ciò può anche aiutare l'attività a rispondere prontamente alle richieste dei clienti relative alle ricevute, riducendo al contempo lo sforzo necessario per gestirle.

In che modo Stripe Checkout può essere d'aiuto

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