La fatturazione in Germania è regolamentata in dettaglio dalla legge. Ad esempio, le attività sono in genere obbligate a indicare il proprio codice fiscale sulle fatture in uscita. Non si tratta comunque di una regola generale.

Questo articolo illustra il ruolo del codice fiscale nella fatturazione, quando è consentito emettere fatture senza codice fiscale e i rischi della fatturazione senza codice fiscale. Spiegheremo anche tutto ciò che devi sapere sui codici fiscali e sulla protezione dei dati. Infine, ti daremo alcuni suggerimenti per configurare la tua attività.

Contenuto dell'articolo

• Requisiti legali che deve soddisfare una fattura in Germania
  
• Possibilità di emettere fatture senza codice fiscale da parte delle aziende tedesche
  
• Fatturazione senza codice fiscale: rischi, sanzioni e correzioni
  
• Rischi per i dati connessi al codice fiscale
  
• Cose da ricordare quando si configura un'attività
  

Requisiti legali che deve soddisfare una fattura in Germania

La legge tedesca che regola l'Imposta sul valore aggiunto (IVA), o UStG, definisce la fattura come un documento che i fornitori utilizzano per richiedere il pagamento di una fornitura, una prestazione o un altro servizio, indipendentemente dal riferimento al documento nell'ambito dell'attività. Perché sia considerato una fattura conforme, il documento deve contenere alcune informazioni obbligatorie.

Codice fiscale

Una delle informazioni principali richieste in una fattura, in base all'Articolo 14 dell'UStG è il codice fiscale . Si tratta di un numero di identificazione univoco rilasciato dall'ufficio tributario alle persone fisiche soggette a tassazione e alle persone giuridiche tedesche, in modo che le dichiarazioni dei redditi e i pagamenti delle imposta possano essere chiaramente associati ai mittenti. Anche per i piccoli imprenditori e i lavoratori autonomi è richiesto il codice fiscale. Mentre ai commercianti il codice fiscale viene fornito automaticamente, i liberi professionisti devono richiedere un modulo di registrazione fiscale all'ufficio tributario. L'ufficio tributario esaminerà quindi il modulo e rilascerà il codice fiscale.

Partita IVA

Ai sensi dell'Articolo 14, Paragrafo 4 dell'UStG, sulle fatture è possibile utilizzare il numero di partita IVA al posto del codice fiscale, perché questo numero serve anche a identificare l'attività. Puoi richiedere un numero di partita IVA quando compili il modulo di registrazione fiscale o, in alternativa, puoi richiederne uno all'Ufficio tributario federale centrale.

Le attività tedesche che emettono fatture a livello nazionale hanno una scelta: indicare sulle fatture il proprio codice fiscale o la partita IVA. Tuttavia, se effettuano transazioni transfrontaliere con altri stati membri dell'UE (ad esempio, per transazioni intracomunitarie), sono obbligate a utilizzare il numero di partita IVA. Questo avviene poiché queste transazioni sono soggette al meccanismo dell'inversione contabile. Questa procedura prevede che le fatture per le transazioni intracomunitarie debbano indicare il numero di partita IVA di entrambe le parti.

Altre informazioni obbligatorie

Oltre al codice fiscale o partita IVA, in Germania le fatture conformi devono contenere anche le seguenti informazioni obbligatorie:

• Nome completo e indirizzo dell'azienda fornitrice del bene o servizio
  
• Nome completo e indirizzo del destinatario del prodotto/servizio
  
• Numero di fattura sequenziale e univoco
  
• Data di emissione della fattura
  
• Data della consegna o altra fornitura (oppure periodo della prestazione)
  
• Quantità e tipo di merce consegnata, oppure ambito e tipologia in caso di altra prestazione
  
• Importo netto e lordo
  
• Aliquota fiscale applicabile e imposta corrispondente o, in caso di esenzione fiscale, riferimento all'esenzione fiscale
  

Possibilità di emettere fatture senza codice fiscale da parte delle aziende tedesche

In linea di principio, è obbligatorio indicare sulle fatture il codice fiscale o, in alternativa, il numero di partita IVA. Tuttavia, la legislazione fiscale tedesca consente alcune eccezioni a questa regola.

Fatture di piccolo importo

Le attività non sono tenute a indicare un numero di partita IVA o fiscale sulle fatture per piccoli importi non superiori a 250 euro lordi, a condizione che il totale indicato includa già l'IVA. Questa semplificazione delle norme consente di ridurre la burocrazia per le transazioni quotidiane di piccolo importo. Esempi tipici di fatture di piccolo importo sono gli scontrini del registratore di cassa, le ricevute delle stazioni di servizio, le ricevute dei parcheggi e i biglietti del mezzi di trasporto. Sebbene questi documenti non debbano contenere le stesse informazioni delle fatture regolari, sono comunque riconosciuti come documenti fiscalmente conformi, a condizione che soddisfino i requisiti minimi di legge per le fatture di piccolo importo. Devono quindi includere:

• Nome completo e indirizzo dell'azienda fornitrice del bene o servizio
  
• Data di emissione della fattura
  
• Quantità e tipo di merce consegnata, oppure ambito e tipologia in caso di altra prestazione
  
• Importo netto e lordo
  
• L'aliquota fiscale applicabile e l'importo dell'imposta corrispondente o, in caso di esenzione fiscale, un riferimento all'esenzione fiscale
  

Emissione di fatture durante la fase di avvio

In Germania, un'attività si considera avere capacità legale non appena viene iscritta nel registro delle imprese o ha iniziato a svolgere un'attività. Tuttavia, potresti essere in questa fase ed essere ancora in attesa del numero di partita IVA o del codice fiscale. L'elaborazione del codice fiscale varia a seconda dei diversi uffici fiscali locali e può richiedere da una settimana a tre mesi.

In questo periodo puoi preparare le fatture senza partita IVA o codice fiscale, quindi inviare successivamente il codice ai destinatari delle fatture. In genere non si tratta di un problema specifico per le transazioni tra attività e consumatori (B2C), poiché i destinatari delle fatture non possono comunque richiedere lo scarico dell'imposta a monte. Tuttavia, se emetti una fattura a un'attività senza fornire il codice fiscale o la partita IVA, tale attività può rifiutare il pagamento in quanto non può detrarre l'imposta a monte senza il codice fiscale dell'attività.

Fatturazione senza codice fiscale: rischi, sanzioni e correzioni

L'emissione di fatture senza codice fiscale o partita IVA non solo rende impossibile ai destinatari la richiesta delle detrazioni fiscali a monte, ma comporta anche alcuni svantaggi per te.

L'ufficio tributario potrebbe segnalare le fatture senza codice fiscale e ritenere errata o incompleta la dichiarazione fiscale della tua attività. Questo potrebbe comportare il rifiuto a posteriori degli importi IVA. Se la fattura errata stabilisce un debito IVA, potresti essere soggetto a interessi di mora e sanzioni. Pertanto, per evitare futuri problemi fiscali, dovresti sempre assicurarti che tutte le fatture in uscita includano il codice fiscale.

Se emetti regolarmente delle fatture senza codice fiscale, non solo rischi di incorrere in problemi con le autorità fiscali, ma metti anche a repentaglio i rapporti commerciali, poiché le fatture errate possono influire negativamente sulla fiducia dei tuoi clienti. Errori ripetuti nella fatturazione comportano un maggiore impegno amministrativo, sia per te, sia per i destinatari delle fatture. Inoltre, i tuoi clienti potrebbero rifiutare il pagamento di una fattura non conforme. Nello scenario peggiore, potresti perdere il cliente, con un impatto negativo sui tuoi ricavi.

Correzioni delle fatture

Se per errore hai emesso una fattura senza partita IVA o codice fiscale, devi correggerla. Un modo per farlo è annullare la fattura errata ed emettere una nuova fattura corretta. Dovresti correggere la fattura il più rapidamente possibile, poiché l'ufficio tributario potrebbe non accettare la correzione se viene effettuata con troppo ritardo. È anche importante che i destinatari delle fatture ricevano una fattura corretta che mostri l'imposta a monte, in modo da poter richiedere la detrazione fiscale.

Rischi per i dati connessi al codice fiscale

I codici fiscali contengono informazioni sensibili che identificano chiaramente il contribuente registrato, tra cui l'identificativo dell'ufficio tributario e della giurisdizione, oltre a un numero di identificazione personale (PIN). È necessario proteggere il proprio codice fiscale dall'accesso non autorizzato di terze parti, poiché questo contribuisce direttamente a proteggere i dati personali e dell'azienda. Questo avviene poiché i codici fiscali possono essere utilizzati come una specie di PIN, ad esempio quando si forniscono le informazioni fiscali per telefono, e parti non autorizzate potrebbero utilizzarlo per accedere e utilizzare in modo improprio le informazioni fiscali personali o dell'azienda.

La protezione del codice fiscale è particolarmente importante per le persone fisiche, come le ditte individuali e i liberi professionisti, per cui l'identità personale e dell'attività sono spesso strettamente legate. Se una terza parte utilizza il codice fiscale di qualcuno per accedere in modo non autorizzato alle informazioni, potrebbe acquisire dati sensibili relativi alle finanze personali del soggetto.

Protezione dei dati

Per proteggere il tuo codice fiscale dagli accessi non autorizzati, dovresti sempre trasmettere il tuo codice fiscale, e tutti i documenti delle fatture, attraverso canali sicuri. Le email non crittografate, ad esempio, possono essere intercettate e lette da malintenzionati. Utilizza invece email crittografate o piattaforme online sicure per lo scambio di informazioni riservate.

Un'alternativa all'utilizzo del codice fiscale è l'utilizzo della partita IVA. Questo ID non contiene informazioni sull'identità che possano essere collegate al titolare dell'attività. Il rischio che la partita IVA personale venga utilizzata senza la tua autorizzazione è significativamente inferiore. Pr questo motivo molte attività tedesche emettono fatture con il loro numero di partita IVA invece del codice fiscale, anche quando svolgono attività a livello nazionale.

Cose da ricordare quando si configura un'attività

Se vuoi costituire società in Germania, devi soddisfare una serie di requisiti legali e burocratici. Acquisisci familiarità quanto prima con i diversi requisiti e imposta di conseguenza le operazioni e la contabilità. Per quanto riguarda il tuo codice fiscale, in particolare, devi compiere alcune operazioni.

Compilare tempestivamente il modulo di registrazione

Per ottenere un codice fiscale, devi compilare un modulo di registrazione fiscale. Di solito l'ufficio tributario lo invia automaticamente, ma se è necessario puoi anche richiederlo direttamente. Devi farlo il prima possibile. Compila il modulo non appena arriva. Quanto più tardi invierai all'ufficio tributario il modulo compilato, tanto più tardi riceverai il tuo codice fiscale.

Rinviare o negoziare le fatture, se necessario

L'emissione di fatture senza le informazioni obbligatorie richieste comporta alcune conseguenze fiscali. Pertanto, quando costituisci una nuova azienda non dovresti emettere alcuna fatture senza il codice fiscale. Nello scenario migliore, puoi differire la fatturazione. Se la tua situazione finanziaria lo consente, non fatturare la fornitura o la consegna fino a quando non hai un codice fiscale. Se si riceve il numero di partita IVA prima del codice fiscale, puoi utilizzare quello.

Ci sono alcune eccezioni, in particolare le transazioni B2C, in cui è possibile emettere fatture senza codice fiscale, ma questo deve essere discusso in anticipo con i clienti. Spiega la situazione e assicurati di inviare quanto prima la fattura corretta. Poiché i privati non possono richiedere lo scarico dell'IVA a monte, non hanno bisogno del tuo codice fiscale per le detrazioni e spesso accettano fatture senza codice fiscale. Detto questo, con i clienti è comunque importante la trasparenza, in modo da evitare malintesi o ritardi nei pagamenti.

Prendi in considerazione l'automazione della contabilità

Assicurati che le procedure contabili siano fluide e che la fatturazione sia affidabile. È importante che tutte le fatture in uscita includano le informazioni obbligatorie richieste dall'Articolo 14, Paragrafo 4, dell'UStG, oltre ai calcoli corretti degli importi lordi e delle imposte. Se vuoi ridurre al minimo gli errori e risparmiare tempo nelle procedure amministrative, prendi in considerazione l'utilizzo di Stripe Invoicing.

Con Invoicing puoi generare e inviare fatture conformi con pochi clic. Ogni fattura contiene tutte le informazioni obbligatorie richieste dalla legge, compresi il codice fiscale o la partita IVA. Invoicing ti garantisce inoltre di applicare le aliquote fiscali corrette, indipendentemente dal prodotto o dalle prestazioni, e ovunque si trovino i tuoi clienti. Inoltre, Stripe Billing può elaborare fatture ricorrenti o basate sull'utilizzo o su singoli contratti negoziati. Billing ti consente anche di integrare coupon, prove gratuite e sconti nella fatturazione.