La facturación en Alemania está estrictamente regulada por ley. Por ejemplo, las empresas suelen estar obligadas a indicar su número de identificación fiscal (NIF) en las facturas que emiten. Sin embargo, no se trata de una norma general.

Este artículo repasará la función que desempeñan las identificaciones fiscales en la facturación, cuándo se te permite emitir facturas sin identificación fiscal y los riesgos que esto conlleva. También exploraremos lo que debes saber sobre las identificaciones fiscales y la protección de datos. Por último, te daremos algunos consejos para constituir tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuáles son los requisitos legales que tiene que cumplir una factura en Alemania?
  
• ¿Las empresas en Alemania pueden emitir facturas sin identificación fiscal?
  
• Facturación sin identificación fiscal: riesgos, sanciones y correcciones
  
• ¿Cuáles son los riesgos relacionados con los datos de identificación fiscal?
  
• Lo que debes recordar a la hora de constituir tu empresa
  

¿Cuáles son los requisitos legales que tiene que cumplir una factura en Alemania?

La Ley del impuesto al valor agregado (IVA) alemana o UStG define una factura como un documento que los proveedores utilizan para facturar una entrega, prestación u otro servicio, independientemente de cómo se haga referencia al documento en el curso de las empresas, y debe contener ciertos datos obligatorios para que se considere una factura que cumple con la normativa.

Número de identificación fiscal

El número de identificación fiscal es uno de los datos clave que se exigen en una factura, de conformidad con el Artículo 14 de la UStG, es la identificación fiscal, un número de identificación único emitido por la agencia fiscal a personas físicas y jurídicas sujetas a impuestos en Alemania para que las declaraciones y los pagos de impuestos puedan cotejarse claramente con sus remitentes. Los titulares de pequeñas empresas y los trabajadores autónomos también necesitan un número de identificación fiscal. Mientras que a los comerciantes se les asigna automáticamente un número de identificación fiscal, los autónomos deben solicitar un formulario de registro fiscal en la oficina fiscal. A continuación, la oficina fiscal revisará el formulario y emitirá un número de identificación fiscal.

IDENTIFICACIÓN DEL IVA

Según el Artículo 14, párrafo 4, de la UStG, puedes utilizar una identificación del IVA en tus facturas en lugar de una identificación fiscal, ya que este número también sirve para identificar a tu empresa. Puedes solicitar una identificación del IVA cuando completes tu formulario de registro fiscal o a la Agencia fiscal federal central.

Las empresas alemanas que emiten facturas a nivel nacional tienen otra opción: pueden indicar en sus facturas su identificación fiscal o del IVA, pero si realizan transacciones internacionales con otros Estados miembros de la UE (es decir, transacciones intracomunitarias), están obligadas a utilizar su identificación del IVA, ya que estas transacciones están sujetas al mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Este procedimiento estipula que las facturas de las transacciones intracomunitarias deben indicar la identificación del IVA de ambas partes.

Otra información obligatoria

Además de la identificación fiscal o del IVA, las facturas que cumplen con la normativa en Alemania también deben contener la siguiente información obligatoria:

• El nombre completo y dirección de la empresa proveedora de bienes o servicios
  
• El nombre completo y dirección del destinatario de los bienes o servicios
  
• Número de factura único y secuencial
  
• La fecha de emisión de la factura
  
• La fecha de entrega u otro suministro (es decir, el período de ejecución)
  
• La cantidad y el tipo de bienes entregados o el alcance y el tipo de otro servicio
  
• El importe neto y bruto
  
• La tasa impositiva aplicable y el importe impositivo correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención
  

¿Las empresas en Alemania pueden emitir facturas sin identificación fiscal?

En principio, es obligatorio proporcionar una identificación fiscal (o, como alternativa, una identificación del IVA) en las facturas, pero la legislación fiscal alemana permite ciertas exenciones a esta regla.

Facturas de pequeño valor

Las empresas no tienen que indicar un número de identificación fiscal o del IVA en las facturas por importes pequeños no superiores a €250 brutos, siempre que el total indicado ya incluya el IVA. Esta simplificación de las normas se debe a que reduce la burocracia para las transacciones diarias más pequeñas. Son ejemplos típicos de facturas de pequeño valor los recibos de caja registradora, los recibos de gasolina, los recibos de estacionamiento o boletos de transporte público. Si bien estos documentos no tienen la obligación de contener tanta información como las facturas normales, se reconocen como documentos que cumplen con la normativa fiscal, siempre que cumplan con los requisitos mínimos legales para las facturas de pequeño valor. Esto significa que deben incluir lo siguiente:

• El nombre completo y dirección de la empresa proveedora de bienes o servicios
  
• La fecha de emisión de la factura
  
• La cantidad y el tipo de bienes entregados o el alcance y el tipo de otro servicio
  
• Importe neto y bruto
  
• Tasa impositiva aplicable y el importe impositivo correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención
  

Emisión facturas durante tu fase de startup

En Alemania, se considera que una empresa tiene capacidad legal en cuanto está inscrita en el Registro Mercantil o cuando ha comenzado a realizar negocios, pero es posible que llegues a esta etapa y aún estés esperando tu identificación fiscal o del IVA. El procesamiento para obtener una identificación varía según las distintas agencias fiscales locales y puede tardar entre una semana y tres meses.

Durante este período, puedes preparar facturas sin una identificación fiscal o del IVA y, posteriormente, proporcionar la identificación a los destinatarios de las facturas. Por lo general, esto no es un problema para las transacciones de empresa a consumidor (B2C), en particular, ya que los destinatarios de las facturas no pueden solicitar la deducción del impuesto soportado de todos modos. Sin embargo, si emites una factura a una empresa sin proporcionar una identificación fiscal o del IVA, esa empresa puede rechazar el pago porque no puede deducir el impuesto soportado sin la identificación fiscal de tu empresa.

Facturación sin identificación fiscal: riesgos, sanciones y correcciones

La emisión de facturas sin identificación fiscal o del IVA no solo imposibilita que los destinatarios soliciten la deducción del impuesto soportado, sino que también tiene desventajas para ti.

La agencia fiscal puede marcar las facturas sin identificación fiscal y considerar que la deducción de impuestos de tu empresa es incorrecta o está incompleta. Esto podría dar lugar a que se rechacen los importes del IVA a posteriori. Si la factura incorrecta establece una obligación tributaria en concepto de IVA, podrías estar sujeto a atrasos fiscales e intereses punitivos. Por lo tanto, para evitar problemas fiscales en el futuro, debes asegurarte siempre de que todas tus facturas emitidas incluyan una identificación fiscal.

Si emites facturas regularmente sin identificación fiscal, no solo corres el riesgo de tener problemas con las autoridades fiscales, sino que también estás poniendo en riesgo las relaciones de tu empresa, ya que las facturas incorrectas pueden afectar negativamente la confianza de tus clientes. Los errores de facturación reiterados suponen un mayor esfuerzo administrativo, tanto para ti como para los destinatarios de la factura. Además, tus clientes pueden negarse a pagar una factura que no cumpla con la normativa. En el peor de los casos, podrías perder a tu cliente, lo que tendría un impacto negativo en tus ingresos.

Correcciones de las facturas

Si accidentalmente has emitido una factura sin identificación fiscal o del IVA, debes corregirla. Una forma de hacerlo es cancelar la factura incorrecta y emitir una nueva factura, correcta. Debes corregir la factura lo más rápido posible, ya que la agencia fiscal podría no aceptar la corrección si se realiza demasiado tiempo después del hecho. También es importante que los destinatarios de facturas obtengan una factura correcta en la que figure el impuesto soportado, para que puedan solicitar la deducción del impuesto soportado.

¿Cuáles son los riesgos relacionados con los datos de las identificaciones fiscales?

Las identificaciones fiscales contienen información confidencial que identifica claramente al contribuyente registrado. Esto incluye una identificación de la agencia fiscal y la jurisdicción, además de un número de identificación personal (PIN). Debes proteger tu identificación fiscal contra el acceso no autorizado de terceros, ya que esto ayuda directamente a proteger tus datos personales y de la empresa. Esto se debe a que las identificaciones fiscales se pueden utilizar como una especie de PIN, por ejemplo, cuando se proporciona información fiscal por teléfono, por lo que las partes no autorizadas podrían utilizarla para acceder y hacer un uso indebido de la información fiscal personal o de la empresa.

Mantener segura tu identificación fiscal es especialmente importante para las personas físicas, como los propietarios únicos y los profesionales independientes, cuyas identidades personales y empresariales suelen estar estrechamente vinculadas. Si un tercero utiliza la identificación fiscal para obtener acceso no autorizado a la información, es posible que obtenga datos confidenciales sobre las finanzas personales de la persona.

Protección de datos

Con el fin de proteger tu identificación fiscal contra el acceso no autorizado, solo debes enviar tu identificación fiscal y cualquier documento de facturación a través de canales seguros. Por ejemplo, los delincuentes pueden interceptar y leer los correos electrónicos no cifrados. Utiliza correos electrónicos cifrados o plataformas en línea seguras para intercambiar información confidencial.

Una alternativa al uso de tu identificación fiscal es usar tu identificación del IVA. Esta identificación no contiene ninguna información personal identificable que pueda vincularse con el titular de la empresa particular. El riesgo personal de que tu identificación del IVA se use sin tu autorización es significativamente menor. Por esta razón, muchas empresas en Alemania emiten facturas con su identificación del IVA en lugar de su identificación fiscal, incluso cuando realizan negocios a nivel nacional.

Cosas que debes recordar a la hora de constituir tu empresa

Hay una gran cantidad de requisitos legales y burocráticos que cumplir si quieres constituir una sociedad en Alemania. Familiarízate con los diversos requisitos lo antes posible, y configura tus operaciones y teneduría de libros en consecuencia. Cuando se trata de tu identificación fiscal, hay algunas cosas en particular que debes hacer.

Completa tu formulario de registro rápidamente

Para obtener una identificación fiscal, debes completar un formulario de registro fiscal. Por lo general, la agencia fiscal te enviará este formulario automáticamente, pero también puedes solicitarlo tú de ser necesario. Debes hacerlo lo antes posible. Completa el formulario en cuanto llegue. Cuanto más tarde envíes el formulario completo a la agencia fiscal, más tarde recibirás tu identificación fiscal.

Aplaza o negocia las facturas de ser necesario

La emisión de facturas sin la información obligatoria tiene implicaciones fiscales. Por lo tanto, a la hora de constituir una nueva sociedad, no debes emitir ninguna factura sin una identificación fiscal. En el mejor de los escenarios, puedes aplazar la facturación. Si tu situación financiera lo permite, no factures tu suministro o entregas hasta que tengas tu identificación fiscal. Si recibes tu identificación del IVA antes de tu identificación fiscal, puedes utilizarla.

Hay algunas excepciones, en particular las transacciones B2C, en las que puedes emitir facturas sin identificación fiscal, pero debes hablarlo con tus clientes de antemano. Explica la situación y asegúrate de emitir la factura corregida lo antes posible. Dado que los particulares no pueden solicitar la deducción del impuesto soportado, lo que significa que no necesitan tu número de identificación fiscal para deducir el impuesto soportado, a menudo aceptarán facturas sin número de identificación fiscal. Dicho esto, sigue siendo importante ser transparente con tus clientes, a fin de evitar malentendidos o retrasos en los pagos.

Considera la posibilidad de automatizar tu contabilidad

Asegúrate de que tus procesos contables sean fluidos y que tu facturación sea confiable. Es importante que todas las facturas salientes incluyan la información obligatoria requerida por el Artículo 14, párrafo 4 de la ley del IVA alemana (UStG), así como cálculos correctos de los importes fiscales y brutos. Si deseas minimizar los errores y dedicar menos tiempo a los procesos administrativos, considera utilizar Stripe Invoicing.

Con Invoicing, puedes generar y enviar facturas que cumplan con la normativa con solo unos clics. Cada factura contiene toda la información obligatoria exigida por la ley, incluida la identificación fiscal o del IVA. Invoicing también garantiza que se apliquen las tasas impositivas correctas, independientemente del producto o servicio y de la ubicación de los clientes. Además, las facturas recurrentes o basadas en el consumo, así como los contratos negociados individualmente, se pueden procesar mediante Stripe Billing. Billing también permite integrar cupones, pruebas sin cargo y descuentos en las facturas.