Die Rechnungsstellung in Deutschland ist gesetzlich detailliert geregelt. So sind Unternehmen beispielsweise verpflichtet, ihre Steuernummer auf Ausgangsrechnungen anzugeben – allerdings nicht immer.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Rolle die Steuernummer bei der Rechnungsstellung spielt und in welchen Ausnahmefällen Sie Rechnungen ohne Steuernummer schreiben können. Zudem erläutern wir, welche Risiken in diesem Fall und im Hinblick auf den Datenschutz bei Steuernummern bestehen. Schließlich finden Sie einige konkrete Tipps zur Gründung Ihres Unternehmens.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche rechtlichen Anforderungen muss eine Rechnung in Deutschland erfüllen?
  
• Dürfen Unternehmen in Deutschland Rechnungen ohne Steuernummer schreiben?
  
• Rechnung ohne Steuernummer: Risiken, Strafen, Korrekturen
  
• Welches Datenschutzrisiko hat die Steuernummer?
  
• Das sollten Sie bei der Gründung beachten
  

Welche rechtlichen Anforderungen muss eine Rechnung in Deutschland erfüllen?

Im Umsatzsteuergesetz definiert der Gesetzgeber eine Rechnung als Dokument, mit dem Leistungserbringer/innen eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnen – unabhängig davon, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Um als ordnungsgemäße Rechnung anerkannt zu werden, muss das Dokument einige Pflichtangaben enthalten.

Steuernummer

Eine der wesentlichen Pflichtangaben, wenn Sie eine Rechnung nach § 14 UStG stellen, ist die Steuernummer. Das Finanzamt vergibt sie als eindeutige Identifikationsnummer an steuerpflichtige natürliche und juristische Personen in Deutschland, um Steuererklärungen und -zahlungen eindeutig zuzuordnen. Auch Kleinunternehmer/innen und Selbstständige benötigen eine Steuernummer. Während Gewerbetreibende die Steuernummer automatisch erhalten, müssen Freiberufler/innen beim Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen. Die Behörde prüft den ausgefüllten Fragebogen und stellt schließlich eine Steuernummer aus.

USt-ID

Gemäß § 14 Abs. 4 UStG können Sie die Steuernummer auf Ihren Rechnungen durch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) ersetzen. Auch sie dient der Identifikation Ihres Unternehmens. Sie können die USt-ID entweder im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen oder beim Bundeszentralamt für Steuern anfordern.

Deutsche Unternehmen, die Rechnungen ins Inland stellen, haben die Wahl: Sie können ihre Steuernummer oder USt-ID auf der Rechnung angeben. Bei grenzüberschreitenden Geschäften sind sie jedoch verpflichtet, die USt-ID zu nutzen. Denn beispielsweise beim innergemeinschaftlichen Handel mit Unternehmen anderer EU-Staaten greift das Reverse-Charge-Verfahren, welches vorsieht, dass auf entsprechenden Rechnungen die USt-ID beider beteiligter Parteien angegeben wird.

Weitere Pflichtangaben

Neben der Steuernummer beziehungsweise der USt-ID müssen ordnungsgemäße Rechnungen in Deutschland folgende weitere Pflichtangaben enthalten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung (Leistungszeitraum)
  
• die Menge und Art der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  
• Netto- und Bruttobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

Dürfen Unternehmen in Deutschland Rechnungen ohne Steuernummer schreiben?

Grundsätzlich gehört die Steuernummer – oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – zu den verpflichtenden Angaben auf einer Rechnung. Das deutsche Steuerrecht kennt jedoch folgende Ausnahmen von dieser Regel.

Kleinbetragsrechnungen

Bei Rechnungen über geringe Beträge bis maximal 250 € brutto dürfen Unternehmen auf die Angabe der Steuernummer oder der USt-ID verzichten. Voraussetzung ist, dass die Umsatzsteuer bereits im ausgewiesenen Gesamtbetrag enthalten ist. Der Gesetzgeber hat diese Vereinfachung eingeführt, um den bürokratischen Aufwand bei alltäglichen, kleineren Geschäftsvorgängen zu reduzieren. Typische Beispiele für Kleinbetragsrechnungen sind Kassenbons, Tankquittungen, Parktickets oder Fahrscheine. Auch wenn diese Belege weniger Angaben enthalten müssen als reguläre Rechnungen, werden sie dennoch steuerlich anerkannt, solange die gesetzlichen Mindestanforderungen für Kleinbetragsrechnungen erfüllt sind:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• die Menge und Art der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  
• Netto- und Bruttobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

Rechnungsstellung in der Gründungsphase

In Deutschland ist ein Unternehmen rechtsfähig, sobald es im Handelsregister eingetragen ist und/oder seine Geschäftstätigkeit aufgenommen hat. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie auch in diesem Fall noch auf Ihre Steuernummer warten. Die Ausstellung der Steuernummer variiert je nach Finanzamt und kann eine Woche bis drei Monate in Anspruch nehmen.

In dieser Zeit können Sie Rechnungen ohne Steuernummer schreiben und diese später nachreichen. Dies ist insbesondere bei B2C-Geschäften meist unproblematisch, da die Rechnungsempfänger/innen ohnehin keine Vorsteuer geltend machen können. Stellen Sie die Rechnung ohne Steuernummer an ein Unternehmen, kann dieses die Zahlung verweigern. Denn ohne ordnungsgemäße Pflichtangaben ist der Vorsteuerabzug nicht möglich.

Rechnung ohne Steuernummer: Risiken, Strafen, Korrekturen

Wenn Sie Rechnungen ohne Steuernummer oder USt-ID ausstellen, machen Sie nicht nur den Vorsteuerabzug für die Rechnungsempfänger/innen unmöglich – auch Sie selbst müssen mit negativen Konsequenzen rechnen.

Das Finanzamt kann Rechnungen ohne Steuernummer beanstanden und die Steuererklärung des Unternehmens als unvollständig oder fehlerhaft bewerten. Dies könnte dazu führen, dass Umsatzsteuerbeträge nachträglich nicht anerkannt werden. Sollte die fehlerhafte Rechnung eine Umsatzsteuerschuld begründen, kann dies Nachforderungen und Strafzinsen zur Folge haben. Um späteren steuerlichen Problemen vorzubeugen, sollten Sie daher immer darauf achten, dass sämtliche Ausgangsrechnungen eine Steuernummer enthalten.

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen ohne Steuernummer schreiben, setzen Sie sich jedoch nicht nur steuerlichen Risiken aus. Sie gefährden auch Ihre Geschäftsbeziehungen, da fehlerhafte Rechnungen das Vertrauen Ihrer Kundinnen und Kunden negativ beeinflussen können. Wiederholte Fehler bei der Rechnungsstellung führen sowohl bei Ihnen als auch bei den Rechnungsempfängerinnen und -empfängern zu administrativem Mehraufwand. Zudem können Ihre Kundinnen und Kunden die Zahlung einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung verweigern. Schlimmstenfalls verlieren Sie Ihre Kundin oder Ihren Kunden, was sich negativ auf Ihre Umsätze auswirkt.

Rechnungskorrekturen

Wenn Sie eine Rechnung versehentlich ohne Steuernummer oder USt-ID ausgestellt haben, müssen Sie diese nachträglich korrigieren. Dies ist beispielsweise möglich, indem Sie die fehlerhafte Rechnung stornieren und eine neue, korrekte Rechnung ausstellen. Sie sollten die Rechnung möglichst schnell korrigieren, da das Finanzamt nach einer längeren Verzögerung möglicherweise nicht mehr bereit ist, die Berichtigung anzuerkennen. Für die Rechnungsempfänger/innen ist es ebenfalls wichtig, dass eine korrigierte Rechnung mit Vorsteuer-Angabe vorliegt, um den Vorsteuerabzug korrekt geltend machen zu können.

Welches Datenschutzrisiko hat die Steuernummer?

Steuernummern enthalten sensible Informationen, die Steuerpflichtige eindeutig identifizieren. Hierzu gehören eine Finanzamts- und Bezirksnummer sowie eine persönliche Unterscheidungsnummer. Sie sollten Ihre Steuernummer vor unbefugten Zugriffen durch Dritte schützen, da dies unmittelbar dem Schutz Ihrer persönlichen und/oder betrieblichen Daten dient. Denn die Steuernummer kann als eine Art PIN beispielsweise bei Telefonauskünften über Steuern genutzt werden. Unbefugte könnten somit persönliche oder betriebliche Steuerdaten abgreifen und missbrauchen.

Besonders relevant ist der Schutz der Steuernummer für natürliche Personen wie Einzelunternehmer/innen und Freiberufler/innen, deren private und geschäftliche Identität oft eng miteinander verbunden ist. Wenn sich Dritte mithilfe der Steuernummer unbefugt Auskünfte einholen, erhalten sie unter Umständen sensible Informationen über die persönliche Finanzlage der betroffenen Personen.

Schutzmaßnahmen

Um Ihre Steuernummer vor unbefugtem Zugriff zu schützen, sollten Sie die Steuernummer selbst ebenso wie Rechnungsdokumente ausschließlich auf sicheren Kanälen übermitteln. Denn beispielsweise unverschlüsselte E-Mails können von Kriminellen abgefangen und ausgelesen werden. Nutzen Sie stattdessen verschlüsselte E-Mails oder sichere Online-Plattformen für den Austausch vertraulicher Informationen.

Eine Alternative zur Verwendung der Steuernummer bietet die USt-ID. Diese enthält keine personenbezogenen Daten, die auf die einzelnen Unternehmer/innen zurückzuführen sind. Wird Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unbefugt verwendet, ist Ihr persönliches Risiko deutlich geringer. Aus diesem Grund stellen in Deutschland viele Unternehmen auch bei Inlandsgeschäften ihre Rechnungen mit USt-ID statt mit Steuernummer aus.

Das sollten Sie bei der Gründung beachten

Wenn Sie in Deutschland ein Unternehmen gründen möchten, müssen Sie zahlreiche rechtliche und bürokratische Vorgaben beachten. Machen Sie sich frühestmöglich mit den verschiedenen Anforderungen vertraut und richten Sie Ihren Betrieb sowie Ihre Buchhaltung entsprechend ein. Sie sollten dabei in Bezug auf die Steuernummer insbesondere die folgenden Punkte beachten:

Fragebogen zeitnah ausfüllen

Um eine Steuernummer zu erhalten, müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen, der Ihnen vom Finanzamt entweder automatisch zugeschickt wird oder den Sie bei Bedarf selbst anfordern können. Eine entsprechende Anfrage sollten Sie so früh wie möglich stellen. Sobald Ihnen der Fragebogen vorliegt, füllen Sie ihn umgehend aus. Je später Sie den ausgefüllten Fragebogen ans Finanzamt übermitteln, desto später erhalten Sie Ihre Steuernummer.

Rechnungen aufschieben oder absprechen

Rechnungen ohne ordnungsgemäße Pflichtangaben können steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Sie sollten daher bei einer Neugründung keine Rechnung ohne Steuernummer stellen. Bestenfalls können Sie die Rechnungsstellung aufschieben. Wenn es Ihre wirtschaftliche Situation zulässt, stellen Sie Ihre Lieferung oder Leistung erst dann in Rechnung, wenn Sie die Steuernummer haben. Falls Sie vor der Steuernummer bereits Ihre USt-ID erhalten, können Sie diese optional verwenden.

Insbesondere bei B2C-Geschäften können Sie im Ausnahmefall auch Rechnungen ohne Steuernummer stellen. In diesem Fall sollten Sie jedoch vorab das Gespräch mit Ihren Kundinnen und Kunden suchen. Erläutern Sie die Sachlage und stellen Sie sicher, dass Sie eine korrigierte Rechnung folgen lassen, sobald dies möglich ist. Da Privatpersonen keine Vorsteuer geltend machen können und Ihre Steuernummer somit nicht für den Vorsteuerabzug benötigen, wird die Rechnung oftmals auch ohne Steuernummer akzeptiert. Dennoch ist es wichtig, Ihren Kundinnen und Kunden gegenüber transparent zu sein, um Missverständnisse oder Verzögerungen bei der Zahlung zu vermeiden.

Buchhaltung automatisieren

Sorgen Sie für reibungslose Buchhaltungsprozesse und eine verlässliche Rechnungsstellung. Es ist wichtig, dass sämtliche Ausgangsrechnungen die erforderlichen Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten sowie korrekte Berechnungen der Steuer- und Bruttobeträge. Wenn Sie Fehler auf ein Minimum reduzieren und Zeit für Ihre administrativen Prozesse sparen möchten, entdecken Sie Stripe Invoicing.

Mit Invoicing erstellen und versenden Sie in wenigen Klicks rechtskonforme Rechnungen. Jede Rechnung enthält alle vorgeschriebenen Pflichtangaben, einschließlich der Steuernummer oder der USt-ID. Zudem sorgt Invoicing dafür, dass Sie die richtigen Steuersätze anwenden – abhängig von der Lieferung oder Leistung sowie dem Standort Ihrer Kundinnen und Kunden. Wiederkehrende Abrechnungen oder nutzungsbasierte Abrechnungen sowie individuell verhandelte Verträge können Sie mit Stripe Billing abwickeln. Sie haben mit Billing zudem die Möglichkeit, Gutscheine, kostenlose Testangebote und Preisnachlässe in Ihre Rechnungsstellung zu integrieren.