Ondernemingen die in Duitsland btw-plichtig zijn, moeten regelmatig voorlopige btw-aangiften indienen en vooruitbetalingen doen aan het belastingkantoor. Een specifiek type vooruitbetaling is de zogenaamde speciale btw-vooruitbetaling.

In dit artikel leggen we uit wat die betaling is, hoe je deze berekent en wanneer je deze moet betalen. We leggen ook uit welke positieve en negatieve gevolgen een speciale vooruitbetaling kan hebben voor de liquiditeit van je bedrijf, en hoe je deze betalingen kunt boeken en verrekenen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een speciale vooruitbetaling?
  
• Hoe wordt een speciale vooruitbetaling op btw berekend?
  
• Wanneer moeten bedrijven een speciale vooruitbetaling doen?
  
• Hoe beïnvloedt de speciale vooruitbetaling de liquiditeit?
  
• Hoe worden speciale vooruitbetalingen geboekt?
  
• Hoe worden speciale vooruitbetalingen verrekend?
  

Wat is een speciale vooruitbetaling?

Een speciale vooruitbetaling is een extra betaling op de btw-rekening die ondernemingen in Duitsland aan het belastingkantoor moeten doen. Deze betaling moet eenmaal per jaar worden gedaan en er gelden twee voorwaarden voor: ten eerste moeten belastingplichtigen maandelijks hun voorlopige btw-aangifte indienen en ten tweede moeten ze een permanente verlenging aanvragen.

Bedrijven zonder permanente verlenging moeten hun maandelijkse btw-aangiften uiterlijk op de 10e van de volgende maand indienen. Ter illustratie: een onderneming rapporteert uiterlijk op 10 februari hoeveel btw het in januari van zijn klanten heeft geïnd. Met een permanente verlenging wordt de deadline voor het indienen van voorlopige btw-aangiften met een maand verlengd, in dit voorbeeld tot 10 maart.

Het belastingkantoor geeft deze verlenging alleen aan bedrijven die aan het begin van het jaar een vooruitbetaling doen. Dit bedrag is een soort borg en wordt aan het eind van het jaar verrekend met de definitieve belastingaanslag. Het voordeel voor ondernemingen is dat ze aan het eind van het jaar minder hoeven te betalen.

Hoe wordt een speciale vooruitbetaling van btw berekend?

Het belastingkantoor berekent de speciale vooruitbetaling van btw op basis van de btw-vooruitbetalingen die het jaar ervoor zijn gedaan, en deze is gelijk aan een elfde van het totale vooruitbetaalde bedrag in de voorgaande kalenderperiode.

Rekenvoorbeeld 1:
Stel dat er in 2025 € 12.000 aan btw-vooruitbetalingen is gedaan. Dat betekent dat er voor 2026 een eenmalige speciale vooruitbetaling van € 1.090,91 verschuldigd is.

€ 12.000 / 11 = € 1.090,91

Als de activiteiten slechts gedurende een deel van het voorgaande jaar hebben plaatsgevonden, worden volgens artikel 47, lid 2, van de Duitse btw-uitvoeringsverordening (UStDV) de totale vooruitbetalingen voor de overeenkomstige periode geëxtrapoleerd om een jaarlijks bedrag te verkrijgen. Zodra een kalendermaand begint, telt deze als een hele maand.

Uitzondering: nieuwe ondernemingen

Voor nieuw opgerichte bedrijven gelden bepaalde regels bij het berekenen van hun speciale btw-vooruitbetaling. In de oprichtingsperiode betekent het ontbreken van btw-vooruitbetalingen over het voorgaande jaar dat de speciale vooruitbetaling wordt geschat op basis van de verwachte btw-afdrachten, overeenkomstig artikel 47, lid 3, van de UStDV.

Voor nieuw opgerichte ondernemingen hoef je alleen een speciale vooruitbetaling te doen als je maandelijkse voorlopige btw-aangiften indient en een permanente verlenging aanvraagt door het betreffende vakje op het belastingregistratieformulier aan te vinken.

Rekenvoorbeeld 2:
Stel dat er een maandelijkse btw-vooruitbetaling van € 500 wordt verwacht. Dat zou je een totaalbedrag van € 6.000 voor het kalenderjaar opleveren. Je speciale vooruitbetaling zou dan een elfde van dat bedrag zijn.

€ 6.000 / 11 = € 545,45

Nauwkeurige omzetcijfers als basis

Het nauwkeurig schatten en documenteren van de bedrijfsomzet en de binnengekomen btw is essentieel voor een correcte speciale vooruitbetaling. Stripe Tax berekent en int het juiste belastingtarief op elke factuur, op basis van de levering of dienstverlening, de locatie van je klant en de geldende nationale factureringsregels en fiscale voorschriften.

Tax maakt ook gedetailleerde fiscale rapporten, die je kunt filteren op tijdsperioden, tarieven of regio. Het exporteren van alle relevante gegevens om te helpen bij het opstellen van belastingaangiften is uiterst makkelijk. Aangiften kunnen ook worden geautomatiseerd via vertrouwde Stripe-partners die namens jou aangifte doen.

Wanneer moeten bedrijven een speciale vooruitbetaling doen?

In Duitsland moeten ondernemingen die maandelijks btw-aangifte doen en een permanente verlenging hebben, elk jaar één speciale vooruitbetaling doen, die uiterlijk op 10 februari aan het belastingkantoor moet worden betaald.

Hoewel het niet op tijd betalen geen invloed heeft op de permanente verlenging, kan het belastingkantoor een boete voor te late betaling opleggen van 10% van de eenmalige vooruitbetaling, met een maximum van € 25.000.

Wanneer is het zinvol om een permanente verlenging aan te vragen?

Bij permanente verlengingen gaat het minder om de formele vereisten en meer om interne processen en de liquiditeitspositie. Een extra maand om de voorlopige btw-aangifte in te dienen, neemt de druk weg, vooral als je boekhoudprocessen complex zijn of als je de omzetverantwoording uitstelt.

Maar een speciale vooruitbetaling is ook een vorm van voorfinanciering die geldreserves vastlegt. Dit kan handig zijn voor belastingplichtigen met stabiele inkomsten, maar moet goed worden overwogen als het werkkapitaal krap is of aan grote schommelingen onderhevig is. Je kunt je beslissing elk jaar aanpassen op basis van je financiële situatie.

Wat is de invloed van de speciale vooruitbetaling op de liquiditeit?

Voor ondernemingen in Duitsland kan de speciale vooruitbetaling van btw zowel een positieve als een negatieve invloed hebben op de beschikbare middelen.

Voordelen van de speciale vooruitbetaling

Met een speciale vooruitbetaling worden achterstanden aan het einde van het jaar voorkomen of in ieder geval verminderd. Door deze te verrekenen met de daadwerkelijk verschuldigde belasting hoef je niet je volledige belastingaanslag in één keer te betalen, waardoor het risico op liquiditeitstekorten wordt verminderd.

Het helpt ook om de belastingplicht nauwkeuriger te berekenen, waarbij de betalingen gelijkmatig over het jaar worden gespreid. Dit geeft meer zekerheid bij de planning en maakt het mogelijk om potentiële cashflowproblemen vroegtijdig te signaleren en aan te pakken.

Nadelen van de speciale vooruitbetaling

De speciale vooruitbetaling kan op zich al een financiële uitdaging zijn voor organisaties. Aan het begin van het jaar, wanneer verplichtingen verschuldigd worden of investeringen in het verschiet liggen, kan deze betaling extra druk op de financiën leggen. Er moet voldoende geld beschikbaar zijn om deze betaling op tijd te doen zonder je andere verplichtingen te verwaarlozen.

De speciale vooruitbetaling legt ook kapitaal vast. Dat betekent dat er vooraf geld wordt betaald voor heffingen die pas aan het einde van het jaar verschuldigd zijn. Die middelen blijven onbeschikbaar totdat ze worden verrekend, of het nu gaat om lopende bedrijfskosten of andere investeringen. Hoewel je aan het einde van het jaar een terugbetaling kunt krijgen, beperkt deze kapitaalverplichting je liquiditeit in de tussentijd.

Voor nieuw opgerichte bedrijven is het vaak lastig om een realistische inschatting te maken van de verwachte inkomsten en dus ook van je speciale vooruitbetaling. Hetzelfde geldt voor bedrijven waarvan de inkomsten sterk kunnen schommelen. Als je deze betaling te hoog inschat, legt dat onnodig tijdelijke druk op je kasreserves, terwijl een te lage inschatting resulteert in een hoger openstaand saldo aan het einde van de periode.

Hoe worden speciale vooruitbetalingen op rekeningen geboekt?

Bedrijven moeten de speciale vooruitbetaling correct registreren in hun boekhouding. Als een te betalen bedrag aan het belastingkantoor heeft het een directe invloed op de balans. Het belangrijkste is dat het bedrag op het juiste moment wordt geregistreerd om te voldoen aan de fiscale voorschriften.

Registreer het in je boekhouding als een te betalen bedrag. Bij het overmaken wordt de schuld aan het belastingkantoor verminderd en wordt het bedrag van je zakelijke rekening afgeschreven.

Aan het einde van het jaar wordt de speciale vooruitbetaling die je hebt gedaan verrekend met de totale verschuldigde btw. De reeds betaalde vooruitbetaling wordt dienovereenkomstig in de balans verwerkt. Als er nog extra belasting verschuldigd is, moet je dit bedrag apart boeken. Als je vooruitbetalingen hoger waren dan het totale verschuldigde bedrag, zal het belastingkantoor het verschil terugbetalen en de terugstorting als een creditnota op je zakelijke rekening boeken.

Hoe worden speciale vooruitbetalingen verrekend?

Aan het einde van het jaar worden de btw-vereffeningen die je vooraf hebt gedaan, inclusief de speciale vooruitbetaling, vergeleken met de daadwerkelijk ontvangen btw als onderdeel van je jaarlijkse btw-aangifte.

Als hieruit blijkt dat je meer vooruit hebt betaald dan het totale verschuldigde belastingbedrag, zal het belastingkantoor het bedrag van dat te veel betaalde bedrag terugstorten. Als je vooruitbetalingen te laag zijn, moet je het verschil bijbetalen. In beide gevallen wordt er geen rente berekend: terugbetalingen leveren geen rente op en achterstallige bedragen brengen geen rente met zich mee.