Facturatie in Duitsland is heel gedetailleerd geregeld in de wet. Ondernemingen zijn bijvoorbeeld doorgaans verplicht om hun belastingidentificatienummers (belasting-ID) op uitgaande facturen te vermelden. Dat is echter geen algemene regel.

In dit artikel gaan we in op de rol die belasting-ID's spelen bij facturatie, op wanneer je facturen mag uitgeven zonder belasting-ID en op de risico's van facturatie zonder belasting-ID. We gaan ook in op dingen die je moet weten over belasting-ID's en gegevensbescherming. Tot slot geven we je een paar tips voor het oprichten van je onderneming.

Wat staat er in dit artikel?

• Aan welke juridische vereisten moet een factuur in Duitsland voldoen?
  
• Kunnen bedrijven in Duitsland facturen uitgeven zonder belasting-ID?
  
• Facturatie zonder belasting-ID: risico's, boetes en correcties
  
• Wat zijn de gegevensrisico's rond belasting-ID's?
  
• Dingen om te onthouden bij het oprichten van je onderneming
  

Aan welke juridische vereisten moet een factuur in Duitsland voldoen?

De Duitse wet op de belasting toegevoegde waarde (btw), of UStG, definieert een factuur als een document dat leveranciers gebruiken om te factureren voor een levering, prestatie of andere dienst, ongeacht hoe het document in het handelsverkeer wordt genoemd. Het document moet verplicht bepaalde informatie bevatten om te worden beschouwd als een conforme factuur.

Belastingidentificatienummer

Een belastingidentificatienummer is een van de belangrijkste gegevens die op een factuur moet worden vermeld, in overeenstemming met § 14 van de UStG. Dit is een uniek identificatienummer dat door het belastingkantoor wordt uitgegeven aan belastbare natuurlijke personen en juridische entiteiten in Duitsland, zodat belastingaangiften en -betalingen duidelijk kunnen worden gekoppeld aan de afzender. Kleine ondernemers en zelfstandigen hebben ook een belasting-ID nodig. Hoewel ondernemers automatisch een belasting-ID krijgen, moeten freelancers een belastingregistratieformulier aanvragen bij het belastingkantoor. Het belastingkantoor controleert het formulier vervolgens en geeft een belasting-ID uit.

Btw-nummer

Volgens § 14, lid 4 van de UStG kun je op je facturen een btw-ID gebruiken in plaats van een belasting-ID, omdat dit nummer ook dient om je onderneming te identificeren. Je kunt een btw-ID aanvragen bij het invullen van je belastingregistratie of, als alternatief, aanvragen bij het Bundeszentralamt für Steuern.

Duitse ondernemingen die facturen uitgeven hebben de keuze: ze kunnen hun belasting-ID of btw-ID op hun facturen vermelden. Als ze echter grensoverschrijdende transacties uitvoeren met andere EU-lidstaten (dat wil zeggen: intracommunautaire transacties), zijn ze verplicht hun btw-ID te gebruiken. Dat komt omdat op die transacties de verleggingsregeling van toepassing is. Deze procedure bepaalt dat facturen voor intracommunautaire transacties de btw-ID van beide partijen moeten vermelden.

Andere verplichte info

Naast de belasting-ID of btw-ID moeten conforme facturen in Duitsland ook de volgende verplichte gegevens bevatten:

• De volledige naam en het adres van het bedrijf dat de goederen of diensten levert
  
• De volledige naam en het adres van de ontvanger van de goederen of diensten
  
• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• De uitgiftedatum van de factuur
  
• De datum van levering of andere bezorging (dat wil zeggen: de prestatieperiode)
  
• De hoeveelheid en het soort geleverde goederen of de omvang en het soort dienst
  
• Het netto- en brutobedrag
  
• Het belastingtarief dat van toepassing is en het bijbehorende belastingbedrag of, in het geval van een belastingvrijstelling, een verwijzing naar de belastingvrijstelling
  

Kunnen bedrijven in Duitsland facturen uitgeven zonder belasting-ID?

In principe is het verplicht om een belasting-ID (of anders een btw-ID) op facturen te vermelden, maar de Duitse belastingwetgeving staat bepaalde uitzonderingen op deze regel toe.

Facturen met een lage waarde

Ondernemingen hoeven geen belasting- of btw-ID te vermelden op facturen voor kleine bedragen van niet meer dan 250 euro bruto, op voorwaarde dat het aangegeven totaal al inclusief btw is. De reden voor die vereenvoudiging van de regels is dat het de administratieve rompslomp vermindert voor kleinere, dagelijkse transacties. Typische voorbeelden van facturen met een kleine waarde zijn kassabonnen, benzinebonnen, parkeerkaartjes of ov-kaartjes. Hoewel deze documenten niet zoveel info hoeven te bevatten als gewone facturen, worden ze toch gezien als belastingplichtige documenten, in zoverre dat ze moeten voldoen aan de wettelijke minimumvereisten voor facturen met een kleine waarde. Dit betekent dat ze het volgende moeten bevatten:

• De volledige naam en het adres van het bedrijf dat de goederen of diensten levert
  
• De uitgiftedatum van de factuur
  
• De hoeveelheid en het soort geleverde goederen of de omvang en het soort dienst
  
• Het netto- en brutobedrag
  
• Het btw-tarief dat van toepassing is en het bijbehorende belastingbedrag of, in geval van belastingvrijstelling, een verwijzing naar de belastingvrijstelling
  

Facturen uitgeven tijdens je opstartfase

In Duitsland wordt een onderneming beschouwd als rechtsgeldig beschouwd zodra deze is ingeschreven in het handelsregister of is begonnen met zakendoen. Maar het kan zijn dat je in dit stadium bent en nog steeds wacht op je belasting- of btw-ID. De procedure voor het verkrijgen van een ID verschilt per lokaal belastingkantoor en kan tussen de week en drie maanden duren.

Tijdens die periode kun je facturen opstellen zonder belasting- of btw-ID en de ID op een later tijdstip verstrekken aan de factuurontvangers. Dit is over het algemeen geen probleem voor B2C-transacties (business-to-consumer), met name omdat de factuurontvangers toch geen voorbelasting kunnen claimen. Maar als je een factuur aan een onderneming uitgeeft zonder belasting- of btw-ID, kan die onderneming betaling weigeren. Dat komt omdat ze geen voorbelasting kunnen aftrekken zonder de ID van je onderneming.

Facturatie zonder belasting-ID: risico's, boetes en correcties

Als je facturen stuurt zonder belastingnummer of btw-nummer, kunnen de ontvangers geen voorbelasting terugvragen. Dat is niet alleen lastig voor hen, maar ook voor jou.

Het belastingkantoor kan facturen zonder belasting-ID markeren en de belastingaangifte van je onderneming onjuist of onvolledig achten. Dat kan ertoe leiden dat btw-bedragen achteraf worden geweigerd. Als er door een foutieve factuur btw verschuldigd is, kun je te maken krijgen met achterstallige belasting en boeterente. Om later belastingproblemen te voorkomen, moet je er dus altijd voor zorgen dat al je facturen zijn voorzien van een btw-nummer.

Als je vaak facturen zonder btw-nummer uitgeeft, loop je niet alleen het risico op problemen met de belastingdienst, maar zet je ook je zakelijke relaties op het spel, omdat foutieve facturen het vertrouwen van je klanten kunnen schaden. Herhaaldelijke factureringsfouten zorgen voor meer administratief werk, zowel voor jou als voor de ontvangers van de facturen. Bovendien kunnen je klanten weigeren om een niet-conforme factuur te betalen. In het ergste geval kun je je klant kwijtraken, wat een negatieve invloed heeft op je omzet..

Facturen corrigeren

Als je per ongeluk een factuur hebt uitgegeven zonder belasting- of btw-ID, moet je dat corrigeren. Een manier om dit te doen is door de onjuiste factuur te annuleren en een nieuwe, correcte factuur uit te geven. Corrigeer de factuur zo snel mogelijk, omdat het belastingkantoor de correctie mogelijk niet accepteert als je er te lang mee wacht. Het is ook belangrijk voor factuurontvangers om een juiste factuur te krijgen waarop voorbelasting staat vermeld, zodat ze voorbelasting kunnen aftrekken.

Wat zijn de gegevensrisico's rond belasting-ID's?

Belasting-ID's bevatten gevoelige informatie waarmee de geregistreerde belastingplichtige duidelijk kan worden geïdentificeerd. Het gaat daarbij om het belastingkantoor en de regio-ID, plus een persoonlijk identificatienummer (PIN). Je moet je belasting-ID beschermen tegen ongeoorloofde toegang door derden, omdat dit direct helpt om je persoonlijke en bedrijfsgegevens te beschermen. Dit komt omdat belastingnummers soms als een soort pincode worden gebruikt, bijvoorbeeld als je belastinggegevens doorgeeft via de telefoon. Daardoor kunnen onbevoegden die nummers gebruiken om toegang te krijgen tot persoonlijke of bedrijfsbelastinggegevens en daar misbruik van maken.

Het beschermen van je belasting-ID is met name belangrijk voor natuurlijke personen, zoals eenmanszaken en freelancers, omdat hun persoonlijke en zakelijke identiteit vaak nauw met elkaar verbonden zijn. Als een derde partij iemands belasting-ID gebruikt om ongeoorloofde toegang tot informatie te krijgen, is het mogelijk dat ze gevoelige gegevens over de persoonlijke financiën van de persoon verkrijgen.

Gegevensbescherming

Om je belastingnummer te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, moet je je belastingnummer en facturen alleen via beveiligde kanalen versturen. Niet-versleutelde e-mails kunnen bijvoorbeeld worden onderschept en gelezen door criminelen. Gebruik in plaats daarvan versleutelde e-mails of gebruik veilige online platforms voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie.

Een alternatief voor het gebruik van je belasting-ID is het gebruik van je btw-ID. Die ID bevat geen persoonsgegevens die kunnen worden gekoppeld aan de afzonderlijke eigenaar van de onderneming. Het persoonlijke risico dat je btw-ID wordt gebruikt zonder jouw toestemming is aanzienlijk kleiner. Daarom geven veel ondernemingen in Duitsland facturen uit met hun btw-ID in plaats van hun belasting-ID, zelfs als ze alleen in eigen land opereren.

Zaken om te onthouden bij het oprichten van je onderneming

Als je een onderneming opricht in Duitsland, moet je aan een hoop juridische en administratieve vereisten voldoen. Maak je zo snel mogelijk vertrouwd met de verschillende vereisten en richt je activiteiten en boekhouding daarop in. Als het gaat om je belasting-ID zijn er een paar dingen die je moet doen.

Vul je registratieformulier snel in

Om een belasting-ID te krijgen, moet je een belastingregistratieformulier invullen. Het belastingkantoor stuurt je dit formulier meestal automatisch toe, maar je kunt er ook zelf een aanvraag voor indienen als dat nodig is. Doe dat zo snel mogelijk. Vul daarna het formulier zo snel mogelijk in. Hoe later je het ingevulde formulier naar het belastingkantoor stuurt, hoe later je je belasting-ID ontvangt.

Facturen uitstellen of indien nodig erover onderhandelen

Het uitgeven van facturen zonder de vereiste verplichte informatie heeft gevolgen voor de belasting. Bij het oprichten van een nieuw bedrijf moet je daarom geen facturen uitgeven zonder belasting-ID. In het beste geval kun je je facturatie uitstellen. Als je financiële situatie het toelaat, factureer je je levering of bezorging pas als je je belasting-ID hebt. Als je je btw-ID vóór je belasting-ID ontvangt, kun je die in plaats daarvan gebruiken.

Er zijn een paar uitzonderingen, met name B2C-transacties, waarbij je facturen kunt uitgeven zonder belasting-ID, maar dat moet van tevoren met je klanten worden besproken. Leg de situatie uit en zorg ervoor dat je zo snel mogelijk een gecorrigeerde factuur ontvangt. Omdat particulieren geen claim kunnen maken op belasting (wat betekent dat ze je belasting-ID niet nodig hebben voor aftrek van belasting), accepteren ze vaak facturen zonder belasting. Toch is het belangrijk om transparant te zijn naar je klanten, om misverstanden of betalingsvertraging te voorkomen.

Overweeg je boekhouding te automatiseren

Zorg ervoor dat je boekhoudprocessen soepel verlopen en dat je facturatie betrouwbaar is. Het is belangrijk dat alle uitgaande facturen de verplichte informatie bevatten die vereist is op grond van § 14, lid 4 van de UStG, evenals correcte berekeningen van belasting en brutobedragen. Als je fouten tot een minimum wilt beperken en tijd wilt vrijmaken voor je administratieve processen, overweeg dan Stripe Invoicing te gebruiken.

Met Invoicing kun je met een paar klikken facturen genereren en versturen die aan alle regels voldoen. Elke factuur bevat alle wettelijk verplichte informatie, waaronder de belasting-ID of btw-ID. Invoicing zorgt er ook voor dat je de juiste belastingtarieven toepast, ongeacht het product of de prestaties, en waar je klanten zich ook bevinden. Verder kunnen terugkerende facturen, op gebruik gebaseerde facturen en afzonderlijk onderhandelde contracten worden verwerkt met Stripe Billing. Met Billing kun je ook kortingsbonnen, gratis proefversies en kortingen in je facturen opnemen.