A emissão de faturas na Alemanha é regulamentada de forma detalhada por lei. Em geral, as empresas são obrigadas a informar o número de identificação fiscal nas faturas emitidas. No entanto, essa não é uma regra absoluta.

Este artigo aborda o papel dos IDs fiscais na emissão de faturas, em quais situações é permitido emitir faturas sem esse número e os riscos associados ao faturamento sem ele. Também serão apresentados pontos importantes sobre IDs fiscais e proteção de dados. Por fim, compartilharemos algumas dicas para a estruturação do seu negócio.

O que vamos abordar neste artigo?

• Quais são os requisitos jurídicos que uma fatura deve cumprir na Alemanha?
  
• As empresas na Alemanha podem emitir faturas sem um ID fiscal?
  
• Faturamento sem ID fiscal: riscos, penalidades e correções
  
• Quais são os riscos relacionados aos IDs fiscais?
  
• Coisas para lembrar ao configurar sua empresa
  

Quais são os requisitos jurídicos que uma fatura deve cumprir na Alemanha?

A Lei Alemã do Imposto sobre Valor Agregado (IVA), ou UStG, define fatura como um documento que os fornecedores usam para contabilizar uma entrega, prestação ou outro serviço, independentemente de como esse documento seja denominado no curso da atividade comercial. Para ser considerada uma fatura em conformidade, o documento deve conter determinadas informações obrigatórias.

Número de ID fiscal

Um número de ID fiscal é uma das principais informações exigidas em uma fatura. De acordo com a Seção 14 da UStG, é obrigatório informar o ID fiscal. Trata-se de um número único emitido pelo órgão tributário para pessoas físicas tributáveis e pessoas jurídicas na Alemanha, permitindo que declarações de impostos e pagamentos de tributos sejam claramente associados aos seus respectivos responsáveis. Pequenos empresários e autônomos também precisam de um ID fiscal. Enquanto comerciantes recebem esse número automaticamente, freelancers precisam solicitar um formulário de cadastro fiscal junto ao órgão tributário. Após a análise do formulário, o órgão tributário emitirá o número de identificação fiscal.

ID do IVA

De acordo com a Seção 14 do parágrafo 4, da UStG, é possível usar o ID do IVA na fatura em vez de um ID fiscal. Isso ocorre porque esse número também serve para identificar sua empresa. Você pode solicitar um ID do IVA ao preencher o formulário de cadastro fiscal, ou, alternativamente, solicitá-lo junto ao Órgão Tributário Central Federal.

Empresas alemãs que emitem faturas nacionais têm uma escolha: podem indicar na fatura o seu ID fiscal ou o seu ID do IVA. No entanto, se realizam transações internacionais com outros Estados-membros da UE (ou seja, transações intracomunitárias), são obrigadas a utilizar o seu ID do IVA. Isso ocorre porque essas transações estão sujeitas ao mecanismo de autoliquidação. Este procedimento estipula que as faturas para transações intracomunitárias devem indicar o ID do IVA de ambas as partes.

Outras informações obrigatórias

Além do ID fiscal ou do ID do IVA, as faturas em conformidade com a legislação na Alemanha também devem conter as seguintes informações obrigatórias:

• Nome completo e endereço da empresa que fornece os bens ou serviços
  
• Nome completo e endereço do beneficiário do produto ou serviço
  
• Um número de fatura sequencial e exclusivo
  
• Data de emissão da fatura
  
• A data de entrega ou outro fornecimento (ou seja, o período de execução)
  
• A quantidade e o tipo de mercadorias entregues ou o escopo e o tipo de outra prestação
  
• Os Valores líquidos e brutos
  
• A alíquota aplicável e o valor do imposto correspondente ou, no caso de uma isenção fiscal, uma referência a essa isenção
  

As empresas na Alemanha podem emitir faturas sem um ID fiscal?

Em princípio, é obrigatório informar um ID fiscal (ou, alternativamente, um ID do IVA) nas faturas. No entanto, a legislação fiscal alemã permite certas isenções a essa regra.

Faturas de pequeno valor

As empresas não precisam indicar o ID fiscal ou o ID do IVA em faturas de pequeno valor cujo total não ultrapasse € 250 brutos, desde que o total indicado já inclua o IVA. O motivo dessa simplificação é a redução da burocracia em transações cotidianas de menor valor. Exemplos típicos de faturas de pequeno valor incluem recibos de caixa, recibos de combustível, estacionamento ou bilhetes de transporte. Embora esses documentos não precisem conter a mesma quantidade de informações exigidas em faturas regulares, eles ainda são reconhecidos como documentos fiscais válidos, desde que atendam aos requisitos mínimos estabelecidos em lei para faturas de pequeno valor. Isso significa que devem incluir:

• Nome completo e endereço da empresa que fornece os bens ou serviços
  
• Data de emissão da fatura
  
• A quantidade e o tipo de mercadorias entregues ou o escopo e o tipo de outra prestação
  
• Os valores líquidos e brutos
  
• A alíquota aplicável e o valor do imposto correspondente ou, no caso de uma isenção fiscal, uma referência a essa isenção
  

Emissão de faturas durante a fase de Startup

Na Alemanha, uma empresa é considerada legalmente constituída assim que é registrada no Registro Comercial ou quando inicia suas atividades comerciais. No entanto, você pode chegar a esse estágio e ainda estar aguardando a emissão do ID fiscal ou do ID do IVA. O processo de obtenção desses números varia entre as diferentes repartições fiscais locais e pode levar entre uma semana e três meses.

Durante esse período, você pode preparar faturas sem o ID fiscal ou o ID do IVA e fornecer o ID posteriormente aos destinatários da fatura. Geralmente, isso não é um problema para transações entre empresas e consumidores finais (B2C), especialmente porque os destinatários das faturas não podem, de qualquer forma, deduzir o imposto sobre insumos. No entanto, se você emitir uma fatura para uma empresa sem fornecer um ID fiscal ou ID do IVA, essa empresa pode recusar o pagamento. Isso ocorre porque ela não consegue deduzir o imposto sobre insumos sem o ID da sua empresa.

Faturamento sem ID fiscal: riscos, penalidades e correções

Emitir faturas sem o ID fiscal ou o ID do IVA não apenas impede que os destinatários deduzam o imposto sobre insumos, como também traz desvantagens para você.

O órgão tributário pode sinalizar faturas sem ID fiscal e considerar a declaração de impostos da sua empresa incorreta ou incompleta. Isso pode resultar na rejeição de valores de IVA após o fato. Se a fatura incorreta gerar uma obrigação de pagamento de IVA, você poderá estar sujeito a impostos em atraso e à cobrança de juros de mora. Por isso, para evitar problemas fiscais no futuro, é recomendável garantir que todas as faturas emitidas incluam sempre o número de identificação fiscal.

Se você emite faturas regularmente sem o ID fiscal, não está apenas correndo o risco de enfrentar problemas com as autoridades fiscais, como também colocando em risco seus relacionamentos comerciais, já que faturas incorretas podem afetar negativamente a confiança dos seus clientes. Erros recorrentes na emissão de faturas geram mais esforço administrativo, tanto para você quanto para os destinatários das faturas. Além disso, seus clientes podem se recusar a pagar uma fatura que não esteja em conformidade. No pior cenário, você pode perder o cliente, o que teria um impacto negativo na sua receita.

Correções de faturas

Se você tiver emitido uma fatura sem o ID fiscal ou o ID do IVA por engano, será necessário corrigi-la. Uma forma de fazer isso é cancelar a fatura incorreta e emitir uma nova fatura correta. A correção deve ser feita o mais rapidamente possível, pois o órgão tributário pode não aceitar a correção caso ela seja realizada muito tempo depois da emissão original. Além disso, é importante que os destinatários da fatura recebam um documento correto com a indicação do imposto sobre insumos, para que possam solicitar a respectiva dedução.

Quais são os riscos relacionados aos IDs fiscais?

Os IDs fiscais contêm informações confidenciais que identificam claramente o contribuinte registrado. Isso inclui um ID do órgão tributário e da jurisdição, além de um número de identificação pessoal (PIN). Você deve proteger o seu ID fiscal contra acesso não autorizado de terceiros, pois isso ajuda diretamente a proteger seus dados pessoais e da empresa. Isso ocorre porque os IDs fiscais podem ser usados como uma espécie de PIN, por exemplo, ao fornecer informações fiscais por telefone, permitindo que pessoas não autorizadas acessem e utilizem indevidamente informações fiscais pessoais ou da empresa.

Manter o seu ID fiscal seguro é particularmente importante para pessoas físicas, como empresários individuais e profissionais autônomos, cujas identidades pessoais e empresariais estão frequentemente estreitamente ligadas. Se um terceiro usar o ID fiscal de alguém para obter acesso não autorizado a informações, é possível que obtenha dados confidenciais sobre as finanças pessoais da pessoa.

Proteção de dados

Para manter seu ID fiscal protegido contra acessos não autorizados, você deve transmitir o próprio ID fiscal e quaisquer documentos de fatura apenas por canais seguros. Por exemplo, e-mails não criptografados podem ser interceptados e lidos por criminosos. Prefira utilizar e-mails criptografados ou plataformas on-line seguras para o compartilhamento de informações confidenciais.

Uma alternativa ao uso do ID fiscal é utilizar o ID do IVA. Esse número não contém Informações pessoalmente identificáveis que possam ser vinculadas ao proprietário individual da empresa. Dessa forma, o risco pessoal de uso não autorizado do ID do IVA é significativamente menor. Por esse motivo, muitas empresas na Alemanha optam por emitir faturas com o ID do IVA em vez do número de identificação fiscal, mesmo quando realizam operações no mercado interno.

Coisas para lembrar ao criar sua empresa

Há muitos requisitos jurídicos e burocráticos a serem cumpridos se você quiser abrir empresa na Alemanha. Familiarize-se com os diferentes requisitos o mais cedo possível e estruture suas operações e contabilidade de acordo com eles. No que diz respeito ao seu número de identificação fiscal, há alguns pontos específicos aos quais você precisa estar atento.

Preencha o formulário de cadastro imediatamente

Para obter um ID fiscal, você precisa preencher um formulário de cadastro fiscal. Normalmente, o órgão tributário envia esse formulário para você automaticamente, mas você também pode solicitar por conta própria, se necessário. Você deve fazer isso o quanto antes. Preencha o formulário assim que ele chegar. Quanto mais tarde você enviar o formulário preenchido para o órgão tributário, mais tarde você receberá seu ID fiscal.

Adie ou negocie faturas, se necessário

Há implicações fiscais na emissão de faturas sem os dados obrigatórios exigidos. Portanto, ao constituir uma nova empresa, você não deve emitir faturas sem um ID fiscal. No melhor dos cenário, você pode adiar a emissão das faturas. Se a sua situação financeira permitir, não fature seus fornecimentos ou entregas até ter seu ID fiscal. Caso você receba o número de identificação do IVA antes do ID fiscal, poderá utilizá-lo em substituição.

Existem algumas exceções, especialmente em transações B2C, nas quais você pode emitir faturas sem um ID fiscal, mas isso deve ser discutido com seus clientes com antecedência. Explique a situação e certifique-se de que você faça o acompanhamento de uma fatura corrigida o mais rápido possível. Como pessoas físicas não podem deduzir imposto pago a montante, ou seja, não precisam do seu tax ID para fins de crédito fiscal, elas geralmente aceitam faturas sem número de identificação fiscal. Ainda assim, é fundamental manter a transparência com os clientes, a fim de evitar mal-entendidos ou atrasos no pagamento.

Considere automatizar sua escrituração contábil

Garanta que seus processos de escrituração contábil sejam eficientes e que a emissão de faturas seja confiável. É importante que todas as faturas enviadas incluam as informações obrigatórias exigidas pela Seção 14, parágrafo 4, da UStG, bem como o cálculo correto dos valores de impostos e dos valores brutos. Se você deseja reduzir erros e liberar tempo para os seus processos administrativos, considere utilizar o Stripe Invoicing..

Com o Invoicing, você pode gerar e enviar faturas em conformidade com a legislação em apenas alguns cliques. Cada fatura contém todas as informações obrigatórias exigidas por lei, incluindo o ID fiscal ou ID de IVA. O Invoicing também garante que você aplique as alíquotas corretas, independentemente do produto ou serviço prestado e de onde seus clientes estejam localizados. Além disso, as faturas recorrentes ou faturas baseadas no uso, bem como os contratos negociados individualmente, podem ser processadas usando o Stripe Billing. O Billing também permite integrar cupons, períodos de teste gratuitos e descontos à sua faturação.