In Deutschland umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen regelmäßig vorläufige Umsatzsteuererklärungen einreichen und Vorauszahlungen an das Finanzamt leisten. Eine besondere Form der Vorauszahlung ist die sogenannte Sondervorauszahlung zur Umsatzsteuer.

In diesem Artikel wird erläutert, worum es sich bei dieser Zahlung handelt, wie sie berechnet wird und wann Sie sie leisten müssen. Wir erläutern auch die positiven und negativen Auswirkungen, die eine Sondervorauszahlung auf die Liquidität Ihres Unternehmens haben kann und wie Sie diese Überweisungen verbuchen und ausgleichen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Sondervorauszahlung?
  
• Wie wird eine Sondervorauszahlung zur Umsatzsteuer berechnet?
  
• Wann sind Unternehmen zur Leistung einer Sondervorauszahlung verpflichtet?
  
• Wie wirkt sich die Sondervorauszahlung auf die Liquidität aus?
  
• Wie werden Sondervorauszahlungen verbucht?
  
• Wie werden Sondervorauszahlungen verrechnet?
  

Was ist eine Sonderanzahlung?

Eine Sondervorauszahlung ist eine zusätzliche Überweisung auf das Konto für die Umsatzsteuer, die Unternehmen in Deutschland an die Steuerbehörde leisten. Sie ist einmal jährlich fällig und unterliegt zwei Bedingungen: Erstens müssen steuerpflichtige Unternehmen ihre vorläufigen Umsatzsteuererklärungen monatlich einreichen und zweitens müssen sie eine dauerhafte Verlängerung beantragen.

Unternehmen ohne dauerhafte Verlängerung müssen ihre monatlichen Umsatzsteuererklärungen bis zum 10. des Folgemonats einreichen. Zur Veranschaulichung: Ein Unternehmen meldet bis zum 10. Februar, wie viel Umsatzsteuer es im Januar von seinen Kundinnen und Kunden eingenommen hat. Mit einer dauerhaften Verlängerung wird die Frist für die Einreichung vorläufiger Umsatzsteuererklärungen um einen Monat verlängert – in diesem Beispiel bis zum 10. März.

Das Finanzamt gewährt diese Fristverlängerung jedoch ausschließlich steuerpflichtigen Unternehmen, die zu Beginn des Jahres eine Vorauszahlung leisten. Der Vorauszahlungsbetrag dient als Sicherheitsleistung und wird am Jahresende mit der endgültigen Steuerrechnung verrechnet. Der Vorteil für Unternehmen besteht darin, dass sich dadurch der Betrag, den sie am Jahresende schulden, verringert.

Wie wird eine Sondervorauszahlung zur Umsatzsteuer berechnet?

Die Steuerbehörde berechnet die Sondervorauszahlung zur Umsatzsteuer auf der Grundlage der im Vorjahr geleisteten Umsatzsteuer-Vorauszahlungen und sie entspricht einem Elftel der im vorangegangenen Kalenderzeitraum geleisteten Vorauszahlungssumme.

Beispielrechnung  1:
Angenommen, im Jahr 2025 wurden 12.000 € an Umsatzsteuer-Vorauszahlungen geleistet. Dies würde bedeuten, dass für das Jahr 2026 eine einmalige Sondervorauszahlung in Höhe von 1.090,91 € fällig wird.

12.000 € / 11 = 1.090,91 €

Wenn der Betrieb nur während eines Teils des vorangegangenen Jahres lief, werden gemäß § 47 Absatz 2 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) die gesamten Vorauszahlungen für den entsprechenden Zeitraum auf ein Jahr hochgerechnet. Sobald ein Kalendermonat begonnen hat, zählt er als ganzer Monat.

Ausnahme: Neue Vorhaben

Neu gegründete Unternehmen unterliegen bei der Berechnung ihrer Sondervorauszahlung bestimmte Vorschriften. In der Gründungsphase bedeutet das Fehlen von Vorauszahlungen aus dem Vorjahr, dass die Sondervorauszahlung gemäß § 47 Absatz 3 UStDV auf der Grundlage der zu erwartenden Umsatzsteuerabgaben geschätzt wird.

Für neu gegründete Unternehmen ist eine Sondervorauszahlung nur erforderlich, wenn monatliche vorläufige Erklärungen zur Umsatzsteuer eingereicht werden und eine dauerhafte Verlängerung beantragt wird, indem das entsprechende Kästchen auf dem Steueranmeldeformular angekreuzt wird.

Beispielrechnung 2:
Nehmen wir an, es wird eine monatliche Umsatzsteuer-Vorauszahlung in Höhe von 500 € erwartet. Dies würde zu einem Gesamtbetrag von 6.000 € für das Kalenderjahr führen. Ihre Sondervorauszahlung würde ein Elftel dieses Betrags betragen.

6.000 € / 11= 545.45 €

Genaue Umsatz Zahlen als Grundlage

Die genaue Schätzung und Dokumentation der Unternehmensumsätze und der eingehenden Umsatzsteuer ist für jede korrekte Vorauszahlung von grundlegender Bedeutung. Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuersatz für jede Rechnung – basierend auf der Lieferung oder Leistung, dem Standort Ihrer Kundinnen und Kunden und den geltenden nationalen Rechnungsstellungsvorschriften und Steuerbestimmungen.

Tax erstellt außerdem detaillierte Steuerberichte, die nach Zeiträumen, Steuersätzen oder Zuständigkeitsbereichen gefiltert werden können. Der Export aller relevanten Daten zur Unterstützung bei der Erstellung von Steuererklärungen ist ein Kinderspiel. Die Einreichung kann auch über vertrauenswürdige Stripe-Partner automatisiert werden, die die Unterlagen in Ihrem Namen einreichen.

Wann sind Unternehmen verpflichtet, eine Sondervorauszahlung zu leisten?

In Deutschland müssen Unternehmen, die monatliche Umsatzsteuererklärungen einreichen und über eine ständige Verlängerung verfügen, einmal jährlich eine Sondervorauszahlung leisten, die bis zum 10. Februar an das Finanzamt zu entrichten ist.

Eine verspätete Zahlung hat zwar keine Auswirkungen auf die dauerhafte Verlängerung, jedoch kann die Steuerbehörde einen Säumniszuschlag in Höhe von 10 % der einmaligen Vorauszahlung, maximal jedoch 25.000 €, erheben.

Wann ist es sinnvoll, eine dauerhafte Verlängerung zu beantragen?

Bei dauerhaften Verlängerungen geht es weniger um die formalen Anforderungen als vielmehr um interne Prozesse und die Liquiditätslage. Ein zusätzlicher Monat für die Einreichung der vorläufigen Umsatzsteuererklärung entlastet Sie, insbesondere wenn Ihre Buchhaltungsprozesse komplex sind oder wenn Sie die Umsatzrealisierung verzögern.

Gleichwohl stellt eine Sondervorauszahlung eine Form der Vorfinanzierung dar, die Liquiditätsrückstellungen bindet. Für steuerpflichtige Unternehmen mit stabilen Einnahmen kann dies von Vorteil sein, bei knappem Betriebskapital oder starken Schwankungen ist jedoch eine sorgfältige Abwägung erforderlich. Sie können Ihre Entscheidung jedes Jahr entsprechend Ihrer finanziellen Situation anpassen.

Wie wirkt sich die Sondervorauszahlung auf die Liquidität aus?

Für Unternehmen in Deutschland kann sich die Sondervorauszahlung zur Umsatzsteuer sowohl positiv als auch negativ auf die verfügbaren Mittel auswirken.

Vorteile der Sondervorauszahlung

Durch eine Sondervorauszahlung werden Zahlungsrückstände am Jahresende vermieden oder zumindest reduziert. Durch die Verrechnung mit der tatsächlich geschuldeten Abgabe müssen Sie nicht den gesamten Steuerbetrag auf einmal entrichten, was das Risiko von Liquiditätsengpässen verringert.

Außerdem lässt sich die Steuerschuld genauer berechnen und die Überweisungen können gleichmäßig über das Jahr verteilt werden. Dies sorgt für mehr Planungssicherheit und ermöglicht es, potenzielle Liquiditätsprobleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Nachteile der Sondervorauszahlung

Die Sondervorauszahlung kann für Unternehmen eine finanzielle Herausforderung darstellen. Zu Beginn des Jahres, wenn Verbindlichkeiten fällig werden oder Investitionen anstehen, kann diese Überweisung die Finanzen zusätzlich belasten. Es muss ausreichend Liquidität vorhanden sein, um diese Zahlung pünktlich zu leisten, ohne andere Verbindlichkeiten zu vernachlässigen.

Die Sondervorauszahlung bindet ebenfalls Kapital. Das bedeutet, dass Gelder im Voraus für Abgaben gezahlt werden, die erst am Jahresende fällig werden. Diese Mittel bleiben bis zu ihrer Verrechnung unzugänglich, sei es zur Deckung laufender Betriebskosten oder für andere Investitionen. Zwar könnten Sie am Jahresende eine Rückerstattung erhalten, jedoch schränkt diese Kapitalbindung in der Zwischenzeit Ihre Liquidität ein.

Für neu gegründete Unternehmen ist es häufig schwierig, die zu erwartenden Einnahmen realistisch einzuschätzen und somit auch die Höhe der Sondervorauszahlung zu berechnen. Gleiches gilt für Unternehmen, deren Einnahmen starken Schwankungen unterliegen. Eine zu hohe Einschätzung dieser Zahlung belastet die Liquiditätsrückstellungen vorübergehend unnötig, während eine zu niedrige Einschätzung zu einem höheren Guthaben am Ende des Zeitraums führt.

Wie werden Sondervorauszahlungen auf Konten verbucht?

Unternehmen müssen die Sondervorauszahlung korrekt in ihren Buchhaltungsunterlagen erfassen. Als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt hat sie direkte Auswirkungen auf die Bilanz. Das Wichtigste ist, dass der Betrag zum richtigen Zeitpunkt erfasst wird, um Compliance mit den Steuervorschriften zu gewährleisten.

Verbuchen Sie den Betrag in Ihren Büchern als Verbindlichkeit. Bei der Überweisung wird die Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt reduziert und der Betrag von Ihrem Geschäftskonto abgebucht.

Am Jahresende wird die von Ihnen geleistete Sondervorauszahlung mit der gesamten geschuldeten Umsatzsteuer verrechnet. Die bereits geleistete Vorauszahlung wird in der Bilanz entsprechend abgestimmt. Sollte eine zusätzliche Umsatzsteuer fällig sein, müssen Sie diesen Betrag separat verbuchen. Wenn Ihre Vorauszahlungen höher waren als der Gesamtbetrag, leistet die Steuerbehörde die Differenz und verbucht die Rückerstattung als Gutschrift auf Ihrem Geschäftskonto.

Wie werden Sondervorauszahlungen verrechnet?

Am Jahresende werden die von Ihnen im Voraus geleisteten Umsatzsteuerzahlungen, einschließlich der Sondervorauszahlung, mit der tatsächlich erhaltenen Umsatzsteuer im Rahmen Ihrer jährlichen Umsatzsteuereklärung abgeglichen.

Sollte sich herausstellen, dass Sie mehr Vorauszahlungen geleistet haben als die insgesamt fällige Steuersumme, erstattet das Finanzamt Ihnen den zu viel gezahlten Betrag. Sind Ihre Vorauszahlungen zu niedrig, müssen Sie die Differenz nachzahlen. In beiden Fällen fallen keine Zinsen an: Rückerstattungen werden nicht verzinst und für Zahlungsrückstände fallen keine Zinsen an.