Fakturering i Tyskland regleras i detalj i lag. Till exempel är företag vanligtvis skyldiga att ange sina skatteregistreringsnummer (ID) på utgående fakturor. Detta är dock inte en allmän regel.

I den här artikeln går vi igenom den roll som skatteregistreringsnummer spelar i faktureringen, när du får utfärda fakturor utan ett skatteregistreringsnummer och riskerna med fakturering utan ett sådant nummer. Vi går också igenom saker du behöver veta om skatteregistreringsnummer och dataskydd. Slutligen ger vi dig några tips om hur du startar ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka juridiska krav måste en faktura uppfylla i Tyskland?
  
• Kan företag i Tyskland utfärda fakturor utan ett skatteregistreringsnummer?
  
• Fakturering utan ett skatteregistreringsnummer: Risker, påföljder och korrigeringar
  
• Vilka är datariskerna kring skatteregistreringsnummer?
  
• Saker att komma ihåg när du startar ditt företag
  

Vilka juridiska krav måste en faktura uppfylla i Tyskland?

I den tyska mervärdesskattleagen (momslagen), UStG, definieras en faktura som ett dokument som leverantörer använder för att fakturera för en leverans, prestation eller annan tjänst – oavsett hur dokumentet hänvisas till i företagets verksamhet. Dokumentet måste innehålla vissa obligatoriska uppgifter för att en faktura ska anses uppfylla kraven.

Skatteregistreringsnummer

Ett skatteregistreringsnummer är en av de viktigaste uppgifterna som krävs på en faktura, i enlighet med 14 § UStG är skatteregistreringsnumret. Detta är ett unikt registreringsnummer som utfärdas av skattekontoret till skattepliktiga fysiska och juridiska personer i Tyskland så att skattedeklarationer och skattebetalningar tydligt kan matchas med deras avsändare. Småföretagare och egenföretagare kräver också ett skatteregistreringsnummer. Medan handlare automatiskt får ett skatteregistreringsnummer måste frilansare begära ett skatteregistreringsformulär från skattekontoret. Skattekontoret granskar sedan formuläret och utfärdar ett skatteregistreringsnummer.

MOMSREGISTRERINGSNUMMER

Enligt 14 § punkt 4 UStG kan du använda ett momsregistreringsnummer på dina fakturor i stället för ett skatteregistreringsnummer. Detta nummer används nämligen också för att identifiera ditt företag. Du kan ansöka om ett momsregistreringsnummer när du fyller i ditt skatteregistreringsformulär eller begära ett från det federala centrala skattekontoret.

Tyska företag som utfärdar fakturor inom landet har ett val: De kan ange antingen sitt skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer på sina fakturor. Om de genomför gränsöverskridande transaktioner med andra EU-medlemsstater (dvs. gemenskapsinterna transaktioner) är de dock skyldiga att använda sitt momsregistreringsnummer. Detta beror på att dessa transaktioner omfattas av omvänd skattskyldighet. Detta förfarande föreskriver att fakturor för gemenskapsinterna transaktioner måste ange båda parters momsregistreringsnummer.

Annan obligatorisk information

Förutom skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer måste fakturor som uppfyller kraven i Tyskland också innehålla följande obligatoriska uppgifter:

• Fullständigt namn och adress på företaget som levererar varorna eller tjänsten
  
• Fullständigt namn och adress för mottagaren av varorna eller tjänsten
  
• Ett sekventiellt, unikt fakturanummer
  
• Fakturans utfärdandedatum
  
• Datum för leverans eller annan försäljning (dvs. prestationsperioden)
  
• Mängd och typ av levererade varor eller tjänstens omfattning och typ
  
• Netto- och bruttobelopp
  
• Tillämplig skattesats och motsvarande skattebelopp eller, om det rör sig om skattebefrielse, en hänvisning till skattebefrielsen
  

Kan företag i Tyskland utfärda fakturor utan ett skatteregistreringsnummer?

I princip är det obligatoriskt att ange ett skatteregistreringsnummer – eller momsregistreringsnummer – på fakturor. Tyska skattelag tillåter dock vissa undantag från denna regel.

Fakturor med lågt värde

Företag behöver inte ange ett skatte- eller momsregistreringsnummer på fakturor för mindre belopp på högst 250 euro brutto, förutsatt att det angivna totalbeloppet redan inkluderar moms. Anledningen till denna förenkling av reglerna är att den minskar byråkratin för mindre, vardagliga transaktioner. Typiska exempel på fakturor med mindre belopp är kassakvitton, gaskvitton, parkeringskvitton eller kollektivtrafikbiljetter. Även om dessa dokument inte behöver innehålla lika mycket information som vanliga fakturor, anses de fortfarande vara skattepliktiga dokument, så länge de uppfyller de lagstadgade minimikraven för fakturor med mindre belopp. Detta innebär att de måste innehålla:

• Fullständigt namn och adress på företaget som levererar varorna eller tjänsten
  
• Fakturans utfärdandedatum
  
• Mängd och typ av levererade varor eller tjänstens omfattning och typ
  
• Netto- och bruttobelopp
  
• Tillämplig skattesats och motsvarande skattebelopp eller, om det rör sig om skattebefrielse, en hänvisning till skattebefrielsen
  

Utfärda fakturor under din startupfas

I Tyskland anses ett företag vara juridiskt berättigat så snart det registrerats i handelsregistret eller har inlett sin verksamhet. Du kan dock ha nått detta skede utan att ha fått ditt skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer. Processen för att få det varierar mellan de olika lokala skattekontoren och kan ta mellan en vecka och tre månader.

Under den här perioden kan du förbereda fakturor utan ett skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer, för att sedan tillhandahålla det vid ett senare tillfälle till fakturans mottagare. Detta är i allmänhet inte ett problem för transaktioner mellan företag och konsumenter (B2C), eftersom fakturans mottagare ändå inte kan göra anspråk på ingående skatt. Om du däremot utfärdar en faktura till ett företag utan att ange ett skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer kan det företaget vägra betalning. Det beror på att de inte kan dra av ingående skatt utan ditt företags registreringsnummer.

Fakturering utan ett skatteregistreringsnummer: Risker, påföljder och korrigeringar

Att utfärda fakturor utan ett skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer gör det inte bara omöjligt för mottagaren att göra anspråk på avdrag för ingående skatt – det finns nackdelar för dig också.

Skattekontoret kan flagga fakturor utan ett skatteregistreringsnummer och anse att ditt företags skattedeklaration är felaktig eller ofullständig. Detta kan leda till att momsbelopp avvisas i efterhand. Om den felaktiga fakturan fastställer att du är momsskyldig kan du bli föremål för kvarskatt och straffränta. För att undvika skatteproblem längre fram bör du därför alltid se till att alla dina utgående fakturor innehåller ett skatteregistreringsnummer.

Om du regelbundet utfärdar fakturor utan ett skatteregistreringsnummer riskerar du inte bara problem med skattemyndigheterna – du riskerar också ditt företags relationer, eftersom felaktiga fakturor kan påverka dina kunders förtroende negativt. Upprepade faktureringsfel innebär mer administrativt arbete, både för dig och fakturans mottagare. Dessutom kan dina kunder vägra att betala en faktura som inte uppfyller kraven. I värsta fall kan du förlora din kund, vilket skulle ha en negativ inverkan på dina intäkter.

Korrigeringar av fakturor

Om du av misstag har utfärdat en faktura utan skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer måste du korrigera den. Ett sätt att göra detta är att makulera fel faktura och utfärda en ny, korrekt faktura. Du bör korrigera fakturan så snart som möjligt, eftersom skattekontoret kanske inte godtar korrigeringen om den görs för långt därefter. Det är också viktigt att fakturans mottagare får en korrekt faktura som visar ingående skatt, så att de kan göra anspråk på avdrag för ingående skatt.

Vilka är datariskerna kring skatteregistreringsnummer?

Skatteregistreringsnummer innehåller känslig information som tydligt identifierar den registrerade skattebetalaren. Detta inkluderar ett skattekontor och jurisdiktions-ID, plus ett personligt identifieringsnummer (PIN). Du bör skydda ditt skatteregistreringsnummer mot obehörig åtkomst från tredje part, eftersom detta direkt hjälper till att skydda dina personuppgifter och företagets uppgifter. Detta beror på att skatteregistreringsnummer kan användas som en slags PIN-kod, till exempel vid tillhandahållande av skatteuppgifter via telefon, så obehöriga parter kan använda det för att komma åt och missbruka personliga uppgifter eller företagets skatteuppgifter.

Att skydda ditt skatteregistreringsnummer är särskilt viktigt för fysiska personer, t.ex. enskilda firmor och frilansare, vars personliga identitet och företagets identitet ofta är nära kopplade till varandra. Om en tredje part använder någons skatteregistreringsnummer för att få obehörig åtkomst till information är det möjligt att de får tag på känsliga uppgifter om personens privatekonomi.

Dataskydd

För att skydda ditt skatteregistreringsnummer från obehörig åtkomst bör du endast överföra själva skatteregistreringsnumret och fakturadokument via säkra kanaler. Okrypterade e-postmeddelanden kan till exempel fångas upp och läsas av brottslingar. Använd istället krypterade e-postmeddelanden eller säkra onlineplattformar för att utbyta konfidentiell information.

Ett alternativ till att använda ditt skatteregistreringsnummer är att använda ditt momsregistreringsnummer. Detta nummer innehåller inga identifierbara personuppgifter som kan kopplas till den enskilda firmans innehavare. Den personliga risken för att ditt momsregistreringsnummer används utan ditt medgivande är betydligt lägre. Det är därför som många företag i Tyskland utfärdar fakturor med sina momsregistreringsnummer istället för sina skatteregistreringsnummer, även när de bedriver företagsverksamhet inrikes.

Saker att komma ihåg när du startar ditt företag

Det finns många juridiska och byråkratiska krav som måste uppfyllas om du vill registrera ett företag i Tyskland. Bekanta dig med de olika kraven på ett tidigt stadium och konfigurera din verksamhet och bokföring därefter. När det gäller ditt skatteregistreringsnummer finns det några särskilda saker som du måste göra.

Fyll i ditt registreringsformulär så snart som möjligt

För att få ett skatteregistreringsnummer måste du fylla i ett skatteregistreringsformulär. Skattekontoret skickar vanligtvis detta formulär till dig automatiskt, men du kan också begära det själv om det behövs. Du bör göra detta så snart som möjligt. Fyll i formuläret så fort det har kommit fram. Ju senare du skickar in ditt ifyllda formulär till skattekontoret, desto senare får du ditt skatteregistreringsnummer.

Skjut upp eller förhandla om fakturor vid behov

Det finns skattemässiga konsekvenser av att utfärda fakturor utan obligatoriska uppgifter. När du bildar ett nytt företag bör du därför inte utfärda fakturor utan ett skatteregistreringsnummer. I bästa fall kan du skjuta upp din fakturering. Om din ekonomiska situation tillåter det ska du inte fakturera din försäljning eller leverans förrän du har ditt skatteregistreringsnummer. Om du får ditt momsregistreringsnummer före ditt skatteregistreringsnummer kan du använda det istället.

Det finns vissa undantag – särskilt B2C-transaktioner – där du kan utfärda fakturor utan ett skatteregistreringsnummer, men detta bör diskuteras med dina kunder i förväg. Förklara situationen och se till att du följer upp med en korrigerad faktura så snart som möjligt. Eftersom privatpersoner inte kan göra anspråk på ingående skatt – vilket innebär att de inte behöver ditt skatteregistreringsnummer för skatteavdrag för ingående skatt – accepterar de ofta fakturor utan något skatteregistreringsnummer. Det är dock fortfarande viktigt att vara transparent mot dina kunder för att undvika missförstånd eller betalningsfördröjningar.

Överväg att automatisera din bokföring

Se till att dina bokföringsprocesser är smidiga och att din fakturering är tillförlitlig. Det är viktigt att alla utgående fakturor innehåller den obligatoriska information som krävs enligt 14 § punkt 4 UStG samt att korrekta beräkningar av beskattade belopp och bruttobelopp görs. Om du vill minimera antalet fel och frigöra tid för dina administrativa processer kan du överväga att använda Stripe Invoicing.

Med Invoicing kan du generera och skicka fakturor som uppfyller kraven med bara några få klick. Varje faktura innehåller all obligatorisk information som krävs enligt lag, inklusive skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer. Invoicing säkerställer också att du tillämpar rätt skattesatser – oavsett produkt eller prestanda och oavsett var dina kunder befinner sig. Dessutom kan återkommande fakturor eller användningsbaserade fakturor samt individuellt förhandlade avtal behandlas med Stripe Billing. Med Billing kan du också integrera kuponger, kostnadsfria provperioder och rabatter i din fakturering.