De laatste tijd is online shoppen via e-commerce sites en apps een vast onderdeel geworden van het dagelijkse leven. Online aankopen zijn super populair, zowel voor privé- als zakelijke doeleinden. Bedrijven die online orders krijgen via e-commerce sites moeten extra opletten met het afhandelen van ontvangstbewijzen.

Een ontvangstbewijs is een belangrijk document dat dient als bewijs dat het bedrijf de betaling van de klant heeft ontvangen. Online winkels bieden doorgaans verschillende betaalmethoden aan, waaronder online betalingen (bijvoorbeeld creditcardbetalingen), betaling bij bezorging (rembours) en bankoverschrijvingen. De verwerking van ontvangstbewijzen kan echter verschillen, afhankelijk van de gebruikte betaalmethode. Daarom moeten exploitanten van webshops de basisprincipes van ontvangstbewijzen begrijpen en hierop adequaat reageren.

In dit artikel leggen we uit wat de vereisten zijn voor het uitgeven van ontvangstbewijzen die Japanse webshops moeten kennen, zoals wie verplicht is om ze uit te geven, wat erop moet staan en andere algemene punten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn ontvangstbewijzen?
  
• Moet je in Japan ontvangstbewijzen geven bij online aankopen?
  
• Verplichte info op ontvangstbewijzen voor webshops in Japan
  
• Hoe je ontvangstbewijzen kunt maken voor webshops in Japan per betaalmethode
  
• Wat je moet weten over ontvangstbewijzen voor webshops in Japan
  
• Hoe Stripe Checkout kan helpen
  

Wat zijn ontvangstbewijzen?

Een ontvangstbewijs is een document dat een bedrijf geeft als het spullen of diensten heeft geleverd, om te laten zien dat het betaald is. De laatste tijd worden elektronische ontvangstbewijzen, die digitaal worden gegeven, steeds vaker gebruikt in plaats van papieren ontvangstbewijzen. Ze worden vaak gebruikt in de webshopwereld.

Ontvangstbewijzen zijn belangrijke transactiedocumenten die dienen als boekhoudkundig bewijs en die ook worden erkend als geldig voor belastingaangiften en betalingen voor zowel de uitgever als de ontvanger. Met name onder het huidige factuursysteem in Japan moeten bedrijven facturen uitgeven en bewaren die voldoen aan het factuursysteem om aankoopbelastingkredieten voor consumptiebelasting toe te passen. Daarom moeten alle bedrijven die met ontvangstbewijzen werken, ervoor zorgen dat ze dit systeem goed begrijpen.

Hieronder geven we meer info over het registreren van consumptiebelasting op ontvangstbewijzen. Voor ontvangstbewijzen is het meestal nodig om het standaard belastingtarief van 10% en het verlaagde belastingtarief van 8% apart te vermelden in de uitsplitsing.

Is er een verplichting om ontvangstbewijzen uit te geven voor online aankopen in Japan?

Sommige webshops of klanten vragen zich misschien af: "Moeten webshops ontvangstbewijzen geven?" of "Wanneer krijg je geen ontvangstbewijs bij online aankopen?"

Ten eerste moet er in de regel een ontvangstbewijs worden afgegeven wanneer de klant daarom vraagt. Dit komt omdat artikel 486 van het Japanse Burgerlijk Wetboek bepaalt dat degene die een bedrag betaalt, het recht heeft om een ontvangstbewijs te vragen aan degene die dat bedrag ontvangt. Als een klant om een ontvangstbewijs vraagt, is het bedrijf dus verplicht om er een af te geven.

De verplichting om een ontvangstbewijs te geven ontstaat wanneer de klant een betaling doet en om een ontvangstbewijs vraagt. Met andere woorden, het moment waarop een ontvangstbewijs moet worden gegeven, is in de regel wanneer de klant een betaling doet.

Als we dit principe verder bekijken, is het belangrijk om te bedenken dat bij online winkelen de entiteit die de betaling rechtstreeks van de klant ontvangt, niet noodzakelijkerwijs het bedrijf is dat de goederen heeft verkocht.

Bij online aankopen kunnen de betaalmethoden en het tijdstip van betaling nogal verschillen. Bovendien ontvangt het bedrijf, met uitzondering van bepaalde betaalmethoden zoals bankoverschrijvingen, de betaling mogelijk niet rechtstreeks van de klant, zoals in een fysieke winkel. Daarom is het, afhankelijk van de betaalmethode, de betaalagent die de betaling ontvangt die verantwoordelijk voor het verstrekken van ontvangstbewijzen, en niet de webshop zelf. Dit betekent dat de webshop niet direct verplicht is om ontvangstbewijzen te verstrekken.

Net als bij fysieke winkels vinden veel klanten het echter normaal dat ze een ontvangstbewijs krijgen van het bedrijf (d.w.z. de webshop zelf). Als je niet ingaat op verzoeken van klanten om een ontvangstbewijs, kan dat een negatieve indruk geven van de dienstverlening van het bedrijf. Het is belangrijk dat bedrijven flexibel zijn bij het verstrekken van ontvangstbewijzen.

Documenten die als ontvangstbewijs kunnen dienen

Voor webshops kunnen andere documenten worden gebruikt in plaats van ontvangstbewijzen. Als je deze documenten aan klanten geeft, hoeft je bedrijf misschien geen aparte ontvangstbewijs te geven.

Bovendien kan bij online betalingen, zoals met creditcards, de bevestigingsmail die de klant direct na het voltooien van de betaling ontvangt, ook dienen als vervangend ontvangstbewijs. Nu elektronische betalingen steeds gebruikelijker worden, worden bevestigingsmails met de betaaldatum en -tijd, transactiegegevens en het betaalde bedrag beschouwd als een belangrijke bron van informatie. Ze kunnen de geldtransactie aantonen en dienen hetzelfde doel als een formeel ontvangstbewijs.

Verplichte info op ontvangstbewijzen voor webshops in Japan

De volgende zaken en info moeten op ontvangstbewijzen voor online orders staan:

• Naam van de ontvanger
  Om fraude te voorkomen, moet de afzender altijd de naam van de ontvanger invullen. Als je bedrijfsnamen gebruikt, is het belangrijk om de volledige, officiële naam te gebruiken. Als de naam bijvoorbeeld 'Limited' bevat, moet deze volledig worden vermeld en mag deze niet worden afgekort tot 'Ltd.'.
  
• Naam, adres en contactgegevens van de afzender
  De uitgever van het ontvangstbewijs moet de officiële naam, het adres, het e-mailadres en het telefoonnummer van het bedrijf vermelden.
  
• Transactiedatum
  Noteer de datum waarop de betaling is ontvangen. Dit is niet de datum waarop de goederen zijn verzonden of geleverd.
  
• Totaalbedrag
  Noteer het totale ontvangen bedrag, inclusief belasting. Zet bij het noteren van bedragen het symbool '¥' voor het getal, voeg komma's toe na elke drie cijfers en zet het symbool '−' achter het getal om het bedrag leesbaarder te maken en manipulatie te voorkomen (bijvoorbeeld '¥5.000−').
  
• Opmerkingen en disclaimers
  Noteer de transactiegegevens (bijvoorbeeld beschrijvingen van artikelen of diensten) en de betaalmethode. Om manipulatie te voorkomen, is het gebruikelijk om zinnen te eindigen met de Japanse uitdrukking "moet worden gelezen als". Als je meerdere verschillende artikelen vermeldt – vanwege de beperkte ruimte in het opmerkingenveld – categoriseer ze dan (bijvoorbeeld "boeken, kantoorbenodigdheden"). Als de opmerking of disclaimer alleen echter niet voldoende duidelijkheid verschaft over de categorie, kan het handig zijn om een leveringsbon bij te voegen om het duidelijker te maken. Dit is ook vriendelijker voor de klant. Als het ontvangstbewijs artikelen bevat waarvoor een verlaagd belastingtarief geldt, moet het document bovendien een opmerking bevatten om dit aan te geven, bijvoorbeeld 'Verlaagd belastingtarief van toepassing'.
  
• Uitsplitsing
  Gebruik de uitsplitsing om de totale bedragen per belastingtarief te registreren, inclusief of exclusief belasting. Na de invoering van het gekwalificeerde factuursysteem moet je nu ook het toepasselijke belastingtarief (bijvoorbeeld 8% of 10%) apart vermelden voor elk belastingtarief, evenals het totale bedrag aan verbruiksbelasting voor elk belastingtarief. Houd er rekening mee dat het factuursysteem ook gedetailleerde vereisten stelt die verder gaan dan alleen de verbruiksbelasting. Zorg er daarom bij het maken van ontvangstbewijzen voor dat je de door de nationale belastingdienst verstrekte documentatie grondig doorneemt. Afhankelijk van de branche is het in bepaalde gevallen mogelijk om vereenvoudigde facturen te gebruiken in plaats van gekwalificeerde facturen.
  
• Verklaring dat ontvangstbewijzen niet opnieuw kunnen worden uitgegeven
  Later in dit artikel geven we hier meer info over. Klanten kunnen op een later moment vragen om een nieuw ontvangstbewijs. Het is belangrijk om klanten van tevoren te laten weten dat ontvangstbewijzen meestal niet opnieuw kunnen worden uitgegeven. Je kunt hiervoor de marges van het document gebruiken. Een goed voorbeeld hiervan is: "Onze excuses voor het ongemak, maar ontvangstbewijzen kunnen niet opnieuw worden uitgegeven. Bewaar deze op een veilige plek. Houd er rekening mee dat het opnieuw uitgeven van een ontvangstbewijs het risico op fraude of duplicatie met zich meebrengt."
  

Hoe je in Japan ontvangstbewijzen kunt maken voor webshops per betaalmethode

Hieronder geven we een paar belangrijke punten om rekening mee te houden bij het uitgeven van ontvangstbewijzen voor webshops. Deze verschillen per betaalmethode.

Creditcardbetalingen

Als een klant een creditcard gebruikt voor online aankopen, hoeft de webwinkel meestal geen ontvangstbewijs te geven. Bovendien zijn creditcardafschriften prima als vervanging voor ontvangstbewijzen. Als een klant om een ontvangstbewijs vraagt, is het belangrijk om dit even uit te leggen. Als een klant echt een ontvangstbewijs wil, kun je er beter een geven.

Als je in zulke gevallen een ontvangstbewijs geeft, is het belangrijk om in het opmerkingenveld te vermelden dat de transactie niet contant is betaald, bijvoorbeeld met "Betaald met creditcard". Dit voorkomt dat er dubbele ontvangstbewijzen worden uitgegeven en bewijst ook dat er geen zegels nodig zijn, zelfs niet voor transacties van meer dan ¥ 50.000 exclusief belasting. Bij het versturen van ontvangstbewijzen in PDF-formaat via e-mail of clouddiensten zijn er geen zegels nodig voor transacties van meer dan ¥ 50.000.

Betalingen met QR-codes

Net als bij creditcards is de webwinkel niet verplicht om een ontvangstbewijs te geven als er met een QR-code wordt betaald. Maar, afhankelijk van wat er in het contract tussen de webwinkel en de QR-code-betaalverwerker staat, kan het zijn dat de webwinkel de betaling al heeft ontvangen op het moment dat de klant de transactie afrondt. Als een QR-code betaling volgens die contractvoorwaarden wordt verwerkt, moet de webshop een ontvangstbewijs geven als de klant daarom vraagt. Vermeld bij het geven van ontvangstbewijzen voor QR-code betalingen in het opmerkingenveld: "Betaald via [naam betaaldienst]".

Rembours

Bij COD-transacties haalt het bezorgbedrijf de betaling op bij levering van de spullen. Daarom hoeft de webwinkel geen ontvangstbewijs te geven. Als een klant om een ontvangstbewijs vraagt, zeg je dat het ontvangstbewijs dat het bezorgbedrijf geeft voor het bedrag dat ze als COD hebben betaald, hun ontvangstbewijs is.

Net als bij andere betaalmethoden kan er een ontvangstbewijs worden afgegeven op verzoek van de klant. Om te voorkomen dat er een dubbel ontvangstbewijs wordt afgegeven, moet je in dat geval eerst het ontvangstbewijs van de klant voor het bedrag dat hij onder rembours heeft betaald, opvragen voordat je een nieuw ontvangstbewijs afgeeft. De webshop kan dubbele ontvangstbewijzen voorkomen dooreen ontvangstbewijs te geven in ruil voor het ontvangstbewijs dat de bezorger al heeft afgegeven voor de onder rembours betaling.

Houd er rekening mee dat bij remboursbetalingen wel geld wordt uitgewisseld tussen de klant en het bezorgbedrijf, maar niet tussen de klant en de webwinkel. Daarom zijn er geen zegels nodig op ontvangstbewijzen die door de webwinkel worden uitgegeven. Op het ontvangstbewijs moet wel duidelijk staan: "Betaling gedaan als rembours op [maand] [dag], [jaar]" in het opmerkingenveld.

Bankoverschrijvingen

Voor bankoverschrijvingen kun je het overschrijvingsbewijs of de gegevens uit het bankboekje gebruiken als ontvangstbewijs. Het is ook handig om klanten hier van tevoren over te vertellen. Als de klant echt een ontvangstbewijs wil, zet dan het volgende op het ontvangstbewijs om dubbel werk te voorkomen: "Betaling ontvangen via bankoverschrijving op [maand] [dag], [jaar]."

Wat je moet weten over ontvangstbewijzen van webshops in Japan

Hier zijn een paar belangrijke zaken die webshops moeten weten voordat ze ontvangstbewijzen uitgeven.

Winkelen met punten en kortingsbonnen

Als klanten punten of kortingsbonnen gebruiken om iets te kopen, betalen ze minder dan de prijs van het artikel. Daarom moet op het ontvangstbewijs het bedrag staan dat de klant echt heeft betaald (dus het bedrag na aftrek van punten en kortingsbonnen).

Als het volledige bedrag wordt gedekt door punten of kortingsbonnen, heeft de webshop geen betaling voor het product van de klant ontvangen. In dit geval is het over het algemeen acceptabel om geen ontvangstbewijs uit te geven. Als een klant echter om een ontvangstbewijs vraagt, moet je in het opmerkingenveld duidelijk vermelden: "Het volledige bedrag is betaald met punten."

Verzoeken om een nieuw ontvangstbewijs

De ontvanger kan om een nieuw ontvangstbewijs vragen omdat hij de originele kwijt is. Maar de webwinkel kan niet checken of het ontvangstbewijs echt kwijt is. De winkel moet er ook rekening mee houden dat het verzoek om een nieuw ontvangstbewijs voor frauduleuze doeleinden kan worden gedaan. Als twee ontvangstbewijzen met dezelfde gegevens voor frauduleuze doeleinden worden gebruikt, bijvoorbeeld om uitgaven op te blazen, kunnen de fraudeur en degene die de ontvangstbewijzen heeft uitgegeven aansprakelijk worden gesteld.

Omdat er geen wettelijke verplichting is om ontvangstbewijzen opnieuw uit te geven, kan de webshop dergelijke verzoeken beleefd afwijzen in plaats van ze zomaar opnieuw uit te geven. Laat de andere partij weten dat dit is "om fraude en duplicatie te voorkomen". Geef in plaats daarvan informatie over andere documenten die in plaats van ontvangstbewijzen kunnen worden gebruikt.

Als het nodig is om een ontvangstbewijs opnieuw uit te geven vanwege onvermijdelijke omstandigheden aan de kant van de klant, is het belangrijk om de volgende voorzorgsmaatregelen te nemen om te voorkomen dat het belastingkantoor vermoedt dat er dubbele ontvangstbewijzen zijn:

• Noteer de datum waarop het bedrijf het verzoek om heruitgifte heeft ontvangen.
  
• Noteer waarom de kaart opnieuw moet worden uitgegeven, bijvoorbeeld omdat hij kwijt is of kapot is.
  
• Noteer wanneer het bedrijf het oorspronkelijk afgegeven ontvangstbewijs terugkrijgt of dat inning onmogelijk is vanwege verlies.
  
• Voor verzoeken die je via e-mail krijgt, zet je de e-mail om naar PDF voor je administratie.
  
• Als er nog ontvangstbewijzen zijn, verzamel die dan, ook al zijn ze maar gedeeltelijk beschikbaar, en stuur de opnieuw uitgegeven kopieën in ruil daarvoor.
  
• Zet een grote vermelding 'Opnieuw uitgegeven' op het ontvangstbewijs.
  
• Zet op het ontvangstbewijs duidelijk “Opnieuw uitgegeven vanwege [reden]”.
  
• In plaats van een ontvangstbewijs uit te geven, kan je een document uitgeven met de nieuwe naam "bewijs van ontvangst" of "bewijs van betaling".
  

Nu online winkelen steeds populairder wordt, moeten bedrijven die online verkopen goed weten wat de rol is van ontvangstbewijzen, documenten die ontvangstbewijzen kunnen vervangen en belangrijke zaken om ervoor te zorgen dat het verwerken van ontvangstbewijzen soepel gaat. Voor het opnieuw uitgeven van ontvangstbewijzen is het belangrijk om klanten van tevoren te laten weten dat dit niet mogelijk is. Door rekening te houden met de belangrijkste punten om dubbele ontvangstbewijzen te voorkomen, kunnen bedrijven ook helpen om toekomstige geschillen te voorkomen. Dit kan het bedrijf ook helpen om snel te reageren op vragen van klanten over ontvangstbewijzen en tegelijkertijd de inspanningen die nodig zijn om deze te verwerken te verminderen.

Hoe Stripe Checkout kan helpen

Stripe Checkout is een volledig aanpasbaar, kant-en-klaar betalingsformulier waarmee je gemakkelijk betalingen kunt ontvangen op je website of applicatie.

Met Checkout kun je:

• De conversie verhogen: dankzij het voor mobiel geoptimaliseerde ontwerp en het afrekenproces met één klik van Checkout kunnen klanten eenvoudig hun betalingsgegevens invoeren en hergebruiken.

• De ontwikkelingstijd verkorten: integreer Checkout rechtstreeks in je site of leid klanten naar een door Stripe gehoste pagina met slechts een paar regels code.

• De beveiliging verbeteren: Checkout verwerkt gevoelige kaartgegevens, waardoor PCI-compliance wordt vereenvoudigd.

• Wereldwijd uitbreiden: lokaliseer prijzen in meer dan 100 valuta's met Adaptive Pricing, dat meer dan 30 talen ondersteunt en dynamisch de betaalmethoden weergeeft die de conversie waarschijnlijk zullen verbeteren.

• Geavanceerde functies gebruiken: integreer Checkout met andere Stripe-producten, zoals Billing voor abonnementen, Radar voor fraudepreventie en meer.

• De controle houden:pas de afrekenervaring volledig aan, inclusief het opslaan van betaalmethoden en het instellen van acties na aankoop.

Lees meer over hoe Checkout je betaalproces kan verbeteren, of ga vandaag nog aan de slag.